• Es wird Zeit für die E-Akte

RECHTSKONFORMES UND EFFEKTIVES ARBEITEN FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

Wir begleiten Sie bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes.

Vorteile und Nutzen der E-Akte.

  • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

  • Ersparnis durch schnellere Bearbeitung

  • Einfache Umstellung, da intuitiv bedienbar

  • Ganzheitlicher Überblick über jede Akte

  • Sicherer Zugang über Smartphone und Tablet

  • Vorgänge effizient gestalten

E-AKTE FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

So hilft Ihnen die E-Akte bei der täglichen Büroarbeit.

Die Datenflut wächst in allen Lebens- und Arbeitsbereichen unaufhörlich an. Das gilt auch für die Öffentliche Verwaltung in Städten, Gemeinden, Landkreisen und Bezirken. Hier kommen täglich unzählige Dokumente in digitaler und vor allem in Papierform auf die Schreibtische, die für den einzelnen Mitarbeiter kaum noch zu überschauen sind. Die E-Akte von ELO schafft Abhilfe. Als zentrale Sammelstelle bündelt sie alle Vorgänge einer Akte und stellt sie für den schnellen Zugriff oder die unkomplizierte Weitergabe an andere Sachbearbeiter bereit.

Für die Dokumentensuche nutzen wir die iSearch-Technologie. Die ELO iSearch ermöglicht zum Beispiel Funktionen wie Tippfehlerkorrektur, Autovervollständigung von häufig wiederkehrenden Begriffen oder eine intuitive Verknüpfung von Sucheingaben. Das Multi-Client-Konzept ermöglicht es allen Usern in ihrer vertrauten Umgebung arbeiten zu können. Die ELO E-Akte integriert sich zudem in Microsoft Outlook und HCL Notes und sichert so den reibungslosen und intuitiven Ablauf für Mail-Ein- und Ausgänge.

ELO legt elektronische Akten nach einem von Ihnen vorgegebenen Aktenplan ab. Das macht die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter einfach und effizient. Des weiteren wird nicht mehr in alten Archiven nach Akten gesucht. Der Sachbearbeiter hat die elektronische Akte binnen weniger Sekunden auf seinem Bildschirm. Die ELO E-Akte sorgt aber nicht nur für eine deutlich effizientere Steuerung von Arbeitsabläufen, sondern gewährleistet auch Rechtskonformität im Sinne des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetztes.

Um die Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah umsetzen. Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügt unser Team über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung zur elektronischen Aktenführung. Gerne planen wir mit Ihnen gemeinsam die Einführung der ELO E-Akte.

"Einführung der E-Akte in öffentlichen Verwaltungen" (Whitepaper)

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ELO E-Akte + n-komm E-Akte.Plus

Die perfekte Verbindung für öffentliche Verwaltungen.

Die Business Solution ELO Public Sector ist die elektronische Akte von ELO. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse von Verwaltungen und Behörden ausgelegt. Sie bietet allerdings nur ein Basis. Diese Basis reicht den meisten Verwaltungen nicht aus. Deswegen haben wir mit der n-komm E-Akte.Plus die ideale Erweiterung zur ELO E-Akte entwickelt.

Die n-komm E-Akte.Plus bietet Ihnen folgende Erweiterungen zur ELO E-Akte:

  • Adressen

    • Referenzen von Schriftgut Akte/Adresse
    • Adressgruppenverwaltung inkl. Berechtigungssteuerung
    • Adress-Favoritenfunktion
    • Serienbriefintegration
    • Importschnittstelle für Adressen
    • Ansichten für gezielten Zugriff auf Adressen
    • Adresserweiterung um „weitere Kontaktdaten“ (= weitere Anschriften der Person, z.B. bei Feuerwehr, privat, im Verein usw.)
  • Schriftgutverwaltung

    • Konfigurierbare Textschnittstelle – frei definierbare Textmarke
    • Schriftguterstellung inkl. Textfelder
    • Verwendung von Adressen für
    • Mail
    • Brief / adressierte Dokumente
    • Serienbrief / Serienmail
    • Mailfunktion in der Akte  (Erstellen, Antworten, Weiterleiten)
    • Serienbrieffunktion, Serienmailfunktion, Notizfunktion
    • Erstellen im Namen von Funktion
    • Referenzfunktion: Schriftgut in Akte und Referenz bei Adresse !!!
    • Erstellfunktion über Adresse oder Akte möglich
  • Administration

    • Counter zurücksetzen (lfd. Nummer Akte, Vorgang usw.)
    • Versionsreport
    • Maskenreport
    • Erweiterte Usermaske für org.interne Absenderdaten (Schriftgut)

     

  • Akten, Teilakten & Vorgänge

    • Eigene Erstellfunktion für Aktenzeichen und Register
    • Spezielle Generatoren (Bezeichnung, Aktenzuordnung u.a.)
    • Fallbearbeitungsfunktion (Betreutenakte, Fischerei-/Jagdschein)
  • Aufgaben

