E-Akte, DMS, ECM & Collaboration – IT Systemhaus n-komm Karlsruhe https://n-komm.de Mon, 18 Feb 2019 12:09:15 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=5.0.3 Wie hilft ELO bei der Einhaltung der DSGVO? https://n-komm.de/2019/02/wie-hilft-elo-bei-der-einhaltung-der-dsgvo/ https://n-komm.de/2019/02/wie-hilft-elo-bei-der-einhaltung-der-dsgvo/#respond Thu, 14 Feb 2019 05:59:18 +0000 https://n-komm.de/?p=4982 Der Beitrag Wie hilft ELO bei der Einhaltung der DSGVO? erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Die EU-DSGVO ist seit Mai 2018 in Kraft, sie gilt als wichtig und herausfordernd zugleich. Gerade KMU sind nicht zuletzt durch die theoretisch sehr hohen Bußgelder (bis vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes oder bis 20 Millionen Euro) verunsichert. ELO hilft den Unternehmen, DSGVO-konform zu arbeiten.

Wie setzt die ELO-Software die Anforderungen der DSGVO konkret um?

IN der ELO-ECM-Suite 11 sind die funktionalen Details bereits DSGVO-konform programmiert. Dazu gehören unter anderem:

  • Löschfristen
  • Verarbeitungsdatenbank
  • globale personenbezogene Datenfelder
  • Standardformulare

Wichtig ist das, weil in praktisch allen Firmen die personenbezogenen Daten, welche die DSGVO besonders schützt, in sämtlichen Unternehmensbereichen auftauchen. Das sind E-Mail-Konten, diverse Datenbanken und beliebige FileVerzeichnisse. Wenn ein betroffener Interessent, Kunde oder Mitarbeiter Auskunft zu seinen Daten und/oder deren Löschung verlangt, wozu er nach der DSGVO das Recht hat, kann es ohne eine entsprechende Softwarelösung sehr zeit- und kostenträchtig sein, die Daten zu ermitteln. Dabei muss das Unternehmen aber absolut gründlich vorgehen: Sollte ein Datensatz zu dieser Person vergessen werden und Monate oder Jahre später auftauchen, droht eine drastische Strafe. Daher wurde in die ELO-ECM-Suite ab der Version 11 die feste Kennung “DSGVO-Bezug” implementiert. Damit können verantwortliche Mitarbeiter vorgangs- und bereichsübergreifend jeder Personen ein eindeutiges Merkmal mitgeben, mit welchem sich alle ihre Datenspuren auf sämtlichen Servern und Rechnern finden lassen. Dieses Merkmal kann der Name sein, aber auch eine Personal- oder Kundennummer (empfohlen). Per Mausklick zeigt ELO, welche Daten zu dieser Person gespeichert wurden. Für sensible Daten richtet das Unternehmen eine Administration ein, nur Zugriffsberechtigte können diese Daten sehen.

Lösch- und Aufbewahrungskennung mit ELO

Die ELO-ECM-Suite 11 enthält nun die globalen Felder “Ende Löschfrist” und “Ende Aufbewahrungsfrist”. Diese Felder steuern automatisierte Löschvorgänge bei alten und/oder inzwischen bedeutungslosen Daten (beispielsweise eines ehemaligen Interessenten, der keinen Kontakt mehr wünscht) ebenso wie bei Daten, die laut DSGVO nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen sind, wenn das Unternehmen nicht die Notwendigkeit zu ihrer Aufbewahrung nachweisen kann. Der Prozess verläuft sicher, er wird zudem protokolliert. Damit bleibt die Transparenz erhalten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt die ELO-Suite gleichfalls. Sie setzt beispielsweise bei kaufmännischen Belegen mit der pflichtgemäßen Aufbewahrung von zehn Jahren das Löschbegehren bis zum Ablauf dieser Zeitspanne außer Kraft.

