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n-komm auf der ELO Digital EXPO

Der ein oder andere Leser unseres Blogs wird es schon mit bekommen haben. Unser Partner die ELO Digital Office GmbH veranstaltet Ihr erstes digitales Event. Auf der ELO Digital EXPO 2020 werden Besucher in virtuellen Räumen empfangen. Erleben Sie an 3 Veranstaltungstagen (17.06. bis 19.06.2020) den Mehrwert digitalisierter Prozesse – live und ortsunabhängig!

Interaktion wird auf der ELO Digital EXPO 2020 großgeschrieben: Nutzen Sie die Chance für den direkten Austausch mit den Digitalisierungsexperten von ELO und n-komm. Ja, auch wir sind natürlich vertreten. Auf unserem digitalen Messestand können sich die Besucher umschauen und über unsere Themen informieren: Die E-Akte in öffentlichen Verwaltungen, ELO ECM im Mittelstand oder auch unsere E-Mailarchvierung für HCL Notes auf Basis von ELO.

Referenzvortrag der Stadt Tübingen

Als besonderes Highlight spricht am 17. Juni 2020 um 13:15 Uhr Herr Daniel Süß, Digitalisierungsbeauftragter der Universitätsstadt Tübingen und Herr Wolfgang Zwickl stellvertretender Geschäftsführer der n-komm GmbH zum Thema „Die ELO E-Akte bei der Stadt Tübingen – zentraler Baustein einer modernen Verwaltung“ zu Ihnen. Im Vortrag erwarten Sie Insider-Informationen über die Einführung der E-Akte in der Stadtverwaltung: Darstellung des bisherigen Projektverlaufs, insbesondere die Phase der Produktauswahl und Entscheidung für die ELO E-Akte mit der n-komm E-Akte.Plus, Erläuterung der gewählten Projektstruktur sowie der bisherigen Ergebnisse und des Aufbaus der E-Akte (insbesondere Aktenplan und Akten).

Wir laden Sie herzlichst zu dieser spannenden Veranstaltung ein!

Anmeldung & Informationen: https://elo-digital.expo-ip.com

 

Digitales Behördenmanagement: Das alles kann die ELO E-Akte

Seit Anfang diesen Jahres sind im Rahmen des E-Government-Gesetzes bestimmte Behörden gesetzlich dazu verpflichtet, Papierakten durch zeitgemäße digitale Akten auszutauschen. Wie gut, dass wir uns schon seit geraumer Zeit mit dem Thema beschäftigen. Was unsere Weiterentwicklung der digitalen ELO E-Akte darüber hinaus leistet, erfahren Sie ebenfalls in diesem Beitrag.

Digitale Akten sorgen zunehmend in staatlichen und städtischen Büros für klare Strukturen und erlauben den schnellen Zugriff auf benötigte Dokumente. Und das innerhalb einer hochsicheren Umgebung, die von jedem PC-Arbeitsplatz aus innerhalb weniger Augenblicke erreichbar sind. Damit lassen sich Anfragen effizient und mit möglichst geringem Aufwand beantworten und bearbeiten, und das vollkommen gesetzeskonform. Die Umstellung auf diese zeitgemäße Aktenführung gelingt mithilfe geeigneter Schulungsmaßnahmen. Das Gute dabei: Da sich digitale und analoge Akten im Aufbau und bei der Pflege kaum unterscheiden, erfolgt der Umstieg auf das rechnergestützte System innerhalb weniger Tage.

Fehlerminimierendes und vertrautes Arbeiten inklusive

Doch die E-Akte von ELO kann noch viel mehr. So basiert sie beispielsweise auf der iSearch-Technik. Damit stehen intelligente Funktionen zur Verfügung, die Sachbearbeiter und Mitarbeiter von Behörden bei ihrer Arbeit entlasten. Dazu gehören beispielsweise die Funktionen „automatische Fehlerkorrektur“ und „alternative Suchbegriffe“, die beide für ein schnelleres Auffinden von Datenbankeinträgen sorgen sollen. Zudem unterstützt die ELO E-Akte das sogenannte Multi-Client-Konzept. Dies erlaubt den Anwendern das Arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung. Ganz gleich also, ob man mit Microsoft Outlook oder HCL Notes arbeitet, beide Anwendungen lassen sich gleichermaßen nutzen. Das bedeutet obendrein, dass Anwender auf Mac-, Windows-, Linux und sogar auf Android- und iOS-Endgeräten arbeiten können. Dies verkürzt die Einarbeitungszeit in die ELO E-Akte ebenso.

