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Darin unterscheiden sich ECM- und DMS-Anwendungen

Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden.

Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet Enterprise Content Management. Auf den ersten Blick scheint es so, dass beide Begriffe eigentlich dasselbe meinen. Beim genaueren Hinsehen fallen allerdings signifikante Unterschiede auf.

DMS: Dokumente verwalten, archivieren, aufspüren

Das Verwalten und Erstellen von Dokumenten aller Art, das beherrscht ein DMS ganz vortrefflich. Digitale Unterlagen lassen sich damit aber auch verteilen, ein- und ausgeben, archivieren sowie danach suchen. Daher kommen diese Dokumentenmanagementsysteme vielfältig zum Einsatz, zum Beispiel in Behörden, wo sie den gesamten Aktenaufwand digital abbilden können.

ELO Digital Office hat solch ein DMS im Programm, das sich ELOoffice nennt. Damit können vor allem kleinere Unternehmen sowie selbständige und freiberufliche Anwender ihre Dokumente verwalten und pflegen. Hierfür stehen bekannte Mechanismen wie das Archivieren, die Aktenanlage und Belegerfassung sowie die intelligente Suche zur Verfügung. Praktisch ist auch das Übertragen des Archivs auf mobile Endgeräte. Damit haben Anwender ihre Daten immer dort dabei, wo sie diese gerade benötigen.

ECM: Strategisches Verwalten und Analysieren sämtlicher Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu einem DMS geht ein Enterprise Content Management ein gutes Stück weiter. Denn anstatt sich nur auf das Verwalten und Organisieren von Dokumenten zu konzentrieren, beherrscht ein ECM-System eine Vielzahl an Dateiformaten wie strukturierte Inhalte (Rechnungen, Verträge, etc.), schwach strukturierte Daten (E-Mails, Fachartikel, etc.) und unstrukturierte Inhalte (Gesprächsnotizen, Bilder, etc.).

Zudem richten sich ECM-Plattformen meist an größere Unternehmen, wo viele Anwender auf das System zugreifen. Daher sind bestimmte Mechanismen wie die Zugriffssteuerung und Lese-/Schreibbeschränkungen unabdingbar. Daher legt ein Unternehmen mit der Anschaffung des passenden ECM-Systems die Art und Weise fest, wie Dokumente erfasst, bearbeitet, verwaltet, gespeichert und verwaltet werden. Damit werden sämtliche Prozesse und Strukturen auf Basis des ECM-Systems maßgeblich abgebildet.

ELO EMC Suite, der Alleskönner

Solch ein ECM-System kommt bei unseren Kunden häufig zum Einsatz und nennt sich ELO ECM Suite. Es richtet sich an mittelständische und größere Unternehmen und bietet eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen. Dazu zählen unter anderem:

  • das Aussteuern von kompletten Prozessketten (ELO Workflow)
  • das automatische Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten (ELO Archiv)
  • das rechtssichere Verwalten von Daten sowie deren intelligente Analyse (ELO Analytics)
  • das blitzschnelle Auffinden von benötigten Informationen (ELO Suche)
  • die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit aller Beteiligten (ELO Collaboration)

ELO ECM Suite: Alle Funktionen unter einer Oberfläche

Hierfür kommt eine einheitliche, webbasierte Benutzeroberfläche zum Einsatz, die den vollständigen Zugriff auf sämtliche Daten und Dokumente erlaubt. Zudem werden Dateien in der Dokumentenvorschau übersichtlich dargestellt, ohne jedes Mal die zugehörige Anwendungen öffnen zu müssen. Und mit dem ELO Feed steht allen Beteiligten der gemeinsame Zugriff auf Dateien zur Verfügung, was die Zusammenarbeit an Dokumenten deutlich erleichtert.

Darüber hinaus steht mit ELO Analytics ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der Cash-Flow bewerten lässt, laufende Verträge auf Schwachstellen hin untersucht werden können oder sonstige Zusammenhänge per Knopfdruck hergestellt werden können. Auch schick ist das Tool ELO Workflow. Es erlaubt die grafische Darstellung sowie Optimierung von Unternehmensprozessen. Das führt zu schnelleren Freigabeprozessen und zielführenden Entscheidungen.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM für den Mittelstand

ELO Service mit Gütesiegel – Trained by DATEV

Wir investieren konstant in die Weiterbildung aller Mitarbeiter, um Ihnen als Kunden einen optimalen Service und Beratung nach dem aktuellsten Stand bieten zu können.

