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E-Learning auf einem neuen Level mit ELO ECM

Seit geraumer Zeit hat ELO Digital Office GmbH seine neue Business Solution angekündigt. Mittlerweile steht der Releasezeitraum fest – zum Ende des Jahres dürfen wir uns auf eine Revolution im Bereich E-Learning freuen.

ELO Learning, das neue Learning-Management-System, bietet Kunden die Möglichkeit, eine umfassende Lernplattform mit Kursverwaltung und einem übersichtlichen Lernportal anzubieten. Virtuelle Klassenzimmer, Präsenzschulungen und E-Learning Kurse ermöglichen dem Nutzer eine umfassende Lernerfahrung. Eine intuitive Bedienbarkeit und eine einfache Verwaltung sind selbstverständlich, genau wie die Möglichkeiten zur Verbindung mit anderen Business Solutions. Mit der digitalen Personalakte können Nutzerdaten optimal verwaltet werden, ELO Analytics unterstützt bei der Auswertung beispielsweise von Terminen.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie hier einen Pressebericht.

Oder wenden Sie sich an uns, wir beraten Sie gern!

Wie hilft ELO bei der Einhaltung der DSGVO?

Die EU-DSGVO ist seit Mai 2018 in Kraft, sie gilt als wichtig und herausfordernd zugleich. Gerade KMU sind nicht zuletzt durch die theoretisch sehr hohen Bußgelder (bis vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes oder bis 20 Millionen Euro) verunsichert. ELO hilft den Unternehmen, DSGVO-konform zu arbeiten.

Wie setzt die ELO-Software die Anforderungen der DSGVO konkret um?

IN der ELO-ECM-Suite 11 sind die funktionalen Details bereits DSGVO-konform programmiert. Dazu gehören unter anderem:

  • Löschfristen
  • Verarbeitungsdatenbank
  • globale personenbezogene Datenfelder
  • Standardformulare

Wichtig ist das, weil in praktisch allen Firmen die personenbezogenen Daten, welche die DSGVO besonders schützt, in sämtlichen Unternehmensbereichen auftauchen. Das sind E-Mail-Konten, diverse Datenbanken und beliebige FileVerzeichnisse. Wenn ein betroffener Interessent, Kunde oder Mitarbeiter Auskunft zu seinen Daten und/oder deren Löschung verlangt, wozu er nach der DSGVO das Recht hat, kann es ohne eine entsprechende Softwarelösung sehr zeit- und kostenträchtig sein, die Daten zu ermitteln. Dabei muss das Unternehmen aber absolut gründlich vorgehen: Sollte ein Datensatz zu dieser Person vergessen werden und Monate oder Jahre später auftauchen, droht eine drastische Strafe. Daher wurde in die ELO-ECM-Suite ab der Version 11 die feste Kennung “DSGVO-Bezug” implementiert. Damit können verantwortliche Mitarbeiter vorgangs- und bereichsübergreifend jeder Personen ein eindeutiges Merkmal mitgeben, mit welchem sich alle ihre Datenspuren auf sämtlichen Servern und Rechnern finden lassen. Dieses Merkmal kann der Name sein, aber auch eine Personal- oder Kundennummer (empfohlen). Per Mausklick zeigt ELO, welche Daten zu dieser Person gespeichert wurden. Für sensible Daten richtet das Unternehmen eine Administration ein, nur Zugriffsberechtigte können diese Daten sehen.

Lösch- und Aufbewahrungskennung mit ELO

Die ELO-ECM-Suite 11 enthält nun die globalen Felder “Ende Löschfrist” und “Ende Aufbewahrungsfrist”. Diese Felder steuern automatisierte Löschvorgänge bei alten und/oder inzwischen bedeutungslosen Daten (beispielsweise eines ehemaligen Interessenten, der keinen Kontakt mehr wünscht) ebenso wie bei Daten, die laut DSGVO nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen sind, wenn das Unternehmen nicht die Notwendigkeit zu ihrer Aufbewahrung nachweisen kann. Der Prozess verläuft sicher, er wird zudem protokolliert. Damit bleibt die Transparenz erhalten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt die ELO-Suite gleichfalls. Sie setzt beispielsweise bei kaufmännischen Belegen mit der pflichtgemäßen Aufbewahrung von zehn Jahren das Löschbegehren bis zum Ablauf dieser Zeitspanne außer Kraft.

