--- title: "Digitale Personalakte mit ELO: DSGVO-konform | n-komm" description: "Alle Personalunterlagen in einer sicheren digitalen Akte. Mit ELO überwachen Sie Fristen, schützen sensible Daten und entlasten Ihr HR-Team." url: https://n-komm.de/elo-dms/digitale-personalakte/ --- # Digitale Personalakte mit ELO: Rund 1.000 Stunden mehr für Menschen. Alle Unterlagen Ihrer Beschäftigten liegen in einer geschützten Akte. Nur Berechtigte sehen, was sie sehen dürfen. Probezeiten und Befristungen meldet ELO rechtzeitig. Bei einem unserer Kunden findet HR ein Dokument jetzt in unter 1 statt 10 Minuten. [Kostenloses Erstgespräch vereinbaren](https://n-komm.de/kontakt/?thema=elo) [So funktioniert es](#loesung) Über 80 Kunden arbeiten mit ELO und n-komm. Auf Wunsch liegen Ihre Personalakten in unserem Rechenzentrum in Karlsruhe. Unternehmen und Verwaltungen, die mit uns arbeiten - SAARPOR - Stadt Landau in der Pfalz - DreherAutomation - Stadt Ettlingen - Festspielhaus Baden-Baden - Universitätsstadt Tübingen - Harrassowitz - Landkreis Bernkastel-Wittlich - Hartmann Logistik - SWR - ALHO - Stadt Ellwangen - Transgas - Stadtwerke Ellwangen - blanc & fischer Corporate Services - Stadt Kempten (Allgäu) - FRIED Kunststofftechnik - Landkreis Uckermark - Landkreis Heidenheim ## Die Akte liegt im Schrank. Die HR-Kollegin im Homeoffice. Ein Mitarbeiter braucht seine Gehaltsbescheinigung. Die Akte hängt im abgeschlossenen Schrank im Büro, Ihre HR-Kollegin arbeitet heute von zu Hause. Also wartet die Bescheinigung bis morgen. Und die nächste Akte hat gerade jemand anderes auf dem Tisch. Dann die Fristen: Wann endet die Probezeit der neuen Kollegin, wann läuft der befristete Vertrag aus? Wann muss die Ersthelferin zur Auffrischung? Solche Termine stehen in Excel-Listen oder im Kopf einzelner Personen. Rutscht einer durch, wird es teuer oder rechtlich heikel. Und wer hat die Akte zuletzt eingesehen? Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten in Ihrem Unternehmen. Die DSGVO verlangt, dass nur Berechtigte darauf zugreifen und dass Sie Bewerbungen oder Abmahnungen nach einer festgelegten Zeit löschen. Mit Papierakten können Sie das kaum sicher nachweisen. Kommt Ihnen das bekannt vor? - Ihr HR-Team sucht täglich nach Unterlagen in Ordnern und Laufwerken. - Fristen für Probezeit und Befristungen stehen in einer Excel-Liste. - Sie wissen nicht genau, wer welche Personalakte schon eingesehen hat. - Abmahnungen und alte Bewerbungen bleiben länger liegen als erlaubt. **Weniger Suchen, keine vergessene Frist. Und mehr Zeit für die Menschen in Ihrem Unternehmen.** ## So arbeitet Ihre Personalabteilung mit ELO Grundlage ist ELO HR Personnel File, die Personalakte von ELO. Für jede Person in Ihrem Unternehmen gibt es eine digitale Akte mit allen Dokumenten, vom Arbeitsvertrag bis zur Weiterbildungsbescheinigung. Die Akte stößt zudem Abläufe an und überwacht Termine. 1. ### Akten anlegen in Ihrer gewohnten Struktur Sie übernehmen die Gliederung Ihrer bisherigen Papierakte, deshalb findet sich Ihr Team schnell zurecht. ELO gleicht die Akten mit Ihren HR-Stammdaten ab. Bestehende Papierakten scannen Sie ein oder lassen sie von unserem Scan-Partner zu attraktiven Konditionen digitalisieren. 