Wir freuen uns, dass wir nun auch offiziell das Siegel „Trained by DATEV“ führen dürfen. Dank einer mehrtägigen Weiterbildung bei ELO im Bereich ELO for DATEV sind unsere Consultants nun vorbereitet auf all Ihre Anfragen im Bereich DATEV im Zusammenhang mit ELO Dokumentenmanagementsystem.

Fragen Sie ELO for DATEV? BEsuchen Sie unser kostenfreies Webinar zum Thema: https://n-komm.de/webinar-elo-ecm-datev-digitaler-rechnungseingang/

Wenden Sie sich bei Anfragen direkt an unseren Vertrieb. (Vertrieb@n-komm.de)

ECM-Spezialist n-komm GmbH gewinnt Stefan Resch als Betriebsleiter Saarland

Die n-komm GmbH verstärkt sich mit Stefan Resch. Als Betriebsleiter Saarland ist er ab sofort für den Aufbau der neuen Geschäftsstelle in Völklingen verantwortlich.

Als ausgewiesener ECM-Spezialist kann Stefan Resch auf über 12 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen DMS / ECM zurückblicken. Der gebürtige Völklinger war dabei in verschiedenen Sales-Positionen unter anderem für Systemhäuser tätig. Dabei konnte er eine hohe Expertise in Enterprise-Content-Projekten aufbauen und Kunden aus den Segmenten Mittelstand und Konzern hauptverantwortlich betreuen.

Für die n-komm GmbH (https://n-komm.de/) soll Resch von der neuen Niederlassung aus vor allem das Kerngeschäft im Bereich ELO ECM in der Region Saarland, Rheinland-Pfalz und Hessen betreuen und weiter ausbauen. Zu seinen Aufgaben zählt dabei sowohl die Akquise von Neukunden als auch die Weiterentwicklung bestehender Kunden der n-komm GmbH.

„Die Herausforderung, für die n-komm GmbH eine neue Geschäftsstelle von Grund auf aufzubauen, ist extrem reizvoll für mich“, sagt Stefan Resch. „Ich habe die n-komm als Unternehmen kennengelernt, in dem jeder für den anderen einsteht und mit viel Freude an der Arbeit und Begeisterung agiert. Beindruckt hat mich zudem die direkte Nähe zum ECM Hersteller ELO Digital Office GmbH. Ich freue mich sehr darauf, in diesem Umfeld meine Erfahrung einzubringen.“

„Mit Stefan Resch gewinnen wir unseren absoluten Wunschkandidaten für die verantwortungsvolle Aufgabe als Betriebsleiter in der neuen Niederlassung im Saarland“, freut sich Alexander Kühn, Inhaber und Geschäftsführer der n-komm GmbH. „Sowohl bestehende Kunden als auch Interessenten dürfen von den Völklinger Kollegen eine top ELO ECM Beratung und Projektabwicklung erwarten, die den gestellten Anforderungen in höchster Qualität gerecht wird.“

Mit der neuen Niederlassung nach dem Hauptsitz in Karlsruhe folgt die n-komm GmbH der Zielsetzung, möglichst nahe beim Kunden vor Ort zu sein und auch den persönlichen Austausch zu ermöglichen. Das IT-Softwarehaus ist starker Partner der ELO Digital Office GmbH und entwickelt hier eigene Lösungen auf Basis ELO ECM für den Mittelstand und die öffentliche Verwaltung.

Das leistet die nächste Generation der ELO ECM Suite

Mit der nächsten Version der ECM Suite hievt ELO Digital Office sein Kollaborationstool auf ein neues Level. Mit der Ausgabe Nummer 20 kommen neue Funktionen dazu, aber auch Bewährtes wurde einer Korrektur unterzogen. Wir haben uns die spannendsten Anpassungen und Neuheiten angesehen.

Auffällig neu an der zwanzigsten Version der ECM Suite ist schon ihr Erscheinungsbild, da die Bedieneroberfläche komplett überarbeitet wurde. Zudem finden sich dort der neue Menüpunkt „Favoriten“, mit dem sich ein eigener Funktionsbereich erstellen lässt. Und das an Windows 10 orientierte Aussehen mit einer neuen, besser lesbaren Schrift soll für ein komfortableres Bedienerlebnis sorgen.

Neue ECM Suite-Clients sollen für mehr Flexibilität sorgen

Mit speziellen Arbeitsumgebungen soll sich die ELO ECM Suite besser an den Bedürfnissen seiner Anwender orientieren. Dazu gehören neue User-Clients, die die Anforderungen an die jeweilige Arbeitssituation besser abbilden sollen. So steht für Microsoft Office-Anwender der neue Desktop Client zur Verfügung. Für eher mobile Anwender gibt es einen neuen Webclient, der sehr schlank und sehr sicher ist. Hierfür kommt eine neue Verschlüsselung zum Einsatz, die den Zugriff auf den ELO-Server von unterwegs gegen unberechtigte Zugriffen absichert. Und für die eher seltene Nutzung der ELO-Arbeitsumgebung steht der Workflow-Client bereit.

