e-komm Office - Dokumentenmanagementsystem (DMS) für öffentliche Verwaltungen, Kirchen und Gemeinden.

Überall dort, wo Dokumente erstellt, bearbeitet und abgelegt werden, entsteht der Bedarf nach einheitlichen elektronischen Mechanismen zur Erstellung, Ablage und Recherche, also nach einem System für Dokumentenmanagement.
Was aber muss ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) leisten, um diesen und weiteren Anforderungen gerecht zu werden?

Es muss in erster Linie flexibel sein, die Arbeit kleiner Gruppen genauso effizient unterstützen wie große verwaltungsübergreifende Vorgänge. Es muss sicher und zuverlässig sein, über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen und auch Benutzern, die unterwegs sind, Zugriff auf benötigte Dokumente ermöglichen.

e-komm Office ist unser System, das diese und viele weitere Anforderungen optimal erfüllt.

Zentrale Basis von e-komm Office sind die Daten frei wählbarer Aktenpläne, Adressen und eine Sammlung von Vorlagen, Formularen und Textbausteinen. Darauf aufbauend werden Dokumente in elektronischen Akten erstellt und verwaltet. Dokumente können Akten und auch Vorgängen zugeordnet werden. Ein komfortables Berechtigungssystem ermöglicht die Steuerung der Zugriffsrechte. e-komm Office ist „Ready for IBM PureSystems“.

Zentrale Funktionen des DMS e-komm Office

Aktenplan und elektronische Akte

Unter Nutzung eines Aktenplans werden elektronische Akten gebildet, Dokumente erstellt und Vorgänge gebildet. Beim Erstellen und Ablegen von Dokumenten ist immer der Aktenbezug gefordert. Die Berechtigungseinstellungen regeln dabei, welche Benutzer mit welchen Akten, Vorgängen und Dokumenten arbeiten dürfen.

Adressen und Vorlagen

e-komm Office bietet die Möglichkeit Adressen zu verwalten und diese beim Erstellen von Dokumenten zu nutzen. So können Schriftstücke und E-Mails schnell und einheitlich adressiert werden. Alle für das DMS benötigten Vorlagen, Textbausteine und Workflows, können in einer Vorlagen-Datenbank gepflegt werden und stehen allen Benutzern zur Verfügung. Ein einheitliches CI ist damit schnell erreicht.

Teilakten und Vorgänge

Akten können fachlich mit Teilakten untergliedert werden. Die Grundstruktur des Aktenplans wird so individuell und nach Bedarf verfeinert. Dokumente können auch Vorgängen zugeordnet werden, bzw. Vorgänge durch die Zuordnung gebildet werden. Damit löst sich der Benutzer nach Bedarf vom reinen Aktenbezug und arbeitet vorgangsorientiert. Vorgänge in e-komm Office können aktenübergreifend genutzt werden.

Mobiler Zugriff

Auf Dokumente in e-komm Office können Sie auch „von unterwegs“ zugreifen. Das Modul e-komm Office.mobile ermöglicht Ihnen einen browsergestützten Zugriff auf alle Dokumente sowie Erstellfunktionen für Wiedervorlagen, E-Mails und Akten-Notizen. Eine optimale Ergänzung für den mobilen Benutzer.

Serienbrief mit Variablenverwaltung

e-komm Office verfügt über eine komfortable Serienbrief- und Etikettenfunktion. Neben den üblichen Adressdaten können hierbei bis zu 100 Variablen je Adresse in einen Serienbrief eingesteuert werden.

Wiedervorlagen und Workflow

Für die optimale Arbeitsorganisation bietet e-komm Office dem Benutzer Wiedervorlagen an. Je Dokument können beliebig viele Wiedervorlagen erstellt und verwaltet werden. Das System erinnert den Benutzer auf Wunsch an die Wiedervorlagen. Für strukturierte Prozesse können Workflows erstellt und genutzt werden.

Suchen/Finden und Volltextrecherche

Dokumente in e-komm Office können nach vielen verschiedenen Kriterien sortiert und angezeigt werden, z.B. nach Akte, nach Vorgang, nach Adressat, nach Erstelldatum, nach Favorit, nach Stichwort. Außerdem bietet eine Volltextrecherche optimale Suchfunktionalität, bis hinein in die Dateianhänge.

Revisionssichere Langzeitarchivierung

Als Erweiterung zu e-komm Office ermöglicht das Archivierungs-Modul die Langzeitarchivierung aller für die Archivierung freigegebenen Dokumente. Eine Besonderheit ist hierbei, dass der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus e-komm Office heraus erfolgen kann, ohne ein separates Archiv öffnen zu müssen.

Ihr Ansprechpartner

Ihr Ansprechparter e-komm Office - Dokumentenmanagementsystem (DMS) für öffentliche Verwaltungen, Kirchen und Gemeinden: Wolfgang Zwickl

Wolfgang Zwickl
Produktmanager
+49 (0) 721 35 46 0-31
wolfgang.zwickl@n-komm.de