• Es wird Zeit für die E-Akte

    ELO E-Akte & n-komm E-Akte.Plus - perfekt für öffentliche Verwaltungen
  • ELO E-Akte & n-komm E-Akte.Plus - perfekt für öffentliche Verwaltungen

Die E-Akte – rechtskonformes und effektives Arbeit für die öffentliche Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung kämpft mit der Datenflut. Dabei ist es gleich, ob es Papierdokumente oder E-Mails sind. Die Folge: Wichtige Informationen gehen im Daten-Chaos unter oder lassen sich nur mit großem zeitlichen Aufwand und Personaleinsatz ermitteln. Doch das muss nicht so sein. n-komm begleitet Sie bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und unterstützt Sie bei der Prozessoptimierung in Ihrer öffentlichen Verwaltung.

Wir bieten Ihnen die E-Akte von ELO (Business Solution ELO Public Sector), die speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt ist.

Die Vorteile der ELO E-Akte:

  • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

  • Schnellere Dokumenten-Bearbeitung

  • Wiederkehrende Aufgaben lassen sich automatisieren

  • Revisionssichere Speicherung

  • Keine Einarbeitungszeit nötig, da einfach und intuitiv bedienbar

  • Ganzheitlicher Überblick über jede Akte

  • Sicherer Zugang über mobile Geräte wie Smartphone und Tablet

  • Niedrigere Verwaltungskosten

  • Mitarbeiter können sich wieder auf die wesentliche Arbeit konzentrieren

DIE E-AKTE BEI DER TÄGLICHEN BÜROARBEIT

Die E-Akte von ELO beschleunigt die Dokumentenbearbeitung und entlastet die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit. Als zentrale Sammelstelle bündelt sie alle Vorgänge einer Akte und stellt sie digital den Sachbearbeitern bereit.

Für die Dokumentensuche wird die innovative iSearch-Technologie genutzt. ELO iSearch ermöglicht zum Beispiel Funktionen wie Tippfehlerkorrektur, Autovervollständigung von häufig wiederkehrenden Begriffen oder eine intuitive Verknüpfung von Sucheingaben. Das Multi-Client-Konzept ermöglicht es allen Nutzern, in ihrer vertrauten Umgebung arbeiten zu können. Die ELO E-Akte integriert sich zudem in Microsoft Outlook und HCL Notes und sichert so den reibungslosen Ablauf in Mail-Ein- und Ausgänge.

Das Beste: Die E-Akte legt elektronische Akten nach einem von Ihnen vorgegebenen Aktenplan ab. Das macht die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter einfacher und effizienter. Zudem muss nicht mehr in alten Archiven nach Akten gesucht werden. Der Sachbearbeiter erhält die elektronische Akte binnen weniger Sekunden auf seinem Monitor. Die ELO E-Akte sorgt aber nicht nur für eine deutlich effizientere Steuerung von Arbeitsabläufen, sondern gewährleistet auch Rechtskonformität im Sinne des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetztes.

Das E-Government-Gesetz zeitnah erfüllen

Um die gesetzlichen Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah umsetzen.

Sie benötigen Unterstützung? Fragen Sie uns. Unsere IT-Experten verfügen über langjährige Erfahrung in diesem Bereich und sorgt dafür, dass die Einführung der E-Akte in Ihrer Verwaltung ein Erfolg wird.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung der E-Akte. Unser Experten-Team verfügt über langjährige und umfangreiche Erfahrung in der Realisierung von IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung. Gerne planen wir mit Ihnen gemeinsam die Einführung der ELO E-Akte.

Whitepaper zur E-Akte Einführung in öffentlichen Verwaltungen

In unserem Whitepaper zur E-Akte Einführung bei öffentlichen Verwaltungen, informieren wir Sie über die Vorgehensweise bei der Einführung der E-Akte. Sie erhalten Tipps wie die Einführung gelingt.

N-KOMM E-AKTE.PLUS

E-Akte.Plus – für alle, die mehr benötigen

Vielen öffentlichen Verwaltungen reicht eine E-Akte nicht aus. Mit der ELO E-Akte (Business Solution ELO Public Sector) wird zwar bereits eine ausgezeichnete Grundlage gelegt, meistens werden aber weitere umfangreichere Services und Lösungen benötigt.

