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Darin unterscheiden sich ECM- und DMS-Anwendungen

Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden.

Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet Enterprise Content Management. Auf den ersten Blick scheint es so, dass beide Begriffe eigentlich dasselbe meinen. Beim genaueren Hinsehen fallen allerdings signifikante Unterschiede auf.

DMS: Dokumente verwalten, archivieren, aufspüren

Das Verwalten und Erstellen von Dokumenten aller Art, das beherrscht ein DMS ganz vortrefflich. Digitale Unterlagen lassen sich damit aber auch verteilen, ein- und ausgeben, archivieren sowie danach suchen. Daher kommen diese Dokumentenmanagementsysteme vielfältig zum Einsatz, zum Beispiel in Behörden, wo sie den gesamten Aktenaufwand digital abbilden können.

ELO Digital Office hat solch ein DMS im Programm, das sich ELOoffice nennt. Damit können vor allem kleinere Unternehmen sowie selbständige und freiberufliche Anwender ihre Dokumente verwalten und pflegen. Hierfür stehen bekannte Mechanismen wie das Archivieren, die Aktenanlage und Belegerfassung sowie die intelligente Suche zur Verfügung. Praktisch ist auch das Übertragen des Archivs auf mobile Endgeräte. Damit haben Anwender ihre Daten immer dort dabei, wo sie diese gerade benötigen.

ECM: Strategisches Verwalten und Analysieren sämtlicher Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu einem DMS geht ein Enterprise Content Management ein gutes Stück weiter. Denn anstatt sich nur auf das Verwalten und Organisieren von Dokumenten zu konzentrieren, beherrscht ein ECM-System eine Vielzahl an Dateiformaten wie strukturierte Inhalte (Rechnungen, Verträge, etc.), schwach strukturierte Daten (E-Mails, Fachartikel, etc.) und unstrukturierte Inhalte (Gesprächsnotizen, Bilder, etc.).

Zudem richten sich ECM-Plattformen meist an größere Unternehmen, wo viele Anwender auf das System zugreifen. Daher sind bestimmte Mechanismen wie die Zugriffssteuerung und Lese-/Schreibbeschränkungen unabdingbar. Daher legt ein Unternehmen mit der Anschaffung des passenden ECM-Systems die Art und Weise fest, wie Dokumente erfasst, bearbeitet, verwaltet, gespeichert und verwaltet werden. Damit werden sämtliche Prozesse und Strukturen auf Basis des ECM-Systems maßgeblich abgebildet.

ELO EMC Suite, der Alleskönner

Solch ein ECM-System kommt bei unseren Kunden häufig zum Einsatz und nennt sich ELO ECM Suite. Es richtet sich an mittelständische und größere Unternehmen und bietet eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen. Dazu zählen unter anderem:

  • das Aussteuern von kompletten Prozessketten (ELO Workflow)
  • das automatische Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten (ELO Archiv)
  • das rechtssichere Verwalten von Daten sowie deren intelligente Analyse (ELO Analytics)
  • das blitzschnelle Auffinden von benötigten Informationen (ELO Suche)
  • die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit aller Beteiligten (ELO Collaboration)

ELO ECM Suite: Alle Funktionen unter einer Oberfläche

Hierfür kommt eine einheitliche, webbasierte Benutzeroberfläche zum Einsatz, die den vollständigen Zugriff auf sämtliche Daten und Dokumente erlaubt. Zudem werden Dateien in der Dokumentenvorschau übersichtlich dargestellt, ohne jedes Mal die zugehörige Anwendungen öffnen zu müssen. Und mit dem ELO Feed steht allen Beteiligten der gemeinsame Zugriff auf Dateien zur Verfügung, was die Zusammenarbeit an Dokumenten deutlich erleichtert.

