Die Welt ist im Wandel – das ist nur allzu wahr. Besonders deutlich zeigt sich dies, wenn man sich vor Augen führt, welche Möglichkeiten und Technologien es heutzutage gibt und wie datengetrieben unsere Arbeitswelt inzwischen ist. Mittlerweile kann ein jeder auf Daten aller Art von jedem beliebigen Gerät und von jedem Ort auf der Welt aus zugreifen. Im Privaten speichern wir tagtäglich Bilder in der Cloud, schauen Filme auf dem Weg zur Arbeit in den Öffis oder antworten über das Smartphone blitzschnell auf E-Mails. Wir können uns mit nur wenigen Klicks oder Fingertippen über die neuesten Geschehnisse informieren, in Echtzeit. Digitalisierung verändert das Leben definitiv und macht es in vielen Fällen auch tatsächlich einfacher, effizienter und strukturierter. Dabei kann sie nicht nur im privaten Kontext Wunder bewirken, sondern eben auch Unternehmen dabei helfen, zu wachsen.
Das Angebot von umfassenden Softwarelösungen, die für Unternehmen einen Großteil der Digitalisierungsarbeit übernehmen, ist groß. Im ersten Schritt müssen sich Unternehmen immer erst darüber im Klaren werden, welche Funktionen unbedingt benötigt werden und wofür. Um direkt mehrere sprichwörtliche Fliegen mit nur einer Klappe zu schlagen, hat sich eine Suite von sich ergänzenden Datenmanagement-Lösungen bewährt: ELO Enterprise Content Management, kurz ELO ECM.
Ein Überblick
Worum geht‘s?
- ECM steht als Akronym für Enterprise Content Management. Hier spricht man von innovativen Software-Lösungen, die weitestgehend alle notwendigen Methoden beinhalten, um für Unternehmen relevante Daten jeglicher Art von der Erfassung bis hin zur Bereitstellung zu organisieren, richtlinienkonform zu archivieren und wiederum auf Wunsch bereitzustellen. Ist dies einmal erfolgreich in die bestehenden Geschäftsprozesse integriert, kann schnell davon profitiert werden.
Die zentralen Funktionen und Einsatzgebiete
- Erfassen (Capture): Schriftstücke werden in analoger und digitaler Form nicht bloß erkannt, sondern für die Weiterverarbeitung in eine bestimmte Form gebracht (z. B. wie beim Herauslesen von Maschinenschrift aus Bilddateien oder das automatische Erkennen von Handschrift).
- Speichern (Store): Anhand dieser vom ECM-System ausgelesenen Informationen werden die erfassten Dokumente nun an einem bestimmten Ort abgelegt. Je nach gewählter Lösung kann dies auf einem zentralen Server oder innerhalb einer Cloud erfolgen.
- Verwalten (Manage): Eine Funktion, die für das Enterprise Content Management zentral ist – doch wie kann es vonstattengehen? Im Unternehmen werden beispielsweise Datenbanken erstellt oder Berechtigungen zur weiteren Verwertung des Dokumentes an die zuständigen Mitarbeiter erteilt.
- Bewahren (Preserve): Das reine Abspeichern von Informationen ist in vielerlei Hinsicht nicht ausreichend, um diese auf lange Sicht nutzbar machen zu können. Besonders bei sensiblen Inhalten wie persönlichen Daten muss penibel auf eine revisionssichere Aufbewahrung geachtet werden. Beim ECM wird automatisiert auf geltendes Recht geachtet, um nicht gegen DSGVO und ähnliche Regelungen zu verstoßen.
- Bereitstellen (Deliver): Durch ein ECM-System können Daten Mitarbeitern mit entsprechender Berechtigung innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung gestellt werden. Aufgrund der zentralen Speicherung von Dokumenten funktioniert dies von jedem Ort aus, wobei sogar das verwendete Gerät unerheblich ist. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen machen Home Office oder wollen von unterwegs aus auf die Daten zugreifen? Kein Problem!
Was müssen Unternehmen beachten?