Aus diesem Grund bieten wir die n-komm E-Akte.Plus, die noch viel mehr Services und Lösungen bietet:

  • Adressen

    • Referenzen von Schriftgut Akte/Adresse
    • Adressgruppenverwaltung inkl. Berechtigungssteuerung
    • Adress-Favoritenfunktion
    • Serienbrief-Integration
    • Importschnittstelle für Adressen
    • Ansichten für gezielten Zugriff auf Adressen
    • Adresserweiterung um „weitere Kontaktdaten“ (= weitere Anschriften der Person, z.B. bei Feuerwehr, privat, im Verein usw.)
  • Schriftgutverwaltung

    • Konfigurierbare Textschnittstelle – frei definierbare Textmarke
    • Schriftguterstellung inkl. Textfelder
    • Verwendung von Adressen für E-Mail / Brief / adressierte Dokumente
    • Serienbrief / Serienmail
    • Mailfunktion in der Akte  (Erstellen, Antworten, Weiterleiten)
    • Serienbrieffunktion, Serienmailfunktion, Notizfunktion
    • Referenzfunktion: Schriftgut in Akte und Referenz bei Adresse
    • Erstellfunktionen über Adresse oder Akte
  • Administration

    • Counter zurücksetzen (lfd. Nummer Akte, Vorgang usw.)
    • Versionsreport
    • Maskenreport
    • Erweiterte Usermaske für interne Absenderdaten (Schriftgut)

     

  • Akten, Teilakten & Vorgänge

    • Eigene Erstellfunktion für Aktenzeichen und Register
    • Spezielle Generatoren (Bezeichnung, Aktenzuordnung u.a.)
    • Fallbearbeitungsfunktion (Betreutenakte, Fischerei-/Jagdschein)
  • Aufgaben

    • Erweiterte Wiedervorlagefunktion inkl. Delegierungsfunktion
    • Wiedervorlagenansichten
    • Report (PDF) für Wiedervorlagen
    • Erinnerungsmail bei Erreichen Wiedervorlagedatum
    • Zur-Kenntnis-Funktion
  • Ansichten

    • Generell: verwaltungsspezifische Navigationsstruktur
    • Ansicht nach Akten
    • Ansicht nach Firmen
    • Ansicht nach Personen
    • Ansicht nach Adressgruppen
    • Ansicht nach Serienbriefen
    • Ansicht Adress-Favoriten je User
    • Ansicht nach Akten (Ohne Aktenplanstruktur)
    • Ansicht nach Vorgängen
    • Ansicht Vorgänge nach Status
    • Ansicht nach Vorgangstypen/Thema (Verkehr, Bau, Kita usw.)
    • Ansicht Akten nach Organisationseinheit
    • Auf Wunsch anpassbar

     

Die n-komm E-Akte.Plus liefert Ihnen den entscheidenden Vorteil zur ELO E-Akte. Mehr erfahren Sie in unserem Produktflyer!

DIE WICHTIGSTEN SCHNITTSTELLEN IN FACHVERFAHREN

n-komm verfügt über Schnittstellen zu allen landesspezifischen Fachverfahren und erweitert diese Liste ständig.

Auf Wunsch entwickeln wir auch individuelle Schnittstellen für Sie. Gerne beraten wir Sie hierzu. Unsere Experten klären mit Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt und wie genau eine Lösung für Ihre Kommune aussehen kann.

Folgende Schnittstellen bieten wir unter anderem an:

  • Finanzwesen

    CIP, ab-data

  • Personalwesen

    dvv.Personal

  • Forderungsmanagement

    avviso

  • Kfz-Zulassung

    VIATO

  • UVM.

    Fragen Sie uns!

  • Sitzungsdienst

    Session, SD.Net, meeting.mobile

  • Ausländerwesen

    LaDiVA

  • Aussonderungsschnittstelle

    DIMAG Archive

  • Kindergartenverwaltung

    Little Bird

SICHERHEIT DER E-AKTE

Wie sicher ist die E-Akte?