Darüber hinaus steht mit ELO Analytics ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der Cash-Flow bewerten lässt, laufende Verträge auf Schwachstellen hin untersucht werden können oder sonstige Zusammenhänge per Knopfdruck hergestellt werden können. Auch schick ist das Tool ELO Workflow. Es erlaubt die grafische Darstellung sowie Optimierung von Unternehmensprozessen. Das führt zu schnelleren Freigabeprozessen und zielführenden Entscheidungen.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM für den Mittelstand

ELO Service mit Gütesiegel – Trained by DATEV

Wir investieren konstant in die Weiterbildung aller Mitarbeiter, um Ihnen als Kunden einen optimalen Service und Beratung nach dem aktuellsten Stand bieten zu können.

Wir freuen uns, dass wir nun auch offiziell das Siegel „Trained by DATEV“ führen dürfen. Dank einer mehrtägigen Weiterbildung bei ELO im Bereich ELO for DATEV sind unsere Consultants nun vorbereitet auf all Ihre Anfragen im Bereich DATEV im Zusammenhang mit ELO Dokumentenmanagementsystem.

Fragen Sie ELO for DATEV? BEsuchen Sie unser kostenfreies Webinar zum Thema: https://n-komm.de/webinar-elo-ecm-datev-digitaler-rechnungseingang/

Wenden Sie sich bei Anfragen direkt an unseren Vertrieb. (Vertrieb@n-komm.de)

ECM-Spezialist n-komm GmbH gewinnt Stefan Resch als Betriebsleiter Saarland

Die n-komm GmbH verstärkt sich mit Stefan Resch. Als Betriebsleiter Saarland ist er ab sofort für den Aufbau der neuen Geschäftsstelle in Völklingen verantwortlich.

Als ausgewiesener ECM-Spezialist kann Stefan Resch auf über 12 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen DMS / ECM zurückblicken. Der gebürtige Völklinger war dabei in verschiedenen Sales-Positionen unter anderem für Systemhäuser tätig. Dabei konnte er eine hohe Expertise in Enterprise-Content-Projekten aufbauen und Kunden aus den Segmenten Mittelstand und Konzern hauptverantwortlich betreuen.

Für die n-komm GmbH (https://n-komm.de/) soll Resch von der neuen Niederlassung aus vor allem das Kerngeschäft im Bereich ELO ECM in der Region Saarland, Rheinland-Pfalz und Hessen betreuen und weiter ausbauen. Zu seinen Aufgaben zählt dabei sowohl die Akquise von Neukunden als auch die Weiterentwicklung bestehender Kunden der n-komm GmbH.

„Die Herausforderung, für die n-komm GmbH eine neue Geschäftsstelle von Grund auf aufzubauen, ist extrem reizvoll für mich“, sagt Stefan Resch. „Ich habe die n-komm als Unternehmen kennengelernt, in dem jeder für den anderen einsteht und mit viel Freude an der Arbeit und Begeisterung agiert. Beindruckt hat mich zudem die direkte Nähe zum ECM Hersteller ELO Digital Office GmbH. Ich freue mich sehr darauf, in diesem Umfeld meine Erfahrung einzubringen.“

„Mit Stefan Resch gewinnen wir unseren absoluten Wunschkandidaten für die verantwortungsvolle Aufgabe als Betriebsleiter in der neuen Niederlassung im Saarland“, freut sich Alexander Kühn, Inhaber und Geschäftsführer der n-komm GmbH. „Sowohl bestehende Kunden als auch Interessenten dürfen von den Völklinger Kollegen eine top ELO ECM Beratung und Projektabwicklung erwarten, die den gestellten Anforderungen in höchster Qualität gerecht wird.“

Mit der neuen Niederlassung nach dem Hauptsitz in Karlsruhe folgt die n-komm GmbH der Zielsetzung, möglichst nahe beim Kunden vor Ort zu sein und auch den persönlichen Austausch zu ermöglichen. Das IT-Softwarehaus ist starker Partner der ELO Digital Office GmbH und entwickelt hier eigene Lösungen auf Basis ELO ECM für den Mittelstand und die öffentliche Verwaltung.

