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So unterstützt Sie die ELO ECM Suite bei der digitalen Homeoffice-Arbeit

Die Coronakrise hält gerade alle und alles fest im Griff. Was sich dadurch allerdings lockert ist die Bereitschaft vieler Unternehmen und Arbeitgeber, sich mit dem Thema Homeoffice näher zu befassen. Das, was vor noch wenigen Wochen noch undenkbar schien, wird gerade ernstzunehmende Realität. Und mit ernstzunehmend meinen wir alle Bereiche, die davon betroffen sind.

Denn für das störungsfreie Arbeiten in den eigenen vier Wänden ist mehr notwendig, als das Notebook am Morgen aufzuklappen und seine Aufgaben zu bewältigen. Dazu haben wir uns für Sie ein paar Gedanken gemacht – garniert mit ein, zwei echten Hilfestellungen.

Das Digitalisieren von Geschäftsprozessen stellt für viele Unternehmen immer noch eine echte Herausforderung dar. Dabei helfen zahlreiche Tools und Software-Plattformen die damit einher gehenden Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen zu können. Ein probates Werkzeug hierfür ist die ELO ECM Suite. Damit stehen auf einer einheitlichen Bedieneroberfläche zahlreiche Funktionen und Möglichkeiten parat. Es wird unterschieden zwischen den Varianten ELOenterprise für große Unternehmen und ELOprofessional, die vorzugsweise in mittelständischen Firmen eingesetzt wird.

Nutzen Sie die ELO ECM Suite – und das 90 Tage lang ohne Kosten

Da wir wissen, dass gerade unsere Kunden mit dieser vollumfänglichen Suite die Herausforderungen des digitalen Homeoffice besser bewältigen können, bieten wir Ihnen eine 3-monatige kostenfreie Lizenz an. Damit arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen 90 Tage lang mit der ECM Suite, und das ganz bequem von Zuhause aus. Zu den Tools gehören unter anderem:

ELO Webserver unlimited & ELO Webclient: Damit können Anwender ganz einfach per Webbrowser auf die ELO ECM Suite von ihrem Homeoffice aus zugreifen. Sie arbeiten also via Internet auf dem Firmenserver, als ob Sie im Büro wären. Hierfür stehen auch mobile Anwendungen parat, falls Sie lieber mit Ihrem Tablet Zuhause arbeiten wollen.

Business Solution ELO Knowledge: Dieser Teil der ELO ECM Suite stellt ein zentrales Wissensportal für alle Anwender*innen dar. Dort lassen sich Mitteilungen und Beiträge zu wichtige Themen veröffentlichen, Ideen mit anderen spontan teilen, drängende Fragen klären und vieles darüber hinaus.

ELO ECM Suite kann noch viel mehr

Doch die ELO ECM Suite bietet noch weitere nützliche Funktionen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, seine Daten gesetzeskonform zu archivieren, Dokumente automatisiert abzulegen, mit Kolleg*innen gemeinsam Dokumente zu bearbeiten und vieles mehr. Falls Sie weitere Informationen dazu benötigen, sollten Sie einen Blick auf die Webinar-Seite von ELO Office Digital werfen. Dort finden Sie zahlreiche kostenfreie Online-Seminare, die sich sehr detailliert mit der ECM Suite beschäftigen.

Und falls Sie noch mehr über unser ECM-Angebot erfahren wollen, verzweigen Sie am besten auf die zugehörige Webseite. Dort finden Sie weitere nützliche Informationen rund um das Thema Enterprise Collaboration Management. Oder Sie nehmen direkt mit uns Kontakt auf. Dann besprechen wir in Ruhe, wie wir Ihnen in Sachen Homeoffice und Digitalisierung helfen können.

 

ELO gibt erste Einblicke in die Version 12 der ECM Suite

Wer den ELO ECM Fachkongress am 31.1.2019 leider verpasst hat, dem sind eventuell auch die folgende Neuigkeit bisher entgangen:

Es gibt erste Informationen zur ELO ECM Suite Version 12!