3. ### Dokumente automatisch richtig ablegen Neue Dokumente ziehen Sie einfach in die Akte, und ELO legt sie im passenden Register ab. Arbeitsverträge und Bewerbungsunterlagen übernimmt das System direkt aus dem Vertrags- und Bewerbermanagement. 5. ### Abläufe digital steuern Adressänderung, Elternzeit, Weiterbildungsantrag: Viele Vorgänge laufen als digitales Formular. Ihre Beschäftigten und Führungskräfte stellen Anträge im Self-Service. ELO leitet sie zur Freigabe weiter und legt das Ergebnis in der Akte ab. 7. ### Fristen überwachen ELO erinnert Sie rechtzeitig an das Ende der Probezeit oder einer Befristung. Auch auslaufende Nachweise, etwa für Ersthelfer, behält das System im Blick. Dynamische Ordner zeigen Ihnen zum Beispiel alle Probezeiten, die diesen Monat enden. 9. ### Überblick im Dashboard Im HR-Dashboard sehen Sie offene Vorgänge, anstehende Fristen und Auswertungen auf einen Blick. Organigramme zeigen Ihnen die Struktur Ihres Unternehmens. [(Grafik in voller Größe öffnen, neues Fenster)](https://n-komm.de/_astro/elo-mitarbeiter-lifecycle.D8cmIxpi_Z19oeT2.webp) ## Was sich für Ihre Personalabteilung ändert ### Ihr HR-Team gewinnt Zeit Keine Suche in Hängeregistern, kein Abheften mehr: Jede Unterlage ist in Sekunden da. Ihr Team hat mehr Zeit für Gespräche, Entwicklung und Recruiting. ### Keine Frist geht mehr verloren Probezeiten, Befristungen und Zertifikate meldet ELO automatisch. Sie entscheiden rechtzeitig und schützen sich vor teuren Fehlern. ### Sensible Daten geschützt, DSGVO nachweisbar Sie legen fest, wer welche Akte sehen darf, Führungskräfte sehen nur ihr Team. An Löschfristen erinnert ELO oder löscht automatisch. Jeder Zugriff und jede Löschung steht im Protokoll. ### HR funktioniert auch im Homeoffice Ihr HR-Team arbeitet von überall mit denselben Akten, auch mehrere Personen gleichzeitig. Führungskräfte geben Anträge auch von unterwegs frei. Datenschutz im Detail ## Personaldaten gehören in sichere Hände Personalakten enthalten Gehälter, Bewertungen, Abmahnungen und private Adressen. Diese Daten sind besonders schützenswert. Wenn hier etwas schiefgeht, leidet das Vertrauen Ihrer Beschäftigten, und es drohen Bußgelder nach der DSGVO. ELO gibt Ihnen die Werkzeuge, um diese Daten zu schützen. Rechte vergeben Sie nach Rolle, Gruppe oder Person. ELO protokolliert jeden Zugriff und setzt Löschfristen automatisch um. Gesundheitsdaten wie Atteste sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Eine pauschale Freigabe für die digitale Ablage gibt es nicht. Klären Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten: - Auf welcher Rechtsgrundlage speichern Sie die Daten? - Wer darf sie sehen? - Für welchen Zweck nutzen Sie sie? - Wie lange bewahren Sie sie auf? **Oft ist eine getrennte Ablage außerhalb der allgemeinen Personalakte sinnvoll. Wir setzen die Regeln, die Sie festlegen, in ELO um.** Datenschutz Personaldaten _sicher_ in ELO Drei Werkzeuge für den Schutz sensibler Daten. 