Das leistet die nächste Generation der ELO ECM Suite

Mit der nächsten Version der ECM Suite hievt ELO Digital Office sein Kollaborationstool auf ein neues Level. Mit der Ausgabe Nummer 20 kommen neue Funktionen dazu, aber auch Bewährtes wurde einer Korrektur unterzogen. Wir haben uns die spannendsten Anpassungen und Neuheiten angesehen.

Auffällig neu an der zwanzigsten Version der ECM Suite ist schon ihr Erscheinungsbild, da die Bedieneroberfläche komplett überarbeitet wurde. Zudem finden sich dort der neue Menüpunkt „Favoriten“, mit dem sich ein eigener Funktionsbereich erstellen lässt. Und das an Windows 10 orientierte Aussehen mit einer neuen, besser lesbaren Schrift soll für ein komfortableres Bedienerlebnis sorgen.

Neue ECM Suite-Clients sollen für mehr Flexibilität sorgen

Mit speziellen Arbeitsumgebungen soll sich die ELO ECM Suite besser an den Bedürfnissen seiner Anwender orientieren. Dazu gehören neue User-Clients, die die Anforderungen an die jeweilige Arbeitssituation besser abbilden sollen. So steht für Microsoft Office-Anwender der neue Desktop Client zur Verfügung. Für eher mobile Anwender gibt es einen neuen Webclient, der sehr schlank und sehr sicher ist. Hierfür kommt eine neue Verschlüsselung zum Einsatz, die den Zugriff auf den ELO-Server von unterwegs gegen unberechtigte Zugriffen absichert. Und für die eher seltene Nutzung der ELO-Arbeitsumgebung steht der Workflow-Client bereit.

Doch auch beim Server-Betrieb hat sich einiges mit der Version 20 getan. So soll mithilfe diverser Optimierungen eine Leistungssteigerung von bis zu 20 Prozent erreicht worden sein. Zudem wurde der Health-Check-Service erweitert, womit die Systembasis ständig überwacht werden kann, was mögliche Ausfälle des Servers schneller und zuverlässiger erkennen soll. Praktisch ist aber auch das neue Tool Smart Input, das Dokumente bei der Ablage automatisch klassifiziert und daraus selbstständig Metadaten erzeugt. Damit lassen sich Akten und andere Dokumente schneller auffinden als bisher. Interessant daran ist der Einsatz intelligenter KI-Algorithmen.

ELO Integration Service und ELO Teamroom ermöglichen neue Arbeitsweisen

Neu ist auch der ELO Integration Service. Dieser nützliche Dienst ermöglicht die Integration der ELO ECM Suite in externe Applikationen wie SAP Business One, Salesforce, etc. Damit haben Anwender direkten Zugriff auf die ERP- und CRM-Systeme ihrer Wahl, ohne jedes mal die ECM Suite verlassen zu müssen.

Praktisch ist auch der neue ELO Teamroom. Damit können interne Mitarbeiter, aber auch externe Projektbeteiligte innerhalb eines virtuellen Projektraums auf Dokumente gemeinsam zugreifen und diese bearbeiten. Das verbessert vor allem größere Projekte ganz erheblich, da alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Das soll die Kollaborationsmöglichkeiten der ELO ECM Suite weiter verbessern.

Mit mobilen Apps auf ELO-Server zugreifen

Ebenfalls verbessert wurden die mobilen Apps, mit denen Anwender auf die ELO ECM Suite 20 zugreifen können, und das mit iPhone, iPad und anderen Smartphones und Tablets. Damit hat man stets von überall Zugriff auf seine Daten und Akten.

Wer mehr wissen will über die ELO ECM Suite 20, kann die vorkonfigurierten Softwarepakete ELO Knowledge und ELO Learning nutzen, woraus sich ein komplette Community-Plattform entwickeln lässt.

