Digitales Sitzungsmanagement mit ELO Meeting

Let’s get together: Mit ELO Meeting Sitzungen unkompliziert planen, durchführen und nachbereiten

Sitzungen, Meetings, Besprechungen – sie alle gehören zum Büroalltag dazu, selbst wenn sie mittlerweile häufig auch virtuell bzw. remote stattfinden. Ob nun Share- und Stakeholder geladen sind oder es ein Treffen unter Angestellten ist, jedes Meeting muss im Vorfeld gut vorbereitet sein, gesetzliche Vorgaben müssen unbedingt eingehalten werden und das obligatorische Protokoll im Nachgang wird ebenfalls erwartet. Zu einer gut durchdachten Organisation gehören nicht nur das Zusammenstellen relevanter Dokumente wie beispielsweise (Tages-)Agenda und Teilnehmerliste, sondern auch die Vorbereitungen für die Beschlusserfassung sowie der Versand von Einladungen. Ergeben sich kurzfristig noch Änderungen, müssen alle Sitzungsteilnehmer natürlich direkt informiert werden. Jede Sitzung muss darüber hinaus sorgfältig dokumentiert sowie nachbereitet werden. Dass dies eine größere Menge Daten, Dokumente und Protokolle zur Folge hat, ist wohl keine Überraschung – ebenso wenig die Tatsache, dass es mittlerweile zahlreiche Unternehmen gibt, die das komplette Sitzungs- sowie Planungsmanagement in diesem Bereich digital bewerkstelligen und dabei auf Software-Lösungen vertrauen. Dabei ist es nicht immer einfach, den Überblick über die verschiedenen Optionen zu behalten.

Eine umfassende, innovative Lösung bietet ELO Meeting: Mit dieser Software kann das Sitzungsmanagement digital und in allen Phasen umgesetzt werden, von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung. Übersichtlich und einfach zu handeln!


ELO Meeting – Es kann so einfach sein!

Wenn Aufsichtsräte, Vorstände, Key-Account-Manager oder Gremien (aller Art) zusammenkommen, ist ein effizientes Sitzungsmanagement essenziell. Um sämtliche Aspekte, die hier dazugehören abzudecken, bietet die Lösung von ELO Unternehmen das sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchschweinchen“: Schon während der Vorbereitung kann man mit allen Teilnehmern in Kontakt treten, um die Sitzung optimal zu planen, Änderungen direkt und lückenlos mitzuteilen und hinterher eine ansprechende Nachbereitung durchzuführen. Tagesordnungspunkte können von allen Teilnehmern über das System angemeldet, während der Sitzung diskutiert und beschlossen werden. Vorab werden alle relevanten Dokumente zusammengetragen und auch die Dokumentation erfolgt dank bearbeitbarer Beschlussvorlagen komfortabel und in Windeseile.


Die Vorteile von ELO Meeting

Die verschiedenen Boni von ELO Meeting lassen sich folgendermaßen einteilen:

Organisation und Planung – im Handumdrehen erledigt

  • Integrierte Kalender-App
  • Vorlagen für Sitzungstypen, Beschlüsse und Entscheidungen
  • Sitzungsmappen erstellen und versenden
  • Agenda-Planungsassistent
  • Automatisierte Einladungen und Erinnerungen
  • TOP anmelden oder zurückziehen

Notizen, Votings und Beschlüsse – während der Sitzung

  • Teilnehmer- und Anwesenheitsüberprüfung
  • Persönliche, öffentliche oder protokollrelevante Notizen erstellen
  • Votings durchführen
  • Aufgaben an Teilnehmer zuweisen
  • Beschlüsse fassen und Entscheidungen treffen

Nachbereitung und Protokoll – im Nachgang

  • Zusammenführung der Notizen, Beschlüsse und Entscheidungen
  • Genehmigungsprozesse für das Protokoll initiieren
  • Beschlusslisten und Beschlussbuch erstellen

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Die wichtigsten Workflows und Funktionen - noch einmal zusammengefasst

Fans des ELO Cockpits können sich auch bei dieser Software freuen: Wieder ist der Umgang in gewohnter ELO-Manier einfach in die alltäglichen Geschäftsprozesse zu implementieren und die Anwendung übersichtlich. Mithilfe der Maus kann sich der Nutzer bequem über die Seite navigieren und alle Vorzüge von ELO in vollem Umfang auskosten.


