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Darin unterscheiden sich ECM- und DMS-Anwendungen

Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden.

Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet Enterprise Content Management. Auf den ersten Blick scheint es so, dass beide Begriffe eigentlich dasselbe meinen. Beim genaueren Hinsehen fallen allerdings signifikante Unterschiede auf.

DMS: Dokumente verwalten, archivieren, aufspüren

Das Verwalten und Erstellen von Dokumenten aller Art, das beherrscht ein DMS ganz vortrefflich. Digitale Unterlagen lassen sich damit aber auch verteilen, ein- und ausgeben, archivieren sowie danach suchen. Daher kommen diese Dokumentenmanagementsysteme vielfältig zum Einsatz, zum Beispiel in Behörden, wo sie den gesamten Aktenaufwand digital abbilden können.

ELO Digital Office hat solch ein DMS im Programm, das sich ELOoffice nennt. Damit können vor allem kleinere Unternehmen sowie selbständige und freiberufliche Anwender ihre Dokumente verwalten und pflegen. Hierfür stehen bekannte Mechanismen wie das Archivieren, die Aktenanlage und Belegerfassung sowie die intelligente Suche zur Verfügung. Praktisch ist auch das Übertragen des Archivs auf mobile Endgeräte. Damit haben Anwender ihre Daten immer dort dabei, wo sie diese gerade benötigen.

ECM: Strategisches Verwalten und Analysieren sämtlicher Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu einem DMS geht ein Enterprise Content Management ein gutes Stück weiter. Denn anstatt sich nur auf das Verwalten und Organisieren von Dokumenten zu konzentrieren, beherrscht ein ECM-System eine Vielzahl an Dateiformaten wie strukturierte Inhalte (Rechnungen, Verträge, etc.), schwach strukturierte Daten (E-Mails, Fachartikel, etc.) und unstrukturierte Inhalte (Gesprächsnotizen, Bilder, etc.).

Zudem richten sich ECM-Plattformen meist an größere Unternehmen, wo viele Anwender auf das System zugreifen. Daher sind bestimmte Mechanismen wie die Zugriffssteuerung und Lese-/Schreibbeschränkungen unabdingbar. Daher legt ein Unternehmen mit der Anschaffung des passenden ECM-Systems die Art und Weise fest, wie Dokumente erfasst, bearbeitet, verwaltet, gespeichert und verwaltet werden. Damit werden sämtliche Prozesse und Strukturen auf Basis des ECM-Systems maßgeblich abgebildet.

ELO EMC Suite, der Alleskönner

Solch ein ECM-System kommt bei unseren Kunden häufig zum Einsatz und nennt sich ELO ECM Suite. Es richtet sich an mittelständische und größere Unternehmen und bietet eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen. Dazu zählen unter anderem:

  • das Aussteuern von kompletten Prozessketten (ELO Workflow)
  • das automatische Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten (ELO Archiv)
  • das rechtssichere Verwalten von Daten sowie deren intelligente Analyse (ELO Analytics)
  • das blitzschnelle Auffinden von benötigten Informationen (ELO Suche)
  • die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit aller Beteiligten (ELO Collaboration)

ELO ECM Suite: Alle Funktionen unter einer Oberfläche

Hierfür kommt eine einheitliche, webbasierte Benutzeroberfläche zum Einsatz, die den vollständigen Zugriff auf sämtliche Daten und Dokumente erlaubt. Zudem werden Dateien in der Dokumentenvorschau übersichtlich dargestellt, ohne jedes Mal die zugehörige Anwendungen öffnen zu müssen. Und mit dem ELO Feed steht allen Beteiligten der gemeinsame Zugriff auf Dateien zur Verfügung, was die Zusammenarbeit an Dokumenten deutlich erleichtert.

Darüber hinaus steht mit ELO Analytics ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der Cash-Flow bewerten lässt, laufende Verträge auf Schwachstellen hin untersucht werden können oder sonstige Zusammenhänge per Knopfdruck hergestellt werden können. Auch schick ist das Tool ELO Workflow. Es erlaubt die grafische Darstellung sowie Optimierung von Unternehmensprozessen. Das führt zu schnelleren Freigabeprozessen und zielführenden Entscheidungen.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM für den Mittelstand

ELO Service mit Gütesiegel – Trained by DATEV

Wir investieren konstant in die Weiterbildung aller Mitarbeiter, um Ihnen als Kunden einen optimalen Service und Beratung nach dem aktuellsten Stand bieten zu können.