    • Erweiterte Wiedervorlagefunktion inkl. Delegierungsfunktion
    • Wiedervorlagenansichten
    • Report (PDF) für Wiedervorlagen
    • Erinnerungsmail bei Erreichen Wiedervorlagedatum
    • Zur Kenntnis Funktion
  • Ansichten

    • Generell: verwaltungsspezifische Navigationsstruktur
    • Ansicht nach Akten
    • Ansicht nach Firmen
    • Ansicht nach Personen
    • Ansicht nach Adressgruppen
    • Ansicht nach Serienbriefen
    • Ansicht Adress-Favoriten je User
    • Ansicht nach Akten (Ohne Aktenplanstruktur)
    • Ansicht nach Vorgängen
    • Ansicht Vorgänge nach Status
    • Ansicht nach Vorgangstypen/Thema (Verkehr, Bau, Kita usw.)
    • Ansicht Akten nach Organisationseinheit
    • Auf Wunsch…

     

SCHNITTSTELLEN IN FACHVERFAHREN

n-komm verfügt über Schnittstellen zu allen landesspezifischen Fachverfahren und erweitert diese Liste ständig.
Auf Wunsch entwickeln wir auch individuelle Schnittstellen für Sie.

Unsere Experten klären mit Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt und wie genau eine Lösung für Ihre Kommune aussehen kann.
Folgende Schnittstellen stehen bereits zur Verfügung:

  • Finanzwesen

    CIP, ab-data

  • Personalwesen

    dvv.Personal

  • Forderungsmanagement

    awiso

  • Kfz-Zulassung

    VIATO

  • Sitzungsdienst

    Somacos, SD.Net, meeting.mobile

  • Ausländerwesen

    LaDiVA

  • Aussonderungsschnittstelle

    DIMAG Archive

  • Kindergartenverwaltung

    Little Bird

  • uvm.

     

SICHERHEIT DER E-AKTE

Ein Thema der Digitalisierung mit vielen Facetten.

Wenn wir an dieser Stelle von Sicherheit sprechen, schließt das mehrere Aspekte mit ein. In erster Linie geht es natürlich darum, ob die elektronisch gesicherten Daten mit zum Teil hochsensiblen Inhalten vor dem missbräuchlichen Zugriff Dritter wirksam geschützt sind.

Im weiteren Sinne umfasst das Thema aber auch die Planungs- und Investitionssicherheit für die Kommunen und deren Entscheider, die die E-Akte einsetzen wollen.

Auch in diesem Bereich können wir von n-komm aus dem Schatz unserer langjährigen Erfahrung mit der täglichen Verwaltungsarbeit schöpfen. Bestätigt wird unser Erfolg durch die Tatsache, dass bereits viele kleine und große Kommunen die E-Akte erfolgreich für ihre Arbeit einsetzen.

Die E-Akte erfüllt nicht nur die derzeitigen Ansprüche an eine vollständige Verwaltungssoftware, sondern ist auch für die Zukunft gut gerüstet und jederzeit anpassbar, weil wir bei n-komm keine 08/15-Lösungen, sondern eigenständige Entwicklungen anbieten.
Dies gilt nicht nur für das Produkt E-Akte, sondern auch für unseren Service. So bieten wir Ihnen bei Bedarf einen 24-Stunden-Support und ein Monitoring aller Systeme inklusive Entstörung. Sie sind als Kunde in den gesamten Prozess der Implementierung und Weiterentwicklung eingebunden, zum Beispiel unter Mitwirkung Ihres Datenschutzbeauftragten.
Wir erstellen Ihnen auch gerne ein Sicherheitskonzept, das alle Gefährdungsmöglichkeiten bis hin zu einem „Worst Case Szenario“ durchspielt. Sicherheit gewährleistet auch unser Lizenzierungsmodell: Die Finanzierung richtet sich nicht nach der Zahl der Mitarbeiter, sondern nach der Einwohnerzahl Ihrer Kommune.

Dadurch haben auch kleinere Gemeinden die Chance, unter günstigen Konditionen in die digitale Welt der E-Akte einzusteigen.

Die E-Akte verfügt über alle wichtigen Authentifizierungsmechanismen und Kommunikationsstandards, die derzeit aktuell sind. So ist die Komponente Governikus LZA evaluiert nach den Protection Profile Common Criteria EAL 3+ und seit Mitte des Jahres 2013 durch das BSI auf ihre Konform zur TR 03125 bestätigt.

Darüber hinaus nutzen wir VPN SSL, VPN IPSec, Tan-Verfahren, Smartcards, Kerberos, JAAS, den Dienstausweis des Bundes u.a. Selbstverständlich beobachten wir den Markt und integrieren neue Verfahren, die sich bewähren, zeitnah in die E-Akte. Für die Datenverschlüsselung nutzen wir zur Zeit RSA/DSA 2048bit und AES 256bit.