Wichtig beim Umgang mit der ELO E-Akte ist die Gewissheit, DSGVO-konform zu arbeiten, da nicht mehr benötigte Akten rechtskonform archiviert werden und bei Bedarf relativ schnell wiederauffindbar sind. Damit genügt die E-Akte den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und dem E-Government-Gesetz von 2013. Darüber hinaus haben Anwender Zugriff auf Informationen, die im Zusammenhang mit Fremdverfahren stehen. Somit dient die E-Akte als übergreifende Datenquelle.

Die Erweiterung der ELO E-Akte: n-komm E-Akte.Plus

Wer die ELO E-Akte um weitere nützliche Funktionen erweitern möchte, ist mit unserer n-komm E-Akte.Plus bestens beraten. Damit steht beispielsweise ein erweitertes Adressmanagement bereit, aber auch das Verwalten von zusätzlichen Schriften ist möglich. Darüber lassen sich mit unserer Erweiterung der E-Akte Serienbriefe und -Mails recht einfach erstellen und versenden. Und wer eine E-Mail-Integration in seine digitale Akte wünscht, dem wird mit n-komm E-Akte.Plus ebenfalls geholfen.

Und falls Sie wissen möchten, was unser E-Akten-Experte Wolfgang Zwickl zu dem Thema zu sagen hat, sollten Sie sich einfach das nachfolgende Video ansehen.

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Weitere Informationen: E-Akte für öffentliche Verwaltungen

Event-Tipp: Wollen Sie mehr wissen zu n-komm und all den Dingen, die wir nunmehr seit fast 20 Jahren für und mit unseren Kunden tun? Dann sollten Sie sich den 14. Oktober 2020 vormerken. Da feiern wir unser 20-jähriges Bestehen – am liebsten mit Ihnen. https://n-komm.de/2019/10/n-komm-connect-20-jahre/

Darauf kommt es beim Einsatz Microsoft Azure-Cloud vor allem an

Das Thema Microsoft Azure findet bei unseren Kunden und auf dem Blog großen Anklang, daher haben wir uns einmal näher angesehen, unter welchen Voraussetzungen sich der Cloud-Service aus Redmond nutzen lässt. Hierzu fand ein Gespräch mit unserem Azure-Experten David Doll statt, der ja schon vor geraumer Zeit vor der Kamera Erhellendes zur Microsoft-Cloud gesagt hat.

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Was ganz klar ist: Das Interesse an Microsoft Azure ist groß, anders sind die zahlreichen Anfragen seitens unserer Kunden nicht zu erklären. Dies hat vor allem mit der Möglichkeit zu tun, notwendige IT-Ausgaben möglichst gering zu halten, da der Gang in die Cloud im Gegensatz zum Upgrade des eigenen Rechenzentrums deutlich günstiger und vor allem berechenbarer ist. Wichtig dabei ist eine erste Bestandsaufnahme, in welchem Umfang der IT-Fuhrpark ausgestattet ist und was das für ein passendes Cloud-Äquivalent bedeutet. Damit lassen sich relativ schnell und präzise die monatlichen Kosten ermitteln, die für den Gang in die Azure-Cloud anfallen.

Herausfinden, welche Anwendungen Azure-tauglich sind

Im nächsten Schritt geht es dann um die Analyse, welche Anwendungen in der Cloud weiterhin betrieben werden sollen, welche überhaupt von Azure unterstützt werden – und welche nicht. So gibt es nach wie vor Applikationen, die mithilfe eines Hardware-Dongles lizenziert werden. Das in der Cloud abzubilden, ist nahezu unmöglich. So gibt es beispielsweise CAD-Anwendungen, die immer noch auf dieser veralteten Lizenz-Technik beruhen.

Apropos CAD: Gerade dieser Bereich ist nur bedingt Cloud-tauglich, da hier leistungsfähige Grafikkarten erforderlich sind. Zwar kann man hierfür virtualisierte 3D-Hardware nutzen, was allerdings recht kostenintensiv ist. Darüber hinaus fallen gerade im Bereich Konstruktion große Datenmengen an, was ebenfalls nur bedingt für den Einsatz von CAD-Anwendungen in der Cloud spricht.