Privacy by ELO-Design

“Privacy by Design” ist ein Kerngedanke der DSGVO. Er bedeutet, dass schon bei der Konzipierung einer Software der Datenschutz implementiert werden muss. Die neue ELO-Suite wurde dementsprechend entwickelt. Immerhin waren die konkreten Anforderungen der EU-DSGVO schon seit 2016 bekannt, damals wurde nämlich die EU-Richtlinie verabschiedet. Nur trat sie erst im Mai 2018 in Kraft. Die ELO-Entwickler der Suite 11 kannten aber die Anforderungen schon vor 2018 und konnten daher die geforderten Datenschutzfunktionen als Standards implementieren. Unter anderem wurden die folgenden Bereiche absolut DSGVO-konform entwickelt:

  • elektronische Personalakte
  • Bewerbermanagement
  • Vertragsmanagement
  • Besuchermanagement
  • Berechtigungs- und Klassifizierungssystem

Sensible Daten verschlüsselt die ELO-Suite standardmäßig, teure Zusatzkomponenten sind nicht erforderlich. Der Datenerfasser definiert beispielsweise Personaldaten als sensibel, automatisch werden sie damit verschlüsselt und gleichzeitig für den ausgewählten Personenkreis administriert.

ELO-Musterformular

Die ELO-Datenbank enthält DSGVO-konforme Musterformulare für die leichtere Dokumentation. Damit kommen die Unternehmen ihrer Nachweispflicht nach EU-DSGVO nach. Die Firmen müssen unter anderem umgesetzte technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) belegen können, die ihre Daten- und Prozesssicherheit gewährleisten. Die ELO-Musterformulare dienen einerseits dem Nachweis der TOMs und lassen sich andererseits an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen. Die ELO-Datenbank mit den Musterformularen verfügt über ein einfaches Änderungsmanagement. Dabei bleiben die Daten fortwährend DSGVO-konform. Versäumnisse lassen sich damit praktisch ausschließen. Durch die ELO-ECM-Suite 11 werden KMU sehr deutlich entlastet, die sich aktuell große Sorgen um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften machen.

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IBM Connections 6.0 CR4 veröffentlicht https://n-komm.de/2019/02/ibm-connections-6-0-cr4-veroeffentlicht/ https://n-komm.de/2019/02/ibm-connections-6-0-cr4-veroeffentlicht/#respond Fri, 08 Feb 2019 15:52:43 +0000 https://n-komm.de/?p=4975 Der Beitrag IBM Connections 6.0 CR4 veröffentlicht erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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IBM hat CR4 für Connections 6.0 veröffentlicht. Neue Features:

  • Communities: Newly designed Community Catalog page helps to quickly take in, and sort, filter, act on Communities
Find your Communities faster with the new Community Catalog page
  • Communities: Easily unsubscribe from Community emails that you no longer wish to receive
  • Wiki: Automatically locks a wiki page to avoid editing conflicts
  • Files: New card-based view for recently viewed files
  • Files: “Share via Link” makes it easy to share and grant read access to personal and Community files
  • Orient Me: Embedded Experience for external events
  • Orient Me: Announcement Banner for organizational news keeps everybody up-to-date
  • Newsletter and Notifications: Emails pull people into Connections – new layout, fresh design, de-duplication
  • Highlights app: New widget configuration UX with live-preview
  • Metrics: Export to csv; custom date range for all People/Participation reports

Fix Liste. Weitere Infos zum Update im Dokument „Update Strategy.“

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Die wirtschaftliche Auswirkung von IBM Domino https://n-komm.de/2019/02/die-wirtschaftliche-auswirkung-von-ibm-domino/ https://n-komm.de/2019/02/die-wirtschaftliche-auswirkung-von-ibm-domino/#respond Thu, 07 Feb 2019 06:08:42 +0000 https://n-komm.de/?p=4972 Der Beitrag Die wirtschaftliche Auswirkung von IBM Domino erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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In diesem neuen Bericht wird erläutert, wie vier Kunden durch die Verwendung von Domino die Anwendungsentwicklung erheblich beschleunigen, Abläufe und die Automatisierung verbessern, Infrastrukturkosten senken und Entwicklungskosten verringern konnten, indem sie Mitarbeiter aus den Geschäftsbereichen als Low-Code-Entwickler für Domino einsetzten.

https://www-01.ibm.com/common/ssi/cgi-bin/ssialias?htmlfid=01022901USEN

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Notes 10.0.1 auf deutsch verfügbar – ah nee, doch nicht https://n-komm.de/2019/02/notes-10-0-1-auf-deutsch-verfuegbar-ah-nee-doch-nicht/ https://n-komm.de/2019/02/notes-10-0-1-auf-deutsch-verfuegbar-ah-nee-doch-nicht/#respond Wed, 06 Feb 2019 19:28:55 +0000 https://n-komm.de/?p=4966 Der Beitrag Notes 10.0.1 auf deutsch verfügbar – ah nee, doch nicht erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Update: IBM hat die Client-Setups wieder zurückgezogen, offenbar weil es massenweise zu Problemen mit Strg-Tastenkombinationen kam.

