Immer mehr Unternehmen verzichten auf Papierdokumente. Unter vielen E-Mails ist mittlerweile der Hinweis zu finden, dass man überlegen sollte, ob die vorliegende E-Mail wirklich ausgedruckt werden muss. Papierlose Büros nehmen zu, die Digitalisierung schreitet voran und selbst viele Behörden arbeiten zunehmend mit elektronischen Akten. Im Sinne des Umweltschutzes und der Einsparung von Energie sowie Ressourcen ist diese Entwicklung sicherlich sinnvoll. Dennoch gibt es noch immer skeptische Stimmen, die fragen, ob die Umstellung auf ein papierloses Büro eher Fluch oder eher Segen ist. Ganz klar ist, dass das papierlose Arbeiten viele Vorteile birgt. Man sollte allerdings einige Vorkehrungen treffen und ein paar einfache Grundregeln beachten.
Was ist ein papierloses Büro eigentlich?
Ein papierloses Büro zeichnet sich nicht allein dadurch aus, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr jede E-Mail ausdrucken. Das wäre nicht nur zu einfach gedacht, sondern trifft auch nicht die Definition eines papierlosen Büros. Das wichtigste Instrument des papierlosen Arbeitens ist die Digitalisierung. Eine gute und zuverlässig funktionierende technische Infrastruktur ist unerlässlich für die Abkehr vom Papiermüll. In erster Linie werden die bisher auf Papier vorliegenden Informationen unter Zuhilfenahme einer Software, die speziell für papierlose Büros entwickelt wurde, in elektronische Dokumente umgewandelt. Für einen reibungslosen Ablauf ist es darüber hinaus unerlässlich, den Digitalisierungsprozess zu automatisieren. Es wäre nicht effizient, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zukünftig viel Zeit in Scanarbeiten investieren. Entscheidend ist die Wahl einer passenden Software, die die Prozesse erleichtert, einfach zu bedienen ist und einen Abruf der Daten auch mobil ermöglicht, um ein papierloses Büro überhaupt erst möglich zu machen.
Zahlen und Fakten zum papierlosen Büro
So geläufig und präsent der Begriff selbst ist, so unpopulär ist er noch immer bei vielen Unternehmen, zumindest, wenn man diejenigen betrachtet, die vollständig papierlos und nicht papierarm arbeiten. Bisher arbeiten nur 18 % der Firmen vollständig papierlos. Zwar hat der Verzicht auf physische Dokumente gerade in den vergangenen zwei Jahren, auch bedingt durch die Zunahme an Arbeiten im Homeoffice, deutlich zugenommen, vollständig papierlos arbeiten nur die wenigsten Unternehmen. Wenn man genauer hinguckt, erkennt man aber eine klare Bewegung in Richtung der Papierlosigkeit. Laut einer 2020 durchgeführten Umfrage der Bitkom e. V. (früherer Bundesverband Informationswirtschaft) arbeitet in Deutschland mittlerweile jedes dritte Unternehmen weitestgehend papierlos. Von 1.104 befragten Konzernleitungen gaben sechs Prozent an, komplett papierlos zu arbeiten und dreißig Prozent, dass sie größtenteils auf Papier verzichteten und 75 % ihrer Prozesse digital abliefen. Hingegen gaben acht Prozent an, weiterhin rein papierbasiert zu arbeiten und 18 % nutzen noch immer überwiegend Papier. Wenn man bedenkt, dass im Durchschnitt jeder Deutsche pro Jahr etwa 244 Kilogramm Papier verbraucht, wird deutlich, wie groß das Einsparpotenzial an Ressourcen noch immer ist.
Wie wird ein papierloses Büro definiert?
Ein Unternehmen, dass ernsthaft den Ansatz der Papierlosigkeit verfolgt, setzt es sich zum Ziel, auf alle nicht notwendigen Papierausdrucke zu verzichten. Das schließt die ausgedruckte E-Mail ebenso ein, wie die ausgedruckte Terminvorbereitung oder den Papieraushang, mit dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über kommende Veranstaltungen informiert werden. Lediglich Urkunden oder anderen Dokumente, die durch gesetzliche Vorgaben in Papierform vorliegen müssen, sind in diesen Firmen noch physisch vorhanden. Dabei sind es in der Regel weniger die offensichtlichen Papiereinsparungen, die der Belegschaft Probleme bereiten, sondern vielmehr die unbewusste Nutzung von Papier. Während schon viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nur noch sehr wenige E-Mails ausdrucken, haben noch immer die meisten von ihnen einen kleinen Stapel Notizzettel auf ihrem Schreibtisch stehen. Ein komplett papierloses Büro funktioniert auch ohne physische Aufschriebe, denn auch die persönlichen Notizen müssen digital erfasst werden.
