Die Coronakrise hat unser Kommunikationsverhalten nachhaltig verändert – und wird dafür weiterhin sorgen. Denn wo einst physische Besprechungen im Vordergrund standen, treffen sich Mitarbeiter und externe Kollegen auf virtuellem Wege, um sich über Projekte und gemeinsame Arbeiten auszutauschen. Eine Anwendung, die verstärkt und auch bei uns zum Einsatz kommt, ist Microsoft Teams. Was die Vorteile dieser Kollaborationslösung sind und wie wir bei der Implementierung von Teams helfen können, steht im folgenden Beitrag.
Es ist in vielen Fällen leider unumgänglich geworden: Mitarbeiter nutzen ihren vertrauten Messenger wie WhatsApp für die Firmenkommunikation, was unter Datenschutzgesichtspunkten als sehr kritisch beäugt werden muss. Wie gut, dass es die Chat-Funktion von Microsoft Teams gibt, die den vertraulichen Austausch von Informationen, Daten und Dokumenten am Rechner oder mittels App über Smartphone und Tablet ermöglicht. Und das auf Basis von unternehmensweiten Regeln. Praktisch ist hierfür die Teams-Funktion, mit der sich eigene Räume erstellen lassen. Darüber können bestimmte Anwendergruppen direkt kommunizieren und sich zu ihren Themen austauschen.
Datenaustausch via Microsoft Teams: Sinnvolle Alternative zur E-Mail
Das wird zudem unterstützt von der Funktion „Datenaustausch“, die im Vergleich zur klassischen E-Mail zahlreiche Vorteile bietet. Damit lassen sich Dateien nämlich gemeinsam bearbeiten, und das direkt aus Teams heraus. Zu diesem Zweck befinden sich die Dokumente in gemeinsamen Speicherbereichen, die sich standardmäßig in der Microsoft-Cloud OneDrive befinden. Hierfür sind aber auch SharePoint-Server und andere Optionen denkbar. Damit lassen sich Word- oder Excel-Dateien direkt aus Teams heraus bearbeiten, synchronisieren, etc.
Microsoft Teams verbessert zudem die Erreichbarkeit einzelner Personen im Homeoffice. Mithilfe einer Ampelsymbolik wird relativ leicht sichtbar, ob die Kollegin oder der Kollege gerade erreichbar oder verfügbar sind. Damit wird die Zusammenarbeit deutlich transparenter und einfacher.
Bildschirm teilen und anderen an eigenen Inhalten teilhaben lassen
Schön ist auch die Möglichkeit, mit Teams den eigenen Bildschirm zu teilen. Damit können Präsentationen während einer Besprechung vorgeführt werden, Bilder gezeigt und andere Dokumente geteilt werden. Aber auch für bestimmte Support-Aufgaben kann die Sharing-Funktion genutzt werden.
Gruppen-Chats und -Besprechungen mit „Taskforce“
Eher unbekannt ist die Funktion „Taskforce“. Damit lassen sich Teams-Anwender in einer eigenen Gruppe zusammenfassen, die sich dann wie ein Chat-Forum nutzen lässt. Damit können Fragen innerhalb der Gruppe recht schnell und einfach beantwortet und diskutiert werden. Darüber lassen sich virtuelle Besprechungen planen und organisieren, die sich direkt über Teams in Bild und Ton abhalten lassen.
Microsoft 365 Business-Pakete für den professionellen Einsatz von Microsoft Teams
Für den lizenzierten und professionellen Einsatz von Microsoft Teams ist Microsoft 365 Business Standard erforderlich (ehemals Office 365). Diese Cloud-Anwendung umfasst automatisch eine Teams-Lizenz. Falls Sie diese Option testen möchten, können Sie das aktuell 30 Tage kostenlos tun. Und Microsoft 365 Business Basic können Sie derzeit sogar sechs Monate lang ohne Kosten nutzen – ebenfalls inklusive Teams.
Unser Team Infrastruktur & Cloud unterstützt Firmen bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365. Ganz neu hierbei ist eine HCL Lotus Notes-Schnittstelle, die eine Teams-Einladung aus Notes heraus ermöglicht. Aber auch Drittanbieteranwendungen wie der OnTime Gruppenkalender lassen sich mit unserer Hilfe in Teams integrieren. Am besten sprechen Sie mit uns darüber.
Weitere Informationen: Microsoft Teams