Wir freuen uns, dass wir nun auch offiziell das Siegel „Trained by DATEV“ führen dürfen. Dank einer mehrtägigen Weiterbildung bei ELO im Bereich ELO for DATEV sind unsere Consultants nun vorbereitet auf all Ihre Anfragen im Bereich DATEV im Zusammenhang mit ELO Dokumentenmanagementsystem.

Fragen Sie ELO for DATEV? BEsuchen Sie unser kostenfreies Webinar zum Thema: https://n-komm.de/webinar-elo-ecm-datev-digitaler-rechnungseingang/

Wenden Sie sich bei Anfragen direkt an unseren Vertrieb. (Vertrieb@n-komm.de)

ECM-Spezialist n-komm GmbH gewinnt Stefan Resch als Betriebsleiter Saarland

Die n-komm GmbH verstärkt sich mit Stefan Resch. Als Betriebsleiter Saarland ist er ab sofort für den Aufbau der neuen Geschäftsstelle in Völklingen verantwortlich.

Als ausgewiesener ECM-Spezialist kann Stefan Resch auf über 12 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen DMS / ECM zurückblicken. Der gebürtige Völklinger war dabei in verschiedenen Sales-Positionen unter anderem für Systemhäuser tätig. Dabei konnte er eine hohe Expertise in Enterprise-Content-Projekten aufbauen und Kunden aus den Segmenten Mittelstand und Konzern hauptverantwortlich betreuen.

Für die n-komm GmbH (https://n-komm.de/) soll Resch von der neuen Niederlassung aus vor allem das Kerngeschäft im Bereich ELO ECM in der Region Saarland, Rheinland-Pfalz und Hessen betreuen und weiter ausbauen. Zu seinen Aufgaben zählt dabei sowohl die Akquise von Neukunden als auch die Weiterentwicklung bestehender Kunden der n-komm GmbH.

„Die Herausforderung, für die n-komm GmbH eine neue Geschäftsstelle von Grund auf aufzubauen, ist extrem reizvoll für mich“, sagt Stefan Resch. „Ich habe die n-komm als Unternehmen kennengelernt, in dem jeder für den anderen einsteht und mit viel Freude an der Arbeit und Begeisterung agiert. Beindruckt hat mich zudem die direkte Nähe zum ECM Hersteller ELO Digital Office GmbH. Ich freue mich sehr darauf, in diesem Umfeld meine Erfahrung einzubringen.“

„Mit Stefan Resch gewinnen wir unseren absoluten Wunschkandidaten für die verantwortungsvolle Aufgabe als Betriebsleiter in der neuen Niederlassung im Saarland“, freut sich Alexander Kühn, Inhaber und Geschäftsführer der n-komm GmbH. „Sowohl bestehende Kunden als auch Interessenten dürfen von den Völklinger Kollegen eine top ELO ECM Beratung und Projektabwicklung erwarten, die den gestellten Anforderungen in höchster Qualität gerecht wird.“

Mit der neuen Niederlassung nach dem Hauptsitz in Karlsruhe folgt die n-komm GmbH der Zielsetzung, möglichst nahe beim Kunden vor Ort zu sein und auch den persönlichen Austausch zu ermöglichen. Das IT-Softwarehaus ist starker Partner der ELO Digital Office GmbH und entwickelt hier eigene Lösungen auf Basis ELO ECM für den Mittelstand und die öffentliche Verwaltung.

n-komm übernimmt die Wilsch IT-Services GmbH

Seit mehr als 10 Jahren arbeiten wir partnerschaftlich mit der Firma Wilsch aus Grünwald zusammen. Die Wilsch IT-Services ist Spezialist im Bereich:

  • Hardware Wartung (IBM Power, IBM Storage, Lenovo Storage, Lenovo Server, SAN, Bandlaufwerke etc.)
  • Monitoring (Kompletter IT-Infrastruktur)
  • Managed Services

Somit passt die Wilsch IT-Services ideal zur n-komm. Dies hat auch der bisherige Geschäftsführer und Inhaber Herr Ulrich Wilsch zum Anlass genommen, seine Firma uns anzuvertrauen. Die Wilsch IT-Services GmbH wird als eigenständiges Unternehmen bestehen bleiben. Weitere Informationen können Sie gerne der Firmenhomepage wits.gmbh entnehmen.

Feature Pack 10 verursacht größere Probleme

Die Meldungen über Probleme mit dem FP10 häufen sich. Inzwischen hat IBM reagiert und nicht nur den Sametime-Fix nachgeschoben, sondern betont auch in einem Blog-Beitrag, die zahlreichen Meldungen wahrgenommen zu haben und schnell an einem Fix zu arbeiten.

Bis dahin muss ich von einer Installation des FP10 außerhalb von Test-Umgebungen abraten.