--- title: "Digitaler Geschäftsgang mit Zeichnung und Verfügung | n-komm" description: "Vorgänge, Mitzeichnung, Schlusszeichnung und Verfügungen elektronisch und nachvollziehbar. Mit der n-komm E-Akte für ELO ECM läuft Ihr Geschäftsgang digital." url: https://n-komm.de/e-akte/digitaler-geschaeftsgang/ --- # Digitaler Geschäftsgang: Geschäftsgang ohne Hauspost. Zeichnen auch vom Tablet. Mit der n-komm E-Akte für ELO ECM läuft Ihr Geschäftsgang digital und nach Ihrer Geschäftsordnung. Der Vorgang ist in Sekunden beim nächsten Beteiligten, und Sie sehen jederzeit, wo er steht. [Kostenloses Erstgespräch vereinbaren](https://n-komm.de/kontakt/?thema=e-akte) [So läuft der Geschäftsgang](#loesung) Selbst entwickelt, mit der Erfahrung aus E-Akte-Projekten seit 2000. Mitzeichnung und Schlusszeichnung laufen auch aus dem Homeoffice. Diese Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte - Stadt Landau in der Pfalz - Stadt Ettlingen - Universitätsstadt Tübingen - Landkreis Bernkastel-Wittlich - SWR - Stadt Ellwangen - Stadtwerke Ellwangen ## Donnerstag. Der Vorgang ist seit Montag unterwegs. Der Entwurf ist fertig und muss jetzt durchs Haus. Also geht er als papierbezogener Vorgang in die Hauspost. Sachgebietsleitung, Amtsleitung, Mitzeichnung im Rechtsamt und zurück. Bei wichtigen Vorgängen noch zur Dezernentin oder zum Bürgermeister. Jede Station kostet Zeit. Die Amtsleitung ist im Termin, der Kollege hat Urlaub. Wo der Vorgang gerade ist, kann niemand sagen. Wer es wissen will, greift zum Telefon. Bis zur Schlusszeichnung vergehen oft Tage oder Wochen. Dabei ist der Geschäftsgang keine Formalie. Er sichert, dass die richtigen Personen beteiligt sind, und macht Entscheidungen nachvollziehbar. Deshalb muss er auch digital verbindlich laufen, als geregelter Ablauf und nicht als lose E-Mail-Kette. Kommt Ihnen das bekannt vor? - Papierbezogene Vorgänge sind tagelang in der Hauspost unterwegs. - Niemand weiß genau, bei wem ein Vorgang gerade liegt. - Zeichnungen verzögern sich, weil Führungskräfte nicht im Büro sind. - Mitzeichnungen per E-Mail sind nicht sauber dokumentiert. **Dieselbe Sorgfalt wie auf Papier, nur ohne Hauspost.** ## So läuft Ihr Geschäftsgang in der n-komm E-Akte Die n-komm E-Akte bildet den Geschäftsgang so ab, wie Verwaltung arbeitet: mit Vorgängen, Beteiligungen, Zeichnungen und Verfügungen. Den Ablauf legen Sie nach Ihrer Geschäftsordnung fest, die E-Akte sorgt dafür, dass er eingehalten wird. 1. ### Vorgang starten Die Sachbearbeitung stellt den Entwurf und die nötigen Unterlagen in einen digitalen Vorgang. Sie wählt die Beteiligten und die Reihenfolge aus oder nutzt eine Vorlage für wiederkehrende Abläufe. Mit einem Klick ist der Vorgang auf dem Weg. 3. ### Beteiligen und mitzeichnen Der Vorgang landet direkt im Arbeitsbereich der nächsten Person. Dort sieht sie den Entwurf mit allen Unterlagen. Sie zeichnet mit, ergänzt einen Vermerk oder gibt den Vorgang mit Anmerkungen zurück. Standard ist die Beteiligung nacheinander, auf Wunsch richten wir auch eine parallele Beteiligung ein. 5. ### Schlusszeichnen Die zeichnungsbefugte Person erhält den Vorgang mit allen Mitzeichnungen. Sie sieht, wer wann was gezeichnet und angemerkt hat. Mit der Schlusszeichnung ist die Entscheidung getroffen, auch unterwegs vom Tablet aus. 7. ### Verfügen Nach der Zeichnung folgen die Verfügungen. Sie setzen eine Wiedervorlage, schreiben den Vorgang zur Bearbeitung zu, holen eine Mitzeichnung ein oder verfügen den Abschluss. Die E-Akte setzt die Verfügungen um und dokumentiert sie. 9. ### Nachvollziehen Jeder Schritt des Geschäftsgangs bleibt in der Akte dokumentiert, mit Person, Zeitpunkt und Vermerk. So ist auch Jahre später klar, wer an einer Entscheidung beteiligt war. Steuerung