Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

Weitere Informationen: DMS & ECM im Mittelstand

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