Der webbasierte Sitzungsdienst mit Ratsinformationssystem

Suchen Sie nach einer Möglichkeit Öffentlichkeit und / oder Gremiumsmitglieder im Web über Sitzungen, deren Tagesordnung, Vorlagen, Anlagen und Beschlüsse zu informieren, ohne dass Sie dafür ein großes Sitzungsdienst Programm kaufen und benutzen müssen? Sollen die Vorlagen, Anhänge und ggf. auch Protokolle bequem als PDF herunterladbar sein?

Dann sollten Sie sich unseren webbasierten Sitzungsdienst meeting.mobile unbedingt ansehen. Denn Inhalte im Web ansprechend und für Bürger wie Mandatsträger nutzbringend zu publizieren ist heutzutage für Kommunen jeder Größenordnung eine Visitenkarte und ein Plus für die Attraktivität kommunalpolitischen Engagements. Bieten Sie Ihren Bürgern und Gremiumsmitgliedern die Möglichkeit sich über Sitzungen und Inhalte online informieren zu können und Dateien einer Sitzung vorab als Gesamt-PDF herunterladen zu können. meeting.mobile macht es auf einfache Art und Weise möglich.

Für meeting.mobile brauchen Sie keine eigenen Kapazitäten in Form von Webserver oder Administration etc. bereitzustellen. Eine Installation vor Ort ist ebenfalls nicht erforderlich. meeting.mobile wird bei uns gehostet und Sie greifen über das Web auf „Ihre“, speziell für Sie freigeschaltete, meeting.mobile-Umgebung zu. Wir richten Ihnen im vorgegebenen Rahmen die Basis-Umgebung nach Ihren Designwünschen ein, zeigen Ihnen in einer kurzen Webkonferenz die Bedienung und danach pflegen Sie alle Inhalte Ihres Sitzungsdienst per Browser.

meeting.mobile ab sofort in zwei unterschiedlichen Versionen erhältlich!

meeting.mobile und meeting.mobile professional geht auf unterschiedliche Bedürfnise der Gemeinden ein. Die Funktionen auf einen Blick:

Zentrale Funktionen von meeting.mobile

Werden Sie mobil! Mit unserer RIS-App bieten wir Ihnen einen mobilen Zugriff von überall auf der Welt. Und das auf für Android, Apple und Microsoft Betriebssystemen.

Für Mandatsträger können neben den üblichen Adress- und Telekommunikationsdaten Informationen zu Fraktions- und Gremienzugehörigkeit gepflegt werden. Gremien enthalten alle wichtigen Basisinformationen, die zum Planen und Durchführen von Sitzungen erforderlich sind. Gremien, Fraktionen und Personen können im Web veröffentlicht werden.

Sitzungen werden unter Nutzung der Gremienstammdaten erstellt. Vorlagen werden hochgeladen und der Tagesordnung einer Sitzung zugeordnet. Die Veröffentlichung von Sitzung, Tagesordnung, Vorlagen und Anlagen im Web ist mit wenigen Klicks erledigt.

Mit der Schnittstelle in MS Word verwalten, bearbeiten, Downloaden und Uploaden Sie Dokumente. Sie mischen Daten über Textmarken und Tabellen-Textmarken in Dokumente ein. (z.B. Gremienweg, Tagesordnung) Oder Sie mischen Texte aus Quelldokumente (z.B. Vorlagen) in ein Zieldokument (z.B. Niederschrift) ein. Sie haben eine Versionsverwaltung und können PDFs generieren und direkt im Web veröffentlichen.

Nach der Sitzung können Sie Anwesenheit und Ergebnisse festhalten, sowie Beschlüsse als PDF hochladen und ggf. veröffentlichen.

Für die Veröffentlichung von Daten und Dokumenten stehen Ihnen zwei Zielbereiche zur Verfügung. Ein Bürgerinformationssystem für die Öffentlichkeit und ein zugangsgeschütztes Ratsinformationssystem für Mandatsträger. meeting.mobile verhindert automatisch, dass nicht-öffentliche Informationen in den frei zugänglichen Bereich  des Bürgerinformationssystems gelangen. Die Veröffentlichung im Web darf nur von speziell autorisierten Benutzern ausgeführt werden.