1. Rechte vergeben Nach Rolle, Gruppe oder Person Zugriffe protokollieren Jeder Zugriff nachvollziehbar 3. Löschfristen umsetzen Automatisch nach Ihren Regeln ## ELO arbeitet mit Ihrer HR-Software zusammen ELO ersetzt Ihre Lohnabrechnung oder Ihr HR-System nicht, sondern ergänzt sie um die Dokumente. Stammdaten wie Name, Abteilung und Eintrittsdatum gleicht ELO mit Ihrem HR-System ab. So sind Ihre Akten immer aktuell, ohne dass Sie Daten doppelt pflegen. Auch die übrigen ELO-Lösungen greifen ineinander. Wer über das Bewerbermanagement eingestellt wird, wandert mit allen Unterlagen direkt in die Personalakte. Arbeitsverträge kommen aus dem [Vertragsmanagement](https://n-komm.de/elo-dms/vertragsmanagement/). Und mit ELO for timeCard verbinden Sie die Zeiterfassung mit ELO. - DATEV LODAS - DATEV Lohn und Gehalt - fidelis.Personal - SAP HR (dvv.Personal) - Microsoft 365 - timeCard LeitfadenPDF · 7 Seiten · kostenlos ## 12 Hebel für effizientes Personalmanagement - Digitale Personalakten einführen - Workflows für Genehmigungen und Freigaben automatisieren - Zugriffsrechte und Datenschutz für sensible Personalunterlagen [Alle Leitfäden und Whitepaper im Überblick](https://n-komm.de/wissen/) ## Vom Bewerber bis zum Austritt in einem System Die digitale Personalakte läuft auf derselben Plattform wie alle ELO-Lösungen. Bewerbung, Arbeitsvertrag und Personalakte sind so lückenlos verbunden. Ihr Team lernt ELO einmal und nutzt es überall. - [Bewerbermanagement](https://n-komm.de/elo-dms/bewerbermanagement/) - [Personalprozesse automatisieren](https://n-komm.de/elo-dms/prozessautomatisierung/) - [ELO ECM Suite](https://n-komm.de/elo-dms/elo-ecm-suite/) - [Alle ELO-Lösungen im Überblick](https://n-komm.de/elo-dms/) ## Ihr Partner für eine sichere Personalakte Personaldaten verlangen besondere Sorgfalt. Wir verbinden Erfahrung mit ELO und mit IT-Sicherheit. Seit 2000 digitalisieren wir Geschäftsprozesse im Mittelstand, und wir betreuen die Sicherheit unserer Kunden mit Endpoint-Schutz, Firewalls und Überwachung. Das Rechtekonzept Ihrer Personalakte stimmen wir sorgfältig mit Ihnen ab. Auf Wunsch betreiben wir ELO in unserem Rechenzentrum in Karlsruhe oder bei unserem Partner Continum, Ihre Daten bleiben in Deutschland. Als Familienunternehmen in zweiter Generation wissen wir, wie wichtig Vertrauen ist. Ihr HR-Team hat bei uns feste Ansprechpartner. 25+ Jahre Digitalisierung im Mittelstand (seit 2000) 2 Standorte in Karlsruhe und Hamburg 200+ Projekte mit ELO umgesetzt 80+ Kunden arbeiten mit ELO und n-komm Aus der Praxis ## 1.000 Stunden im Jahr für die Menschen statt für die Ablage Ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen mit 650 Mitarbeitenden führte seine Personalakten teils auf Papier, teils auf Netzlaufwerken. Heute liegen alle 650 Akten digital in ELO, mit klaren Zugriffsrechten. Das HR-Team spart 20 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche und findet Dokumente in unter 1 statt 10 Minuten. Das sind rund 1.000 Stunden Zeitersparnis im Jahr. [Weitere Projekte auf unserer Referenzseite](https://n-komm.de/referenzen/) Dokument in der Personalakte finden Vorher 10 Min. Mit ELO < 1 Min. Quelle: Projekt eines n-komm-Kunden ## Häufige Fragen zur digitalen Personalakte Ihre Frage ist nicht dabei? [Schreiben Sie uns.](https://n-komm.de/kontakt/) ### Was ist eine digitale Personalakte? Eine digitale Personalakte enthält alle personalbezogenen Dokumente einer Person in elektronischer Form. Sie liegt zentral und geschützt im System. Darüber