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Darin unterscheiden sich ECM- und DMS-Anwendungen

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Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden.

Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet Enterprise Content Management. Auf den ersten Blick scheint es so, dass beide Begriffe eigentlich dasselbe meinen. Beim genaueren Hinsehen fallen allerdings signifikante Unterschiede auf.

DMS: Dokumente verwalten, archivieren, aufspüren

Das Verwalten und Erstellen von Dokumenten aller Art, das beherrscht ein DMS ganz vortrefflich. Digitale Unterlagen lassen sich damit aber auch verteilen, ein- und ausgeben, archivieren sowie danach suchen. Daher kommen diese Dokumentenmanagementsysteme vielfältig zum Einsatz, zum Beispiel in Behörden, wo sie den gesamten Aktenaufwand digital abbilden können.

ELO Digital Office hat solch ein DMS im Programm, das sich ELOoffice nennt. Damit können vor allem kleinere Unternehmen sowie selbständige und freiberufliche Anwender ihre Dokumente verwalten und pflegen. Hierfür stehen bekannte Mechanismen wie das Archivieren, die Aktenanlage und Belegerfassung sowie die intelligente Suche zur Verfügung. Praktisch ist auch das Übertragen des Archivs auf mobile Endgeräte. Damit haben Anwender ihre Daten immer dort dabei, wo sie diese gerade benötigen.

ECM: Strategisches Verwalten und Analysieren sämtlicher Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu einem DMS geht ein Enterprise Content Management ein gutes Stück weiter. Denn anstatt sich nur auf das Verwalten und Organisieren von Dokumenten zu konzentrieren, beherrscht ein ECM-System eine Vielzahl an Dateiformaten wie strukturierte Inhalte (Rechnungen, Verträge, etc.), schwach strukturierte Daten (E-Mails, Fachartikel, etc.) und unstrukturierte Inhalte (Gesprächsnotizen, Bilder, etc.).

Zudem richten sich ECM-Plattformen meist an größere Unternehmen, wo viele Anwender auf das System zugreifen. Daher sind bestimmte Mechanismen wie die Zugriffssteuerung und Lese-/Schreibbeschränkungen unabdingbar. Daher legt ein Unternehmen mit der Anschaffung des passenden ECM-Systems die Art und Weise fest, wie Dokumente erfasst, bearbeitet, verwaltet, gespeichert und verwaltet werden. Damit werden sämtliche Prozesse und Strukturen auf Basis des ECM-Systems maßgeblich abgebildet.

ELO EMC Suite, der Alleskönner

Solch ein ECM-System kommt bei unseren Kunden häufig zum Einsatz und nennt sich ELO ECM Suite. Es richtet sich an mittelständische und größere Unternehmen und bietet eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen. Dazu zählen unter anderem:

  • das Aussteuern von kompletten Prozessketten (ELO Workflow)
  • das automatische Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten (ELO Archiv)
  • das rechtssichere Verwalten von Daten sowie deren intelligente Analyse (ELO Analytics)
  • das blitzschnelle Auffinden von benötigten Informationen (ELO Suche)
  • die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit aller Beteiligten (ELO Collaboration)

ELO ECM Suite: Alle Funktionen unter einer Oberfläche

Hierfür kommt eine einheitliche, webbasierte Benutzeroberfläche zum Einsatz, die den vollständigen Zugriff auf sämtliche Daten und Dokumente erlaubt. Zudem werden Dateien in der Dokumentenvorschau übersichtlich dargestellt, ohne jedes Mal die zugehörige Anwendungen öffnen zu müssen. Und mit dem ELO Feed steht allen Beteiligten der gemeinsame Zugriff auf Dateien zur Verfügung, was die Zusammenarbeit an Dokumenten deutlich erleichtert.

