E-Akte für öffentliche Verwaltungen

So setzen Sie die ELO E-Akte richtig ein!

Mit dem neuen Jahr werden sich Behörden und Kommunen auf drastische Veränderungen einstellen müssen. Denn ab dem 1. Januar 2020 sieht der Gesetzgeber das Führen digitaler Akten als verpflichtend an. Damit gehen zahlreiche Veränderungen einher, auf die sich alle Beteiligten einstellen dürfen. Weg von der vertrauten Papierakte, hin zur digitalen Akte. Das bietet zahlreiche Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten.

Mehr Bürgernähe, weniger Aufwand, mobiles Arbeiten: das leistet die E-Akte

All die „Funktionen“, die eine Papierakte bietet, werden vollständig auf der digitalen Akte abgebildet. Nur mit dem Unterschied, dass die elektronische Akte immer und überall zur Verfügung steht, und das ohne die aufwändigen Wege, die mit Papierakten nach wie vor zurückzulegen sind. Damit stehen Informationen Stockwerks- und Abteilungsübergreifend zur Verfügung, ganz einfach am PC des Anwenders. Aber auch Veränderungen an der Akte stehen unmittelbar zur Verfügung, sodass alle Sachbearbeiter einer Behörde stets auf dem neuesten Stand sind. 

Das sorgt neben der permanenten Aktualität der Akten für mehr Transparenz und effizientere Arbeitsabläufe, da alle Beteiligten stets Einblicke in die zugrunde liegenden Abläufe und Prozesse haben. Fragen können damit schneller beantwortet werden. Das sorgt für mehr Bürgernähe und mehr Vertrauen in die Behörde. Zudem werden die Mitarbeiter einer Behörde dank der digitalen Akte maßgeblich unterstützt, da jederzeit klar ist, wo sich die Akte gerade befindet und welchen Bearbeitungszustand sie aufweist. Das entlastet die Mitarbeiter von lästigen Aufgaben und verschafft ihnen so mehr Freiräume für eine bürgernahe Arbeit.

Praktisch sind auch die mobilen Anwendungsmöglichkeiten einer E-Akte, da sämtliche Behördenmitarbeiter permanent und von jedem Ort aus auf die Informationen zugreifen können, die sie gerade benötigen. So lassen sich Abläufe mit dem mobilen Endgerät wie einem Notebook oder Tablet steuern und bearbeiten. Auch das schafft ganz neue Möglichkeiten und sorgt für eine moderne Behörde, die mithilfe der E-Akte ihr verstaubtes Image aufpolieren kann.

Referats- und Behördenübergreifendes Arbeiten

Praktisch ist auch das Einbinden der E-Akte in andere Abteilungsprozesse. So können einzelne Behörden schneller und unmittelbarer Informationen austauschen, was sich direkt in der elektronischen Akte niederschlägt. Das erleichtert die Arbeit der Behördenangestellten, da sie nicht mehr ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, nur weil sie Informationen eines anderen Referats benötigen.

Höchste Sicherheitsstufe für digitale Akten

Selbstverständlich bietet solch ein digitales Aktensystemen diverse Angriffsvektoren. Damit die Daten der Bürgerinnen und Bürger bestmöglich geschützt sind, wurden in die ELO E-Akte sämtliche bekannten und relevanten Sicherheitsstandards eingebaut. Dazu zählen Authentifizierungsmechanismen wie Governikus LZA, Profile Common Criteria EAL 3+ in Verbindung mit einer hohe TR-03125-Konformität. Darüber hinaus setzt die E-Akte auf bekannte Kommunikationstechniken wie VPN SSL, VPN IPSec, diverse TAN-Verfahren, Kerberos, JAAS und vieles mehr. Verschlüsselt werden die Daten mithilfe des RSA-/DSA-Verfahrens im 2048 Bit-Modus sowie auf Basis des AES-Standards 256 Bit. 

So unterscheidet sich die ELO E.Akte von der n-komm E-Akte.Plus

Zwar bietet die ELO E-Akte eine hohe Funktionsvielfalt, mit der individualisierten n-komm E-Akte.Plus bieten sich weitere Möglichkeiten. Dazu gehört die vollständige Anbindung an ein Textverarbeitungssystem, das Verfassen und Versenden von Serienmails/-briefen, erweiterte Fristenfunktionen, zusätzliche Ansichten der Akten und vieles mehr. Dazu gibt es weitere Infos in einem späteren, separaten Beitrag. Oder Sie sehen sich folgendes Video an, das wir zusammen mit unserem E-Akten-Experten Wolfgang Zwickl gedreht haben.

zum Movie

Feiern Sie mit n-komm am 20. Mai 2020

Wollen Sie mehr wissen zu n-komm und den Dingen wie der E-Akte, die wir nunmehr seit fast 20 Jahren für und mit unseren Kunden tun? Dann sollten Sie sich den 14. Oktober 2020 vormerken. Da feiern wir unser 20-jähriges Bestehen – am liebsten mit Ihnen. https://n-komm.de/n-komm-connect-20-jahre/

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