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Bedeutung DMS

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Welche Bedeutung hat ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)?

Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das mithilfe von Datenbanken elektronische Dokumente verwaltet. Spätestens seit der Einführung ist die Bedeutung von DMS erheblich gestiegen, denn Dokumente können heute nicht nur, sie müssen in bestimmten Fällen elektronisch verwaltet werden.

Bedeutung des DMS in sprachlicher Hinsicht

Das Kürzel DMS steht auch für diverse Themen, die mit der Dokumentenverwaltung gar nichts zu tun haben. Darüber hinaus wird es im deutschen Sprachraum – da dem Amerikanischen entlehnt – für verschiedene Bereiche des Dokumentenmanagements verwendet. So kann es die gesamte Branche des Dokumentenmanagements, verschiedene Technologien der Dokumentenverwaltung und spezielle Softwareprogramme für das elektronische Dokumentenmanagement meinen. Letztgenannte Bedeutung des DMS soll näher erläutert werden.

Softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Wenn Dokumente in einer elektronischen Datenbank aufbewahrt werden, erfolgt ihre Einordnung nach verschiedenen Kriterien, welche die Suche erleichtern. Dazu gehören:
  • Metadaten
  • Kunden- oder Auftragsnummer
  • Datum
  • Tags (Schlagwörter)
  • Kategorie
  • Inhaltsverzeichnis

Nach diesem erweiterbaren System lassen sich Dokumente einordnen und wieder auffinden. Das ermöglicht Verwaltungsfunktionen für die heute üblichen großen Dateibestände. Zu diesen gehören:

  • Electronic Filing
  • Compound Document Management
  • dynamische Ablagesysteme

Mithilfe der dynamischen Ablage kann der Lebenszyklus von Dokumenten vor ihrer elektronischen Archivierung verwaltet werden. Die Ordnung so eines Systems ist besonders wichtig, wenn das Dokument als elektronische Akte aufbewahrt und dabei gesetzlichen Normen entsprechen muss.

Elektronische Akte und Bedeutung eines DMS für die E-Akte

Physische Akten aus Papier wurden im Zuge des digitalen Fortschritts schon länger überflüssig, wurden aber in bestimmten Bereichen toleriert oder gar verlangt. Der Gesetzgeber folgte aber der technologischen Entwicklung und schrieb daher ab Juli 2014 mit dem damals neu in Kraft getretenen E-Government-Gesetz die E-Aktenführung allen Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene vor. Zunächst waren sie nur verpflichtet, Dokumente in elektronischer Form entgegenzunehmen, in einigen Bereichen folgten alsbald Regelungen, die eine Aktenführung auf Papier ausschlossen oder nur noch in Ausnahmefällen zuließen. So ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Selbstständige schon seit Jahren nur noch elektronisch möglich, eine Einreichung auf Papier muss begründet sein und extra genehmigt werden. Es gibt zahllose weitere Beispiele. Dieses Gesetz bringt viele Vorteile mit sich. Es ermöglicht die Vernetzung zwischen den Behörden untereinander und die Entlastung von Unternehmen, Behörden und Bürgern. Unter anderem wurden mit der E-Akte einheitlichere Standards geschaffen, sodass Unternehmen bestimmte Anträge nicht mehr mehrfach in verschiedener Form bei unterschiedlichen Behörden einreichen müssen. Darüber hinaus spart die E-Akte Unmengen an Papier und Druckertinte sowie Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten (inklusive der hierfür nötigen Sicherheitsvorkehrungen). Doch E-Akten lassen sich ohne elektronisches Dokumentenmanagement nicht führen. Die Bedeutung des DMS für die E-Akte ist auf verschiedenen Ebenen gegeben:

  • Die gängigen DMS-Softwarelösungen inkludieren die elektronische Signatur anstelle der bisherigen Unterschrift auf Papier.
  • Durch die immanente Ordnung eines DMS sind Dokumente und ihre Bestandteile jederzeit und dabei relativ schnell zu finden, im besten Fall per Schlagwort.
  • Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind auf eine rechtssichere Speicherung bestimmter Dokumente ausgelegt. Zu dieser Speicherung gehört auch, dass sich die Dokumente nicht nachträglich ändern lassen.

Fazit: E-Akte ist ohne DMS nicht möglich

Wer aktenrelevante Schriftstücke digital und in einer bestimmten, vorgeschriebenen Form übermitteln und speichern möchte, wie es die E-Akte verlangt, benötigt ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem. Dessen Bedeutung nimmt im Zuge der Digitalisierung immer weiter zu. Nur ein ausgereiftes DMS ist imstande, die nötigen Meta-Informationen, Bearbeitungs- und Protokollinformationen (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Laufwegsinformationen, Mitzeichnungen und Unterschriften) sowie Tags für die Suche zu inkludieren. Solche ausgereiften DMS existieren freilich, denn gerade in Behörden mit massenhaftem Aktenverkehr wie beim Handelsregister, im Finanzamt oder im Grundbuchamt ist die E-Akte heute schon Standard. Unternehmen sollten diese Entwicklung auch in ihrem Geschäftsverkehr nicht verpassen.

