e-komm Personalakte

e-komm Personalakte ist eine Anwendung für die Personalverwaltung und ermöglicht das Überführen von Personalakten in Papierform in ein digitales Archiv und die Fortführung der Personalakte in digitaler Form. Der Vorteil einer solchen Lösung liegt primär in der sofortigen und standortunabhängigen Verfügbarkeit der Informationen und Dokumente. Personalakten, die bisher in Papierform geführt werden, können nun digitalisiert abgelegt und verwaltet werden. Ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro.

Die e-komm Personalakte ermöglicht das Verscannen von alten Personalakten bzw. deren Inhalten und das Importieren dieser Dokumente und Daten in die Anwendung. Nach dem Scannen werden die Dokumente automatisch verarbeitet und klassifiziert.

Das Import-Modul legt für jeden Mitarbeiter eine Personal-Akte an und ordnet dieser die Dokumente in definierbaren Registern zu. Neue Dokumente können dann direkt in der entsprechenden Personalakte erstellt oder hinzugescannt werden.

Zugriffsberechtigungen und Abläufe, wie z.B. Einsichtnahme, werden von der Anwendung verwaltet.
e-komm Personalakte kann als „Stand-Alone-Anwendung“ betrieben, oder im Rahmen einer bestehenden Installation von e-komm Office in das Gesamtsystem integriert werden.

Zentrale Funktionen von e-komm Personalakte

Funktionen und Sicherheit

e-komm Personalakte beinhaltet sämtliche Standardfunktionen des DMS e-komm Office. Insbesondere die Erstellung von Schriftgut auf Basis von Adressen und Vorlagen und die Wiedervorlagesystematik sind für den Personalsachbearbeiter hervorzuhebende Funktionen. Eine Funktion „Leserechte erteilen“ ermöglicht es berechtigten Benutzern Leserechte für eine Personalakte zu vergeben und diese nach einer definierbaren Anzahl von Tagen wieder automatisch zu entziehen, z.B. für die Einsichtnahme eines Mitarbeiters in die eigene digitale Personalakte. E-Mails informieren automatisch alle Beteiligten über die erteilten und entzogenen Leserechte.

Scannen und importieren

An einem speziellen Scanarbeitsplatz werden die Papierakten in Stapeln und getrennt nach  Themenbereichen (Registern) verscannt. Als Ergebnis des Scanvorgangs entstehen eine Indexdatei mit den zentralen Personaldaten und Dateien der gescannten Dokumente.  Das Importmodul sorgt dafür, dass die Dateien und die Indexdaten des Scanvorgangs in der gewünschten Personalakten-Struktur abgelegt werden. Auf Basis der Daten der Indexdatei wird die digitale Personalakte in der Anwendung erstellt, falls sie nicht schon vorhanden ist. Die übermittelten Daten werden in die Personalakte eingetragen und gescannte Dokumente der Personalakte zugeordnet. Dabei werden die Dokumente mit einer Bezeichnung und einer Berechtigung versehen und einem Register (z.B. Verträge oder Fortbildungen) zugeordnet.

Ablage und Recherche

Nach dem Import stehen die Dokumente sofort allen berechtigten Benutzern zur Verfügung. Dokumente können jederzeit hinzugescannt werden, neue Dokumente können direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Konfiguration ermöglicht es zu definieren, welche Daten der Personalakte in der Ansicht dargestellt werden, z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum und Personalnummer. Dies ermöglicht bereits in der Ansicht einen gezielten Zugriff auf die gesuchte Personalakte.

Register und Unterregister

Ebenfalls konfigurierbar ist, in welche Register und Unterregister eine Personalakte zu unterteilen ist und in welchen Registern und Unterregistern welche Art von Dokumenten abzulegen sind. Durch die Konfigurierbarkeit dieser Registerstruktur (z.B. Verträge, Fortbildungen, Beurteilungen, Einstellung) bietet Ihnen die Anwendung bei der Organisation Ihrer Ablagestruktur eine beruhigende  Entscheidungsfreiheit.

Revisionssichere Langzeitarchivierung

Als Erweiterung ermöglicht das Archivierungs-Modul die Langzeitarchivierung aller für die Archivierung freigegebenen Dokumente. Eine Besonderheit ist hierbei, dass der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der Anwendung heraus erfolgen kann, ohne ein separates Archiv öffnen zu müssen.

Ihr Ansprechpartner

Ihr Ansprechpartner bei Fragen zur e-komm Personalakte: Wolfgang Zwickl

Wolfgang Zwickl
Produktmanager
+49 (0) 721 35 46 0-31
wolfgang.zwickl@n-komm.de