hinaus überwacht sie Fristen und stößt HR-Abläufe an. ### Ist die digitale Personalakte DSGVO-konform? ELO bietet die technischen Funktionen dafür: Rollen und Rechte, Protokollierung und automatische Löschfristen. Wie Sie diese einsetzen, legen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest, und wir unterstützen Sie bei der Umsetzung. ### Wer darf die digitale Personalakte einsehen? Das bestimmen Sie. Sie vergeben Rechte nach Rolle, Gruppe oder Person und auch für einzelne Register. ELO protokolliert jeden Zugriff. ### Was sagt unser Betriebsrat zur digitalen Personalakte? Den beziehen Sie am besten früh ein. ELO bietet ein genaues Rechtesystem und protokolliert jeden Zugriff, das schafft Transparenz. Wir unterstützen Sie gern mit Informationen für die Gespräche. ### Können Beschäftigte ihre eigene Akte sehen? Ja, wenn Sie das möchten. Über den Self-Service sehen Beschäftigte freigegebene Teile ihrer Akte und stellen Anträge digital. ### Wie kommen unsere Papierakten ins System? Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Viele Unternehmen starten mit neuen Dokumenten und digitalisieren den Bestand nach und nach. Ihre bisherige Aktenstruktur übernehmen Sie dabei. ### Brauchen wir die Papierakten nach dem Scannen noch? Ersetzendes Scannen ist mit einem geeigneten Verfahren möglich: festgelegter Scan- und Kontrollprozess, saubere Dokumentation, lesbare und unveränderte Scans. Orientierung geben die GoBD und die BSI TR-03138 (RESISCAN). Bestimmte Dokumente müssen Sie aber weiter im Original aufbewahren. Wir beraten Sie zum Verfahren, für Einzelfragen empfehlen wir Ihre Rechtsberatung. ### Ist unser Team bereit für digitale Akten? Die Oberfläche ist einfach und an Ihre bisherige Struktur angelehnt. Wir schulen die Key-User in Ihrem HR-Team, sie geben ihr Wissen an Kollegen und Führungskräfte weiter. ELO bietet außerdem eine Vorlesefunktion, Vergrößerung und mehrere Sprachen. ### Wie läuft die Einführung ab? Im Workshop sehen wir uns Ihre Aktenstruktur, Ihre HR-Abläufe und Ihre Datenschutzanforderungen an. Danach erhalten Sie Aktenstruktur, Rechtekonzept, Zeitrahmen und Kosten schriftlich, abgerechnet als Pauschale oder nach Aufwand. Wir legen die ELO-Bausteine und die Anbindung an Ihr HR-System fest, ELO läuft bei Ihnen oder in der n-komm Cloud. Die Standardinstallation steht meist an einem Tag, dann folgen Anpassung, Übernahme der Bestandsakten und Schulung Ihrer Administratoren. Unser Support ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da. ### Was kostet die digitale Personalakte mit ELO? Das hängt von Anwenderzahl, Aktenbestand, Schnittstellen und Betriebsmodell ab. Nach dem Workshop erhalten Sie ein verbindliches Angebot. ## Wie viel Zeit verbringt Ihr HR-Team heute mit Ablage? Ihre Personalabteilung soll Menschen begleiten, nicht Ordner verwalten. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Personalakten und HR-Abläufe. Wir zeigen Ihnen, wie ELO Ihr Team entlastet und Ihre Daten schützt. Und Sie erfahren, was die Einführung kostet. Das Gespräch per Teams oder Telefon dauert 30 Minuten, unverbindlich und kostenfrei. [Erstgespräch vereinbaren](https://n-komm.de/kontakt/?thema=elo) Lieber direkt sprechen? [+49 721 35 46 00](tel:+49721354600)