und Überblick ## Sie sehen jederzeit, wo ein Vorgang steht Als Amtsleitung oder Verwaltungsspitze möchten Sie den Überblick behalten. In der n-komm E-Akte hat jede Rolle ihren eigenen Arbeitsbereich. Dort sehen Sie, welche Vorgänge auf Ihre Zeichnung warten und was in Ihrem Bereich läuft. Sie erkennen auch, wo sich etwas staut. Fristen behält die E-Akte für Sie im Blick. Nähert sich eine Frist, erinnert das System. Bleibt ein Vorgang zu lange liegen, erinnert die E-Akte die zuständige Person und eskaliert danach an Vorgesetzte oder die Vertretung. Ist jemand abwesend, übernimmt die Vertretung. So steht kein Vorgang still, nur weil jemand nicht im Haus ist. **Möchten Sie den digitalen Geschäftsgang live sehen? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.** Fristen und Vertretung Kein _Vorgang_ bleibt liegen Die E-Akte erinnert und eskaliert, wenn ein Vorgang zu lange liegt. 1. Arbeitsbereich Wartende Vorgänge auf einen Blick Erinnerung Wenn eine Frist näher rückt 3. Eskalation An Vorgesetzte oder Vertretung Vorgang läuft weiter Auch bei Abwesenheit - **Überblick**für Amtsleitungen - **Weniger**Wartezeit - **Lückenlos**dokumentiert ## Wo der digitale Geschäftsgang am meisten bringt Der digitale Geschäftsgang lohnt sich überall dort, wo viele Beteiligte an einem Vorgang mitwirken. Typische Beispiele sind diese. - Vorlagen für Gremien: Entwürfe, die von mehreren Ämtern mitgezeichnet werden. - Bescheide mit Beteiligung: etwa wenn Bauamt, Umweltamt und Ordnungsamt Stellung nehmen. - Verträge und Vereinbarungen: mit Mitzeichnung durch Rechtsamt und Kämmerei. - Personalvorgänge: mit Beteiligung von Personalamt und Personalrat. - Schreiben der Verwaltungsspitze: mit Vorbereitung im Fachamt und Zeichnung durch die Leitung. ## Geschäftsgang, Aktenplan und Fachverfahren greifen ineinander Der digitale Geschäftsgang ist das Herzstück der n-komm E-Akte für ELO ECM. Er arbeitet mit Ihrem Aktenplan und Ihren Fachverfahren zusammen. Dokumente aus dem Fachverfahren gehen direkt in den Vorgang, das Ergebnis landet in der richtigen Akte. - [n-komm Posteingang V2](https://n-komm.de/e-akte/posteingang/) - [Aktenplan in der E-Akte](https://n-komm.de/e-akte/aktenplan/) - [Fachverfahren anbinden](https://n-komm.de/e-akte/fachverfahren-anbinden/) - [Workflows mit ELO automatisieren](https://n-komm.de/elo-dms/prozessautomatisierung/) - [Digitale Souveränität](https://n-komm.de/e-akte/digitale-souveraenitaet/) - [Alles zur E-Akte im Überblick](https://n-komm.de/e-akte/) ## Wir kennen den Geschäftsgang aus der Praxis Die n-komm E-Akte für ELO ECM haben wir selbst entwickelt. In den digitalen Geschäftsgang ist unsere Erfahrung aus E-Akte-Projekten seit dem Jahr 2000 eingeflossen. Wir wissen, wie Geschäftsgang, Mitzeichnung und Verfügung in der Praxis funktionieren. Und wir wissen, worauf es Amtsleitungen und Verwaltungsspitze ankommt. Bei Fragen sprechen Sie mit den Menschen, die die Lösung bauen. Wir passen Ihren Geschäftsgang an Ihre Geschäftsordnung an und begleiten Sie langfristig. Als Familienunternehmen in zweiter Generation sind wir ein verlässlicher Partner für Ihre Verwaltung. 50+ Verwaltungen arbeiten mit unserer E-Akte 10.000+ Anwenderinnen und Anwender 2000 E-Akte-Projekte seit dem Jahr 2 Standorte in Karlsruhe und Hamburg Aus der Praxis ## 30 Prozent schneller im Bauamt In einer Kommune mit 15.000 Einwohnern lagen Bauanträge in Ordnern, auf Netzlaufwerken und in E-Mails. Heute legt das System für jeden Antrag automatisch eine digitale Vorgangsakte an. Ein Workflow verteilt Prüf- und Freigabeaufgaben an die beteiligten Fachbereiche. Die interne Bearbeitungszeit sank um 30 Prozent, und der Stand jedes Vorgangs ist jederzeit sichtbar. [Weitere Projekte auf unserer