Office, SQL & Co: diese Anwendungen sind Azure-kompatibel

Der Einsatz der Azure-Cloud bietet sich immer dort an, wo vor allem Laufzeit-unkritische Anwendungen zum Einsatz kommen. Dazu gehören beispielsweise E-Mail-Applikationen, und hier speziell Office 365, die ja ohnehin in vielen Fällen Bestandteil der Azure-Umgebung ist.

Ein weiterer erprobter Anwendungsfall für Microsoft Azure ist die Migration vorhandener Datenbank-Anwendungen in die Cloud. Hierfür stehen die Werkzeuge Blob Storage, SQL-Datenbank und Azure Cosmos DB zur Verfügung. Damit gelingt der Umzug der lokalen Datenbank in die Cloud mit relativ geringem Aufwand. Und in Sachen Performance kommen diese Dienste den Anwendungen auf dem lokalen Server recht nah. Je nach Güte der Internetverbindung.

Desaster Recovery ist ebenfalls eine häufig genutzte Anwendung in Verbindung mit Microsoft Azure. Das ist vor allem für hochkritische Datenbanken und SAP-Anwendungen relevant, die zu jedem Zeitpunkt verfügbar sein müssen. In diesem Fall geht es um die Absicherung des lokalen Rechenzentrums, dessen Inhalte und Applikationen in die Azure-Cloud gespiegelt werden und damit in wenigen Augenblicken verfügbar sind, falls das Rechenzentrum ausfallen sollte. Selbstverständlich lassen sich damit auch einzelne Azure-Umgebungen gegen Ausfälle absichern.

Nicht um jeden Preis in die Cloud migrieren

Es soll aber auch Fälle geben (und solche hat David schon erlebt), bei denen wegen des Gangs in die Cloud so viele Prozesse angepasst werden müssten, dass man vom Migrieren in die Azure-Cloud Abstand nehmen sollte. Ein häufiger Grund hierfür ist vor allem die Qualität der Internetanbindung des Unternehmens und der mobilen Arbeitsplätze. Aber auch der bereits erwähnte Datenumfang der Anwendungen spricht möglicherweise gegen das Migrieren in die Cloud. Dies ist immer dann der Fall, wenn mehrere Terabyte an Daten vorhanden sind, die gespeichert und transferiert werden sollen, und das in einer akzeptablen Zeit.

Hybrid-Cloud-Ansätze können beim Verschmelzen mit der Cloud helfen

Eine Option in solchen Fällen ist das Einrichten einer sogenannten Hybrid-Cloud, bei der die Anwendungen auf Azure ausgeführt und die Daten vorzugsweise auf dem lokalen Firmenserver gespeichert werden. Auch das sieht das Azure-Universum vor, inklusive einer virtuellen Firewall, die beide Umgebungen einerseits voneinander trennt und andererseits die lokalen Daten vor unbefugten Zugriffen aus dem Internet schützt. Zudem kommunizieren die virtuelle und lokale Firewall über einen geschützten Kanal, was die Verbindung so sicher wie möglich machen soll. Dahinter verbirgt sie der Azure-Dienst VPN Gateway, der sich durch vergleichbare Security-Services anderer Anbieter ersetzen lässt. Dazu gehört zum Beispiel Sophos XG Firewall.

Weitere Informationen: Microsoft Azure Cloud

So setzen Sie die ELO E-Akte richtig ein!

Mit dem neuen Jahr werden sich Behörden und Kommunen auf drastische Veränderungen einstellen müssen. Denn ab dem 1. Januar 2020 sieht der Gesetzgeber das Führen digitaler Akten als verpflichtend an. Damit gehen zahlreiche Veränderungen einher, auf die sich alle Beteiligten einstellen dürfen. Weg von der vertrauten Papierakte, hin zur digitalen Akte. Das bietet zahlreiche Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten.

Mehr Bürgernähe, weniger Aufwand, mobiles Arbeiten: das leistet die E-Akte

All die „Funktionen“, die eine Papierakte bietet, werden vollständig auf der digitalen Akte abgebildet. Nur mit dem Unterschied, dass die elektronische Akte immer und überall zur Verfügung steht, und das ohne die aufwändigen Wege, die mit Papierakten nach wie vor zurückzulegen sind. Damit stehen Informationen Stockwerks- und Abteilungsübergreifend zur Verfügung, ganz einfach am PC des Anwenders. Aber auch Veränderungen an der Akte stehen unmittelbar zur Verfügung, sodass alle Sachbearbeiter einer Behörde stets auf dem neuesten Stand sind. 