Sicherheit ist natürlich ein extrem wichtiger Faktor, gerade bei öffentlichen Verwaltungen. Dank unserer langjährigen Erfahrung können wir sicherstellen, dass die E-Akte den neuesten Sicherheitsstandards entspricht. Unser Erfolg gibt uns zudem recht: Viele kleine und große Verwaltungen setzen unsere E-Akte bereits seit Jahren erfolgreich in ihrem Haus ein.

Darüber hinaus bietet unsere Lösung höchste Planungs- und Investitionssicherheit für Kommunen und Entscheider.

Die E-Akte erfüllt nicht nur die derzeitigen Ansprüche an eine vollständige Verwaltungssoftware, sondern ist auch für die Zukunft gut gerüstet und jederzeit anpassbar, weil wir bei n-komm keine 08/15-Lösungen, sondern eigenständige Entwicklungen anbieten.
Dies gilt nicht nur für das Produkt E-Akte, sondern auch für unseren Service. So bieten wir Ihnen bei Bedarf einen 24-Stunden-Support und ein Monitoring aller Systeme inklusive Entstörung.

Das Beste: Als Kunde sind Sie in den gesamten Prozess der Implementierung und Weiterentwicklung eingebunden, zum Beispiel unter Mitwirkung Ihres Datenschutzbeauftragten.
Wir erstellen Ihnen auch gerne ein Sicherheitskonzept, das alle Gefährdungsmöglichkeiten bis hin zu einem „Worst Case Szenario“ durchspielt. Höchste Sicherheit gewährleistet auch unser Lizenzierungsmodell: Die Finanzierung richtet sich nicht nach der Mitarbeiterzahl, sondern nach der Einwohnerzahl Ihrer Kommune.

Dadurch haben auch kleinere Gemeinden die Chance, unter günstigen Konditionen in die digitale Welt der E-Akte einzusteigen.

Die E-Akte verfügt über alle wichtigen Authentifizierungs-Mechanismen und Kommunikationsstandards, die derzeit aktuell sind. So ist die Komponente Governikus LZA evaluiert nach den Protection Profile Common Criteria EAL 3+ und seit Mitte des Jahres 2013 durch das BSI auf ihre Konform zur TR 03125 bestätigt.

Darüber hinaus nutzen wir VPN SSL, VPN IPSec, Tan-Verfahren, Smartcards, Kerberos, JAAS, den Dienstausweis des Bundes u.a. Selbstverständlich beobachten wir den Markt und integrieren neue Verfahren, die sich bewähren, zeitnah in die E-Akte. Für die Datenverschlüsselung nutzen wir zur Zeit RSA/DSA 2048bit und AES 256bit.

Die Umstellung auf die E-Akte verlangt gewisse Investitionen, die den Haushalt jeder Kommune belasten. Da ist es nur natürlich, dass unsere Kunden Wert auf eine zukunftsfähige Lösung legen.
ELO gehört zu den großen deutschen Software-Produzenten und liefert für Städte und Gemeinden eine jederzeit anpassbare Software-Lösung für ihre Verwaltungsarbeit. Der Kunde wird in den gesamten Prozess der Implementierung und Anpassung an seine Bedürfnisse eingebunden.
Wir von n-komm tragen mit unseren Programmierungen, etwa für spezielle Schnittstellen, dazu bei, dass auch die Zusammenarbeit mit kommenden Systemen gewährleistet ist. Die E-Akte ist nicht nur rechtskonform nach EgovG, sondern mandanten- und clusterfähig und unterstützt alle gängigen Betriebssysteme.

Die E-Akte erfüllt nicht nur die derzeitigen Ansprüche an eine vollständige Verwaltungssoftware, sondern ist auch für die Zukunft gut gerüstet und jederzeit anpassbar, weil wir bei n-komm keine 08/15-Lösungen, sondern eigenständige Entwicklungen anbieten.
Dies gilt nicht nur für das Produkt E-Akte, sondern auch für unseren Service. So bieten wir Ihnen bei Bedarf einen 24-Stunden-Support und ein Monitoring aller Systeme inklusive Entstörung.