Was ist der Unterschied zwischen einem papierlosen und einem papierarmen Büro?
Eine zunehmende Zahl der Unternehmen arbeitet mittlerweile papierarm, wirklich papierlos sind bisher nur sehr wenige Konzerne. Während papierlose Büros der Definition nach jedes verzichtbare Papier aus ihren Büros verbannen, fahren viele Unternehmen noch immer zweigleisig. Indem sie einen großen Teil der Papiervorgänge abgeschafft haben, arbeiten sie nunmehr papierarm. Hier werden die Beschäftigten dazu angehalten, Papier sinnvoll einzusetzen. Beispielsweise wird es selbst langfristig eher unwahrscheinlich, dass eine Behörde vollständig papierlos arbeiten wird. Wenn alle Bürgerinnen und Bürger erreicht werden sollen, werden dort noch für eine lange Zeit Briefe verschickt werden, da gerade ältere Menschen selbst in der heutigen Zeit häufig noch nicht über eine E-Mail-Adresse verfügen.
Was gilt es in der Praxis zu beachten?
Zentrales Element des papierlosen Büros ist die digitale Abwicklung allen bisherigen postalischen Verkehrs soweit möglich. Eingangs- und Ausgangsrechnungen sollten somit ausschließlich digital abgewickelt werden. Gleiches gilt außerdem für alle anderen bisherigen Papierdokumente, wie Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen und sonstigen Dokumentationen.
Das Vorhaben einer verstärkten Digitalisierung betrifft allerdings nicht nur den Bereich der Privatwirtschaft, auch behördliche Unterlagen sollen auf der Grundlage des E-Rechnungs-Gesetzes vornehmlich elektronisch abgewickelt werden. Sowohl der Bund als auch die Länder und Kommunen sind dazu angehalten, entsprechende Voraussetzungen für den Empfang sowie die Weiterverarbeitung digitaler Dokumente zu schaffen.
Daten, die zentral und möglichst auch mobil abrufbar sein sollten, werden dazu vornehmlich in Cloud-Systemen gespeichert. Wichtig ist bei der Auswahl des Anbieters, die Konformität mit den gesetzlichen Grundsätzen des Datenschutzes zu beachten. Diese sind insbesondere in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfasst. Der Erfahrung nach funktioniert eine zentrale Speicherung, die gleichzeitig mobil abrufbar ist und die Vorgaben des Datenschutzes erfüllt am Besten über die Cloud-Systeme. Sie ermöglichen eine klare Struktur, ein schnelles sowie unkompliziertes Speichern und Suchen dokumentenbasierter elektronischer Datensätze. Lediglich der Umstellungsprozess erfordert einen erhöhten Arbeitsaufwand, in dem ältere Papierdokumente für die Auffindbarkeit eingescannt werden müssen.
Immer mehr Unternehmen gehen mittlerweile dazu über, eingehende Poststücke über ein automatisiertes Scanverfahren direkt zu digitalisieren. Außerdem gibt es mittlerweile Dienstleister, die sich auf die Umsetzung eines papierlosen Büros spezialisiert haben. Somit können auch kleinere Unternehmen über die Beauftragung dieser Dienstleister von der automatischen digitalen Dokumentation der Poststücken profitieren, ohne selbst Infrastrukturen für diesen Prozess anschaffen zu müssen.
Im Anschluss an die Erfassung und Sortierung der noch vorhandenen Papierdokumente, muss definiert werden, nach welchen System der Scanvorgang erfolgt. Zudem muss, im Idealfall unter Einbeziehung des Rechtsbeistandes, festgelegt werden, welche Dokumente eingescannt werden sollten. Im Zweifelsfall ist es nicht notwendig, jede ältere Akte vollständig zu digitalisieren. Es kann Sinn ergeben, ab einem gewissen Zeitpunkt nur noch neue Akten einzuscannen, da ältere Akten ab einer gewissen Frist nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Nicht zu vernachlässigen ist, dass manche Dokumente auch neben der digitalisierten Form noch weiterhin physisch vorhanden bleiben müssen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Urkunden oder Verträge handeln. Hierbei Unterscheiden sich ein papierloses Büro von einem papierarmen Büro in Hinsicht der Konsequenz. Im Zweifelsfall gilt, dass ein Dokument lieber einmal zu häufig aufbewahrt als vernichtet werden sollte. Gleichzeitig sollte dennoch versucht werden, nicht in jedem Dokument eine wichtige Urkunde zu sehen. Hier ist es ratsam, sich den fachkundigen Rat von Experten einzuholen.
