Die ELO E-Akte für die öffentliche Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung kämpft mit der Datenflut. Dabei ist es gleich, ob es Papierdokumente oder E-Mails sind. Die Folge: Wichtige Informationen gehen im Daten-Chaos unter oder lassen sich nur mit großem zeitlichen Aufwand und Personaleinsatz ermitteln. Doch das muss nicht so sein. n-komm begleitet Sie bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und unterstützt Sie bei der Prozessoptimierung in Ihrer öffentlichen Verwaltung.

Wir bieten Ihnen die E-Akte von ELO (Business Solution ELO Public Sector), die speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt ist.

Die Vorteile der ELO E-Akte Software

  • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
  • Schnellere Dokumenten-Bearbeitung
  • Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren
  • Revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente
  • Keine Einarbeitungszeit nötig, da einfach und intuitiv bedienbar
  • Ganzheitlicher Überblick über jede Akte
  • Sicherer Zugang über Mobile Geräte wie Smartphone & Tablet
  • Niedrigere Verwaltungskosten
  • Mitarbeiter können sich wieder auf die wesentliche Arbeit konzentrieren

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In unserem Whitepaper "Einführung eAkte Software" erläutern wir Ihnen auf was Sie achten müssen bei der Einführung der E-Akte. Welche Herausforderungen gibt es bei der revisionssicheren Speicherung Ihrer Dokumente? Wie können Sie die Einführung der E-Akte für Ihre Mitarbeiter so einfach wie möglich gestalten?

Die E-Akte bei der täglichen Büroarbeit

Die E-Akte von ELO beschleunigt die Dokumentenbearbeitung und entlastet die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit. Als digitale und zentrale Sammelstelle bündelt sie alle Vorgänge einer Akte und stellt sie digital den Sachbearbeitern bereit.

Für die elektronischen Dokumentensuche wird die innovative iSearch-Technologie genutzt. ELO iSearch ermöglicht zum Beispiel Funktionen wie Tippfehlerkorrektur, Autovervollständigung von häufig wiederkehrenden Begriffen oder eine intuitive Verknüpfung von Sucheingaben. Das Multi-Client-Konzept ermöglicht es allen Nutzern, in ihrer vertrauten Umgebung arbeiten zu können. Die ELO E-Akte integriert sich zudem in Microsoft Outlook und HCL Notes und sichert so den reibungslosen Ablauf in Mail-Ein- und Ausgänge.

Das Beste: Die E-Akte legt elektronische Akten digital nach einem von Ihnen vorgegebenen Aktenplan ab. Das macht die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter einfacher und effizienter. Zudem muss nicht mehr in alten Archiven nach Akten gesucht werden. Der Sachbearbeiter erhält die elektronische Akte binnen weniger Sekunden auf seinem Monitor. Die ELO E-Akte sorgt aber nicht nur für eine deutlich effizientere Steuerung von Arbeitsabläufen, sondern gewährleistet auch Rechtskonformität im Sinne des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetztes.

DAS E-GOVERNMENT-GESETZ ZEITNAH ERFÜLLEN

Um die gesetzlichen Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah umsetzen.

Sie benötigen Unterstützung? Fragen Sie uns. Unsere IT-Experten verfügen über langjährige Erfahrung in diesem Bereich und sorgt dafür, dass die Einführung der E-Akte in Ihrer Verwaltung ein Erfolg wird.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung der E-Akte. Unser Experten-Team verfügt über langjährige und umfangreiche Erfahrung in der Realisierung von IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung. Gerne planen wir mit Ihnen gemeinsam die Einführung der ELO E-Akte.

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n-komm GmbH - ECM E-Akte, Cloud, Collaboration

Unsere n-komm E-Akte.Plus

Die n-komm E-Akte.Plus Software für die ELO E-Akte: Für alle die mehr wollen. Vielen öffentlichen Verwaltungen reicht eine E-Akte nicht aus. Mit der ELO E-Akte (Business Solution ELO Public Sector) wird zwar bereits eine ausgezeichnete Grundlage gelegt, meistens werden aber weitere umfangreichere Services und Lösungen benötigt.