Mandatsträger haben einen eigenen und geschützten Web-Bereich für sich. Dort finden Sie neben den Gremien, Fraktionen und Personen vor allem Sitzungstermine, Tagesordnungen und die dazugehörigen Dokumente, also Vorlagen, Anlagen, Beschlüsse usw. Der Zugang zu Sitzungen kann über Listen, Kalender oder Recherche erfolgen.
Alle Dokumente können als PDF einzeln, individuell zusammengestellt oder als Gesamt-PDF einer Sitzung heruntergeladen werden. Was können Sie nach dem Herunterladen der PDF-Dateien, z.B. einer gesamten Sitzung, machen? Sie haben diese Dokumente zunächst einmal bei sich auf dem Rechner, egal welchen Gerätetyp Sie nutzen (PC, Laptop, Tablet, Smartphone usw.). Dort stehen Ihnen diese Dokumente, ggf. sogar früher als die per Post verschickten Unterlagen, zur Verfügung. Sie können sich hier inhaltlich auf die Sitzung vorbereiten, indem Sie die Unterlagen z.B. mit Kommentaren und Texthervorhebungen versehen. Prinzipiell ermöglicht Ihnen das System damit den weitestgehenden Verzicht auf Papierunterlagen mit entsprechenden Kostenersparnissen.

Das Bürgerinformationssystem kann prinzipiell dieselben Inhalte haben wie das Ratsinformationssystem, außer nicht-öffentlichen Inhalten. Welche Inhalte dem Bürger angeboten werden, bestimmen Sie.

Farben und Logos der Umgebung  werden von Ihnen vorgegeben und von uns zu Beginn eingerichtet. Navigationsauswahlen und Inhalte – auch frei eingegebene Texte, wie z.B. aktuelle Informationen – können Sie selbst erstellen und jederzeit anpassen. Ihnen steht dafür ein Redaktionssystem zur Verfügung, über welches Sie dies auf bequeme Art und Weise machen können.

War das Recherchieren von Inhalten vergangener Sitzungen in Vorlagen und Beschlüssen bislang eine recht aufwändige Aufgabe, so können Sie das mit meeting.mobile schnell und bequem mittels einer Volltextrecherche ausführen. Geben sie einfach ein Stichwort oder mehrere Begriffe ein und meeting.mobile listet Ihnen alle Treffer auf. Ob der gesuchte Begriff im Thema oder im Text steht, ist dabei nicht wichtig. meeting.mobile findet beides. Und das Highlight: Ergebnisse werden im Kontext aufbereitet dargestellt, also eine Vorlage z.B. immer mit Bezug zur Sitzung.

Für mehr Sicherheit der heruntergeladenen Dokumente bieten wir zwei Funktionen an:

  1. PDF-Download-Datei kann mit Kennwortschutz, Masterpasswort (für EDV) und weiteren „Sicherheits-Attributen“ versehen werden, z.B. „kein Kopieren von Text/Bild“
  2. PDF-Download-Datei kann mit Wasserzeichen versehen werden

Der Kennwortschutz bedeutet, dass alle heruntergeladenen PDF-Dateien beim Mandatsträger nur mithilfe eines persönlichen Kennworts geöffnet werden kann. Das Kennwort schützt damit nicht-öffentliche Inhalte und auch die vom Mandatsträger hinterlegten Kommentare. Die Funktion wird nur im Ratsinformationssystem für  Mandatsträger aktiviert.

Das Kennwort hinterlegen und verwalten die Mandatsträger selbst. Ein Masterpasswort kann im Bedarfsfall helfen, wenn das Benutzer-Passwort vergessen wurde und dennoch Zugriff benötigt wird. Das Wasserzeichen wird in alle heruntergeladenen Dokumente eingesteuert und besteht aus Benutzernamen und Datum und zeigt damit an, von wem das Dokument heruntergeladen wurde, also wem es „gehört“.

Wir haben eine spezielle Seite für Sie eingerichtet, auf der Sie ein paar weitere Informationen zu meeting.mobile finden. Schauen sie einfach mal rein, vielleicht wollen Sie ja z.B. die Möglichkeit einer Web-Demo nutzen und uns dies mitteilen, oder einen Zugang zum Demosystem haben.
Haben Sie Interesse an unser Sitzungsdienst meeting.mobile? Dann folgen Sie uns bitte hierhin: www.meeting-mobile.de

Ihr Ansprechpartner

Ihr Berater zu unserem webbasierten Sitzungsdienst & Ratsinformationssystem meeting.mobile ist Wolfgang Zwickl

Wolfgang Zwickl
Produktmanager
+49 721 35460-31
wolfgang.zwickl@n-komm.de

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