Hinsichtlich der Struktur des Aktensystems, sollte geprüft werden, ob die digitale Struktur an das bisherige Veraktungssystem angeglichen werden kann. Es hat sich gezeigt, dass es der Belegschaft leichter fällt, sich an das digitale Ablegen von Dokumenten zu gewöhnen, wenn sie sich nicht auf ein komplett neues System einstellen müssen. Somit sollte die Einweisung und Umstellung auf ein papierloses Büro organisiert und gründlich erfolgen, um es der Belegschaft so einfach wie möglich zu machen.
Vor der Anschaffung des Systems sollte außerdem auf die Praktikabilität, bezogen auf den Einsatzort, geachtet werden. Nicht jedes digitale System eignet sich für jeden Verwendungszweck und alle Branchen. Die Inanspruchnahme einer externen Beratung kann bei der Auswahl des passenden Systems helfen und dazu beitragen, Zeit, Ärger und damit im Endeffekt bares Geld zu sparen. Darüber hinaus ist es ratsam, einige erfahrene Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen in die Umstellung auf das digitale System einzubinden. Indem sie die wichtigsten Arbeitsabläufe des papierlosen Büros von vorneherein mitdenken, können langfristig Probleme, die sich durch die Digitalisierung möglicherweise ergeben könnten, minimiert oder komplett vermieden werden.
Sind alle notwendigen Dokumente digitalisiert und die Abläufe dahingehend verändert, dass die papierlose Arbeit beginnen kann, ist es gerade zu Beginn wichtig, die Disziplin hochzuhalten. Der Mensch mag in der Regel keine Veränderungen und gerade Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die seit zwanzig Jahren mit Papierakten gearbeitet haben, könnten am Anfang der Umstellung skeptisch sein. Um ein funktionierendes papierloses Büro zu erschaffen, müssen aber alle mitziehen. Insofern ist es wichtig, dass alle Beteiligten dazu motiviert werden, sich ab dem Zeitpunkt der offiziellen Umstellung auf die neuen Prozesse einzulassen.
Worin liegen die Vorteile und worin die Nachteile des papierlosen Arbeitens?
Bevor ein Unternehmen sich für das papierlose Arbeiten und eine verstärkte Digitalisierung der Prozesse entscheidet, bedarf es in der Regel eines intensiven Abwägungsprozesses hinsichtlich der Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros. Entscheidet man sich am Ende dieser Überlegungen gegen ein vollständig papierloses Arbeiten, kann die Digitalisierung unterm Strich dennoch überwiegend Vorteile mit sich bringen.
Das spricht für den Verzicht auf Papier?
Platzersparnis
Die Umstellung auf papierlose Büros spart nicht nur das Papier, sondern auch Platz. Gerade große Unternehmen, die dazu angehalten sind, wichtige Unterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren, füllen nicht selten große Dokumentenarchive, die nicht nur mehrere Räume, sondern in manchen Fällen ganze Lagerhallen füllen können. Die technische Ausstattung hingegen bedarf sehr viel weniger Platz. Selbst der Einbau neuer Server nimmt deutlich weniger Raum in Anspruch als Aktenschränke. Indem die Lagerkapazitäten verringert werden können, sparen die Unternehmen viel Geld. Nicht selten entstehen neue Flächen, die für weitere Büros oder auch Freizeitangebote für die Beschäftigten genutzt werden können.
