E-Akte von ELO – Die Lösung für Öffentliche Verwaltungen

Die E-Akte ist für Behörden die einzige Lösung um mit der wachsenden Datenflut fertig zu werden. Dabei stellt sich die Frage wie man gleichzeitig rechtskonform und effizient arbeiten kann. Und das unter Beachtung der E-Government-Gesetze.

Hier bietet Ihnen die elektronische Akte jederzeit schnellen und einfachen Zugriff auf Ihre Daten. Dabei wird die Weitergabe von Schriftgut zwischen den Kollegen erleichtert.

Die ELO Digital Office GmbH ist ein erfahrener Softwarehersteller, welcher Ende der 1990er-Jahre aus dem Leitz-Konzern hervor ging. Seit dem entwickelt der Hersteller DMS/ECM Systeme und mit der ELO E-Akte nun auch Software für die öffentlichen Verwaltungen. Sie begeistert vor allem durch die neugestaltete Benutzeroberfläche.

Und bei der Dokumentensuche nutzt ELO die iSearch Technologie. Diese Suchfunktion bietet Vorteile wie eine Tippfehlerkorrektur, Autovervollständigung und die intuitive Verknüpfung von Suchbegriffen.

Das bewährte Multi-Client-Konzept von ELO stellt sicher, dass User in den Ihnen vertrauten Umgebungen arbeiten können. Auch Funktionen zum E-Mail-Management wurden integriert, sowohl für Microsoft Outlook als auch für IBM Notes.

Gern beraten wir Sie hinsichtlich des optimalen Einsatzes der ELO E-Akte in Ihrer Verwaltung.

Ihr Ansprechpartner

Weitere Informationen zur ELO E-Akte gibt Ihnen Wolfgang Zwickl

Wolfgang Zwickl
Produktmanager
+49 721 35460-31
wolfgang.zwickl@n-komm.de

Was ist eine E-Akte?

In unserem Video beantworten wir Ihnen diese Frage.

Whitepaper zur „Einführung der E-Akte“

Die elektronische Akte verändert gewohnte Arbeitsweisen. Die Einführung sollte
deshalb gut vorbereitet werden. Erfolgsfaktoren sind eine sorgfältige Planung des Geld- und
Personaleinsatzes sowie die Veränderungsbereitschaft bei den Mitarbeitern. Aus diesem
Grund haben wir ein Whitepaper für Sie aufgesetzt:

Download Whitepaper zur "Einführung der E-Akte"

Digitale Personalakte

Digitalisieren Sie Ihre Personalakten.

Schriftgutverwaltung

Schreiben Sie Schriftstücke direkt aus der Akte heraus.

Serienbrief & Serienmail

Versenden Sie Serienbriefe oder Serienmails.

Rechnungseingang

Digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang (ZUGFeRD).

Vertragsmanagement

Verwalten Sie Ihre Verträge digital.

Besuchermanagement

Digitalisieren Sie Ihr Besuchermanagement.

Wissensmanagement

Mehr Wissen mit Knowledge Management.

Elektronische Archivierung

Werden Sie rechtssicher mit der ELO Archivierung.

Schnittstellen

Zu zahlreichen Fachverfahren.

Und vieles mehr...

Fragen Sie uns einfach.

Highlights der ELO E-Akte

Integration in Fachverfahren

Die ELO E-Akte lässt sich nahtlos in Fachverfahren integrieren. So können elektronische Akten stets in den Fachverfahren recherchiert werden. Der Sachbearbeiter arbeitet in seiner gewohnten Umgebung. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-Akte einsortiert. Wir haben bereits zahlreiche fertige Schnittstellen zu diversen Fachverfahren realisisert.

E-Government Gesetz einfach umsetzen

Das neue E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen.Damit wird die Digitalisierung der Verwaltung gefördert und die Kommunikation zwischen Bürger und Verwaltung erleichtert. Wir helfen Ihnen dabei dies Gesetzesbestimmungen umzusetzen.

Digitale Vorgangsbearbeitung

Die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen über den elektronischen Geschäftsgang. Hierbei hat die n-komm GmbH, mit Ihrem kommunalen Know-How, der ELO aktiv Unterstützung geleistet. Der digitale Geschäftsgang kann eine festgelegte Abfolge von Bearbeitungsschritten in der öffentlichen Verwaltung effizient umsetzen. Wiedervorlagen, Adhoc-Workflows und Standardprozesse werden übersichtlich in Listen dargestellt und ermöglichen dem Anwender den Überblick zu behalten. Genauso können Ereignisse oder Aufgaben als E-Mail versendet werden oder in Microsoft Office/IBM Notes dargestellt werden.

Mehr Effizienz für Ihr Verwaltungshandeln

Die Datenflut in öffentlichen Verwaltungen nimmt stetig zu. Ob in klassischer Form oder in Digitaler, die moderne Kommune muss mit dieser Datenflut klar kommen. Hierbei ist ein effizientes DMS System unverzichtbar und erleichtert die Arbeit der Verwaltungsangestellten.