Referenzseite](https://n-komm.de/referenzen/) Interne Bearbeitungszeit Bauantrag Vorher 100 % Mit E-Akte 70 % Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden ## Häufige Fragen zum digitalen Geschäftsgang Ihre Frage ist nicht dabei? [Schreiben Sie uns.](https://n-komm.de/kontakt/) ### Was ist ein digitaler Geschäftsgang? Der digitale Geschäftsgang bildet den Weg eines Vorgangs durch die Verwaltung elektronisch ab. Er reicht vom Start des Vorgangs über Beteiligung und Zeichnung bis zur Verfügung, und jeder Schritt ist dokumentiert. ### Was ist ein elektronischer Vorgang? Der elektronische Vorgang ersetzt den papierbezogenen Vorgang in der Hauspost. Er enthält den Entwurf und alle Unterlagen und geht automatisch an die Beteiligten in der festgelegten Reihenfolge. Papierdokumente scannen Sie ein und nehmen sie in den Vorgang auf. So läuft der Geschäftsgang einheitlich digital. ### Kann ich auch mobil zeichnen? Ja. Mit der mobilen Nutzung der n-komm E-Akte zeichnen Sie Vorgänge auch vom Tablet oder aus dem Homeoffice. Die Oberfläche ist einfach und übersichtlich. Das überzeugt auch Führungskräfte, die lieber mit Papier arbeiten. Wir schulen Ihre Key-User, die ihr Wissen an die Führungskräfte weitergeben. ### Lässt sich unsere Geschäftsordnung abbilden? Ja. Wir richten Beteiligungen, Zeichnungsbefugnisse und Verfügungen nach Ihrer Geschäftsordnung ein, nicht nach einem Standardschema. Auch ein sehr individueller Geschäftsgang lässt sich abbilden. Ändert sich Ihre Organisation nach dem Start, passen wir die Abläufe per Low-Code an. ### Ist eine digitale Zeichnung genauso verbindlich wie auf Papier? Die E-Akte dokumentiert jede Zeichnung mit Person und Zeitpunkt. Das sichert die Nachvollziehbarkeit innerhalb der Verwaltung. Eine Zeichnung im ELO-Workflow ist aber keine qualifizierte elektronische Signatur und ersetzt keine gesetzliche Schriftform. Wo das Gesetz die elektronische Form zulässt, brauchen Sie dafür eine qualifizierte elektronische Signatur. Manche Rechtsgeschäfte schließen die elektronische Form ganz aus. Wir klären mit Ihnen, welche Dokumente das betrifft, und binden Signaturdienste wie DocuSign, Adobe Acrobat Sign oder Skribble an. ### Was passiert, wenn jemand abwesend ist? Die Vertretung übernimmt. Bleibt ein Vorgang liegen, eskaliert die E-Akte an Vorgesetzte oder die Vertretung. ### Wie läuft die Einführung ab? Im Workshop gehen wir Ihre Geschäftsordnung, Zeichnungsbefugnisse und typischen Abläufe durch. Danach erhalten Sie Abläufe, Rollen, Zeitrahmen und Kosten schwarz auf weiß, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir beziehen Personalrat und Datenschutz ein und legen das Pilotamt fest. Dann richten wir den Geschäftsgang ein, testen ihn mit echten Vorgängen und schulen Administratoren und Key-User. Wann Ihr Pilotamt produktiv arbeitet, hängt vom Umfang der Anpassungen ab, und unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da. ### Was kostet der digitale Geschäftsgang? Er ist Teil der n-komm E-Akte für ELO ECM. Die Kosten richten sich nach Anwenderzahl, Umfang und Betriebsmodell. Kleine Gemeinden starten in der n-komm Cloud mit Sonderkonditionen ab 25 € netto pro Anwender und Monat. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot. ## Wie lange braucht ein Vorgang in Ihrem Haus bis zur Schlusszeichnung? Jeder Tag in der Hauspost verzögert Entscheidungen für Bürgerinnen und Bürger. Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns Ihren Geschäftsgang an. Wir zeigen Ihnen den digitalen Geschäftsgang live, und Sie erfahren, wie die Einführung abläuft und was sie kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei. [Erstgespräch vereinbaren](https://n-komm.de/kontakt/?thema=e-akte) Lieber direkt sprechen? [+49 721 35 46 00](tel:+49721354600)