Schnellerer Zugriff auf ältere Akten
Durch das papierlose Arbeiten ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich, sehr viel unmittelbarer auf Dokumente zuzugreifen. Gerade ältere Akten können schneller gesichtet werden. Während Papierakten nicht selten nach einer bestimmten Zeit in einer Registratur landen und erst über eine Anfrage wieder angefordert werden können, verschwindet diese Hürde bei digitalen Akten. Gleichzeitig müssen Dokumente innerhalb eines Unternehmens mit mehreren Standorten nicht mehr verschickt werden, wodurch Arbeit, Zeit und Geld gespart werden. Abgesehen vom Ort des Zugriffs, sind die bearbeitenden Personen auch nicht mehr zeitlich gebunden, ein Zugriff ist auch außerhalb üblicher Dienstzeiten problemlos möglich.
Mobiler Zugriff auf wichtige Dokumente
Nicht alle Unternehmen und Behörden nutzen diesen Vorteil, in vielen Branchen erleichtert es die Arbeit aber ungemein, wenn von unterwegs alle Dokumente gesichert werden können. Indem die meisten papierlos arbeitenden Firmen moderne Cloud-Systeme nutzen, ist der Zugriff mit entsprechenden Endgeräten auch im Außendienst problemlos möglich. Neben einer Arbeitserleichterung führt dies zu einem besseren Kundenservice. Beispielsweise können Verträge auf diesem Wege noch sehr viel schneller abgeschlossen und eingesehen werden. Außerdem nehmen das mobile Arbeiten und das Arbeiten im Homeoffice immer weiter zu. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wünschen sich eine flexible Gestaltung ihres Arbeitsortes. Das papierlose Büro kann diesem Wunsch am ehesten gerecht werden.
Verbesserung der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten
Indem die Verfügbarkeit der Dokumente weder räumlich noch zeitlich gebunden ist, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr viel direkter an den Vorgängen gemeinsam arbeiten. Damit entfällt obendrein die Wartezeit, bis anderer Kolleginnen und Kollegen die Akte wieder frei geben. Neue Bearbeitungsprogramme machen es mittlerweile möglich, dass mehrere Personen zur gleichen Zeit an einem Dokument arbeiten können. Mussten bearbeitete Schriftstücke früher nach der Bearbeitung per E-Mail weitergeleitet werden, ist nunmehr eine Zusammenarbeit in Echtzeit möglich. Gerade in Zeiten des zunehmenden Homeoffice liegt darin ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Damit wird die Produktivität erhöht und Änderungen sind für jeden Fall unmittelbar nachvollziehbar.
Das Suchen und Durchsuchen von Dokumenten wird erleichtert
Indem in Unternehmen, die vollständig oder teilweise papierlos arbeiten, Dokumentenmanagementsysteme (DMS) anschaffen, erwerben sie nicht nur ein wichtiges Hilfsmittel zur Suche von Dokumenten. Gut vorbereitete Systeme können mit wenigen Klicks nicht nur nach den Akten selbst, sondern auch nach bestimmten Begriffen innerhalb der Akten suchen. Im Vergleich zum vorherigen händischen Durchsuchen von Ordnern wird durch DMS Zeit gespart und die ausgewählten Schlagworte können nicht übersehen werden. Wie bei real existierenden Ordnern sind zwar auch digitale Akten nicht vor unordentlicher Führung geschützt, im Gegensatz zu Papierakten lassen sie sich allerdings viel schneller in Ordnung bringen.
Höhere Sicherheit der Daten
Soft- und Hardware, die für die Einrichtung papierlosen Büros eingesetzt wird, unterliegt in der Regel einer hohen Sicherheitsstufe. Die genutzten Cloud-Systeme sind dabei auch viel besser als ihr Ruf und mittlerweile sehr sicher geschützt vor unbefugtem Zugriff. In der Regel werden regelmäßige sowie automatisch ablaufende Backups der Daten erstellt, die in der Cloud gespeichert sind. Damit sind die digitalen Akten noch sehr viel sicher als Papierakten, die durch Wasser, Feuer oder Umwelteinflüsse beschädigt oder sogar zerstört werden können. Die Befürchtung um Datenlecks bei einer Cloud sind hingegen nicht so begründet, wie man vermutet. In erster Linie können Hackerangriffe auf Unternehmen gelingen, weil zuvor ein von Menschen verursachter Fehler eine Sicherheitslücke geschaffen hat. Werden gewisse Sicherheitsvorkehrungen aber eingehalten, sind digital gespeicherte Daten noch sicherer als Papiere in einem Aktenordner. Als mögliche Sicherheitsvorkehrungen sollten neben sicheren Passwörtern unbedingt weitere Maßnahmen ergriffen werden. Bei diesen kann es sich zum Beispiel um eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Daten und von Kommunikation sowie die Nutzung verschlüsselter WLAN-Verbindungen handeln. Weiterhin sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig über möglicher Sicherheitsprobleme sowie aktuell verbreiteter Phishing-Mails informiert werden.
