Zentrales E-Mailmanagement mit der iQ.Suite

Über E-Mail werden weltweit alle Arten von Informationen verteilt – ob Verträge, Angebote oder Rechnungen. Kein anderes Medium ist ähnlich schnell und wirtschaftlich im täglichen Einsatz. Doch die Verwendung von E-Mail bringt für Unternehmen zahlreiche gesetzliche und betriebliche Anforderungen mit sich, die es zu beachten gilt. Deshalb ist es wichtig, die Aspekte einer sicheren und rechtskonformen Verwendung der E-Mail-Kommunikation zu integrieren. Nur eine zentrale, prozessorientierte Steuerung der E-Mail-Kommunikation sorgt für die notwendige Effizienz und Produktivität. Mit den Lösungen unseres Partners Group Business Software zum E-Mail-Management, das alle notwendigen Bausteine auf dem Weg zur E-Mail-Compliance miteinander verbindet, decken wir alle Aspekte eines durchgängigen E-Mail-Managements ab.

E-Mailsicherheit mit der iQ.Suite

So vielfältig die Bedrohungen sind, so umfangreich sind die Anforderungen an notwendige Sicherheitsmaßnahmen. Deshalb integriert die E-Mail-Management Lösung iQ.Suite alle notwendigen Bereiche zum Schutz Ihrer E-Mail-Kommunikation.

E-Mail Produktivität

E-Mail ist fester Bestandteil zahlreicher Prozesse in modernen Unternehmen. Doch während der Umgang mit der schriftlichen Kommunikation meist klar geregelt ist, fehlen entsprechende Vorgaben im Umgang mit der E-Mail-Kommunikation. So mangelt es nicht selten an Vertretungsregelungen, einem 4-Augen-Prinzip oder der Kopplung mit modernen Collaboration Systemen. Die iQ.Suite bietet in diesem Umfeld zahlreiche Möglichkeiten die Produktivität im täglichen Umgang mit E-Mails zu verbessern.

Ihr Ansprechpartner

Uwe Schöttler

Uwe Schöttler
Vertrieb
+49 (0) 721 35 46 0-32
uwe.schoettler@n-komm.de

iQ.Suite Watchdog...

… bietet durch den parallelen Einsatz mehrerer marktführender Anti-Virus Scan-Engines umfassende Sicherheit. Und nicht nur das: Mit iQ.Suite Watchdog können Sie ein abgestuftes Sicherheitskonzept aufsetzen, dass nicht nur Viren und Trojaner zuverlässig erkennt, sondern auch über 200 Dateiformate (z. B. exe, vbs, mp3, jpg, avi) manipulationssicher analysiert.

iQ.Suite Wall...

… ist die umfassende Gesamtlösung zum Spamschutz und zur Inhaltsanalyse. Die Kombination unterschiedlicher Analyseverfahren ermöglicht eine Spam-Erkennungsrate von bis zu 100 Prozent. Automatisierte Black-/Whitelists stellen dabei die Erkennung geschäftsrelevanter E-Mails sicher und sorgen für die garantierte Zustellung. Im Zusammenspiel mit unserer leistungsfähigen Textanalyse- und -klassifizierungstechnologie können sogar E-Mails und Dateianhänge mit sensiblen Inhalten erkannt und gefiltert werden.

Mit iQ.Suite Trailer...

… wird die zentrale Integration gesetzlicher Pflichtangaben, z.B. laut EHUG, zum Kinderspiel. Empfänger- und länderspezifische Haftungsausschluss-Erklärungen (Legal Disclaimer) können anhand zentraler Regeln in jede ausgehende E-Mail eingebunden werden. Das reduziert zuverlässig Haftungsrisiken für Mitarbeiter und Verantwortliche auf allen Ebenen!

Und mehr noch: Das automatische Einbinden von allgemeinen und personalisierten E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass gewünschte Absenderinformationen gemäß Ihren betrieblichen Vorgaben im Corporate Design immer angefügt werden. Neben der Integration beliebiger Textbausteine, können Sie mit iQ.Suite Trailer beispielsweise auch Bilder und die beliebten QR-Codes einbinden.

Mit iQ.Suite Crypt Pro...