Darüber hinaus steht mit ELO Analytics ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der Cash-Flow bewerten lässt, laufende Verträge auf Schwachstellen hin untersucht werden können oder sonstige Zusammenhänge per Knopfdruck hergestellt werden können. Auch schick ist das Tool ELO Workflow. Es erlaubt die grafische Darstellung sowie Optimierung von Unternehmensprozessen. Das führt zu schnelleren Freigabeprozessen und zielführenden Entscheidungen.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM für den Mittelstand

Das leistet die nächste Generation der ELO ECM Suite

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Mit der nächsten Version der ECM Suite hievt ELO Digital Office sein Kollaborationstool auf ein neues Level. Mit der Ausgabe Nummer 20 kommen neue Funktionen dazu, aber auch Bewährtes wurde einer Korrektur unterzogen. Wir haben uns die spannendsten Anpassungen und Neuheiten angesehen.

Auffällig neu an der zwanzigsten Version der ECM Suite ist schon ihr Erscheinungsbild, da die Bedieneroberfläche komplett überarbeitet wurde. Zudem finden sich dort der neue Menüpunkt „Favoriten“, mit dem sich ein eigener Funktionsbereich erstellen lässt. Und das an Windows 10 orientierte Aussehen mit einer neuen, besser lesbaren Schrift soll für ein komfortableres Bedienerlebnis sorgen.

Neue ECM Suite-Clients sollen für mehr Flexibilität sorgen

Mit speziellen Arbeitsumgebungen soll sich die ELO ECM Suite besser an den Bedürfnissen seiner Anwender orientieren. Dazu gehören neue User-Clients, die die Anforderungen an die jeweilige Arbeitssituation besser abbilden sollen. So steht für Microsoft Office-Anwender der neue Desktop Client zur Verfügung. Für eher mobile Anwender gibt es einen neuen Webclient, der sehr schlank und sehr sicher ist. Hierfür kommt eine neue Verschlüsselung zum Einsatz, die den Zugriff auf den ELO-Server von unterwegs gegen unberechtigte Zugriffen absichert. Und für die eher seltene Nutzung der ELO-Arbeitsumgebung steht der Workflow-Client bereit.

Doch auch beim Server-Betrieb hat sich einiges mit der Version 20 getan. So soll mithilfe diverser Optimierungen eine Leistungssteigerung von bis zu 20 Prozent erreicht worden sein. Zudem wurde der Health-Check-Service erweitert, womit die Systembasis ständig überwacht werden kann, was mögliche Ausfälle des Servers schneller und zuverlässiger erkennen soll. Praktisch ist aber auch das neue Tool Smart Input, das Dokumente bei der Ablage automatisch klassifiziert und daraus selbstständig Metadaten erzeugt. Damit lassen sich Akten und andere Dokumente schneller auffinden als bisher. Interessant daran ist der Einsatz intelligenter KI-Algorithmen.

ELO Integration Service und ELO Teamroom ermöglichen neue Arbeitsweisen

Neu ist auch der ELO Integration Service. Dieser nützliche Dienst ermöglicht die Integration der ELO ECM Suite in externe Applikationen wie SAP Business One, Salesforce, etc. Damit haben Anwender direkten Zugriff auf die ERP- und CRM-Systeme ihrer Wahl, ohne jedes mal die ECM Suite verlassen zu müssen.

Praktisch ist auch der neue ELO Teamroom. Damit können interne Mitarbeiter, aber auch externe Projektbeteiligte innerhalb eines virtuellen Projektraums auf Dokumente gemeinsam zugreifen und diese bearbeiten. Das verbessert vor allem größere Projekte ganz erheblich, da alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Das soll die Kollaborationsmöglichkeiten der ELO ECM Suite weiter verbessern.

Mit mobilen Apps auf ELO-Server zugreifen

Ebenfalls verbessert wurden die mobilen Apps, mit denen Anwender auf die ELO ECM Suite 20 zugreifen können, und das mit iPhone, iPad und anderen Smartphones und Tablets. Damit hat man stets von überall Zugriff auf seine Daten und Akten.

Wer mehr wissen will über die ELO ECM Suite 20, kann die vorkonfigurierten Softwarepakete ELO Knowledge und ELO Learning nutzen, woraus sich ein komplette Community-Plattform entwickeln lässt.