Das Wissensmanagement wird verbessert
Während es in der klassischen Papiersammlung mit Hürden verbunden ist, das Wissen der Beschäftigten zu teilen, ist es bei einer funktionierenden Digitalisierung für ein Unternehmen keine Schwierigkeit, das gespeicherte Wissen Einzelner allen anderen zugänglich zu machen. In der Regel ist die einmalige Freigabe der Datensätze ausreichend, um die komplette Belegschaft, wenn es gewünscht ist, darauf zugreifen zu lassen. Mussten früher Bücher in der Unternehmensbibliothek ausgeliehen werden oder umfassende Übergaben durch Kolleginnen oder Kollegen verfasst werden, die in den Ruhestand gingen, können heute alle Vorgänge für die Nachwelt festgehalten werden, was den Informationsaustausch massiv erleichtert.
Einsparung von Zeit und Kosten
Neben der Ersparnis von Mietkosten für den Wegfall von Lagerräumen sowie die Verringerungen von Energiekosten, bringt das papierlose Büro noch viele weitere Faktoren für die Ersparnis von Zeit und Kosten mit sich. Indem sehr viel weniger Briefe verschickt werden und generell sehr viel weniger Dokumente gedruckt werden, sparen die Unternehmen Kosten für Papier und sonstige Versandkosten. Außerdem müssen seltener teure Toner für Laserdrucker angeschafft werden, die sich durch die seltenere Benutzung einem geringeren Verschleiß ausgesetzt sehen und damit ebenfalls eine längere Halbwertszeit haben. Allerdings werden nicht nur die Kosten für Verbrauchsmaterialien gesenkt, eine effiziente Digitalisierung verschlankt auch die Prozesse, wodurch Zeit gespart wird. Damit werden auf lange Sicht alle Betriebskosten gesenkt, indem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Zeit für unproduktivere Tätigkeiten, wie das Eintüten von Briefen, verwenden müssen und sich stattdessen auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren können.
Die Kundenzufriedenheit wird gestärkt
Nicht allein durch die Möglichkeit des mobilen Arbeitens der Außendienstmitarbeiter wird bei einem papierlos arbeitenden Unternehmen die Zufriedenheit der Kunden gestärkt, sondern auch dadurch, dass die Ansprechpartner in den Firmen sehr viel schneller auf die Anfragen möglicher Kunden reagieren können. Mithilfe des Wissensmanagements über die Cloud und den schnellen Zugriff auf alle notwendigen Daten können entsprechende Anfragen in sehr viel kürzerer Zeit beantwortet werden. Gerade in der Schnelllebigkeit der heutigen Zeit und der Ansprüche der Kunden an möglichst zeitnahe Reaktionen, ist dieser Vorteil alles andere als unbedeutend.
Höhere Attraktivität als Arbeitgeber
Das papierlose Büro steigert nicht allein die Attraktivität des Unternehmens für die Kunden, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden ihren Arbeitgeber sehr viel positiver wahrnehmen. Sie profitieren von großzügigeren Homeofficemöglichkeiten sowie einem unkomplizierteren Arbeiten, indem sie zügig auf alle Arbeitsinhalte zugreifen können und sich über direkte Kommunikationswege mit den Kolleginnen und Kollegen austauschen können. Gerade in den Zeiten des Fachkräftemangels ist der Digitalisierungsgrad eines Arbeitgebers keine zu vernachlässigende Größe. Vor allem junge Nachwuchskräfte legen einen großen Wert auf moderne Arbeitgeber, die es ihnen möglich machen, ihre Arbeit bestmöglich digital zu erledigen und auf entsprechende technische Hilfsmittel zugreifen zu können.
