Die wesentlichen Merkmale und
Features der E-Akte

Was dürfen Sie von den Fähigkeiten der E-Akte erwarten? Um es etwas salopp auszudrücken: Alles, was Sie von der herkömmlichen P-Akte, also der Akte auf Papier, gewohnt sind.

Themenfelder wie Aktenplan, Adress- und Schriftgutverwaltung, Vorgangs- und Fallbearbeitung etc. sind selbstverständlich eingebunden. Der Unterschied ist, dass alle Vorgänge auf elektronischem Wege ablaufen.

Mitarbeiter A aus dem 4. Stock muss sich nicht mehr zu Mitarbeiterin B im 2. Stock begeben, um die Dokumente für einen bestimmten Fall abzuholen, sondern erledigt das mit zwei, drei Klicks vom eigenen Schreibtisch aus.

Umgekehrt weiß Mitarbeiterin B sofort, welche Änderungen sich durch die Bearbeitung von Mitarbeiter A ergeben haben. Kurz gesagt: Sämtliche Verwaltungsprozesse sind nicht mehr im Haus verteilt, sondern stehen an jedem Arbeitsplatz in Sekundenschnelle bereit.

Rechtskonformität

Die E-Akte von ELO gewährleistet eine rechtskonforme elektronische Archivierung nach E-Government-Gesetz (EgovG). Dies berücksichtigt nicht nur die fachlichen Voraussetzungen, sondern auch sämtliche Vorschriften zum Datenschutz.

Dem Zugriff durch Unbefugte wird durch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, wie eine intelligente Verschlüsselung Rechnung getragen.

Adressverwaltung

Verwalten Sie alle Adressen zentral in der E-Akte oder schaffen Sie eigene Adressbereiche für unterschiedliche Ämter und Abteilungen. Die Lösung von n-komm beinhaltet Funktionen wie den Adress-Import aus anderen Quellen, die Berechtigungssteuerung für den Adresszugriff durch einzelne Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen sowie eine sinnvolle Strukturierung des Datenmaterials.

Selbstverständlich können alle Adressen direkt für den Versand von Briefen oder E-Mails genutzt werden, entweder einzeln oder für Seriensendungen.

Aktenplan

Die Ablagesystematik und damit den Aktenplan bestimmen Sie selbst. Mit der E-Akte sind individuelle Systeme ohne Probleme realisierbar. Sie können vorhandene Aktenplandaten importieren und anpassen, sowie eine freie Strukturierung auch in mehreren Stufen durchführen.

Verwalten Sie Ihre Aufbewahrungsfristen automatisch und legen Sie die Freigabe oder Sperrung der Anlage für Aktenzeichen nach Ihren gewohnten Regeln fest.

Aktenbestand

Den Aktenbestand verwalten Sie mit der E-Akte auf der Basis Ihres Aktenplans. Sie können Gesamtakten auch nach fachlichen Kriterien in bestimmte Teile untergliedern, ohne dass die Möglichkeit eines Komplettzugriffs verloren geht.

Um Inhalte zu strukturieren und leichter aufzufinden, enthält die Software zudem eine Registerfunktion. Die Überlegenheit der E-Akte gegenüber herkömmlichen Methoden zeigt sich in zahlreichen weiteren Details, die mit nur wenigen Klicks abzurufen sind.

Dazu zählen beispielsweise die Möglichkeit der Führung von Aktenbänden, die freie Definierbarkeit von Aktentypen oder das integrierte Maskendesign für Teilakten. Sperrvermerke, Änderungsanträge oder Umprotokollierungen sind genauso einfach zu handhaben, wie der Export oder der Ansichtsmodus für Gerichtsakten oder vergleichbare Vorgänge.

Erstellen Sie Reports zum Aktenplan, -bestand und -inhalt oder bereiten Sie die Aussonderung oder Übergabe an externe Archive vor – alles geschieht auf elektronischem Wege und lässt sich in kürzester Zeit erledigen.

