e-komm Sitzung unterstützt Sie in allen Phasen des Sitzungsmanagements

Das Planen, Vor- und Nachbereiten von Sitzungen politischer Gremien ist eine komplexe Aufgabe, bei  der viele Beteiligte und Prozesse zusammenspielen.

e-komm Sitzung unterstützt Sie in allen Phasen des Sitzungsmanagements optimal und bietet mit einer klaren Struktur und einer intuitiven Oberfläche ein Maximum an Bedienkomfort.

e-komm Sitzung ist ein Komplettsystem, das Sie von der Vorlagenerstellung, deren inhaltlicher Diskussion und Freigabe, über die Terminplanung, Erstellung der Tagesordnung und Einladung, bis hin zur Sitzungsdokumentation mit Anwesenheit / Vertretung, Beschluss, Beschlusskontrolle, Niederschrift und Sitzungsgeldabrechung optimal unterstützt.

Das Layout aller Dokumente richtet sich nach Ihren Vorgaben und wird von uns bei Installation der Anwendung eingerichtet.

Informationen für Mandatsträger und Öffentlichkeit können einfach und unkompliziert auf Ihrer Webseite publiziert werden. e-komm Sitzung sorgt mit seinen Sicherheitsmechanismen dafür, dass nur autorisierte Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.

Layout, Inhalt und Navigationsauswahlen des Bürger- und Ratsinformationssystems können Sie über einen webbasierten Administrations-Client weitestgehend selbst definieren.

Die Dokumente einer Sitzung können im Web als PDF einzeln, individuell zusammengestellt oder als Gesamt-PDF inkl. einem navigierbaren Inhaltsverzeichnis heruntergeladen werden. Eine optimale Möglichkeit die Sitzung elektronisch vorzubereiten und z.B. Anmerkungen, Kommentare, Markierungen in den PDF-Dokumenten anzubringen, die in der Sitzung geklärt bzw. angesprochen werden sollen.

Zentrale Funktionen des Sitzungsmanagements e-komm Sitzung

Mandatsträger und Gremien

Für Mandatsträger können neben den üblichen Adress- und Telekommunikationsdaten weitere Informationen gepflegt werden (Fraktionszugehörigkeit, Rollen, Gremienzugehörigkeit, Abrechnungsprofile für die Sitzungsgeldabrechnung, Geburtstage, u.v.m.). Außerdem kann bei jeder Person separat definiert werden, welche Informationen im Web veröffentlicht werden und welche nicht. Gremien enthalten alle wichtigen Basisinformationen (Mitglieder, Rollen, Sitzungsort, -zeit, -art, Standardtops, Vertreterregelung, Gremienhistorie), die zum Planen und Durchführen von Sitzungen erforderlich sind.

Vorlagen

Für die inhaltliche Arbeit der Vorlagenerstellung können beliebig viele Benutzer eingebunden werden. Sämtliche Texte werden in MS Office bearbeitet. Aufbau, Gestaltung und Varianten der Vorlage sind gemäß Ihren Anforderungen gestaltbar. Die Freigabe von Vorlagen kann über das sog. Abstimmungsdokument (Mitzeichnung, Sichtvermerk, Freigabe) workflowgesteuert erfolgen.

Sitzungsvorbereitung

Sitzungstermine können auf Basis von Listen oder Kalenderansichten erstellt werden. Einladung, Tagesordnung und Unterschriftenliste können in wenigen übersichtlichen Schritten erstellt, die Vorlagen der gewählten Sitzung in einem einzigen Druckauftrag mit ausgedruckt werden. Die Veröffentlichung von Sitzung, Tagesordnung, Vorlagen und Anlagen im Web ist mit nur einem Klick erledigt.

Sitzungsnachbereitung

Zur Sitzungsnachbereitung stehen Anwesenheitsliste, Beschlussdokumente und Niederschrift zur Verfügung. Varianten für öffentliche / nicht-öffentliche Teile oder Auszüge und die Möglichkeit weitere Dokumente einzubinden sind ebenfalls vorhanden.

Sitzungsgeldabrechnung

Auf Basis der Anwesenheitsliste und des Regelwerks für Sitzungsgeld werden die Beträge errechnet, Buchungssätze erstellt und über eine Schnittstelle an das jeweilige Finanzwesen oder die Bank übergeben. Berichte und Bescheinigungen (z. B. Jahresbescheinigung Finanzamt) stehen ebenfalls zur Verfügung.

Berechtigung und Zugriffsschutz

Die Anwendung verfügt über ein ausgeklügeltes Berechtigungs- und Zugriffsschutzsystem, das auf Basis der hausinternen Organisationsstruktur Berechtigungen automatisch steuert.  Berechtigungseinträge entstehen bspw. durch den Status oder die Zuordnung von fachlich zuständigen Bearbeitern und Organisationseinheiten zur Vorlage. Der Benutzer muss sich um die Details der Berechtigungssteuerung nicht kümmern.

Bürger- und Ratsinformationssystem

e-komm Sitzung ermöglicht mit einem Minimalaufwand an Arbeit die Webveröffentlichung von Dokumenten und Terminen (z. B. Vorlagen, Anlagen, Tagesordnungen, Sitzungstermine, Beschlüsse), aber auch Gremien- und Mandatsträgerinformationen. Layout, Inhalt und Navigationsauswahlen können Sie über einen Web basierten Administrations-Client weitestgehend selbst definieren.

Die Dokumente einer Sitzung können als PDF einzeln, individuell zusammengestellt oder als Gesamt-PDF inkl. einem navigierbaren Inhaltsverzeichnis heruntergeladen werden. Eine optimale Möglichkeit die Sitzung elektronisch vorzubereiten und z.B. Anmerkungen / Kommentare / Markierungen in den PDF-Dokumenten anzubringen, die in der Sitzung geklärt bzw. angesprochen werden sollen.

Mandatsträger und Öffentlichkeit haben getrennte Webbereiche. Der Bereich für Mandatsträger kann nur über entsprechende Autorisierung erreicht werden.

Suchen / Finden und Volltextrecherche

Dokumente in e-komm Sitzung und im Bürger- und Ratsinformationssystem können nach vielen verschiedenen Kriterien sortiert und angezeigt werden, z.B. nach Sitzung, nach Vorlagennummer, nach federführendem Amt, nach Erstelldatum, nach Sachbearbeiter, nach Stichwort. Außerdem bietet die Volltextrecherche optimale Suchfunktionalität, bis hinein in die Dateianhänge. Ein Highlight: Ergebnisse einer Volltextrecherche im Bürger- und Ratsinformationssystem werden immer im Kontext angezeigt, also mit Bezug zu Sitzung, Tagesordnung und Vorlage/Beschluss.

Ihr Ansprechpartner

e-komm Sitzung unterstützt Sie in allen Phasen des Sitzungsmanagements

Wolfgang Zwickl
Produktmanager
+49 (0) 721 35 46 0-31
wolfgang.zwickl@n-komm.de