Der Nachhaltigkeitsgedanke wird gestärkt
Von einem papierlos arbeitenden Firmen profitieren alle. Durch die Einsparung von Energie und Ressourcen wird der Nachhaltigkeitsgedanke gestärkt und ein kleiner Teil zum Umweltschutz beigetragen. Weiterhin spart das Unternehmen auf diese Weise nicht unerhebliche Energiekosten und investiert in die Verbesserung seines Images. Der Anspruch an einen modernen Konzern ist zunehmend damit verbunden, dass er sich mit Nachhaltigkeit auseinandergesetzt hat und öffentlichkeitswirksam darstellt, welche Maßnahmen zur Einsparung von Energie und Ressourcen durchgeführt wurde. Im besten Fall wird das Unternehmen dafür sogar noch ausgezeichnet, wodurch das öffentliche Ansehen weiter steigt und es im Ansehen von Kunden und potenziellen Beschäftigten steigt.
Das spricht gegen den Verzicht auf Papier?
Bei allen positiven Faktoren der Digitalisierung stellt sich die Frage, ob das papierlose Arbeiten auch Nachteile birgt. Die einfache Antwort ist: Ja, es gibt sie, auch wenn sie deutlich in der Minderzahl sind.
Der beschwerliche Weg der Umstellung
Moderne Unternehmen sehen sich einer Geschäftswelt und Märkten ausgesetzt, die einem stetigen Wandel unterliegen. Gerade für größere Konzerne ist es kein seltener Vorgang, sich den veränderten Umständen anzupassen. Sofern eine Firma bisher die Potenziale der Digitalisierung nur in sehr geringem Umfang genutzt hat, sieht sie sich in der Umstellung auf das papierlose Arbeiten einem ungewöhnlich großen Wandel ausgesetzt, zumal der Benefit nicht unbedingt kurzfristig erfolgversprechend ist. Am Anfang der Umstellung auf Papierlosigkeit stehen erstmal Kosten, die eine folgende Kostenersparnis scheinbar zunächst in weitere Ferne rücken lässt. Der Arbeitgeber muss Geld in neue digitale Infrastrukturen sowie in die Schulung der Beschäftigten und in externe Dienstleister investieren. Außerdem muss er bei langjährigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Bereitschaft zu Umstellung werben.
Abhängigkeit von Strom und Internet
Die modernste Technik verliert ihren Reiz sowie ihre Funktionalität, wenn sie nicht nutzbar ist. Der vermutlich größte Nachteil in der Einführung des papierlosen Arbeitens liegt in der Abhängigkeit von Strom und einer zuverlässigen Internetverbindung. Stellte ein Stromausfall schon früher für einen negativen wirtschaftlichen Einflussfaktor für produzierende Firmen dar, ist durch die Digitalisierung der Risikofaktor Internet hinzugekommen. Fällt bei einem Unternehmen heutzutage der Strom aus oder ist das Internet nicht funktionsfähig, kann es schnell teuer werden. Unsere Arbeit ist mittlerweile in allen Branchen schnelllebig und digital abhängig geworden. Bei einem Büro, das papierlos arbeitet, wiegen derartige Ausfälle noch schwerer. Ohne die digitalen Strukturen sind sie vollkommen handlungsunfähig. Zwar sind zunehmen einige Cloud-Lösungen auch offline abrufbar, einen langen Ausfall des Internets verkraftet eine moderne Firma dennoch nicht verlustfrei.
Abhängigkeit von der Bereitschaft der Belegschaft zum papierlosen Arbeiten
Einer der wichtigsten Einflussfaktoren für das Gelingen der Digitalisierung eines Arbeitgebers, sind seine Beschäftigten. Wollen diese keine Umstellung, kann diese sehr kompliziert werden. Zwar sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Ihrem Arbeitgeber abhängig, dennoch sollten sie unbedingt von den Vorteilen der modernen Technik überzeugt werden. Je mehr sich die Belegschaft für die neuen Wege öffnet, desto problemloser kann die Umstellung auf papierlose Büros gelingen. In jedem Arbeitsumfeld wird es aber leider immer Kolleginnen und Kollegen geben, die sich den Änderungen verweigern. Sie gilt es dennoch zu versuchen mitzunehmen. Darüber hinaus sollten allen Beschäftigten in erster Linie die Vorteile des digitalen Arbeitens vorgestellt werden. Zudem kann gegenüber der Verweigerungshaltung Abhilfe geschaffen werden, indem auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden werden, die offenkundig keine besonders hohe Affinität zu diesem Thema haben. Indem gleichzeitig mehr wohlwollend gesonnene Beschäftigte einbezogen werden sollten, wird denjenigen, die eine Verweigerungshaltung an den Tag legen, zwar signalisiert, dass ihre Bedenken ernst genommen werden, zugleich bekommen ihre Stimmen aber nicht genügend Gewicht, um den Prozess ernsthaft zu gefährden. Außerdem sollte nicht an guten und professionellen Schulungen gespart werden, die allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern einen bestmöglichen Zugang zu den neuen Arbeitsabläufen ermöglichen und ihnen potenzielle Unsicherheiten direkt zu Beginn nehmen.