… wird der gesamte Prozess der Ver- und Entschlüsselung auf dem Server realisiert. Die Lösung lässt sich dabei mit Ihrem vorhandenen Mail-Server integrieren und macht somit eine Installation auf den Arbeitsplätzen überflüssig. Durch das zentrale, serverbasierte Verfahren reduziert sich die Anzahl notwendiger Schlüssel und Zertifikate und ermöglicht gleichzeitig ein zentrales, effizientes Management. In Kombination mit iQ.Suite Watchdog und iQ.Suite Wall wird eine Viren- und Spamprüfung verschlüsselter E-Mails möglich.

iQ.Suite Connect...

… die clevere Verbindung zu Social Software IBM Connections.

Wenn es darum geht, die E-Mail-Kommunikation mit Social Business und Collaboration Plattformen zu verbinden, ist iQ.Suite Connect die perfekte Lösung. Es ermöglicht die Ablage von E-Mail-Anhängen in den führenden Social Business Plattformen IBM Connections und Microsoft SharePoint. Automatisierte Prozesse mit intelligenter Klassifizierung für geschäftliche Inhalte sorgen dabei für die nötige Effizienz. Im Ergebnis werden Dateianhänge in E-Mails durch Links bzw. Verweise auf die Ablage ersetzt. Durch integrierte Mechanismen wird eine doppelte Ablage von identischen E-Mail-Anhängen in den Social Business Systemen vermieden. In Kombination mit iQ.Suite Watchdog und iQ.Suite Wall wird sichergestellt, dass nur viren- und spamfreie E-Mails abgelegt werden.

iQ.Suite Clerk

Wissen Sie, wer E-Mails bei Abwesenheit von Mitarbeitern bearbeitet? Oder bleiben diese einfach unbeantwortet? Sei es geplante oder unvorhergesehene Abwesenheit – Sie sollten einen Prozess haben, der dafür sorgt, dass E-Mails bearbeitet bzw. weitergeleitet werden. Denn nicht selten handelt es sich um wichtige Anfragen, die eine zeitnahe Antwort erfordern. Dabei sollten Sie jedoch beachten, dass im Rahmen gesetzlicher oder interner Vorgaben keine E-Mails mit sensiblen oder vertraulichen Inhalten während der Abwesenheit bestimmter Personen an nicht autorisierte Mitarbeiter weitergeleitet werden.

iQ.Suite Clerk bietet die Antwort auf diese Fragen durch die Festlegung von flexiblen Vertretungsregelungen.

iQ.Suite Smart

Sie haben USB Ports geblockt und DVD-Laufwerke abgesichert.

Doch wer überwacht den Versand vertraulicher Informationen via E-Mail? Dieser Aspekt wird oftmals vernachlässigt, spielt aber eine zunehmend wichtigere Rolle vor dem Hintergrund steigender Datenschutzanforderungen. Ein weiterer Punkt ist der Versand von E-Mail-Kampagnen. Hier ergeben sich teilweise Engpässe in der Infrastruktur während der üblichen Betriebszeiten.

iQ.Suite Smart nimmt sich diesen Herausforderungen an. Es realisiert sowohl ein durchdachtes 4-Augen-Prinzip als auch den zeitoptimierten Versand von E-Mails. Damit verbessern Sie einerseits den Datenschutz und andererseits schonen Sie Ihre Infrastruktur während Stoßzeiten und die Nerven Ihrer Mitarbeiter. Dabei funktioniert das 4-Augen-Prinzip denkbar einfach: E-Mails werden zwischengespeichert und von einem Vorgesetzten explizit freigegeben. Und auch der zeitoptimierte Versand von Kampagnen wird zum Kinderspiel: Sie legen einfach ein Versanddatum und -zeitpunkt fest. So können große Mailings auch zu später Stunde entspannt versendet werden.

iQ.Suite Convert...

… ist die Lösung zur serverbasierten Umwandlung von E-Mail-Anhängen. Dank vollständig automatisierter Prozesse ist keine Interaktion der Anwender notwendig. Ein flexibles und regelbasiertes Management erlaubt die Festlegung, welche Anhänge umgewandelt werden sollen. So wird die Konvertierung nach PDF und PDF/A, inklusive dem optionalen Einbinden von Wasserzeichen, zum Kinderspiel. Und wenn Sie oft große Dateianhänge versenden, hilft Ihnen iQ.Suite Convert durch die automatische ZIP-Komprimierung von E-Mail-Anhängen.


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