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Mit diesen Schnittstellen lässt sich die ELO E-Akte mit externen Anwendungen verbinden

Darüber haben wir schon ausführlich berichtet: Die ELO E-Akte hilft Behörden, Ämtern und anderen Einrichtungen der öffentlichen Hand bei der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen. Was mindestens genauso spannend ist: Mithilfe der n-komm E-Akte.Plus stellen wir für zahlreiche externe Anwendungen die passenden Schnittstellen bereit. Damit können Sie zwischen elektronischen Akten und Fachverfahren einen Daten- und Dokumentenaustausch organisieren, was für die tägliche Arbeit ein wesentlicher Vorteil ist, weil Prozesse nicht unterbrochen werden und eine einheitliche Ablage in Akten erfolgen kann.

Von A wie ab-data bis V wie VIATO

Mit den Schnittstellen von n-komm verbinden Sie die ELO E-Akte mit Ihren wichtigsten Fachapplikationen, wie beispielweise:

ab-data Web-Finanzwesen für das kommunale Finanzmanagement

Die Internet-basierte Anwendung Web-Finanzwesen von ab-data übernimmt für Kommunen zahlreiche digitale Aufgaben. Dazu hören die elektronische Haushaltsplanung und -bewirtschaftung genauso die die Verbrauchsabrechnung und das kommunale Mahnwesen.

Unsere Schnittstelle ermöglicht es Ihnen die Rechnungseingangsverarbeitung inkl. Zugriff auf Stammdaten aus ab-data in der ELO E-Akte durchzuführen. Nach Rechnungsprüfung und -freigabe erfolgt die Übergabe an das Rechnungseingangsbuch in ab-data. Die daraus resultierende Anordnung wird am Ende des Prozesses der Rechnung in der Akte zugeordnet.

avviso für das kommunale Forderungsmanagement

Mit avvisio von DATA-team lässt sich das kommunale Forderungsmanagement mithilfe ausgeklügelter Vollstreckungsprozesse optimal gestalten. Unsere Schnittstelle legt bei durchgeführten Mahnläufen in der ELO E-Akte Schuldnerakten und Fälle an und ordnet diesen die in avviso erzeugten Mahnschreiben zu.

LaDiVA  für das Ausländerwesen

Mit LaDiVa lassen sich viele Prozesse automatisieren, die im Ausländerwesen anfallen. Dazu zählt das Erteilen von Aufenthaltserlaubnissen genauso wie die Abfrage von Visa- und Asyl-Daten. Aber auch elektronische Aufenthaltstitel oder Reiseausweise lassen sich mittels LaDiVA beantragen. Unsere Schnittstelle ermöglicht es Ihnen durch Übertragung der Daten und Dokumente in der ELO E-Akte entsprechende Ausländerakten zu führen. Nicht unwichtig dabei ist, dass wir ab Juni 2020 als Ergänzung über eine xDOMEA-Schnittstelle zur Übergabe solcher Akten an andere Behörden verfügen. Dies kann erforderlich sein, weil die Person in einen anderen Kreis gezogen und damit eine andere Behörde zuständig ist.

Mit Little Bird die Kinderbetreuung organisieren und verwalten

Little Bird kommt derzeit in fast 200 Städten und Gemeinden zum Einsatz. Das zugehörige Onlineportal unterstützt Eltern bei der Suche nach Betreuungsplätzen für ihre Kinder genauso wie bei der Kontaktaufnahme und Anmeldung. Unsere Schnittstelle ermöglicht es von Little Bird erzeugte PDF-Dateien und Daten (XML-Dateien) in automatisch erzeugte Akten/Teilakten der Einrichtung (z.B. Kindergarten, Kita usw.) abzulegen.

meeting.mobile von n-komm für den Sitzungsdienst

Mit unserer webbasierten Anwendung meeting.mobile stellen wir Gemeinden und öffentlichen Einrichtungen eine Plattform zur Verfügung, die Verwaltungsaufgaben übernimmt, auf der sich Sitzungsprotokolle und Tagesordnungen erstellen und austauschen lassen. Und das ohne die Notwendigkeit, ein vollständiges Sitzungsdienst-Programm kaufen zu müssen, dessen Funktionsumfang die Ansprüche von vielen Gremien übersteigt. Unsere Schnittstelle sorgt dafür, dass Sitzungsdokumente sowohl für das Sitzungsmanagement als auch für die vollständige Aktenführung in der ELO E-Akte verfügbar sind. Mehr Infos dazu finden Sie hier: meeting.mobile Sitzungsdienst

VIATO für die Kfz-Zulassung

Die Straßenverkehr-Suite VIATO ist ein Gemeinschaftsprojekt des Landesbetrieb Verkehr (LBV) und ekom21. Zu dieser Suite gehören die Einzelanwendungen VIATO F (Fahrerlaubniswesen), VIAOTO Z (Kfz-Zulassungswesen), VIATO G (Genehmigungen im Straßenverkehr) und VIATO P (Parkraummanagement). Unsere Schnittstelle ermöglicht das Scannen und automatische Zuordnen von Zulassungsdokumenten in entsprechende Halterakten. Die entsprechenden Indexdaten dazu übergibt unsere Schnittstelle von VIATO an die ELO A-Akte.

n-komm versorgt Sie mit Ihrer individuellen Schnittstelle

Die beschriebenen Schnittstellen sind Beispiele. Eine Liste aller verfügbaren Schnittstellen lassen wir Ihnen gerne zukommen. Schnittstellen die wir bisher nicht unterstützen, entwickeln wir gerne für Sie. Unsere eingesetzten Basis-Technologien ermöglichen es uns, dies mit einem sehr überschaubaren Aufwand umzusetzen. Rufen Sie uns hierzu am besten an.