Was ist eine E-Akte?

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Was ist eine E-Akte und wo wird sie eingesetzt?

In dem Maße, wie sich das Internet von einer Informationsquelle zur interaktiven Plattform entwickelt hat und nun viele funktionale Kommunikationswege gestattet, sind auch in der öffentlichen Verwaltung mehr Transparenz, Vernetzung und bessere Kommunikation möglich. Die elektronische Möglichkeit der Zusammenarbeit ergänzt neben der Kommunikation in der Verwaltung auch das Wissensmanagement in der Projektarbeit sowie in verschiedenen Gremien.

Was ist eine E-Akte?

Heute nutzt auch die öffentliche Verwaltung verstärkt virtuelle Arbeitsräume, die auf integrierten IT-Lösungen basieren. Ihr stehen damit Funktionen zur Verfügung, welche Koordination und Kooperation unterstützen. Diese Arbeitsräume sind ortsunabhängig und kontinuierlich verfügbar. Das E-Gouvernement-Gesetz der Bundesregierung tat sein Übriges, um diese Entwicklung voranzutreiben, auch wenn sich die elektronische Aktenverwaltung noch nicht überall durchgesetzt hat.

Das E-Government-Gesetz der Bundesrepublik Deutschland

Im August 2013 erließ die Bundesregierung ein Gesetz, das Bundesbehörden dazu verpflichtet, Akten elektronisch zu führen (E-Government-Gesetz). In der Folge wurden zahlreiche Unternehmen qualitativ und quantitativ befragt, denn zunächst war nicht klar, wie das Konzept realisiert werden konnte. Mittlerweile ist die E-Akte in vielen Behörden etabliert und zahlreiche Kommunalverwaltungen haben mit der elektronischen Verwaltung positive Erfahrungen machen können.

Was ist eine E-Akte und warum profitieren gerade Behörden davon?

Eine E-Akte ist extrem benutzerfreundlich und erlaubt die standortübergreifende und medienbruchfreie Bearbeitung eines Vorgangs. In der öffentlichen Verwaltung nehmen Papierakten enormen Platz ein. Platz ist heute ein teures Gut, sodass zahlreche Anstrengungen unternommen werden, seinen Bedarf zu reduzieren. E-Akten sind eine mögliche Lösung des Problems, da sie Platz und damit auch Kosten sparen. E-Akten sind standardisierte Lösungen, die alle Dokumente zu einem Verwaltungsvorgang in elektronischer Form in einem zentralen Archiv speichern. Ein fester Plan gibt die Struktur der elektronischen Akten in der Verwaltung vor. Alle Dokumente werden automatisch digital abgelegt, neue Daten und Schriftstücke zum Vorgang direkt in die betreffende E-Akte einsortiert. Ein Berechtigter kann aus seiner jeweiligen Fachanwendung heraus recherchieren, das gewünschte Dokument wird umgehend auf seinem Bildschirm dargestellt. Damit die Bedienung intuitiv erfolgen kann, ähneln Optik und Struktur des elektronischen Ordnungssystems dem bekannter Aktenordner im Papierbüro. Die zentrale Speicherung reduziert neben Papier auch Recherchezeiten und gestattet bessere Auskünfte. Sie macht die Arbeit in der Verwaltung bequemer und sicherer, als es bei Papierausdrucken der Fall ist. Einzelne Blätter können nicht so leicht verloren gehen, Vorgänge sind für Kollegen und Vorgesetzte eindeutig nachvollziehbar.

Die elektronische Schriftgutverwaltung macht Behördenarbeit effektiver:
– die Bearbeitung aller Vorgänge wird einfacher
– die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen wird erleichtert
– Fachverfahren werden unterstützt

Weitere Vorteile der elektronischen Akte

Anders als die traditionelle Aktenführung bietet die E-Akte die von der Regierung vorgeschriebene Revisionssicherheit. Diese bezieht sich nicht nur auf die digitale Archivierung, sondern auch auf das gesamte Verfahren der Aufbewahrung. E-Akten können Compliance-Probleme lösen, denn die Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen wird deutlich einfacher. Mit der E-Akte muss sich niemand an neue, aber weiterhin konventionelle Archivierungssysteme gewöhnen. Berechtigte können jederzeit und überall auf die Akten zugreifen. E-Akten können sogar gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden, was die Effizienz zusätzlich steigert.

Archivierungssysteme erfolgreich einführen

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für digitale Archivierungssysteme. Diese müssen bezüglich der Langzeitspeicherung von Daten rechtskonform sein und die Anforderungen des EGovG (E-Government-Gesetzes) erfüllen. Auch für die Beweiserhaltung elektronisch signierter Dokumente bestehen strenge Vorschriften (Richtlinien der TR-ESOR).
Um die E-Akte erfolgreich zu implementieren, ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Bei der Umsetzung sollten realistische Ziele gesetzt werden. Es hat sich bewährt, wenn alle Beteiligten frühzeitig informiert und geschult werden. Weiterbildungen sind auch sinnvoll, um mögliche Hemmschwellen der Mitarbeiter zu überwinden.

Weitere Informationen zur E-Akte für Kommunen.