Der schnelle Weg zu einem papierlosen Büro
Die Angst, dass die Umwandlung eines Betriebes von einem papierbasierten in ein papierloses Büro sehr langwierig und kompliziert wäre, ist unbegründet. Wenn man die Umstellung gut plant und sich im Idealfall noch externe Fachexpertise für den Umstellungsprozess an die Seite holt, ist die ganze Umstellung weder unüberwindbar noch endlos. Dazu gilt es nur ein paar wenige Schritte zu beachten.
Analyse und Planung der Umstellung
Unsere Eltern- und Großelterngeneration erklärte uns bereits: „Planung ist das halbe Leben.“ Zwar hatten sie dabei sicher nicht an die Umstellung auf ein papierloses Büro gedacht, dennoch passt dieser Aussage auch in die Welt der Digitalisierung, denn auch die Einführung des papierlosen Arbeitens eines Unternehmens bedarf in erster Linie einer guten Planung, damit die folgenden Schritte gut funktionieren. Dazu muss zunächst der Istzustand analysiert werden. Hier sollten die Bedarfe des Unternehmens erfasst werden und genauestens geprüft werden, welche Dokumente zukünftig nicht mehr in Papierform vorliegen müssen und welche rein digital vorliegen dürfen. Im gleichen Zuge sollte ermittelt werden, welche Abläufe durch den Prozess der Digitalisierung in der Zukunft noch effizienter gestaltet werden können.
Bildung eines Expertenteams, das die Umsetzung begleiten soll
Neben der zu empfehlenden Einbindung externer Experten im Bereich der Einführung von papierlosem Arbeiten, müssen auch die eigenen Beschäftigten unbedingt mit einbezogen werden. Hier sollte, sofern vorhanden, der Betriebsrat eingebunden werden, aber auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen der Arbeitsabläufe, wie auch aus unterschiedlichen Hierarchieebenen. Je breiter das Team aufgestellt ist, desto besser. Allerdings darf der Kreis personell nicht zu groß werden, um die Effizienz des Gremiums nicht zu gefährden. Insbesondere sollte von Beginn an die Rolle der Berater im Bereich der Digitalisierung betont werden. Die Anliegen der Beschäftigten müssen zwar sehr ernst genommen werden, die Praktikabilität der Umsetzung darf aber nicht darunter leiden.
Zielgenaue Ermittlung der Prozesse, die digitalisiert werden können
Ein besonders wichtiger Faktor für das Gelingen der Digitalisierung von Prozessen innerhalb eines bisher papierbasiert arbeitenden Unternehmens ist die Ermittlung der Arbeitsabläufe, die in Zukunft papierlos ablaufen können. An dieser Stelle kann es keinen allgemeingültigen Weg geben, dieser Faktor ist branchenabhängig unterschiedlich und unterliegt einer noch größeren Abweichung, bei dem Vergleich eines modernen Großkonzerns mit einer Behörde. Das soll nicht bedeuten, dass eine Behörde sich der Papierlosigkeit grundsätzlich verweigert, hier gibt es auch auf der Basis der Gesetzgebung deutliche Entwicklungen, allerdings unterliegen Behörden anderen Vorgaben als Privatunternehmen. Weiterhin gibt es auch untereinander große Unterschiede, welche prozessualen Veränderungen auf dem Weg zu einem papierlosen Büro möglich sind und welche nicht. Gerade an dieser Stelle kann es äußerst ratsam sein, eine externe Beratung zu beauftragen
Auswahl der passenden technischen Lösungen
Sind die zu verändernden Prozesse identifiziert, muss im darauffolgenden Schritt die technische Lösung ausgewählt werden. Dabei handelt es sich sowohl um die Hardware als auch die Software. Enthalten sind darin auch die Auswahl des Datenmanagementsystems und der Cloud-Lösung. Spätestens an dieser Stelle führt der Weg für viele Unternehmen bei ihrem Vorhaben einer praxisorientierten Umstellung nicht an einem erfahren IT-Dienstleister vorbei, um ein papierloses Büro realisierbar zu machen.
