E-Akte für die Öffentliche Verwaltung

Statt sich sämtliche Dokumente einer Akte unter großem Aufwand zusammenzusuchen, finden Sie in der ELO E-Akte Ihre Dokumente mit nur wenigen Klicks. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass jeder Organisationsbereich in Ihrem Haus auf die Daten und Dokumente zugreifen kann, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Arbeiten mehrere Personen an Prozessen und Geschäftsgängen mit, so wird die Berechtigung im Rahmen laufender Workflows erweitert. Änderungen und Ergänzungen werden dokumentiert, neue Dokumentversionen automatisch erzeugt und verwaltet. Welchen Aktenplan und welche Feinstrukturierung Ihrer Objekte Sie einsetzen entscheiden Sie selbst. Die ELO E-Akte unterstützt den Einsatz aller gängigen Aktenpläne, wie z.B. KGSt, Boorberg, Baumann oder Bayerischer Einheitsaktenplan (EAPl).

Für den effizienten Umgang mit der ständig wachsenden Flut an Informationen und Dokumenten ist ein intelligentes Dokumentenmanagement-System (DMS) heute unverzichtbar. Prozesse werden beschleunigt, Abläufe transparent und Mitarbeiter von unnötigen Recherche-Aufgaben entlastet. Eine herausragende Funktion der ELO E-Akte ist die Volltextsuche, welche neben der reinen Textsuche zahlreiche weitere Suchkriterien wie Dokumentart, Objekttyp, Ersteller, u.v.m. anbietet. Dem Anwender wird es so ein Leichtes, mit gezielten Suchbegriffen die Objekte und Dokumente zu finden, die evtl. nicht in der richtigen Akte abgelegt waren. Darüber hinaus erlaubt die Software die schnelle digitale Bearbeitung von Vorgängen, den Verzicht auf umständlichen und teuren Postversand, sowie einen elektronischen Workflow innerhalb einer Behörde. Das gesamte System ELO E-Akte ist anpassbar an individuelle Vorgaben. Die digitale Ablage von Dokumenten erspart Ihnen auch Zeit, Geld und – angesichts der teils langjährigen Aufbewahrungspflichten – auch Platz im Papier-Archiv.

Die n-komm GmbH verfügt über jahrelange Praxiserfahrungen und viel Know-how bei Strukturen, Prozessen und Abläufe im Bereich der Kommunalverwaltung. Diese Kompetenz ist bei der Kooperation mit ELO in die Entwicklung der ELO E Akte eingeflossen. Großer Wert wurde darauf gelegt, die Prozesse so realitätsnah wie möglich abzubilden. Dies erfordert klare und verwaltungsspezifische Bezeichnungen und den Prozessen angepasste Bedienelemente in der Anwendung, wie z.B. zentrale Amts-Postfächer für den elektronischen Posteingang, Geschäftsgänge mit Zeichnungs- und Verfügungsfunktionalität, vielfältige Beispiele und Vorlagen für Akten- oder Vorgangstypen und vieles mehr. Diese begriffliche Wiedererkennen und eine flexible und intuitive Oberfläche erleichtern dem Benutzer den Umstieg und die Arbeit mit der ELO E-Akte. Auch Ansichten können nach Bedarf angepasst werden, sowohl vom Administrator als auch vom Anwender. Die Einarbeitung ist leicht und unkompliziert. Aufwändige Schulungen benötigen Ihre Mitarbeiter nicht, um sich schnell in der E-Akte zurechtzufinden.

Wenn wir von Digitalisierung sprechen, dürfen wir einen der wichtigsten Aspekte nicht außer Acht lassen: Den mobilen Zugriff auf Programme und Daten. Unser Alltag ist ohne ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten nicht mehr vorstellbar. Das gilt auch für öffentliche Verwaltungen. Deshalb stellt ELO eine passende App bereit, um per Smartphone oder Tablet auf die E-Akte zugreifen zu können. Sicherheit wird dabei groß geschrieben. Der Zugriff auf Daten wird durch Passwörter geschützt, die Übertragung durch spezielle Protokolle und Verschlüsselungen, so dass unbefugte Dritte außen vor bleiben. In Notfällen, etwa bei Verlust eines Smartphones, können die Geräte über ein Remote Control Verfahren schnell vom Server getrennt und gesperrt werden.