Das sorgt neben der permanenten Aktualität der Akten für mehr Transparenz und effizientere Arbeitsabläufe, da alle Beteiligten stets Einblicke in die zugrunde liegenden Abläufe und Prozesse haben. Fragen können damit schneller beantwortet werden. Das sorgt für mehr Bürgernähe und mehr Vertrauen in die Behörde. Zudem werden die Mitarbeiter einer Behörde dank der digitalen Akte maßgeblich unterstützt, da jederzeit klar ist, wo sich die Akte gerade befindet und welchen Bearbeitungszustand sie aufweist. Das entlastet die Mitarbeiter von lästigen Aufgaben und verschafft ihnen so mehr Freiräume für eine bürgernahe Arbeit.

Praktisch sind auch die mobilen Anwendungsmöglichkeiten einer E-Akte, da sämtliche Behördenmitarbeiter permanent und von jedem Ort aus auf die Informationen zugreifen können, die sie gerade benötigen. So lassen sich Abläufe mit dem mobilen Endgerät wie einem Notebook oder Tablet steuern und bearbeiten. Auch das schafft ganz neue Möglichkeiten und sorgt für eine moderne Behörde, die mithilfe der E-Akte ihr verstaubtes Image aufpolieren kann.

Referats- und Behördenübergreifendes Arbeiten

Praktisch ist auch das Einbinden der E-Akte in andere Abteilungsprozesse. So können einzelne Behörden schneller und unmittelbarer Informationen austauschen, was sich direkt in der elektronischen Akte niederschlägt. Das erleichtert die Arbeit der Behördenangestellten, da sie nicht mehr ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, nur weil sie Informationen eines anderen Referats benötigen.

Höchste Sicherheitsstufe für digitale Akten

Selbstverständlich bietet solch ein digitales Aktensystemen diverse Angriffsvektoren. Damit die Daten der Bürgerinnen und Bürger bestmöglich geschützt sind, wurden in die ELO E-Akte sämtliche bekannten und relevanten Sicherheitsstandards eingebaut. Dazu zählen Authentifizierungsmechanismen wie Governikus LZA, Profile Common Criteria EAL 3+ in Verbindung mit einer hohe TR-03125-Konformität. Darüber hinaus setzt die E-Akte auf bekannte Kommunikationstechniken wie VPN SSL, VPN IPSec, diverse TAN-Verfahren, Kerberos, JAAS und vieles mehr. Verschlüsselt werden die Daten mithilfe des RSA-/DSA-Verfahrens im 2048 Bit-Modus sowie auf Basis des AES-Standards 256 Bit. 

So unterscheidet sich die ELO E.Akte von der n-komm E-Akte.Plus

Zwar bietet die ELO E-Akte eine hohe Funktionsvielfalt, mit der individualisierten n-komm E-Akte.Plus bieten sich weitere Möglichkeiten. Dazu gehört die vollständige Anbindung an ein Textverarbeitungssystem, das Verfassen und Versenden von Serienmails/-briefen, erweiterte Fristenfunktionen, zusätzliche Ansichten der Akten und vieles mehr. Dazu gibt es weitere Infos in einem späteren, separaten Beitrag. Oder Sie sehen sich folgendes Video an, das wir zusammen mit unserem E-Akten-Experten Wolfgang Zwickl gedreht haben.

zum Movie

Feiern Sie mit n-komm am 20. Mai 2020

Wollen Sie mehr wissen zu n-komm und den Dingen wie der E-Akte, die wir nunmehr seit fast 20 Jahren für und mit unseren Kunden tun? Dann sollten Sie sich den 14. Oktober 2020 vormerken. Da feiern wir unser 20-jähriges Bestehen – am liebsten mit Ihnen. https://n-komm.de/n-komm-connect-20-jahre/

Elektronische Akten statt Aktenberge

Ein tolle Case Study in der aktuellen Ausgabe der eGovernment über unseren Kunden die Stadt Ellwangen.
Wir freuen uns über den positiven Projektverlauf:

https://www.egovernment-computing.de/elektronische-akten-statt-aktenberge-a-860757/