Weitere Informationen zur ELO ECM Suite 20 finden Sie auf unserer Seite: DMS und ECM für den Mittelstand

So unterstützt Sie die ELO ECM Suite bei der digitalen Homeoffice-Arbeit

Die Coronakrise hält gerade alle und alles fest im Griff. Was sich dadurch allerdings lockert ist die Bereitschaft vieler Unternehmen und Arbeitgeber, sich mit dem Thema Homeoffice näher zu befassen. Das, was vor noch wenigen Wochen noch undenkbar schien, wird gerade ernstzunehmende Realität. Und mit ernstzunehmend meinen wir alle Bereiche, die davon betroffen sind.

Denn für das störungsfreie Arbeiten in den eigenen vier Wänden ist mehr notwendig, als das Notebook am Morgen aufzuklappen und seine Aufgaben zu bewältigen. Dazu haben wir uns für Sie ein paar Gedanken gemacht – garniert mit ein, zwei echten Hilfestellungen.

Das Digitalisieren von Geschäftsprozessen stellt für viele Unternehmen immer noch eine echte Herausforderung dar. Dabei helfen zahlreiche Tools und Software-Plattformen die damit einher gehenden Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen zu können. Ein probates Werkzeug hierfür ist die ELO ECM Suite. Damit stehen auf einer einheitlichen Bedieneroberfläche zahlreiche Funktionen und Möglichkeiten parat. Es wird unterschieden zwischen den Varianten ELOenterprise für große Unternehmen und ELOprofessional, die vorzugsweise in mittelständischen Firmen eingesetzt wird.

Nutzen Sie die ELO ECM Suite – und das 90 Tage lang ohne Kosten

Da wir wissen, dass gerade unsere Kunden mit dieser vollumfänglichen Suite die Herausforderungen des digitalen Homeoffice besser bewältigen können, bieten wir Ihnen eine 3-monatige kostenfreie Lizenz an. Damit arbeiten Ihre Mitarbeiter*innen 90 Tage lang mit der ECM Suite, und das ganz bequem von Zuhause aus. Zu den Tools gehören unter anderem:

ELO Webserver unlimited & ELO Webclient: Damit können Anwender ganz einfach per Webbrowser auf die ELO ECM Suite von ihrem Homeoffice aus zugreifen. Sie arbeiten also via Internet auf dem Firmenserver, als ob Sie im Büro wären. Hierfür stehen auch mobile Anwendungen parat, falls Sie lieber mit Ihrem Tablet Zuhause arbeiten wollen.

Business Solution ELO Knowledge: Dieser Teil der ELO ECM Suite stellt ein zentrales Wissensportal für alle Anwender*innen dar. Dort lassen sich Mitteilungen und Beiträge zu wichtige Themen veröffentlichen, Ideen mit anderen spontan teilen, drängende Fragen klären und vieles darüber hinaus.

ELO ECM Suite kann noch viel mehr

Doch die ELO ECM Suite bietet noch weitere nützliche Funktionen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, seine Daten gesetzeskonform zu archivieren, Dokumente automatisiert abzulegen, mit Kolleg*innen gemeinsam Dokumente zu bearbeiten und vieles mehr. Falls Sie weitere Informationen dazu benötigen, sollten Sie einen Blick auf die Webinar-Seite von ELO Office Digital werfen. Dort finden Sie zahlreiche kostenfreie Online-Seminare, die sich sehr detailliert mit der ECM Suite beschäftigen.

Und falls Sie noch mehr über unser ECM-Angebot erfahren wollen, verzweigen Sie am besten auf die zugehörige Webseite. Dort finden Sie weitere nützliche Informationen rund um das Thema Enterprise Collaboration Management. Oder Sie nehmen direkt mit uns Kontakt auf. Dann besprechen wir in Ruhe, wie wir Ihnen in Sachen Homeoffice und Digitalisierung helfen können.