Die neue Version kommt mit einem neuen Desktop Client und weitreichenden Optimierungen in den Bereichen Datensicherheit, Integration und Zusammenarbeit auf den Markt. Hierzu gehören unter anderem eine hochentwickelte Verschlüsselungstechnologie und ein neuer Client, um Drittanwendungen noch komfortabler zu integrieren. Aktuell läuft der Betatest der neuen Version. Geplanter Veröffentlichungstermin der ELO ECM Suite 12 ist der 31. Mai 2019.

Hier (https://www.elo.com/de-de/unternehmen/presse-und-news/detailseite/elo-gibt-erste-einblicke-in-die-version-12-der-ecm-suite-1251.html) können Sie die komplette Pressemitteilung nachlesen.

Bei Rückfragen können Sie sich gern jederzeit an uns wenden.

Wie hilft ELO bei der Einhaltung der DSGVO?

Die EU-DSGVO ist seit Mai 2018 in Kraft, sie gilt als wichtig und herausfordernd zugleich. Gerade KMU sind nicht zuletzt durch die theoretisch sehr hohen Bußgelder (bis vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes oder bis 20 Millionen Euro) verunsichert. ELO hilft den Unternehmen, DSGVO-konform zu arbeiten.

Wie setzt die ELO-Software die Anforderungen der DSGVO konkret um?

IN der ELO-ECM-Suite 11 sind die funktionalen Details bereits DSGVO-konform programmiert. Dazu gehören unter anderem:

  • Löschfristen
  • Verarbeitungsdatenbank
  • globale personenbezogene Datenfelder
  • Standardformulare

Wichtig ist das, weil in praktisch allen Firmen die personenbezogenen Daten, welche die DSGVO besonders schützt, in sämtlichen Unternehmensbereichen auftauchen. Das sind E-Mail-Konten, diverse Datenbanken und beliebige FileVerzeichnisse. Wenn ein betroffener Interessent, Kunde oder Mitarbeiter Auskunft zu seinen Daten und/oder deren Löschung verlangt, wozu er nach der DSGVO das Recht hat, kann es ohne eine entsprechende Softwarelösung sehr zeit- und kostenträchtig sein, die Daten zu ermitteln. Dabei muss das Unternehmen aber absolut gründlich vorgehen: Sollte ein Datensatz zu dieser Person vergessen werden und Monate oder Jahre später auftauchen, droht eine drastische Strafe. Daher wurde in die ELO-ECM-Suite ab der Version 11 die feste Kennung “DSGVO-Bezug” implementiert. Damit können verantwortliche Mitarbeiter vorgangs- und bereichsübergreifend jeder Personen ein eindeutiges Merkmal mitgeben, mit welchem sich alle ihre Datenspuren auf sämtlichen Servern und Rechnern finden lassen. Dieses Merkmal kann der Name sein, aber auch eine Personal- oder Kundennummer (empfohlen). Per Mausklick zeigt ELO, welche Daten zu dieser Person gespeichert wurden. Für sensible Daten richtet das Unternehmen eine Administration ein, nur Zugriffsberechtigte können diese Daten sehen.

Lösch- und Aufbewahrungskennung mit ELO

Die ELO-ECM-Suite 11 enthält nun die globalen Felder “Ende Löschfrist” und “Ende Aufbewahrungsfrist”. Diese Felder steuern automatisierte Löschvorgänge bei alten und/oder inzwischen bedeutungslosen Daten (beispielsweise eines ehemaligen Interessenten, der keinen Kontakt mehr wünscht) ebenso wie bei Daten, die laut DSGVO nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen sind, wenn das Unternehmen nicht die Notwendigkeit zu ihrer Aufbewahrung nachweisen kann. Der Prozess verläuft sicher, er wird zudem protokolliert. Damit bleibt die Transparenz erhalten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt die ELO-Suite gleichfalls. Sie setzt beispielsweise bei kaufmännischen Belegen mit der pflichtgemäßen Aufbewahrung von zehn Jahren das Löschbegehren bis zum Ablauf dieser Zeitspanne außer Kraft.