Privacy by ELO-Design

“Privacy by Design” ist ein Kerngedanke der DSGVO. Er bedeutet, dass schon bei der Konzipierung einer Software der Datenschutz implementiert werden muss. Die neue ELO-Suite wurde dementsprechend entwickelt. Immerhin waren die konkreten Anforderungen der EU-DSGVO schon seit 2016 bekannt, damals wurde nämlich die EU-Richtlinie verabschiedet. Nur trat sie erst im Mai 2018 in Kraft. Die ELO-Entwickler der Suite 11 kannten aber die Anforderungen schon vor 2018 und konnten daher die geforderten Datenschutzfunktionen als Standards implementieren. Unter anderem wurden die folgenden Bereiche absolut DSGVO-konform entwickelt:

  • elektronische Personalakte
  • Bewerbermanagement
  • Vertragsmanagement
  • Besuchermanagement
  • Berechtigungs- und Klassifizierungssystem

Sensible Daten verschlüsselt die ELO-Suite standardmäßig, teure Zusatzkomponenten sind nicht erforderlich. Der Datenerfasser definiert beispielsweise Personaldaten als sensibel, automatisch werden sie damit verschlüsselt und gleichzeitig für den ausgewählten Personenkreis administriert.

ELO-Musterformular

Die ELO-Datenbank enthält DSGVO-konforme Musterformulare für die leichtere Dokumentation. Damit kommen die Unternehmen ihrer Nachweispflicht nach EU-DSGVO nach. Die Firmen müssen unter anderem umgesetzte technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) belegen können, die ihre Daten- und Prozesssicherheit gewährleisten. Die ELO-Musterformulare dienen einerseits dem Nachweis der TOMs und lassen sich andererseits an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen. Die ELO-Datenbank mit den Musterformularen verfügt über ein einfaches Änderungsmanagement. Dabei bleiben die Daten fortwährend DSGVO-konform. Versäumnisse lassen sich damit praktisch ausschließen. Durch die ELO-ECM-Suite 11 werden KMU sehr deutlich entlastet, die sich aktuell große Sorgen um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften machen.

Bedeutung DMS

Welche Bedeutung hat ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)?

Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das mithilfe von Datenbanken elektronische Dokumente verwaltet. Spätestens seit der Einführung ist die Bedeutung von DMS erheblich gestiegen, denn Dokumente können heute nicht nur, sie müssen in bestimmten Fällen elektronisch verwaltet werden.

Bedeutung des DMS in sprachlicher Hinsicht

Das Kürzel DMS steht auch für diverse Themen, die mit der Dokumentenverwaltung gar nichts zu tun haben. Darüber hinaus wird es im deutschen Sprachraum – da dem Amerikanischen entlehnt – für verschiedene Bereiche des Dokumentenmanagements verwendet. So kann es die gesamte Branche des Dokumentenmanagements, verschiedene Technologien der Dokumentenverwaltung und spezielle Softwareprogramme für das elektronische Dokumentenmanagement meinen. Letztgenannte Bedeutung des DMS soll näher erläutert werden.

Softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Wenn Dokumente in einer elektronischen Datenbank aufbewahrt werden, erfolgt ihre Einordnung nach verschiedenen Kriterien, welche die Suche erleichtern. Dazu gehören:
  • Metadaten
  • Kunden- oder Auftragsnummer
  • Datum
  • Tags (Schlagwörter)
  • Kategorie
  • Inhaltsverzeichnis

Nach diesem erweiterbaren System lassen sich Dokumente einordnen und wieder auffinden. Das ermöglicht Verwaltungsfunktionen für die heute üblichen großen Dateibestände. Zu diesen gehören:

  • Electronic Filing
  • Compound Document Management
  • dynamische Ablagesysteme

Mithilfe der dynamischen Ablage kann der Lebenszyklus von Dokumenten vor ihrer elektronischen Archivierung verwaltet werden. Die Ordnung so eines Systems ist besonders wichtig, wenn das Dokument als elektronische Akte aufbewahrt und dabei gesetzlichen Normen entsprechen muss.

Elektronische Akte und Bedeutung eines DMS für die E-Akte

Physische Akten aus Papier wurden im Zuge des digitalen Fortschritts schon länger überflüssig, wurden aber in bestimmten Bereichen toleriert oder gar verlangt. Der Gesetzgeber folgte aber der technologischen Entwicklung und schrieb daher ab Juli 2014 mit dem damals neu in Kraft getretenen E-Government-Gesetz die E-Aktenführung allen Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene vor. Zunächst waren sie nur verpflichtet, Dokumente in elektronischer Form entgegenzunehmen, in einigen Bereichen folgten alsbald Regelungen, die eine Aktenführung auf Papier ausschlossen oder nur noch in Ausnahmefällen zuließen. So ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Selbstständige schon seit Jahren nur noch elektronisch möglich, eine Einreichung auf Papier muss begründet sein und extra genehmigt werden. Es gibt zahllose weitere Beispiele. Dieses Gesetz bringt viele Vorteile mit sich. Es ermöglicht die Vernetzung zwischen den Behörden untereinander und die Entlastung von Unternehmen, Behörden und Bürgern. Unter anderem wurden mit der E-Akte einheitlichere Standards geschaffen, sodass Unternehmen bestimmte Anträge nicht mehr mehrfach in verschiedener Form bei unterschiedlichen Behörden einreichen müssen. Darüber hinaus spart die E-Akte Unmengen an Papier und Druckertinte sowie Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten (inklusive der hierfür nötigen Sicherheitsvorkehrungen). Doch E-Akten lassen sich ohne elektronisches Dokumentenmanagement nicht führen. Die Bedeutung des DMS für die E-Akte ist auf verschiedenen Ebenen gegeben:

  • Die gängigen DMS-Softwarelösungen inkludieren die elektronische Signatur anstelle der bisherigen Unterschrift auf Papier.
  • Durch die immanente Ordnung eines DMS sind Dokumente und ihre Bestandteile jederzeit und dabei relativ schnell zu finden, im besten Fall per Schlagwort.
  • Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind auf eine rechtssichere Speicherung bestimmter Dokumente ausgelegt. Zu dieser Speicherung gehört auch, dass sich die Dokumente nicht nachträglich ändern lassen.

Fazit: E-Akte ist ohne DMS nicht möglich

Wer aktenrelevante Schriftstücke digital und in einer bestimmten, vorgeschriebenen Form übermitteln und speichern möchte, wie es die E-Akte verlangt, benötigt ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem. Dessen Bedeutung nimmt im Zuge der Digitalisierung immer weiter zu. Nur ein ausgereiftes DMS ist imstande, die nötigen Meta-Informationen, Bearbeitungs- und Protokollinformationen (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Laufwegsinformationen, Mitzeichnungen und Unterschriften) sowie Tags für die Suche zu inkludieren. Solche ausgereiften DMS existieren freilich, denn gerade in Behörden mit massenhaftem Aktenverkehr wie beim Handelsregister, im Finanzamt oder im Grundbuchamt ist die E-Akte heute schon Standard. Unternehmen sollten diese Entwicklung auch in ihrem Geschäftsverkehr nicht verpassen.

SAP Integration in ELO

Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

Weitere Informationen: DMS & ECM im Mittelstand