Elektronische Akten statt Aktenberge
Ein tolle Case Study in der aktuellen Ausgabe der eGovernment über unseren Kunden die Stadt Ellwangen.
Wir freuen uns über den positiven Projektverlauf:
https://www.egovernment-computing.de/elektronische-akten-statt-aktenberge-a-860757/
ELO Success Story Stadt Ellwagen
ELO hat soeben eine Success Story zu unserm E-Akte Projekt mit der Stadt Ellwangen veröffentlicht. Darüber freuen wir uns sehr und dürfen es Ihnen auch in unserem Blog zur Verfügung stellen:
E-Mailarchivierung mit IBM Domino und ELO – Stadtwerke Ettlingen
Die Stadtwerke Ettlingen GmbH (SWE) sind das kommunale Versorgungs- und Energiedienstleistungsunternehmen der Stadt Ettlingen und der Region. Eigentümerin der SWE ist zu 100 Prozent die Stadt Ettlingen.
Als regionales Unternehmen sorgen die SWE und ihre rund 220 MitarbeiterInnen und Mitarbeiter für eine vielfältige regionale Wertschöpfung und sind wichtiger Partner bürgerschaftlichen Engagements und des Ehrenamts.
Das Unternehmen
Die Stadtwerke Ettlingen GmbH (SWE) sind das kommunale Versorgungs- und Energiedienstleistungsunternehmen der Stadt Ettlingen und der Region. Eigentümerin der SWE ist zu 100 Prozent die Stadt Ettlingen.
Die Herausforderung
Es wurde eine einfache Lösung gesucht, welche sowohl clientseitige Archivierung als auch serverseitige Archivierung unterstützt. Des weiteren sollte eine nutzerfreundliche Möglichkeit bestehen, nach archivierten E-Mails zu suchen. Mit der tiefen Integration in IBM Domino Notes ist dies gewährleistet.
Die Lösung
ELOprofessional im Zusammenspiel mit Notes2ELO als sichere und rechtskonforme Archivlösung für IBM Notes Domino.
Die E-Mail Kommunikation läuft über ein IBM Domino Cluster. Nun wurde im Zuge der Infrastruktur Erneuerung eine E-Mailarchivierung gesucht. Ausgewählt wurde die n-komm GmbH aus Karlsruhe. Mit Ihrer Notes2ELO Lösung werden E-Mails in ELOprofessional archiviert.
Hierbei wurde im ersten Schritt eine Journal-Archivierung eingerichtet, um neue E-Mails direkt zu archivieren. Die Lösung begeisterte den Kunden, weil im Rahmen der Archvierung die Mails jeden Users in einem persönlichen Bereich mit angezeigt werden. Auf diese Mails haben die Benutzer entsprechend Berechtigungen. Für den Kunden ist es auch wichtig, dass der Zugriff auf ELO direkt aus dem IBM Notes Client über ein Widget in der Sidebar von IBM Notes gegeben ist.
Der Nutzen
Rechtkonforme E-Mail Archivierung mit der Möglichkeit im nächsten Schritt ELO evtl. als DMS Lösung zu nutzen.
Weitere Informationen gibt Ihnen Herr Benedikt Thudium, Tel. 0721 35460-33, benedikt-thudium@n-komm.de.
Einführung der ELO E-Akte bei der großen Kreisstadt Ellwangen
Die Datenflut wächst in allen Lebens- und Arbeitsbereichen unaufhörlich an. Das gilt auch für die Öffentliche Verwaltung in Städten, Gemeinden, Landkreisen und Bezirken. Hier kommen täglich unzählige Dokumente in digitaler und vor allem in Papierform auf die Schreibtische, die für den einzelnen Mitarbeiter kaum noch zu überschauen sind.
Die große Kreisstadt Ellwangen hat sich entschieden mit der Einführung der ELO E-Akte diese Herausforderungen zu stemmen.
Die Verwaltung
Die große Kreisstadt Ellwangen kann auf eine über 1250jährige Geschichte zurückblicken. Beeindruckende Kirchen, stolze Bürgerhäuser, liebliche Gassen, schmucke Plätze und stille Winkel laden ein zum Erkunden und Verweilen.
Die Herausforderung
Unterschiedliche Adresspools, verschiedene Arbeitsweisen in den Ämtern und die Anbindung diverser Fachverfahren sind einige der großen Herausforderungen.
Die Lösung
Einführung der ELO E-Akte bei der gesamten Stadtverwaltung Ellwangen. Diese wurde von der n-komm GmbH erweitert um das Modul E-Akte.plus. Somit gilt die Stadt Ellwangen als einer der Vorreiter der digitalen Aktenverwaltung.
Der Nutzen
Die zentrale, digitale Aktenverwaltung mit ihren vielfältigen und intuitiven Arbeitsmöglichkeiten unterstützt die Stadt Ellwangen bei Ihrer täglichen Arbeit und setzt Zeit und Kräfte frei, die für andere Zwecke besser eingesetzt werden können, beispielsweise für mehr Bürgernähe und interne Kommunikation.
Weitere Informationen gibt Ihnen Herr Wolfgang Zwickl, Tel. 0721 35460-0, wolfgang.zwickl@n-komm.de.
Informationen zur n-komm E-Akte.Plus: https://n-komm.de/e-akte-fuer-kommunen/
Papierlose Gremienarbeit in der Gemeinde Bollschweil
Immer mehr Gemeinden suchen nach Möglichkeiten, um die Gremienarbeit digital und papierlos zu gestalten. Die Gemeinde Bollschweil geht diesen Weg seit Anfang 2015 gemeinsam mit uns und unserem webbasierten Sitzungsdienst meeting.mobile.
Bis einschließlich März 2016 hat die Gemeinde einen Parallelbetrieb gefahren, meeting.mobile wurde eingesetzt, aber auch alle Dokumente für die Gremienarbeit in Papierform angeboten. Ab April 2016 entschied sich der Gemeinderat dann auf Grund überwiegend positiver Erfahrungen, komplett auf den papierlosen Betrieb mit meeting.mobile umzustellen. Um dies zu erleichtern, wurden für alle Gemeinderatsmitglieder Tablets angeschafft, über die meeting.mobile problemlos und einfach genutzt werden kann.
Seither hat sich die Arbeit des Gemeinderates signifikant vereinfacht. Dokumente, die zuvor langwierig zum Druck vorbereitet und verschickt werden mussten, können mit wenigen Klicks zur Verfügung gestellt werden. Auch sehr umfangreiche Dokumente können nun kurzfristig bereitgestellt werden. Informationen stehen immer aktuell und übersichtlich zur Ansicht bereit.
Das Handling wird von den Nutzern als einfach und intuitiv bewertet. Laut einer Mitarbeiterin der Gemeinde sei das System mittlerweile nicht mehr wegzudenken.
Auch einzelne Bürger haben ein positives Feedback abgegeben, der Sitzungsdienst ist wunderbar in die Homepage der Gemeinde integriert und bietet den Interessierten eine Vielzahl an Informationen zur Arbeit ihres Gemeinderates.
Starten auch Sie in die Welt der papierlosen Gremienarbeit! Wir informieren Sie gern, bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner: Herr Benedikt Thudium, Tel.: 0721/35460-33, E-Mail: Benedikt.Thudium@n-komm.de. Weitere Informationen zum Ratsinformationsdienst: https://n-komm.de/ratsinformations-system/