Doch auch beim Server-Betrieb hat sich einiges mit der Version 20 getan. So soll mithilfe diverser Optimierungen eine Leistungssteigerung von bis zu 20 Prozent erreicht worden sein. Zudem wurde der Health-Check-Service erweitert, womit die Systembasis ständig überwacht werden kann, was mögliche Ausfälle des Servers schneller und zuverlässiger erkennen soll. Praktisch ist aber auch das neue Tool Smart Input, das Dokumente bei der Ablage automatisch klassifiziert und daraus selbstständig Metadaten erzeugt. Damit lassen sich Akten und andere Dokumente schneller auffinden als bisher. Interessant daran ist der Einsatz intelligenter KI-Algorithmen.

ELO Integration Service und ELO Teamroom ermöglichen neue Arbeitsweisen

Neu ist auch der ELO Integration Service. Dieser nützliche Dienst ermöglicht die Integration der ELO ECM Suite in externe Applikationen wie SAP Business One, Salesforce, etc. Damit haben Anwender direkten Zugriff auf die ERP- und CRM-Systeme ihrer Wahl, ohne jedes mal die ECM Suite verlassen zu müssen.

Praktisch ist auch der neue ELO Teamroom. Damit können interne Mitarbeiter, aber auch externe Projektbeteiligte innerhalb eines virtuellen Projektraums auf Dokumente gemeinsam zugreifen und diese bearbeiten. Das verbessert vor allem größere Projekte ganz erheblich, da alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Das soll die Kollaborationsmöglichkeiten der ELO ECM Suite weiter verbessern.

Mit mobilen Apps auf ELO-Server zugreifen

Ebenfalls verbessert wurden die mobilen Apps, mit denen Anwender auf die ELO ECM Suite 20 zugreifen können, und das mit iPhone, iPad und anderen Smartphones und Tablets. Damit hat man stets von überall Zugriff auf seine Daten und Akten.

Wer mehr wissen will über die ELO ECM Suite 20, kann die vorkonfigurierten Softwarepakete ELO Knowledge und ELO Learning nutzen, woraus sich ein komplette Community-Plattform entwickeln lässt.

Weitere Informationen zur ELO ECM Suite 20 finden Sie auf unserer Seite: DMS und ECM für den Mittelstand

n-komm auf der ELO Digital EXPO

Der ein oder andere Leser unseres Blogs wird es schon mit bekommen haben. Unser Partner die ELO Digital Office GmbH veranstaltet Ihr erstes digitales Event. Auf der ELO Digital EXPO 2020 werden Besucher in virtuellen Räumen empfangen. Erleben Sie an 3 Veranstaltungstagen (17.06. bis 19.06.2020) den Mehrwert digitalisierter Prozesse – live und ortsunabhängig!

Interaktion wird auf der ELO Digital EXPO 2020 großgeschrieben: Nutzen Sie die Chance für den direkten Austausch mit den Digitalisierungsexperten von ELO und n-komm. Ja, auch wir sind natürlich vertreten. Auf unserem digitalen Messestand können sich die Besucher umschauen und über unsere Themen informieren: Die E-Akte in öffentlichen Verwaltungen, ELO ECM im Mittelstand oder auch unsere E-Mailarchvierung für HCL Notes auf Basis von ELO.

Referenzvortrag der Stadt Tübingen

Als besonderes Highlight spricht am 17. Juni 2020 um 13:15 Uhr Herr Daniel Süß, Digitalisierungsbeauftragter der Universitätsstadt Tübingen und Herr Wolfgang Zwickl stellvertretender Geschäftsführer der n-komm GmbH zum Thema „Die ELO E-Akte bei der Stadt Tübingen – zentraler Baustein einer modernen Verwaltung“ zu Ihnen. Im Vortrag erwarten Sie Insider-Informationen über die Einführung der E-Akte in der Stadtverwaltung: Darstellung des bisherigen Projektverlaufs, insbesondere die Phase der Produktauswahl und Entscheidung für die ELO E-Akte mit der n-komm E-Akte.Plus, Erläuterung der gewählten Projektstruktur sowie der bisherigen Ergebnisse und des Aufbaus der E-Akte (insbesondere Aktenplan und Akten).

Wir laden Sie herzlichst zu dieser spannenden Veranstaltung ein!

Anmeldung & Informationen: https://elo-digital.expo-ip.com