Die Umstellung auf die E-Akte verlangt gewisse Investitionen, die den Haushalt jeder Kommune belasten. Da ist es nur natürlich, dass unsere Kunden Wert auf eine zukunftsträchtige Lösung legen.
ELO gehört zu den großen deutschen Software-Produzenten und liefert für Städte und Gemeinden eine jederzeit anpassbare Software-Lösung für ihre Verwaltungsarbeit. Der Kunde wird in den gesamten Prozess der Implementierung und Anpassung an seine Bedürfnisse eingebunden.
Wir von n-komm tragen mit unseren Programmierungen, etwa für spezielle Schnittstellen, dazu bei, dass auch die Zusammenarbeit mit kommenden Systemen gewährleistet ist. Die E-Akte ist nicht nur rechtskonform nach EgovG, sondern mandanten- und clusterfähig und unterstützt alle gängigen Betriebssysteme.

Die E-Akte erfüllt nicht nur die derzeitigen Ansprüche an eine vollständige Verwaltungssoftware, sondern ist auch für die Zukunft gut gerüstet und jederzeit anpassbar, weil wir bei n-komm keine 08/15-Lösungen, sondern eigenständige Entwicklungen anbieten.
Dies gilt nicht nur für das Produkt E-Akte, sondern auch für unseren Service. So bieten wir Ihnen bei Bedarf einen 24-Stunden-Support und ein Monitoring aller Systeme inklusive Entstörung. Sie sind als Kunde in den gesamten Prozess der Implementierung und Weiterentwicklung eingebunden, zum Beispiel unter Mitwirkung Ihres Datenschutzbeauftragten.
Wir erstellen Ihnen auch gerne ein Sicherheitskonzept, das alle Gefährdungsmöglichkeiten bis hin zu einem „Worst Case Szenario“ durchspielt. Sicherheit gewährleistet auch unser Lizenzierungsmodell: Die Finanzierung richtet sich nicht nach der Zahl der Mitarbeiter, sondern nach der Einwohnerzahl Ihrer Kommune.

Dadurch haben auch kleinere Gemeinden die Chance, unter günstigen Konditionen in die digitale Welt der E-Akte einzusteigen.

Die E-Akte verfügt über alle wichtigen Authentifizierungsmechanismen und Kommunikationsstandards, die derzeit aktuell sind. So ist die Komponente Governikus LZA evaluiert nach den Protection Profile Common Criteria EAL 3+ und seit Mitte des Jahres 2013 durch das BSI auf ihre Konform zur TR 03125 bestätigt.

Darüber hinaus nutzen wir VPN SSL, VPN IPSec, Tan-Verfahren, Smartcards, Kerberos, JAAS, den Dienstausweis des Bundes u.a. Selbstverständlich beobachten wir den Markt und integrieren neue Verfahren, die sich bewähren, zeitnah in die E-Akte. Für die Datenverschlüsselung nutzen wir zur Zeit RSA/DSA 2048bit und AES 256bit.

Die Umstellung auf die E-Akte verlangt gewisse Investitionen, die den Haushalt jeder Kommune belasten. Da ist es nur natürlich, dass unsere Kunden Wert auf eine zukunftsträchtige Lösung legen.
ELO gehört zu den großen deutschen Software-Produzenten und liefert für Städte und Gemeinden eine jederzeit anpassbare Software-Lösung für ihre Verwaltungsarbeit. Der Kunde wird in den gesamten Prozess der Implementierung und Anpassung an seine Bedürfnisse eingebunden.
Wir von n-komm tragen mit unseren Programmierungen, etwa für spezielle Schnittstellen, dazu bei, dass auch die Zusammenarbeit mit kommenden Systemen gewährleistet ist. Die E-Akte ist nicht nur rechtskonform nach EgovG, sondern mandanten- und clusterfähig und unterstützt alle gängigen Betriebssysteme.

WAS KUNDEN ÜBER UNS SAGEN

„Die n-komm GmbH ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger und fairer Partner für uns. Die Betreuung, vor allem im Bereich IBM Domino, aber auch für andere Projekte, ist sehr gut. Wir fühlen uns jederzeit gut beraten und haben immer einen kompetenten Ansprechpartner zur Hand.“

„Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der  individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.“

 

„Wir im Hause Kohlbecker Gesamtplan GmbH arbeiten bereits seit über einem Jahrzehnt sehr erfolgreich mit der Firma n-komm zusammen. Für uns liegen die Vorteile klar auf der Hand: mit n-komm haben wir einen zuverlässigen, kompetenten und gut erreichbaren Partner direkt vor unsere Haustüre. Wir freuen uns auf noch viele weitere Jahre erfolgreicher Zusammenarbeit.“

 

„Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.“

 

NEHMEN SIE KONTAKT AUF.

RUFEN SIE UNS AN ODER SCHREIBEN SIE UNS! WIR HELFEN IHNEN GANZ UNVERBINDLICH.

0721 / 354 60-0