Schriftgutverwaltung

Mit der E-Akte können Sie nicht nur direkt in den Dokumenten arbeiten, sondern auch neue Dokumente erstellen. Sämtliche Änderungen werden protokolliert und abgespeichert, so dass keine Informationen verloren gehen.

Sie haben jederzeit Einblick in die aktuellen Geschäftsvorgänge und können auch eine digitale Laufmappe zusammenstellen. Integrierte Schnittstellen zu MS Office, Outlook und IBM Notes erlauben es, Serienbriefe und Serienmails zu verschicken und gleichzeitig mit Stichworten bestimmten Sachverhalten zuzuordnen, Textmarken frei zu definieren oder Mails direkt in der Akte zu erstellen.

Ein- und ausgehende Briefe sind entweder in der Akte selbst oder einfach über die verwendete Adresse zu lokalisieren. Kreieren, importieren, konvertieren und verwalten Sie Dokumentvorlagen (Templates) ganz nach Belieben. Wir von n-komm unterstützen Sie gerne bei all diesen Vorgängen.

Vorgangs- und Fallbearbeitung

Auch bei der Vorgangs- und Fallbearbeitung profitieren Sie von der Flexibilität der E-Akte Software. Sie können eigene Vorgangstypen festlegen und nutzen, Sie können Geschäftsgänge frei modellieren und damit anschließend entsprechende Vorgänge steuern.

Zeichnungsverfahren für die Mitzeichnung oder Freigabe sowie Verfügungsmöglichkeiten sind ebenfalls in der E-Akte implementiert.

Prozesse und Workflow

Verbessern und beschleunigen Sie Ihre Prozesse mit einer intelligenten Steuerung auf der Basis von vordefinierten oder ad hoc erstellten Workflows.

Hier helfen Ihnen, Module wie die Geschäftsgangmodellierung, die Laufmappenfunktion, die Möglichkeit von Zeichnungen und Verfügungen, die Delegierungsfunktion inklusive Rückantwort nach Erledigung, Wiedervorlagen mit E-Mail-Erinnerung, sowie die zentrale Posteingangs- und -ausgangssteuerung zu integrieren.

Serienbrief- und Serien-Mail-Funktion

n-komm stellt Ihnen auf Wunsch eine maßgeschneiderte Serienbrief- und Serien-Mail-Funktion zur Verfügung, die auch die Verwendung von Textbausteinen und Variablen erlaubt, und zwar direkt aus der jeweiligen Akte heraus. Schneller können Sie Ihre Entscheide und Nachrichten nicht versenden.

Digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte eröffnet die ELO-Software auch Möglichkeiten der internen Beschleunigung. Dieses Modul wurde von n-komm speziell für Kommunen erstellt, um die jeweiligen Personalabteilungen durch automatisierte Abläufe zu entlasten.

Der Zugriff kann zeit- und ortsunabhängig erfolgen. Personalakten lassen sich aus anderen Beständen importieren und laufend aktualisieren.

Sie können verschiedene Masken, Register oder Aktentypen modellieren oder auch Entgeltnachweise importieren. Eine Schnittstelle zum dvv-Personal sowie eine Zugriffsmöglichkeit der Mitarbeiter auf ihre eigene Akte ist ebenfalls machbar.

Vertragsmanagement

Verträge sind ein wichtiger Bestandteil jeder Akte. Mit der ELO Software haben Sie die Fristen und Ablaufdaten sämtlicher Verträge im Griff. Für die Einhaltung von Kündigungsfristen können Sie Alarme einstellen und weiterführende Hinweise angeben.

Außerdem lassen sich sämtliche Schriftstücke, die mit einem Vertrag zusammenhängen, ganz einfach bündeln und aufrufen.

Wissensmanagement

Für ein kompetentes Wissensmanagement stellt die E-Akte die Möglichkeit bereit, eine umfassende Knowledge-Base zu erstellen.