Umsetzung und Übergangsphase
Sind alle Planungen abgeschlossen und die notwendigen Voraussetzungen geschaffen, steigt der Auftraggeber der Umstellung auf papierloses Arbeiten in die heißeste Phase der Digitalisierung ein: die Umsetzung. Insbesondere sollte hier klar kommuniziert werden, dass die Abschaffung von Papiervorgängen ab einem bestimmten Datum vorgegeben ist. Bis dahin sollte eine Übergangsphase eingeplant werden, in der die Beschäftigten die Möglichkeit haben, sich auf die neuen Prozesse einzustellen, aber unbedingt dazu angehalten sind, auf das Verwenden von Papier zu verzichten.
Überprüfung der Umsetzung
Nachdem die Umstellung abgeschlossen wurde, sollte die Umsetzung der Maßnahmen unbedingt nach einem zuvor bestimmten Zeitraum überprüft werden. Eine Erfolgskontrolle der Instrumente der Digitalisierung, inklusive aller Abläufe, die zu einem papierlosen Büro beitragen sollen, ist unerlässlich. Auf diesem Wege kann festgestellt werden, an welchen Punkten die Umstellung gut verlaufen ist und wo es noch Verbesserungen bedarf.
Die wichtigsten Tipps für das funktionierende papierlose Arbeiten kurz und knapp zusammengefasst
1. Dokumente sollten in einer Cloud gespeichert werden, auf die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mobil Zugriff haben.
2. Eine Bestandsaufnahme kann dabei helfen, herauszufinden, welche Papiere tatsächlich aufbewahrt werden müssen und welche nicht.
3. Bei allen Beschäftigten sollte dafür geworben werden, dass die neuen digitalen Wege konsequent genutzt werden sollen und Papier vermieden wird.
4. Unbedingt sollten auch kurzfristig zu erstellende Dokumente, wie beispielsweise Protokolle direkt digital erfasst werden.
5. An einer gut funktionierenden Begleittechnologie, wie Server und Scanner, darf nicht gespart werden.
6. In den digitalen Ablagesystemen sollte von Beginn an eine ordentliche Benennung erfolgen, damit Datensätze jederzeit leicht auffindbar bleiben.
7. Die Ordnerstruktur muss sinnvoll angelegt und übersichtlich gestaltet sein.
8. Je umfassender der Umstellungsprozess voraussichtlich werden wird, desto sinnvoller ist die Einbindung externer Berater mit ausgewiesener Fachexpertise.
Fazit – Die Vorteile überwiegen deutlich
Es besteht kein Zweifel, dass die Vorteile für die Einführung und konsequente Durchführung des papierlosen Büros deutlich überwiegen. Ganz besonders aus betriebswirtschaftlicher Sicht gibt es nur wenige Argumente, die gegen dieses wichtige Instrument der Digitalisierung sprechen. Die Unternehmen sparen Ressourcen, Energie, Zeit und viel Geld, wenn sie ihre Abläufe papierlos gestalten. Außerdem wird die Bindung zu Kunden und Beschäftigten gestärkt. Die Kundenzufriedenheit steigt durch eine schnelle und zielgerichtete Kommunikation. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind im papierlosen Büro zunehmend zufriedener, indem ihnen auf diesem Wege das mobile Arbeiten und Homeoffice erleichtert wird. Darüber hinaus können Sie sehr viel einfacher auf wichtige Daten zugreifen und Dokumente gemeinsam mit ihren Kolleginnen und Kollegen bearbeiten.
Schlussendlich sind die Datenmanagementsysteme sowie die Cloud-Lösungen sicher und schnell erreichbar. Setzt ein Unternehmen auf die richtigen Lösungen im Bereich der Software wie der Hardware und geht bei der Umstellung geplant und zielgerichtet vor, wird die Umstellung auf ein papierloses Büro in aller Regel ein Erfolg. Sollte Unsicherheit hinsichtlich der Durchführung bestehen oder sind die Fragestellungen, denen sich die handelnden Personen ausgesetzt sehen, komplexer, ist es unbedingt angeraten, sich mit Fachexpertinnen und Fachexperten auszutauschen. In diesem Fall sollte eine externe Beratung in Anspruch genommen werden.
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