Heute hat IBM neben den anderen sog. „Gruppe-1-Sprachen“ auch die deutschen Versionen von Notes 10 sowie die Language Packs für den Domino Server veröffentlicht. Deutsche Umgebungen steigen dann jetzt gleich mit der Version 10.0.1 ein.

Ebenso veröffentlicht wurden Domino sowie Traveler 10.0.1 für IBM i (7.2 und 7.3). Hier gibt es ein paar Neuerungen.

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n-komm im Cloud Podcast https://n-komm.de/2019/01/n-komm-im-cloud-podcast/ https://n-komm.de/2019/01/n-komm-im-cloud-podcast/#respond Thu, 17 Jan 2019 14:52:08 +0000 http://n-komm.de/?p=4947 Der Beitrag n-komm im Cloud Podcast erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Im Cloud Computing Podcast kommen Kenner des deutschsprachigen Cloud Computing-Marktes zu Wort. Sie berichten über ihre bisherigen Erfahrungen, geben ihre Bewertung des aktuellen Status des Cloud Computing-Marktes Deutschland ab und wagen eine Prognose über die zukünftige Entwicklung des deutschsprachigen Cloud Computing-Marktes.

Aktuell ist im Podcast ein Interview mit unserem Geschäftsführer Alexander Kühn zu hören. Bei Interesse hören Sie rein: https://www.cloud-computing-report.de/folge-19-interview-mit-alexander-kuehn-n-komm/17-01-2019/

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Achtung: End of Support für Windows Server 2008 und SQL Server 2008 https://n-komm.de/2019/01/achtung-end-of-support-fuer-windows-server-2008-und-sql-server-2008/ https://n-komm.de/2019/01/achtung-end-of-support-fuer-windows-server-2008-und-sql-server-2008/#respond Thu, 17 Jan 2019 10:24:18 +0000 http://n-komm.de/?p=4937 Der Beitrag Achtung: End of Support für Windows Server 2008 und SQL Server 2008 erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Zum Jahresbeginn möchten wir Sie dringend auf das geplante Ende des Produktsupports für die beiden folgenden Microsoft Produkte hinweisen:

  • Microsoft SQL Server 2008/2008 R2 – 19.7.2019
  • Microsoft Windows Server 2008/2008 R2 – 14.1.2020

Ab dem jeweiligen Datum erhalten Sie keine weiteren Sicherheitsupdates mehr. Wir möchten Sie gern dabei unterstützen, Sicherheitsrisiken und Complianceprobleme zu vermeiden.

Wechseln Sie rechtzeitig auf eine neue Version, wir beraten Sie gern hinsichtlich der verschiedenen Möglichkeiten, die Ihnen offen stehen. Wenden Sie sich noch heute an uns!

(Bild: Pixabay.com)

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Ankündigung – Watson Workspace wird eingestellt https://n-komm.de/2019/01/ankuendigung-watson-workspace-wird-eingestellt/ https://n-komm.de/2019/01/ankuendigung-watson-workspace-wird-eingestellt/#respond Thu, 17 Jan 2019 10:06:31 +0000 http://n-komm.de/?p=4935 Der Beitrag Ankündigung – Watson Workspace wird eingestellt erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Zum 28. Februar 2019 wird die IBM Watson Workspace einstellen. Schon jetzt werden keine Subscription-Bestellungen mehr angenommen.

 Diese Ankündigung kommt nicht ganz unerwartet, da das Interesse an der Plattform leider nie so groß war wie erwartet und nötig. Ihre Inhalte und Konversationen in Watson Workspace können Sie über ein Tool exportieren, das die IBM bereitstellen wird. Genauere Informationen erhalten Sie innerhalb Ihres Accounts.