Aus diesem Grund bieten wir die n-komm E-Akte.Plus, die noch viel mehr Services und Lösungen für Ihre Dokumente bietet:

Adressen

  • Referenzen von Schriftgut Akte/Adresse
  • Adressgruppenverwaltung inkl. Berechtigungssteuerung
  • Adress-Favoritenfunktion
  • Serienbrief-Integration
  • Importschnittstelle für Adressen
  • Ansichten für gezielten Zugriff auf Adressen
  • Adresserweiterung um „weitere Kontaktdaten“ (= weitere Anschriften der Person, z.B. bei Feuerwehr, privat, im Verein usw.)
  • Schriftgutverwaltung

  • Konfigurierbare Textschnittstelle – frei definierbare Textmarke
  • Schriftguterstellung inkl. Textfelder
  • Verwendung von Adressen für E-Mail / Brief / adressierte Dokumente
  • Serienbrief / Serienmail
  • Mailfunktion in der Akte  (Erstellen, Antworten, Weiterleiten)
  • Serienbrieffunktion, Serienmailfunktion, Notizfunktion
  • Referenzfunktion: Schriftgut in Akte und Referenz bei Adresse
  • Erstellfunktionen über Adresse oder Akte
  • Ansichten

  • Generell: verwaltungsspezifische Navigationsstruktur
  • Ansicht nach Akten
  • Ansicht nach Firmen
  • Ansicht nach Personen
  • Ansicht nach Adressgruppen
  • Ansicht nach Serienbriefen
  • Ansicht Adress-Favoriten je User
  • Ansicht nach Akten (Ohne Aktenplanstruktur)
  • Ansicht nach Vorgängen
  • Ansicht Vorgänge nach Status
  • Ansicht nach Vorgangstypen/Thema (Verkehr, Bau, Kita usw.)
  • Ansicht Akten nach Organisationseinheit
  • Auf Wunsch anpassbar
  • Akten, Teilakten & Vorgänge

  • Eigene Erstellfunktion für Aktenzeichen und Register
  • Spezielle Generatoren (Bezeichnung, Aktenzuordnung u.a.)
  • Fallbearbeitungsfunktion (Betreutenakte, Fischerei-/Jagdschein)
  • Aufgaben

  • Erweiterte Wiedervorlagefunktion inkl. Delegierungsfunktion
  • Wiedervorlagenansichten
  • Report (PDF) für Wiedervorlagen
  • Erinnerungsmail bei Erreichen Wiedervorlagedatum
  • Zur-Kenntnis-Funktion
  • Administration

  • Counter zurücksetzen (lfd. Nummer Akte, Vorgang usw.)
  • Versionsreport
  • Maskenreport
  • Erweiterte Usermaske für interne Absenderdaten (Schriftgut)
  • Die n-komm E-Akte.Plus liefert Ihnen den entscheidenden Vorteil zur ELO E-Akte. 

    Mehr erfahren Sie in unserem Produktflyer:

    Die wichtigsten Schnittstellen in Fachverfahren

    n-komm verfügt über Schnittstellen zu allen landesspezifischen Fachverfahren und erweitert diese Liste ständig.

    Auf Wunsch entwickeln wir auch individuelle Schnittstellen für Sie. Gerne beraten wir Sie hierzu. Unsere Experten klären mit Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt und wie genau eine Lösung für Ihre Kommune aussehen kann.


    Folgende Schnittstellen bieten wir unter anderem an:

    Finanzwesen

    CIP, ab-data

    Personalwesen

    dvv.Personal

    Forderungsmanagement

    avviso

    KFZ-Zulassung

    VIATO

    uvm.

    Sprechen Sie uns an!

    Sitzungsdienst

    Session, SD.Net, more! rubin

     

    Ausländerwesen

    LaDiVA

    Ausonderungsschnittstelle

    DIMAG Archive

    Kindergartenverwaltung

    Little Bird

    Nehmen Sie Kontakt auf.

    Jetzt unverbindliches Beratungsgespräch anfordern.

    Unsere Leistung - Ihr Erfolg

    Seit über 20 Jahren bieten wir öffentlichen Verwaltungen Leistungen an zur sicheren Speicherung Ihrer Informationen (Dokuemnte) in elektronischer Form: die E-Akte Software. Um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, beschäftigen wir über zwei Dutzend hocherfahrene IT-Berater, IT-Experten und Softwareentwickler.

    Der Erfolg: Dank unserer Kompetenz und Leidenschaft für IT, gewinnen wir nicht nur höchste Kundenzufriedenheit, sondern oftmals auch die Herzen unserer Kunden. Und das ist vermutlich das beste Kompliment.

    Was Kunden über uns sagen...

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    Günter Kern Amtsleiter

    Gemeinde Lenningen

    Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.

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    Isabel Erlenwein Information & Kommunikation

    Stadt Ettlingen

    Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.

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    Jürgen Schmieder Leiter IT & Digitalisierung

    Landratsamt Braisgau-Hochschwarzwald

    Die n-komm GmbH ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger und fairer Partner für uns. Die Betreuung, vor allem im Bereich IBM Domino, aber auch für andere Projekte, ist sehr gut. Wir fühlen uns jederzeit gut beraten und haben immer einen kompetenten Ansprechpartner zur Hand.

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