- Ist die Entscheidung für eines oder mehrere ELO Produkte gefallen, müssen sie in die internen Prozesse integriert werden – dafür ist es erforderlich, sich umfassend zu informieren und alles Nötige vorzubereiten, damit der „Umstieg“ bestmöglich klappt. Es empfiehlt sich, im Vorfeld genau zu definieren, welche Ziele man mit den neuen Lösungen erreichen möchte, welche Arbeiten ELO ECM erledigen soll und was die Pain Points sind. Ein kleiner Tipp am Rande: Eine gute Organisation vor, während und nach der Software-Implementierung ist die halbe Miete!
ELO ECM erfolgreich etablieren
Die reibungslose Zusammenarbeit mit dem Software-Lieferanten ist zunächst Hauptbestandteil des Erfolgs. Es ist wichtig, im eigenen Team im besten Fall einen einzigen Ansprechpartner für das gesamte Projekt zu haben, der mit dem Lieferanten eng in Kontakt steht und Ansprechpartner für alle aufkommenden Fragen ist. So werden Verwirrungen und Verzögerungen durch unterschiedliche oder fehlende Kommunikation effektiv vermieden und sämtliches Wissen über das Projekt ist zentral gebündelt.
Ein von Beginn an deutlich kommuniziertes Projektziel dient als Basis einer gelungenen ECM-Einführung. Für eine erfolgreiche Kooperation sollten folgende Einstiegsfragen abschließend geklärt sein, ehe mit der Arbeit begonnen wird:
- Wurden die Ziele des Projektes verständlich kommuniziert?
- Wurden Nutzen und die gewünschten Ergebnisse deutlich gemacht? Oder haben einige Mitarbeiter nur ein vages Verständnis, dass sich etwas ändern muss, um effizienter arbeiten zu können?
- Wie gut sind wir mit dem Software-Lieferanten abgestimmt?
- Haben alle das gleiche Verständnis von Kommunikation?
- Sind auch hier allen die Ziele klar?
- Wie soll das System aufgebaut und organisiert sein?
- Wie bilden wir die Struktur des ECM und welche Produkte wollen wir unbedingt etabliert sehen?
- Welche betrieblichen Prozesse sollten auf jeden Fall abgebildet werden?
- Welche dieser Prozesse können durch das System bereits out-of-the-box abgebildet werden?
- Welche Prozesse gibt es nicht out-of-the-box und müssen individuell erstellt werden?
Zusätzlich sollte es einen Plan zur Migration der vorhandenen Daten geben (der eventuell auch mit dem Lieferantenteam abgestimmt wurde). Es lohnt sich außerdem, hier schon festzulegen, wer in Zukunft das alte System weiterhin nutzen darf und wer im Nachgang noch Ansprechpartner bzw. Verantwortlicher dafür ist – für den Fall, dass nach der ECM-Einführung noch Fragen offen sind.
Ist das neue Softwarepaket implementiert, gilt es, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bestmöglich zu schulen – diejenigen, die bereits mit dem Einführungsmanagement betraut waren, können hierbei gut mithelfen, die anderen Kollegen und Kolleginnen einzuarbeiten. Wichtig ist zudem, die Kommunikationskanäle stets offen zu halten, etwaiges Feedback einzuholen und dieses auch ernst zu nehmen. Online-Trainings und Rücksprachen mit dem Software-Lieferanten sind jederzeit möglich und helfen dabei, eventuelle „Berührungsängste“ und hartnäckige Skepsis schnell zu vertreiben.
Fazit
Ist die große Hürde der Implementierung von ELO ECM erstmal gemeistert, wird schnell deutlich, wie viel produktiver und effizienter der Arbeitsalltag mit seiner Hilfe gestaltet werden kann. Was nie aus den Augen verloren werden sollte: Der Schlüssel zum Erfolg sind und bleiben in jedem Fall die Mitarbeiter! Status-Updates, Involvement in die Planung und eine offene Feedback-Kultur – diese Dinge sollten stets mitbedacht und direkt auch schon von der Geschäftsführung vorgelebt werden. So werden wertvolle Anreize gesetzt, die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit voranzutreiben und ein wichtiger Teil davon zu sein.
Sie benötigen eine Beratung zu ELO Enterprise Content Management und haben Fragen, die geklärt werden wollen? Unsere Consultants stehen Ihnen zur Verfügung. Melden Sie sich gerne und lassen Sie sich beraten.