Vor dem Meeting: Organisation und Planung

Nutzen Sie die in ELO Meeting integrierte Kalender-App, bereiten Sie im System Ihre Agenda vor, stellen Sie dort alle relevanten Dokumente zusammen und setzen Sie eine Teilnehmerliste auf. Auch Entscheidungs- und Beschlussvorlagen können vorbereitet und – wenn gewünscht – schon im Vorfeld mit den Meeting-Teilnehmern besprochen werden. Die fristgerechte Einladung erfolgt ebenfalls komfortabel über ELO Meeting und jeder berechtigte Teilnehmer kann TOPs einreichen oder auch zurückziehen.


Während des Meetings: Notizen, Voting und Beschluss

In ELO Meeting überprüfen Sie die Anwesenheit der Teilnehmer und erstellen während der Besprechung Notizen. Diese können als öffentlich, persönlich oder protokollrelevant markiert werden, damit auch im Nachgang noch problemlos nachvollzogen werden kann, welche Themen der Nachbearbeitung bedürfen. Der TOP wird ebenfalls innerhalb des Softwaresystems anhand einer optionalen Vorlage transparent diskutiert und mittels Voting beschlossen.


Nach dem Meeting: Nachbereitung und Protokoll

Selbst die Nachbereitung geht wunderbar einfach, dank ELO: Dokumentieren Sie alle Beschlüsse, erstellen und versenden Sie das Protokoll mit nur einem Mausklick – und archivieren Sie gleichzeitig alle Dokumente Ihrer Besprechung. Über Berechtigungen steuern Sie, wer die Entscheidungen einsehen kann.

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Neugierig geworden?

Profitieren Sie von sämtlichen Vorzügen von ELO Meeting – dank dem übersichtlichen Cockpit haben Sie alle relevanten Themen im Blick, können für die anstehende Sitzung Teilnehmer ein- und gegebenenfalls wieder ausladen, können Themenschwerpunkte festlegen und bereits im Vorfeld die Agenda bestimmen. Außerdem haben alle (berechtigten) Teilnehmer ebenfalls die Möglichkeit, entscheidend bei der Planung mitzuwirken. Während dem Meeting können Notizen, Beschlüsse und Votings digital und unkompliziert erstellt und zentral abgelegt werden, sodass auch im Nachgang noch alle Punkte und Dokumente nachvollziehbar bleiben.


n-komm bietet Ihnen die Lösung!

Sie interessieren sich für ELO Meeting und möchten mehr über die verschiedenen Vorteile und Möglichkeiten erfahren? Dann melden Sie sich bei uns. Unsere erfahrenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beraten Sie gerne.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM Suite

Was Kunden über uns sagen...

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Marco Weber IT-Administrator

Kohlbecker Gesamtplan GmbH

Wir im Hause Kohlbecker Gesamtplan GmbH arbeiten bereits seit über einem Jahrzehnt sehr erfolgreich mit der Firma n-komm zusammen. Für uns liegen die Vorteile klar auf der Hand: mit n-komm haben wir einen zuverlässigen, kompetenten und gut erreichbaren Partner direkt vor unsere Haustüre. Wir freuen uns auf noch viele weitere Jahre erfolgreicher Zusammenarbeit.

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Isabel Erlenwein Information & Kommunikation

Stadt Ettlingen

Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.

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Herr Joachim Ernst Geschäftsführer

Mailänder Consult

...ich möchte mich nochmals bei Ihnen für die sehr angenehme und inhaltlich sehr gute Admin-Schulung vergangene Woche bedanken. ELO ist enorm leistungsfähig und durch Ihre Schulung bin ich bestärkt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.

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Christoph Demuth Digitalisierungsbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Asbach

Bei der Firma n-komm aus Karlsruhe haben wir einen starken Partner gefunden zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Die E-Akte-Plus von nkomm wird unsere Papierakten ablösen und den Weg zu einer papierlosen Verwaltung sein. Auf weitere Module von ELO wie die digitale Personalakte sowie der Vertragsverwaltung freuen wir uns sehr. Wir haben bei der Firma n-komm eine Firma mit einem starken und kompetenten Team gefunden welches mit sehr hoher Kompetenz und Erfahrung zur Seite steht.

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Jürgen Schmieder Systemadministrator

Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald

Die n-komm GmbH ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger und fairer Partner für uns. Die Betreuung, vor allem im Bereich IBM Domino, aber auch für andere Projekte, ist sehr gut. Wir fühlen uns jederzeit gut beraten und haben immer einen kompetenten Ansprechpartner zur Hand.

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Günter Kern Amtsleiter

Gemeinde Lenningen

Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.

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