Privacy by ELO-Design

“Privacy by Design” ist ein Kerngedanke der DSGVO. Er bedeutet, dass schon bei der Konzipierung einer Software der Datenschutz implementiert werden muss. Die neue ELO-Suite wurde dementsprechend entwickelt. Immerhin waren die konkreten Anforderungen der EU-DSGVO schon seit 2016 bekannt, damals wurde nämlich die EU-Richtlinie verabschiedet. Nur trat sie erst im Mai 2018 in Kraft. Die ELO-Entwickler der Suite 11 kannten aber die Anforderungen schon vor 2018 und konnten daher die geforderten Datenschutzfunktionen als Standards implementieren. Unter anderem wurden die folgenden Bereiche absolut DSGVO-konform entwickelt:

  • elektronische Personalakte
  • Bewerbermanagement
  • Vertragsmanagement
  • Besuchermanagement
  • Berechtigungs- und Klassifizierungssystem

Sensible Daten verschlüsselt die ELO-Suite standardmäßig, teure Zusatzkomponenten sind nicht erforderlich. Der Datenerfasser definiert beispielsweise Personaldaten als sensibel, automatisch werden sie damit verschlüsselt und gleichzeitig für den ausgewählten Personenkreis administriert.

ELO-Musterformular

Die ELO-Datenbank enthält DSGVO-konforme Musterformulare für die leichtere Dokumentation. Damit kommen die Unternehmen ihrer Nachweispflicht nach EU-DSGVO nach. Die Firmen müssen unter anderem umgesetzte technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) belegen können, die ihre Daten- und Prozesssicherheit gewährleisten. Die ELO-Musterformulare dienen einerseits dem Nachweis der TOMs und lassen sich andererseits an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen. Die ELO-Datenbank mit den Musterformularen verfügt über ein einfaches Änderungsmanagement. Dabei bleiben die Daten fortwährend DSGVO-konform. Versäumnisse lassen sich damit praktisch ausschließen. Durch die ELO-ECM-Suite 11 werden KMU sehr deutlich entlastet, die sich aktuell große Sorgen um die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften machen.

ELO ECM Systeme

ELO ECM Systeme dienen dem Enterprise Content Management (sogenanntes ECM). Damit lassen sich Inhalte erfassen, verwalten, speichern und für den Abruf bereitstellen. Die Stuttgarter ELO Digital Office GmbH hat mehrere ECM Systeme für verschiedenste Anforderungen entwickelt, die in der Lage sind, schwach strukturierte, gut strukturierte und vollkommen unstrukturierte Informationen zusammenzuführen.

Was leisten ELO ECM Systeme?

Als Enterprise Systeme sind die ELO-Lösungen von allen Zugriffsberechtigten des Unternehmens nutzbar, wobei es möglich ist, Lese- und Bearbeitungsprivilegien zu differenzieren. Der Content kann aus Text, Grafiken, Bild-, Audio- und Videodateien bestehen. Diesen Content können Nutzer mit den ELO ECM Systemen verwalten, verarbeiten und kontrollieren. ELO hat Lösungen für ECM und DMS (Dokumentenmanagementsysteme) für die Anforderungen unterschiedlich großer Unternehmen entwickelt. Sie werden von kleinen Firmen mit wenigen Beschäftigten, Mittelständlern mit einigen Hundert Arbeitsplätzen und weltweit agierenden Konzernen mit vielen Tausend Mitarbeitern genutzt. Die ELO ECM Systeme lassen sich in fünf Hauptprodukte unterteilen. Dazu gehören zwei ECM-Suiten (ELOenterprise und ELOprofessional), ELOxc for Microsoft-EWS (E-Mail-Management), ELO DMS Desktop und ELOoffice für Kleinunternehmen. Jedes dieser Hauptprodukte lässt sich vielfältig einsetzen. Es ist um weitere Schnittstellen, Module und Lösungskomponenten erweiterbar. Im Folgenden wollen wir diese Lösungen näher vorstellen.