Digitaler Rechnungseingang

Die Funktion zum digitalen Rechnungseingang gewährleistet eine rechtskonforme Erfassung aller Belege inklusive Archivierung.

Für SAP, Navision und DATEV sind Schnittstellen bereits vorhanden. Den Workflow für Ihre Behörde bestimmen Sie individuell.

E-Mail Management mit MS Exchange und IBM Notes

Verwalten Sie alle E-Mails in Zusammenarbeit mit Microsoft Exchange und IBM Notes. Dubletten werden automatisch erkannt und aussortiert, um Missverständnisse und überflüssige Dokumente zu vermeiden.

Schnittstellen zu anderen Fachverfahren/Integration von Fremdverfahren

Ein wichtiger Faktor innerhalb der E-Akte sind Schnittstellen zu anderen Fachverfahren, um diese vernünftig integrieren zu können. Dazu zählen beispielsweise das Einwohnerwesen Baden-Württemberg (EWO), dvv-Personal, AB-Data oder Avviso.

Die ELO E-Akte enthält Importschnittstellen für Adressen, Vorlagen, Akten und Strukturen von Teilakten. Weitere Schnittstellen sind auf Anfrage möglich. Auch die Aussonderung und die Übergabe an externe Archive stellen kein Problem dar.

Eigenes Expertenteam und eigene Entwicklungen von n-komm

Über die Grundausstattung der E-Akte hinaus eröffnet Ihnen die Software in Zusammenarbeit mit n-komm eine große Vielfalt an weiteren Möglichkeiten.

Sprechen Sie mit unserem Expertenteam für individuelle Entwicklungen und Anwendungen, um eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Verwaltung zu erhalten.

Ihr Ansprechpartner

Wolfgang Zwickl
+49 721 354 60-31
wolfgang.zwickl@n-komm.de

Was Kunden über uns sagen

Informationen zu den Features der E-Akte

Wie Sie sehen, enthält die E-Akte von ELO alle relevanten Features, die für einen reibungslosen Ablauf von Verwaltungsprozessen notwendig sind.

Auch wenn die Fülle an Informationen auf den ersten Blick gewaltig erscheint – es handelt sich um die einzelnen Aspekte Ihrer täglichen Arbeit – und die kennen Sie ja.

Die E-Akte setzt einfach die bisher analog erledigten Schritte um in eine digitale Plattform, mit der sich sämtliche Prozesse zentral, schnell und ohne großen Aufwand bewältigen lassen.

Die intuitive Bedienbarkeit und die zahlreichen Möglichkeiten der Individualisierung sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine großen Probleme mit der Umstellung auf die Software zu erwarten haben.

Alle Funktionen sind rechtskonform gemäß E-Government-Gesetz und resultieren aus unserer langjährigen Erfahrung mit der täglichen Arbeit in Kommunen.

Mit der Implementierung der E-Akte in Ihrem Haus machen Sie einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft, der Ihnen eine bessere und einfachere Zusammenarbeit mit anderen Behörden und mit den Bürgern ermöglicht.

Nehmen Sie Kontakt auf.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns!

Wir helfen Ihnen ganz unverbindlich.

0721 / 354 60-0

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Summary
IT-Systemhaus, ELO E-Akte Spezialist,E-Akte für Öffentliche Verwaltungen, ELO DMS & ECM Spezialist und IBM-Collaboration-Lösungen Spezialist
Service Type
IT-Systemhaus, ELO E-Akte Spezialist,E-Akte für Öffentliche Verwaltungen, ELO DMS & ECM Spezialist und IBM-Collaboration-Lösungen Spezialist
Provider Name
n-komm GmbH,
Tullastr. 58,Karlsruhe,Deutschland-76131,
Telephone No.+49721354600
Area
Deutschland, Karlsruhe, Germany
Description
Wir stellen Ihnen die wichtigsten Merkmale und Features der E-Akte vor. Erfahren Sie mehr, wie Sie diese am besten einsetzen können.
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