Weitere Informationen zur ELO ECM Suite 20 finden Sie auf unserer Seite: DMS und ECM für den Mittelstand

E-Learning auf einem neuen Level mit ELO ECM

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Seit geraumer Zeit hat ELO Digital Office GmbH seine neue Business Solution angekündigt. Mittlerweile steht der Releasezeitraum fest – zum Ende des Jahres dürfen wir uns auf eine Revolution im Bereich E-Learning freuen.

ELO Learning, das neue Learning-Management-System, bietet Kunden die Möglichkeit, eine umfassende Lernplattform mit Kursverwaltung und einem übersichtlichen Lernportal anzubieten. Virtuelle Klassenzimmer, Präsenzschulungen und E-Learning Kurse ermöglichen dem Nutzer eine umfassende Lernerfahrung. Eine intuitive Bedienbarkeit und eine einfache Verwaltung sind selbstverständlich, genau wie die Möglichkeiten zur Verbindung mit anderen Business Solutions. Mit der digitalen Personalakte können Nutzerdaten optimal verwaltet werden, ELO Analytics unterstützt bei der Auswertung beispielsweise von Terminen.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie hier einen Pressebericht.

Oder wenden Sie sich an uns, wir beraten Sie gern!

Wie hilft ELO bei der Einhaltung der DSGVO?

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Die EU-DSGVO ist seit Mai 2018 in Kraft, sie gilt als wichtig und herausfordernd zugleich. Gerade KMU sind nicht zuletzt durch die theoretisch sehr hohen Bußgelder (bis vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes oder bis 20 Millionen Euro) verunsichert. ELO hilft den Unternehmen, DSGVO-konform zu arbeiten.

Wie setzt die ELO-Software die Anforderungen der DSGVO konkret um?

IN der ELO-ECM-Suite 11 sind die funktionalen Details bereits DSGVO-konform programmiert. Dazu gehören unter anderem:

  • Löschfristen
  • Verarbeitungsdatenbank
  • globale personenbezogene Datenfelder
  • Standardformulare

Wichtig ist das, weil in praktisch allen Firmen die personenbezogenen Daten, welche die DSGVO besonders schützt, in sämtlichen Unternehmensbereichen auftauchen. Das sind E-Mail-Konten, diverse Datenbanken und beliebige FileVerzeichnisse. Wenn ein betroffener Interessent, Kunde oder Mitarbeiter Auskunft zu seinen Daten und/oder deren Löschung verlangt, wozu er nach der DSGVO das Recht hat, kann es ohne eine entsprechende Softwarelösung sehr zeit- und kostenträchtig sein, die Daten zu ermitteln. Dabei muss das Unternehmen aber absolut gründlich vorgehen: Sollte ein Datensatz zu dieser Person vergessen werden und Monate oder Jahre später auftauchen, droht eine drastische Strafe. Daher wurde in die ELO-ECM-Suite ab der Version 11 die feste Kennung “DSGVO-Bezug” implementiert. Damit können verantwortliche Mitarbeiter vorgangs- und bereichsübergreifend jeder Personen ein eindeutiges Merkmal mitgeben, mit welchem sich alle ihre Datenspuren auf sämtlichen Servern und Rechnern finden lassen. Dieses Merkmal kann der Name sein, aber auch eine Personal- oder Kundennummer (empfohlen). Per Mausklick zeigt ELO, welche Daten zu dieser Person gespeichert wurden. Für sensible Daten richtet das Unternehmen eine Administration ein, nur Zugriffsberechtigte können diese Daten sehen.

