Die neue ELO ECM Suite 11 bringt ELO Analytics und Tag Cloud mit, sie ist außerdem konform mit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung. ELO Digital Office hat nach zwei Jahren damit eine neue Version seines Enterprise-Content-Managementsystems herausgebracht.

Neuerungen bei der ELO ECM Suite 11

Die ELO Suite enthält die bewährten Funktionen der Vorgängerversion, die weiterentwickelt und damit verbessert wurden. Darüber hinaus gibt es wesentliche Neuerungen. ELO Analytics ist nun ein fester Bestandteil der Suite. Eine Übersicht zu aktuellen Umfragen und Themen sowie projektbezogene Versandmappen liefert die Tag Cloud. Das erleichtert deutlich die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Die neue DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) der EU wurde integriert. Verschiedene Funktionen der ELO Suite dienen gezielt dem Schutz der personenbezogenen Daten, wie ihn die DSGVO seit dem 25.05.2018 verlangt. Die gesamte ELO Suite 11 ist so aufgebaut, darüber hinaus finden sich adäquate Datenschutzfunktionen speziell in einzelnen Business-Solutions, darunter beispielsweise in ELO HR Recruiting. Integriert wurden durchdachte Zugriffskonzepte, Funktionen für die Markierung einzelner Datensätze, um Lösch- und Aufbewahrungsfristen einhalten zu können, sowie spezielle Verschlüsselungen.

Neue Collaboration-Features in der ELO ECM Suite 11

Die Collaboration-Funktionen wurden deutlich verbessert. Das steigert die Effizienz der Zusammenarbeit im Team, mit anderen Externen und mit Kunden. Zu den Funktionen gehören ein Umfrage-Tool und der Transmittal Letter. Nutzer können mit dem Umfrage-Tool unkompliziert die Meinung ihrer Kollegen einholen. Zu diesem Zweck erstellen sie am betreffenden Dokument eine kurze Umfrage. Die Dokumentation des Mail-Versands übernimmt der Transmittal Letter. Für weitere Bearbeitungsschritte stößt er einen Prozess an, um verschickte Daten auf neue Versionen oder Freigaben zu überprüfen. Die Grundlage für diesen Dokumenten- und Content-basierten Informationsaustausch liefert der ELO Feed. Über Hashtags lassen sich Dokumente bestimmten Themen zuordnen, eine Funktion, die aus sozialen Netzwerken bekannt ist. Der “Mein ELO” Bereich ist eine persönliche Informationszentrale, in der jederzeit neue Beiträge im ELO-Feed, anstehende Aufgaben und zuletzt verwendete Dokumente einzusehen sind.

ELO Analytics nun im Standard integriert

ELO Analytics liefert aussagekräftige Auswertungen im ECM. Die Ergebnisse lassen sich in übersichtlichen Dashboards visualisieren, ohne dass hierfür eine externe Business-Intelligence-Datenbank erforderlich ist. Alle wichtigen Kennzahlen behalten Nutzer damit stets im Blick. ELO Analytics stellt Zusammenhänge zwischen den Daten unterschiedlichster Quellen im ELO Systems her. Die Sicht auf diese Daten lässt sich individuell konfigurieren. Damit definiert der Nutzer, wie die Informationen auszuwerten sind. Übersichtliche Dashboards, die Anwender mit wenigen Klicks selbst erstellen können, enthalten beispielsweise eigene Rechnungseingangsbücher, Personalakten oder Vertragsmanagementberichte. Dabei ist die Datensicherheit immer gegeben. Hierfür sorgt ein ausgefeiltes ELO Administrationssystem. Nur diejenigen Kollegen, die dazu berechtigt sind, können auf die Daten zugreifen.

Mobile Apps und Tag Cloud in der ELO ECM Suite 11

Auf der Startseite bietet diese ELO Suite nun die Tag Cloud an. Sie entsteht aus häufig verwendeten Feed-Hashtags. Es lässt sich daraus erkennen, welchen Aufgaben sich das Team zuletzt zugewandt hat. Diese und alle sonstigen Funktionen lassen sich auch mobil anwenden – mit kostenlosen ELO Apps. Mobilität ist eine der Grundvoraussetzungen in der heutigen Geschäftswelt, weil wichtige Entscheidungen oft unterwegs getroffen werden. ELOprofessional 11 stellt daher die wesentlichen Tools zur Verfügung:

• Smartphones/Tablets ELO for Mobile Devices
• ELO QuickScan
• ELO Connect

Nutzer können damit mobil auf sämtliche ECM-Funktionen zugreifen. Selbst das Einscannen von Dokumenten mit der Smartphonekamera ins ELO Archiv ist möglich.

Automatisierte Erfassung mit ELOprofessional 11

Eingehende Dokumente lassen sich mit den Werkzeugen der Suite automatisiert erfassen – und zwar unabhängig vom Medium und vom Eingangskanal. Anschließend klassifiziert sie die Suite, um sie für nachgelagerte Prozesse bereitzustellen. Das können zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Angebote oder die Auftragsabwicklung sein. Die Module und Schnittstellen von ELOprofessional 11 vereinfachen die Eingangsverarbeitung und richten sich dabei exakt nach den Wünschen der Anwender. Der ELO DocXtractor sorgt für die automatisierte intelligente Klassifikation von eingehenden Rechnungen, wobei er die relevanten Belegdaten mit dem angebundenen ERP-System abgleicht. Die Eingangsverarbeitung beschleunigt das Modul ELO Barcode der ELO ECM Suite 11. Nicht zuletzt sorgt der intelligente Posteingang für straffere Abläufe mit der neuen Suite.