Das Beste: Als Kunde sind Sie in den gesamten Prozess der Implementierung und Weiterentwicklung eingebunden, zum Beispiel unter Mitwirkung Ihres Datenschutzbeauftragten.
Wir erstellen Ihnen auch gerne ein Sicherheitskonzept, das alle Gefährdungsmöglichkeiten bis hin zu einem „Worst Case Szenario“ durchspielt. Höchste Sicherheit gewährleistet auch unser Lizenzierungsmodell: Die Finanzierung richtet sich nicht nach der Mitarbeiterzahl, sondern nach der Einwohnerzahl Ihrer Kommune.

Dadurch haben auch kleinere Gemeinden die Chance, unter günstigen Konditionen in die digitale Welt der E-Akte einzusteigen.

Die E-Akte verfügt über alle wichtigen Authentifizierungs-Mechanismen und Kommunikationsstandards, die derzeit aktuell sind. So ist die Komponente Governikus LZA evaluiert nach den Protection Profile Common Criteria EAL 3+ und seit Mitte des Jahres 2013 durch das BSI auf ihre Konform zur TR 03125 bestätigt.

Darüber hinaus nutzen wir VPN SSL, VPN IPSec, Tan-Verfahren, Smartcards, Kerberos, JAAS, den Dienstausweis des Bundes u.a. Selbstverständlich beobachten wir den Markt und integrieren neue Verfahren, die sich bewähren, zeitnah in die E-Akte. Für die Datenverschlüsselung nutzen wir zur Zeit RSA/DSA 2048bit und AES 256bit.

Die Umstellung auf die E-Akte verlangt gewisse Investitionen, die den Haushalt jeder Kommune belasten. Da ist es nur natürlich, dass unsere Kunden Wert auf eine zukunftsfähige Lösung legen.
ELO gehört zu den großen deutschen Software-Produzenten und liefert für Städte und Gemeinden eine jederzeit anpassbare Software-Lösung für ihre Verwaltungsarbeit. Der Kunde wird in den gesamten Prozess der Implementierung und Anpassung an seine Bedürfnisse eingebunden.
Wir von n-komm tragen mit unseren Programmierungen, etwa für spezielle Schnittstellen, dazu bei, dass auch die Zusammenarbeit mit kommenden Systemen gewährleistet ist. Die E-Akte ist nicht nur rechtskonform nach EgovG, sondern mandanten- und clusterfähig und unterstützt alle gängigen Betriebssysteme.

UNSERE LEISTUNGEN – IHR ERFOLG

Seit über 20 Jahren bieten wir öffentlichen Verwaltungen und mittelständischen Unternehmen IT-Sicherheits-Lösungen an. Um die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, beschäftigen wir über zwei Dutzend hocherfahrene IT-Berater, IT-Experten und Softwareentwickler.

Der Erfolg: Dank unserer Kompetenz und Leidenschaft für IT, gewinnen wir nicht nur höchste Kundenzufriedenheit, sondern oftmals auch die Herzen unserer Kunden. Und das ist vermutlich das beste Kompliment.

WAS KUNDEN ÜBER UNS SAGEN

„Die n-komm GmbH ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger und fairer Partner für uns. Die Betreuung, vor allem im Bereich IBM Domino, aber auch für andere Projekte, ist sehr gut. Wir fühlen uns jederzeit gut beraten und haben immer einen kompetenten Ansprechpartner zur Hand.“

„Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der  individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.“

 

„Wir im Hause Kohlbecker Gesamtplan GmbH arbeiten bereits seit über einem Jahrzehnt sehr erfolgreich mit der Firma n-komm zusammen. Für uns liegen die Vorteile klar auf der Hand: mit n-komm haben wir einen zuverlässigen, kompetenten und gut erreichbaren Partner direkt vor unsere Haustüre. Wir freuen uns auf noch viele weitere Jahre erfolgreicher Zusammenarbeit.“

 

„Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.“

 

NEHMEN SIE KONTAKT AUF.

RUFEN SIE UNS AN ODER SCHREIBEN SIE UNS! WIR HELFEN IHNEN GANZ UNVERBINDLICH.

0721 / 354 60-0