Was ist eine E-Akte und wo wird sie eingesetzt?

In dem Maße, wie sich das Internet von einer Informationsquelle zur interaktiven Plattform entwickelt hat und nun viele funktionale Kommunikationswege gestattet, sind auch in der öffentlichen Verwaltung mehr Transparenz, Vernetzung und bessere Kommunikation möglich. Die elektronische Möglichkeit der Zusammenarbeit ergänzt neben der Kommunikation in der Verwaltung auch das Wissensmanagement in der Projektarbeit sowie in verschiedenen Gremien.

Was ist eine E-Akte?

Heute nutzt auch die öffentliche Verwaltung verstärkt virtuelle Arbeitsräume, die auf integrierten IT-Lösungen basieren. Ihr stehen damit Funktionen zur Verfügung, welche Koordination und Kooperation unterstützen. Diese Arbeitsräume sind ortsunabhängig und kontinuierlich verfügbar. Das E-Gouvernement-Gesetz der Bundesregierung tat sein Übriges, um diese Entwicklung voranzutreiben, auch wenn sich die elektronische Aktenverwaltung noch nicht überall durchgesetzt hat.

Das E-Government-Gesetz der Bundesrepublik Deutschland

Im August 2013 erließ die Bundesregierung ein Gesetz, das Bundesbehörden dazu verpflichtet, Akten elektronisch zu führen (E-Government-Gesetz). In der Folge wurden zahlreiche Unternehmen qualitativ und quantitativ befragt, denn zunächst war nicht klar, wie das Konzept realisiert werden konnte. Mittlerweile ist die E-Akte in vielen Behörden etabliert und zahlreiche Kommunalverwaltungen haben mit der elektronischen Verwaltung positive Erfahrungen machen können.

Was ist eine E-Akte und warum profitieren gerade Behörden davon?

Eine E-Akte ist extrem benutzerfreundlich und erlaubt die standortübergreifende und medienbruchfreie Bearbeitung eines Vorgangs. In der öffentlichen Verwaltung nehmen Papierakten enormen Platz ein. Platz ist heute ein teures Gut, sodass zahlreche Anstrengungen unternommen werden, seinen Bedarf zu reduzieren. E-Akten sind eine mögliche Lösung des Problems, da sie Platz und damit auch Kosten sparen. E-Akten sind standardisierte Lösungen, die alle Dokumente zu einem Verwaltungsvorgang in elektronischer Form in einem zentralen Archiv speichern. Ein fester Plan gibt die Struktur der elektronischen Akten in der Verwaltung vor. Alle Dokumente werden automatisch digital abgelegt, neue Daten und Schriftstücke zum Vorgang direkt in die betreffende E-Akte einsortiert. Ein Berechtigter kann aus seiner jeweiligen Fachanwendung heraus recherchieren, das gewünschte Dokument wird umgehend auf seinem Bildschirm dargestellt. Damit die Bedienung intuitiv erfolgen kann, ähneln Optik und Struktur des elektronischen Ordnungssystems dem bekannter Aktenordner im Papierbüro. Die zentrale Speicherung reduziert neben Papier auch Recherchezeiten und gestattet bessere Auskünfte. Sie macht die Arbeit in der Verwaltung bequemer und sicherer, als es bei Papierausdrucken der Fall ist. Einzelne Blätter können nicht so leicht verloren gehen, Vorgänge sind für Kollegen und Vorgesetzte eindeutig nachvollziehbar.

Die elektronische Schriftgutverwaltung macht Behördenarbeit effektiver:
– die Bearbeitung aller Vorgänge wird einfacher
– die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen wird erleichtert
– Fachverfahren werden unterstützt

Weitere Vorteile der elektronischen Akte

Anders als die traditionelle Aktenführung bietet die E-Akte die von der Regierung vorgeschriebene Revisionssicherheit. Diese bezieht sich nicht nur auf die digitale Archivierung, sondern auch auf das gesamte Verfahren der Aufbewahrung. E-Akten können Compliance-Probleme lösen, denn die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen wird deutlich einfacher. Mit der E-Akte muss sich niemand an neue, aber weiterhin konventionelle Archivierungssysteme gewöhnen. Berechtigte können jederzeit und überall auf die Akten zugreifen. E-Akten können sogar gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, was die Effizienz zusätzlich steigert.

Archivierungssysteme erfolgreich einführen

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für digitale Archivierungssysteme. Diese müssen bezüglich der Langzeitspeicherung von Daten rechtskonform sein und die Anforderungen des EGovG (E-Government-Gesetzes) erfüllen. Auch für die Beweiserhaltung elektronisch signierter Dokumente bestehen strenge Vorschriften (Richtlinien der TR-ESOR).
Um die E-Akte erfolgreich zu implementieren, ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Bei der Umsetzung sollten realistische Ziele gesetzt werden. Es hat sich bewährt, wenn alle Beteiligten frühzeitig informiert und geschult werden. Weiterbildungen sind auch sinnvoll, um mögliche Hemmschwellen der Mitarbeiter zu überwinden.

Weitere Informationen zur E-Akte für Kommunen.

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