ELO Office

Die Lösung für Freiberufler und sehr kleine Firmen verschafft diesen einen perfekten Einstieg ins Dokumentenmanagement, sie kann von maximal zehn Anwendern gleichzeitig genutzt werden. In ein Archiv passen 200.000 Dokumente, das System überzeugt mit einer vertrauten Ordnungsstruktur für den einfachen Einstieg. Dokumente lassen sich automatisiert und revisionssicher ablegen, zentral verwalten sowie mobil erfassen und abrufen. Auftrags-, Kunden- und Projektakten haben die Anwender mit diesem ELO-System jederzeit im Blick.

ELOprofessional

Hierbei handelt es sich um eine erweiterte ECM-Lösung für Mittelstandskunden. Die Anwenderzahl ist nicht mehr begrenzt, ins Archiv passen zwei Milliarden Dokumente. Damit lassen sich die typischen Informationen von Mittelständlern effizient verwalten, schnell abrufen und sicher kontrollieren. Die Datenerfassung wird durch automatisiertes Scannen und digitalen Massenimport unterstützt. Durch seine vielen Module und Schnittstellen ermöglicht ELOprofessional die Integration aller vorhandenen Informationsinseln in ein zentrales System. Der ELO Workflow unterstützt die abteilungsübergreifende Steuerung von Geschäftsprozessen. Zudem ist ELOprofessional für die reibungslose Collaboration von Teammitgliedern direkt am Dokument ausgelegt. Zahlreiche Tools von ELOprofessional dienen der automatisierten Verarbeitung von digitalen und papierbasierten Dokumenten am Posteingang. Überzeugen können auch die Navigation und die leistungsfähige Suche dieser ELO ECM-Lösung.

ELOenterprise

Für Großunternehmen bietet ELO diese Software für grenzenloses ECM an. Sie speichert bei unbegrenzter Anwenderzahl 4,3 Milliarden Dokumente pro Archiv und gestaltet die Geschäftsprozesse großer Unternehmen und Organisationen sehr effizient. Die leistungsstarke Systemarchitektur läuft auch bei großen Datenmengen robust, ist sehr hoch skalierbar und an kein bestimmtes Betriebssystem gebunden. Sie kann auf Servern von Windows, Unix, MacOS oder Linux eingesetzt werden. Die Integrationsfähigkeiten sind sehr gut, wodurch sich auch die hohe Skalierbarkeit ergibt. Anwender können ihre Informationsinseln problemlos verbinden und damit zentralisieren. Sollten die Anforderungen durch viel mehr Kunden schnell wachsen, wäre die Datenverarbeitung mit ELOenterprise kein Problem. Die Software ist ausfallsicher und clusterfähig, sie wächst mit den Anforderungen der Kunden.

ELO DMS Desktop

Hierbei handelt es sich um eine ELO-Software für das integrierte Arbeiten mit dem Datenbanksystem IBM Notes und Microsoft Office, die bei allen Unternehmensgrößen eingesetzt werden kann. Die Integration ist in Word, Outlook, Excel, Explorer und PowerPoint möglich. Anwender erweitern damit ihre Microsoft Office oder IBM Notes Umgebung um ECM-Funktionalitäten, was die Produktivität im Tagesgeschäft enorm steigert. Häufig läuft ELO DMS Desktop auf Windows-Rechnern und wird in die genannten Anwendungen integriert. Als bemerkenswerte Features gelten das Versions- und Aktenmanagement, die intelligente Suche sowie der ELO Feed.

ELOxc for Microsoft EWS

Hiermit erhalten Unternehmen ein leistungsfähiges Tool für ihr E-Mail-Management. Es entlastet in Unternehmen aller Größen den Microsoft Exchange Server, gleichzeitig kommen die Firmen den gesetzlichen Archivierungsvorgaben nach. Ohne E-Mail-Management können Unternehmen heute nicht mehr operieren, es ist die Basis der Verarbeitung von eingehenden Informationen. ELOxc for Microsoft EWS erweist sich in der Praxis als flexibel, es lässt sich mit Exchange Online, lokalem oder gehostetem Exchange sowie im Rahmen hybrider Betriebsmodelle anwenden.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie hier: DMS im Mittelstand

SAP Integration in ELO

Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

Weitere Informationen: DMS & ECM im Mittelstand