Wenn Sie Alternativen zu Watson Workspace suchen, können Sie sich jetzt schon auf die Neuentwicklung HCL Places freuen. Gerüchtehalber könnte eine Betaversion im 2. Quartal 2019 zur Verfügung stehen. Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich gern an uns wenden.

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Sophos UTM 9.6 – Alles, was Sie als Kunde über die neue Version wissen müssen https://n-komm.de/2019/01/sophos-utm-9-6-alles-was-sie-als-kunde-ueber-die-neue-version-wissen-muessen/ https://n-komm.de/2019/01/sophos-utm-9-6-alles-was-sie-als-kunde-ueber-die-neue-version-wissen-muessen/#respond Thu, 17 Jan 2019 09:24:39 +0000 http://n-komm.de/?p=4932 Der Beitrag Sophos UTM 9.6 – Alles, was Sie als Kunde über die neue Version wissen müssen erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Mit der neuen UTM 9.6 können die Sophos Kunden gleich mehrere neue Features erwarten – u.a. die Integration von Let´s Encrypt (kostenlose SSL Zertifikate zur Absicherung von User Portal, Webadmin, Exchange Webmail oder sonstigen Webservern) sowie die neue RED Firmware mit einer deutlich besseren Unterstützung von 3G/LTE Sticks. Weitere Neuerungen:

  • Manueller Upload von Dateien zu Sophos Sandstorm
  • Persistente Sandstorm Reports
  • Unified RED Firmware mit verbessertem 3G/4G Support
  • Weitere Funktionsverbesserungen im Detail

Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen gerne bei Fragen zur Verfügung.

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Save the Date – die wichtigsten Termine 2019! https://n-komm.de/2019/01/save-the-date-die-wichtigsten-termine-2019/ https://n-komm.de/2019/01/save-the-date-die-wichtigsten-termine-2019/#respond Fri, 11 Jan 2019 11:38:48 +0000 http://n-komm.de/?p=4928 Der Beitrag Save the Date – die wichtigsten Termine 2019! erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Wir hoffen, dass Sie gut und gesund in das neue Jahr 2019 gestartet sind.

Da wir wissen, dass Sie sicherlich schon viel geplant haben, möchten wir Ihnen heute schon die wichtigsten Termine im diesjährigen Veranstaltungskalender der n-komm GmbH nennen:

  • Am 10. April 2019 findet die n-komm Connect statt. Freuen Sie sich auf spannende Informationen aus den Bereichen Collaboration und DMS!
  • Unsere jährliche n-komm Hausmesse wird am 25. September 2019 stattfinden – kommen Sie uns in unseren Räumlichkeiten in Karlsruhe besuchen und erleben Sie einen informativen Tag mit uns und unseren wichtigsten Partnern 

Wir würden uns freuen, Sie an beiden Terminen begrüßen zu dürfen. Eine Einladung inklusive einer Agenda werden wir Ihnen selbstverständlich noch zukommen lassen.

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n-komm erreicht Gold Status bei DellEMC https://n-komm.de/2019/01/n-komm-erreich-gold-partner-bei-dellemc/ https://n-komm.de/2019/01/n-komm-erreich-gold-partner-bei-dellemc/#respond Fri, 04 Jan 2019 12:55:49 +0000 http://n-komm.de/?p=4920 Der Beitrag n-komm erreicht Gold Status bei DellEMC erschien zuerst auf E-Akte, DMS, ECM & Collaboration - IT Systemhaus n-komm Karlsruhe.

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Eine tolle Auszeichnung für das gesamte Team der n-komm. Gemeinsam haben wir es geschafft den Gold Status bei DellEMC zu erreichen. Eine nicht ganz einfache Auszeichnung. Diverse Zertifizierungen mussten durchgeführt werden und auch ein sehr hohes Umsatzziel wurde erreicht. Vielen Dank an alle Mitarbeiter!

Kunden und Interessenten können nun auf diese Expertise zurückgreifen, testen Sie uns. n-komm GmbH Ihr Gold Partner DellEMC aus Karlsruhe!

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