Lösch- und Aufbewahrungskennung mit ELO

Die ELO-ECM-Suite 11 enthält nun die globalen Felder “Ende Löschfrist” und “Ende Aufbewahrungsfrist”. Diese Felder steuern automatisierte Löschvorgänge bei alten und/oder inzwischen bedeutungslosen Daten (beispielsweise eines ehemaligen Interessenten, der keinen Kontakt mehr wünscht) ebenso wie bei Daten, die laut DSGVO nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen sind, wenn das Unternehmen nicht die Notwendigkeit zu ihrer Aufbewahrung nachweisen kann. Der Prozess verläuft sicher, er wird zudem protokolliert. Damit bleibt die Transparenz erhalten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt die ELO-Suite gleichfalls. Sie setzt beispielsweise bei kaufmännischen Belegen mit der pflichtgemäßen Aufbewahrung von zehn Jahren das Löschbegehren bis zum Ablauf dieser Zeitspanne außer Kraft.

Privacy by ELO-Design

“Privacy by Design” ist ein Kerngedanke der DSGVO. Er bedeutet, dass schon bei der Konzipierung einer Software der Datenschutz implementiert werden muss. Die neue ELO-Suite wurde dementsprechend entwickelt. Immerhin waren die konkreten Anforderungen der EU-DSGVO schon seit 2016 bekannt, damals wurde nämlich die EU-Richtlinie verabschiedet. Nur trat sie erst im Mai 2018 in Kraft. Die ELO-Entwickler der Suite 11 kannten aber die Anforderungen schon vor 2018 und konnten daher die geforderten Datenschutzfunktionen als Standards implementieren. Unter anderem wurden die folgenden Bereiche absolut DSGVO-konform entwickelt:

  • elektronische Personalakte
  • Bewerbermanagement
  • Vertragsmanagement
  • Besuchermanagement
  • Berechtigungs- und Klassifizierungssystem

Sensible Daten verschlüsselt die ELO-Suite standardmäßig, teure Zusatzkomponenten sind nicht erforderlich. Der Datenerfasser definiert beispielsweise Personaldaten als sensibel, automatisch werden sie damit verschlüsselt und gleichzeitig für den ausgewählten Personenkreis administriert.

ELO-Musterformular

Die ELO-Datenbank enthält DSGVO-konforme Musterformulare für die leichtere Dokumentation. Damit kommen die Unternehmen ihrer Nachweispflicht nach EU-DSGVO nach. Die Firmen müssen unter anderem umgesetzte technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) belegen können, die ihre Daten- und Prozesssicherheit gewährleisten. Die ELO-Musterformulare dienen einerseits dem Nachweis der TOMs und lassen sich andererseits an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen. Die ELO-Datenbank mit den Musterformularen verfügt über ein einfaches Änderungsmanagement. Dabei bleiben die Daten fortwährend DSGVO-konform. Versäumnisse lassen sich damit praktisch ausschließen. Durch die ELO-ECM-Suite 11 werden KMU sehr deutlich entlastet, die sich aktuell große Sorgen um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften machen.

Bedeutung DMS

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Welche Bedeutung hat ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)?

Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, das mithilfe von Datenbanken elektronische Dokumente verwaltet. Spätestens seit der Einführung ist die Bedeutung von DMS erheblich gestiegen, denn Dokumente können heute nicht nur, sie müssen in bestimmten Fällen elektronisch verwaltet werden.

Bedeutung des DMS in sprachlicher Hinsicht

Das Kürzel DMS steht auch für diverse Themen, die mit der Dokumentenverwaltung gar nichts zu tun haben. Darüber hinaus wird es im deutschen Sprachraum – da dem Amerikanischen entlehnt – für verschiedene Bereiche des Dokumentenmanagements verwendet. So kann es die gesamte Branche des Dokumentenmanagements, verschiedene Technologien der Dokumentenverwaltung und spezielle Softwareprogramme für das elektronische Dokumentenmanagement meinen. Letztgenannte Bedeutung des DMS soll näher erläutert werden.