Ein weiteres, sehr wichtiges Feld ist der Umgang mit sensiblen, persönlichen Daten, die in der E-Akte abgelegt werden. Diese unterliegen selbstverständlich auch im digitalen Zeitalter einer besonderen Fürsorgepflicht und werden unter strikter Einhaltung gesetzlicher Fristen, Compliance- und Revisionsschriften bearbeitet und aufbewahrt, damit ein Missbrauch ausgeschlossen werden kann. Mit unserer E-Akte Lösung für Kommunen werden alle Vorschriften des Datenschutzgesetzes zu 100% berücksichtigt und befolgt. Die Software ermöglicht eine individuelle Einstellung der Aufbewahrungsfristen und gleichzeitig deren automatische Einhaltung. Auf seiner Webseite stellt ELO in der Mediathek verschiedene Konformitätserklärungen als PDF-Dateien zum Download bereit.

Die E-Akte ermöglicht eine nahtlose Einbindung von Drittsystemen und einen systemübergreifenden Informationsfluss. Die erforderlichen Schnittstellen können von n-komm erstellt und integriert werden, zum Beispiel für Fachverfahren von den Landesrechenzentren, die für sich mit dem Spruch werben: „Wir haben alle Schnittstellen bereits.“ n-komm garantiert mit seiner Kompetenz die reibungslose Anbindung an jedes Fachverfahren. So lassen sich elektronische Akten recherchieren, ohne das ein Sachbearbeiter seine gewohnte Umgebung verlassen muss. Die in diesem Zusammenhang erstellten bzw. veränderten und ergänzten Dokumente werden anschließend automatisch jeder E-Akte zugeordnet und sind jederzeit abrufbar, auch von außerhalb über mobile Endgeräte.

Im Gegensatz zu kommunalen Rechenzentren, die in den meisten Fällen Flexibilität vermissen lassen, sind wir von n-komm in der Lage, auch individuelle Wünsche unserer Kunden an die E-Akte zu erfüllen. Wir wissen aus unseren Erfahrungen mit dem Arbeitsalltag der Verwaltungen, dass jede Stadt und Gemeinde unterschiedliche Abläufe und dementsprechend auch andere Bedürfnisse hat. Bei uns kümmern sich fünf In-House-Entwickler darum, die passende Lösung für jede Fragestellung und jedes Problem zu finden. Am besten schildern Sie uns Ihre Vorstellungen in einem persönlichen Gespräch, damit wir Sie beraten und ein Konzept realisieren können.

Persönlicher Service und ein intensiver Kundenkontakt gehören zu den tragenden Säulen unserer Unternehmensphilosophie. Deshalb landen Sie als unser Kunde bei einem Anruf nicht in einem anonymen Call Center, wo sich niemand wirklich auskennt, sondern direkt bei einem unserer kompetenten Berater. Derzeit beschäftigen wir allein für die E-Akte vier Mitarbeiter, die die Software wie ihre Westentasche kennen und jede Frage ausführlich und gut verständlich beantworten. Bei uns sind Sie nicht einfach nur eine Nummer. Unser Service-Team hat jeden einzelnen Kunden mit seinen persönlichen Belangen im Blick und bietet schnelle Hilfe in allen Situationen.

Damit die Arbeit mit der E-Akte transparent und effizient möglich ist, bietet die Software sofortige Auskunftsfähigkeit mit einem einzigen Klick. Auf diese Weise ist der jeweils aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit abrufbar. Transparenz heißt in diesem Zusammenhang, dass alle Änderungen an einem Dokument vollständig protokolliert werden und nachvollziehbar bleiben. Effizient ist die E-Akte einerseits, weil sie abteilungs- und standortübergreifend verfügbar ist. Andererseits reduziert sie durch automatisierte Prozesse den manuellen Aufwand erheblich. Das senkt die Kosten und erhöht gleichzeitig die Produktivität aller Mitarbeiter. Wir haben zudem darauf geachtet, dass die Automatisierung leicht gehandhabt und auch von Power Usern durchgeführt werden kann.