SAP & ELO – funktioniert!

Sie setzen SAP als ERP System ein? Und haben vor ELO als DMS System einzuführen? Oder umgekehrt? Mit unseren Serviceleistungen rund um ELO – SAP verbinden wir beide Welten perfekt miteinander. Schauen Sie sich unser Video an:

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SAP Integration in ELO

Volles Content-Management aus zwei Welten: ELO & SAP

SAP-zertifiziertes ECM verschmilzt mit ArchiveLink. So optimieren sich dokumenten-gesteuerte Prozesse in die ELO Systemwelt und stützen SAP-Erfassungsszenarien.

Kunden profitieren dadurch von

  • klaren Abbildungen ihrer Unternehmensprozesse
  • raschen Informationen
  • revisionssicheren Archiven
  • weniger Betriebskosten

Synergie mit Profit

Auf der SAP-Plattform bietet sich das ganze Spektrum von ECM-Funktionen als zentralen Diensten. Dazu existiert eine serviceorientierte Architektur (SOA) ohne Schnittstellenprobleme beim Release-Wechsel.

Ganzheitliche Lösung

Zentralisierung aller wesentlichen Unternehmensdokumente erfolgt nach Gliederungskriterien: Branche, Lieferung, Kunden, Einkauf, Fertigung. Anwender nutzen entsprechende Projektdaten in die SAP Welt bzw. anderen geschäftlichen Anwendungen. Insgesamt erhalten Kunden ihre kritischen Informationen also ganzheitlich und rasch.

Automatisiert Geld und Zeit sparen

Hohe Effizienz entspringt der zumeist automatischen Verarbeitung eingehender Dokumente. Kundenanforderungen finden sich dazu in passenden Szenarien beider Welten wieder.

Dokumente: frühe vs. späte Erfassung

Gescannte Dokumente binden sich früh sowie vorgangsbezogen in SAP ein. Papierdokumente hingegen finden später in den Arbeitsprozess. Dort verknüpfen sich alle eingegangenen Dokumente mit ihren SAP-Buchungen per aufgetragenem Barcode (ELO). So erfolgt die abschließende Archivierung rein automatisch.

ELO: automatische Eingangsbearbeitung (Rechnungen)

Papierrechnungen mit manuellem Arbeitsaufwand verlieren Skonto und provozieren Fehler. Zudem verursachen zahlreiche Papierbelege erhebliche Personalkosten. Dagegen scannt DocXtractor alle Eingangsrechnungen schon im Posteingang und klassifiziert Inhalte automatisch.

Diese Belegdigitalisierung bringt Inhalte (Rechnungsnummer, Bankverbindung etc.) in Verarbeitungsprozesse zur abschließenden SAP-Transaktion (Buchung). Vor Datenübergabe an den SAP-Ablauf prüft ELO inhaltliche Plausibilität per SAP-Datenbank (Zuordnung von Auftragsnummer bzw. Lieferantenkennung etc.).

Informationszugriff: rasch und zentral

Verarbeitete Dokumente archiviert das System automatisch dank der SAP-Indexdaten. Anwender nutzen ab dann sofort alle Dokumente in SAP bzw. mit einem ECM-Client. Die jeweilige Versionsverwaltung garantiert den Überblick zu diversen Dokumentenversionen.

Weiter bietet ein integrierter Indexserver das Recherchieren im Dokumentenarchiv als Teil des Unternehmenswissens. Wissenseinbindung in Portale mit Zugriff per Smartphone und Browser fördern mobiles Arbeiten. Weiterhin lassen sich für Kunden ihre Zugriffe auf Archiviertes (Rechnungen, Angebote etc.) ermöglichen.

Heterogener Workflow

Medienbrüche schwinden in durchgängigen Digitalprozessen aus einer performanten Workflow-Engine ohne Systemabhängigkeit. So verteilen sich sinnvolle Prozesse auf zuständige Personen und Bereiche. ArchiveLink vernetzt hierzu SAP-Buchungen mit Dokumenten.

Ein grafischer Prozessdesigner erlaubt komplexes Modellieren und Steuern von Arbeitsabläufen. Im Mischbetrieb verschmelzen ELO- und SAP-Workflow zum glatten Prozess.

Steuerrecht: Anforderungen automatisch erfüllt

ELOs spezialisierte Dienste archivieren Buchhaltung steuerrechtlich perfekt. Zudem gelingen Release-Umstellungen rascher im schlanken SAP-System ohne Offline-Datenballast – solche Daten stehen bei Bedarf stets für massive Auswertungen etc. anderweitig bereit.

Das ECM-System managt langfristige Archivierungen revisions- und ausfallsicher (RAID, optische Jukebox). Weiter lagern alle Dokumente aus dem Collaboration Teamroom (SAP-Portal) normkonform im Archiv.

Vorteile aus SAP in ELO-ECM

  • Weniger Kosten dank Langzeitarchivierung per Datenauslagerung ins
    ECM-Archiv
  • rechtskonforme Archivierung
  • Zentraler Zugriff: vollständige Vorgangsakten
  • Einsparung dank Skontosicherung per Prozesskontrolle
  • Bessere Dokumentation: transparente Bearbeitung
  • Zeitersparnis: automatische Reduktion händischer Abläufe
  • Verlässliche Daten: automatisches Erfassen, weniger Nacharbeit

Geld und Zeit sparen

Automatisierung spart besonders effektiv bei großen Belegmengen. ELO sowie SAP bieten kombiniert hohe Leistung und Offenheit. So lassen sich heutige und morgige Anforderungen meistern. Speziell nutzt jeder Mitarbeiter schnell und simpel zentrales Firmenwissen.

Weitere Informationen: DMS & ECM im Mittelstand