Softwaregestütztes Dokumentenmanagement

Wenn Dokumente in einer elektronischen Datenbank aufbewahrt werden, erfolgt ihre Einordnung nach verschiedenen Kriterien, welche die Suche erleichtern. Dazu gehören:
  • Metadaten
  • Kunden- oder Auftragsnummer
  • Datum
  • Tags (Schlagwörter)
  • Kategorie
  • Inhaltsverzeichnis

Nach diesem erweiterbaren System lassen sich Dokumente einordnen und wieder auffinden. Das ermöglicht Verwaltungsfunktionen für die heute üblichen großen Dateibestände. Zu diesen gehören:

  • Electronic Filing
  • Compound Document Management
  • dynamische Ablagesysteme

Mithilfe der dynamischen Ablage kann der Lebenszyklus von Dokumenten vor ihrer elektronischen Archivierung verwaltet werden. Die Ordnung so eines Systems ist besonders wichtig, wenn das Dokument als elektronische Akte aufbewahrt und dabei gesetzlichen Normen entsprechen muss.

Elektronische Akte und Bedeutung eines DMS für die E-Akte

Physische Akten aus Papier wurden im Zuge des digitalen Fortschritts schon länger überflüssig, wurden aber in bestimmten Bereichen toleriert oder gar verlangt. Der Gesetzgeber folgte aber der technologischen Entwicklung und schrieb daher ab Juli 2014 mit dem damals neu in Kraft getretenen E-Government-Gesetz die E-Aktenführung allen Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene vor. Zunächst waren sie nur verpflichtet, Dokumente in elektronischer Form entgegenzunehmen, in einigen Bereichen folgten alsbald Regelungen, die eine Aktenführung auf Papier ausschlossen oder nur noch in Ausnahmefällen zuließen. So ist die Umsatzsteuervoranmeldung für Selbstständige schon seit Jahren nur noch elektronisch möglich, eine Einreichung auf Papier muss begründet sein und extra genehmigt werden. Es gibt zahllose weitere Beispiele. Dieses Gesetz bringt viele Vorteile mit sich. Es ermöglicht die Vernetzung zwischen den Behörden untereinander und die Entlastung von Unternehmen, Behörden und Bürgern. Unter anderem wurden mit der E-Akte einheitlichere Standards geschaffen, sodass Unternehmen bestimmte Anträge nicht mehr mehrfach in verschiedener Form bei unterschiedlichen Behörden einreichen müssen. Darüber hinaus spart die E-Akte Unmengen an Papier und Druckertinte sowie Platz für die Aufbewahrung von Papierdokumenten (inklusive der hierfür nötigen Sicherheitsvorkehrungen). Doch E-Akten lassen sich ohne elektronisches Dokumentenmanagement nicht führen. Die Bedeutung des DMS für die E-Akte ist auf verschiedenen Ebenen gegeben:

  • Die gängigen DMS-Softwarelösungen inkludieren die elektronische Signatur anstelle der bisherigen Unterschrift auf Papier.
  • Durch die immanente Ordnung eines DMS sind Dokumente und ihre Bestandteile jederzeit und dabei relativ schnell zu finden, im besten Fall per Schlagwort.
  • Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind auf eine rechtssichere Speicherung bestimmter Dokumente ausgelegt. Zu dieser Speicherung gehört auch, dass sich die Dokumente nicht nachträglich ändern lassen.

Fazit: E-Akte ist ohne DMS nicht möglich

Wer aktenrelevante Schriftstücke digital und in einer bestimmten, vorgeschriebenen Form übermitteln und speichern möchte, wie es die E-Akte verlangt, benötigt ein ausgereiftes Dokumentenmanagementsystem. Dessen Bedeutung nimmt im Zuge der Digitalisierung immer weiter zu. Nur ein ausgereiftes DMS ist imstande, die nötigen Meta-Informationen, Bearbeitungs- und Protokollinformationen (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke, Laufwegsinformationen, Mitzeichnungen und Unterschriften) sowie Tags für die Suche zu inkludieren. Solche ausgereiften DMS existieren freilich, denn gerade in Behörden mit massenhaftem Aktenverkehr wie beim Handelsregister, im Finanzamt oder im Grundbuchamt ist die E-Akte heute schon Standard. Unternehmen sollten diese Entwicklung auch in ihrem Geschäftsverkehr nicht verpassen.