Informationszugriff von überall

Die Welt wird mobil. So wurde auch die elektronische Akte entwickelt um jederzeit den effektivsten Zugriff auf benötigte Informationen in der täglichen Arbeit zu haben. Das Multi-Client-Konzept ermöglicht es den Anwendern nahezu aus jeder vertrauten Arbeitsumgebung (Fachanwendung, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Internet, etc.)  agieren zu können. Hinzu kommt der mobile Einsatz von Apps bei Tablets und Smartphone.

E-Mail Management

E-Mails bilden oftmals das Zentrum unserer digitalen Kommunikation, daher ist es unerlässlich die Vorgangsbearbeitung optimal zu verzahnen für ein rechtsicheres Verwaltungshandeln und Anwenderakzeptanz. Hier bietet die E-Akte Ihnen frei konfigurierbare Regelwerke zur automatisierten Verarbeitung von E-Mails. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Prozesse einbeziehen. Das zentrale E-Mail-Management der ELO E-Akte senkt Kosten und spart Zeit.

Multi-Client-Konzept

Auf welches Betriebssystem setzen Sie? Windows? Linux? Mac? Egal! ELO unterstützt alle.

Integration in Exchange & Domino

Die Integration der Funktionalität ist in gleichem Maße sowohl für die Microsoft Outlook/Exchange- als auch für die IBM Lotus Notes-Welt verfügbar. Absolute Flexibilität und Investitionsschutz für die Anwender.

Lizenzmodel

Speziell für Kommunen ausgerichtet ist das Lizenzmodel der ELO E-Akte. Die Software wird nicht auf User Anzahl lizenziert, sondern auf Einwohnerzahl. Damit profitieren Sie von einem fairen und attraktiven Lizenzmodel und es ist für jede Kommunengröße geeignet.

Elektronische Bearbeitung eines Schriftstücks in der öffentlichen Verwaltung

Im Mittelpunkt steht dabei die Weitergabe von Schriftgutobjekten zwischen den Bearbeitern nach fachlichen und funktionalen Anforderungen über den elektronischen Geschäftsgang. Ein elektronischer Geschäftsgang kann eine festgelegte Abfolge von Bearbeitungsschritten in der Verwaltung effizient umsetzen. Konformität zum „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ ist hierbei gewährleistet.

Darüber hinaus gibt der ELO Adhoc-Workflow zusätzliche Flexibilität, da hier auch außerhalb der Standardprozesse nachvollziehbar gehandelt werden kann. Wiedervorlagen, Adhoc-Workflows und Standardprozesse werden übersichtlich in Listen dargestellt und ermöglichen dem Anwender den Überblick zu behalten. Anstehende Ereignisse können per E-Mail versandt oder als Aufgabe in Microsoft Outlook dargestellt werden. Das macht die Arbeit mit der E-Akte effizient.

E-Akte Vorgangsbearbeitung

Abbildung zeigt: Prozessbeispiel E-Akte

Jetzt Whitepaper zur

„Einführung der E-Akte“

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Mobiles Arbeiten mit der E-Akte – Verwaltungsarbeit ohne Grenzen

Das Trendthema heutzutage ist mobiles Arbeiten. Ortsunabhängigkeit und Flexibilität sind die Merkmale, die unsere Informationsverarbeitung revolutioniert haben. Sie sind gleichzeitig die Basis für den Erfolg von Smartphones, Tablet-PCs und Co. Diese Plattformen sind heute sowohl in Unternehmen als auch in der Verwaltung selbstverständlich. Bei so viel Licht gibt es dort aber auch Schatten, denn gerade in diesem Umfeld braucht es Datensicherheit und auf die Prozesse abgestimmte Lösungen für den Mobilbereich. Nur so sind Transparenz, Effektivität und Sicherheit
für die Mitarbeiter gewährleistet. Ob formularbasierte Vorgangssteuerung, Verschlüsselung oder Offlinebetrieb – all dies bietet ELO mit seinen mobilen Lösungen in der ELO E-Akte für die gängigen Mobile Devices.

ELO kann über eine intelligente Softwarekomponente auf nahezu allen gängigen Smartphones und Tablet-PCs genutzt werden. So gibt es für das Apple iPhone, das Apple iPad, sowie Android- und BlackBerry-Geräte spezialisierte Apps, die Sie direkt im jeweiligen App-Store herunterladen können. Der Anwender verbindet sich einfach mit dem zentralen ECM-Server im Intranet und erhält danach rechtegesteuert
Zugriff auf die gewünschten Daten. Die Vertraulichkeit der Daten ist hierbei zum einen über den Passwortschutz, zum anderen über speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle gegeben.

Haben Sie Fragen zu unseren Lösungen?

Für weitere Informationen oder ein individuelles Angebot stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.