Digitaler Posteingang - you've got mail

Mit ELO DocXtractor das Posteingangsmanagement effizienter gestalten und einen echten Mehrwert generieren

Posteingangs- und Correspondence Management – Was steckt dahinter?

Jeder kennt es: Unternehmenspost wird verlegt, weggeworfen, wochenlang gestapelt oder versehentlich mit Kaffee übergossen. Hoppla! Da kann es schnell passieren, dass wichtige Dokumente, Rechnungen, Angebote et cetera verschwinden, mehr oder weniger unleserlich werden oder mal eben statt auf dem richtigen Schreibtisch in der Papiertonne oder im Schredder landen. Die Bearbeitung von Post ist nicht nur anfällig für Fehler und, gemessen an so manch anderen Büro-Abläufen, relativ intransparent, sondern kostet Zeit und somit auch Geld. Um potenziellen Chaos-Herden effektiv entgegen zu wirken und die Ablage darüber hinaus innovativ und modern zu strukturieren, bietet sich ein digitaler Posteingang an.

Die zentrale Aufgabe eines solchen besteht darin, sämtliche Poststücke eines Unternehmens tagesaktuell digital zu erfassen, für zuständige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bereitzustellen und zentral zu archivieren. Damit wird die Papierpost auf Wunsch online zusammengeführt und die Eingangspostverarbeitung automatisiert. Anstatt eingehende Post physisch zu empfangen, zu sortieren, zu klassifizieren, händisch zu verteilen und dann wieder zu archivieren, kann mithilfe einer geeigneten Software dies alles im Handumdrehen per wenigen Mausklicks erledigt werden.


ELO DocXtractor – Es kann so einfach sein!

Früher war die "digitale Poststelle" eine Lösung, bei der alle eingehenden Nachrichten in eine digitale Form umgewandelt und elektronisch an die relevanten Stellen weitergeleitet wurden. Die digitale Poststelle von ELO hingegen kann noch viel mehr. Der ELO DocXtractor ist eine Correspondence- und Mail-Management-Software, die den Inhalt identifiziert, die relevanten Informationen extrahieren und dann an die entsprechende Person oder den entsprechenden Prozess weiterleiten kann. Außerdem kann die Forderung von Kunden oder Geschäftspartnern, Dokumente wie Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten, mit dem Einsatz von ELO genauso problemlos erfüllt werden.

Die Vorteile von ELO DocXtractor

  • Effiziente Prozesse: Automatisierte, digitale Prozesse erhöhen die Produktivität und senken damit den Zeitaufwand und natürlich Kosten.
  • Leistungsstarke Suche: Informationen und Dokumente sind dank intelligenter Suchmechanismen in Windeseile auffindbar. Kein langwieriges physisches Suchen in Aktenschränken mehr!
  • Mobiler Zugriff: Informationen sind ortsunabhängig verfügbar und ermöglichen komfortables Arbeiten von unterwegs, egal ob am Smartphone, am Tablet oder am Laptop.
  • Rechtskonforme Verwaltung: Sensible Daten werden unter Einhaltung gesetzlicher Fristen,  Compliance- und Revisionsvorschriften verwahrt.
  • Aktuelle Dokumentenversion: Die automatische Erstellung einer Versionierung garantiert, dass man stets mit der aktuellsten Dokumentenversion arbeitet.
  • Individuelle Berechtigungen: Mit einem Berechtigungskonzept können autorisierte Personen festgelegt und Datenzugriffe gesteuert werden.
  • Erhebliche Kosten-, Platz- und Zeitersparnis: Teure Papierarchive mit hohem Verwaltungsaufwand werden nicht länger benötigt!
  • Angebundene Drittsysteme: Drittsysteme lassen sich nahtlos einbinden und ermöglichen einen systemübergreifenden Informationsfluss – schnell und einfach zu integrieren!
  • Produktive Teamarbeit: Collaboration-Tools sorgen für einen nahtlosen Informationsaustausch und effektive Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

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Die wichtigsten Workflows und Funktionen

Rechnungen, Bestellungen, Formulare, Anfragen und vieles mehr erreichen in klassischer Briefform oder auch elektronisch, zum Beispiel als E-Mail, das Unternehmen. Immenses Postaufkommen sorgt in der Posteingangsstelle für einen enorm hohen Aufwand, denn alle Posteingänge müssen gesichtet, erfasst und verteilt werden.

Doch es gibt Mittel und Wege, hier Abhilfe zu schaffen: Die digitale Bearbeitung des Posteingangs mit einer automatisierten Erkennung von Dokumenten und Informationen bietet deutliche Mehrwerte für Unternehmen – beispielsweise mit ELO DocXtractor; eine Software, die all diese Prozesse in sich vereint und darüber hinaus eine intuitive Bedienung mitbringt, die äußerst einfach zu handeln ist.

Hier noch einmal die zentralen Funktionen der ELO Posteingangsmanagement-Software:

  • Passgenaue Lösung für Ihren Bedarf à Durch verschiedene Konfigurations- und Anpassungsoptionen erhalten Sie eine Lösung, die exakt Ihren Anforderungen entspricht.
  • Automatische Klassifizierung à Posteingänge werden automatisch klassifiziert und den entsprechenden Kunden- beziehungsweise Projektakten oder Geschäftsprozessen zugewiesen.
  • Medienübergreifende Verarbeitung à Eingehende papierbasierte Dokumente sowie elektronische Dokumente werden gleichermaßen verarbeitet.
  • Zentrale Archivierung à Alle Posteingänge werden revisionssicher archiviert und Informationsverluste so effektiv vermieden.

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Neugierig geworden?

Profitieren Sie von den zahlreichen praktischen Funktionen, die ELO DocXtracor mit sich bringt und erledigen Sie die Ablage, Strukturierung, Weiterbearbeitung und Archivierung Ihres Schriftverkehrs (egal ob Emails oder postalische Briefe) schnell, einfach, transparent und unkompliziert.

n-komm bietet Ihnen die Lösung!

Sie interessieren sich für ELO DocXtractor und möchten mehr über die verschiedenen Vorteile und Möglichkeiten erfahren? Dann melden Sie sich bei uns. Unsere erfahrenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beraten Sie gerne.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM Suite

Was Kunden über uns sagen...

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Isabel Erlenwein Information & Kommunikation

Stadt Ettlingen

Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.

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Herr Joachim Ernst Geschäftsführer

Mailänder Consult

...ich möchte mich nochmals bei Ihnen für die sehr angenehme und inhaltlich sehr gute Admin-Schulung vergangene Woche bedanken. ELO ist enorm leistungsfähig und durch Ihre Schulung bin ich bestärkt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.

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Christoph Demuth Digitalisierungsbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Asbach

Bei der Firma n-komm aus Karlsruhe haben wir einen starken Partner gefunden zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Die E-Akte-Plus von nkomm wird unsere Papierakten ablösen und den Weg zu einer papierlosen Verwaltung sein. Auf weitere Module von ELO wie die digitale Personalakte sowie der Vertragsverwaltung freuen wir uns sehr. Wir haben bei der Firma n-komm eine Firma mit einem starken und kompetenten Team gefunden welches mit sehr hoher Kompetenz und Erfahrung zur Seite steht.

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Jürgen Schmieder Systemadministrator

Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald

Die n-komm GmbH ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger und fairer Partner für uns. Die Betreuung, vor allem im Bereich IBM Domino, aber auch für andere Projekte, ist sehr gut. Wir fühlen uns jederzeit gut beraten und haben immer einen kompetenten Ansprechpartner zur Hand.

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Günter Kern Amtsleiter

Gemeinde Lenningen

Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.

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