Mit ELO for DATEV Rechnungen prüfen

Intelligent und intuitiv: Mit ELO for DATEV eingehende Belege digital prüfen und freigeben

Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und internen Buchungsbelegen

Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Eingangsrechnungen und allem, was dazu gehört (wie beispielsweise Gutschriften, Belege, Bestätigungen, usw.), bedeutet nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern auch hohe Kosten. Außerdem müssen sich nicht selten gleich mehrere Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen damit befassen und dafür sorgen, dass die dazugehörigen Prozesse reibungslos ablaufen.

Immer mal wieder kann es passieren, dass aufgrund mehr oder weniger langer Liege- und Bearbeitungszeiten Skontofristen verpasst werden oder eine ausreichende Transparenz fehlt, beispielsweise bei welchem Sachbearbeiter sich diese oder jene Rechnung gerade befindet.

Eine digitale, automatisierte und innovative Software-Lösung kann Abhilfe schaffen und das unternehmensinterne Rechnungswesen auf Vordermann bringen.


ELO for DATEV – Es kann so einfach sein!

ELO for DATEV ist die Lösung zur Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und internen Buchungsbelegen. Die Software wartet mit einer intelligenten Belegerkennung, einem kompletten Freigabe-Workflow und einer automatischen Beleg- und Buchungsübergabe auf. Somit ist alles da, was man braucht!

DATEV, mit dem integrierten Rechnungswesen, bleibt dabei immer das führende System für die Verbuchung und Stammdatenverwaltung, gekoppelt mit allen Vorzügen von ELO (ECM) kann nichts mehr schiefgehen: Die Sicherheit und die Transparenz in allen Abteilungen und Bereichen eines Unternehmens wird maßgeblich erhöht – vor allem aber in der Buchhaltung. Ein digitales Rechnungsmanagement macht Schluss mit analogen, manuellen und fehleranfälligen Prozessen und sorgt dafür, dass keine Fristen und mitunter falsch einsortierte Belege mehr untergehen. Durch eine komfortable Anbindung an die bereits bestehende Rechnungswesen-Software – ermöglicht durch die reibungs- und lückenlose Kooperation zwischen ELO und DATEV – kann der Nutzer noch einen Schritt weitergehen. Mit nur wenigen Klicks werden Belege im ELO-System abgelegt und archiviert, der Freigabe-Workflow gestartet und (freigegebene) Belege ganz einfach an das DATEV-Rechnungswesen übermittelt.

Übrigens: Wird stattdessen „DATEV Unternehmen online“ genutzt, muss natürlich auch nicht auf eine anwenderfreundliche Anbindung an ELO verzichtet werden.

Diese Vorteile bietet Ihnen ELO for DATEV:

  • Intelligente selbstlernende Belegerkennung
  • Kompletter Freigabe-Workflow in/mit ELO
  • Kontierung in ELO mit Übergabe von Beleg und Buchungsdaten an DATEV
  • Live-Abruf relevanter Stammdaten aus DATEV
  • Dublettenprüfung über Rechnungsnummer – einfach und automatisch
  • Mandantenspezifische Konfiguration

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Die wichtigsten Workflows und Funktionen von ELO for Datev

ELO for DATEV ist das Software-Paket für Selbstbucher aus dem Hause ELO. Es besteht aus drei Elementen und optimiert die Buchungsprozessschritte „Ablage und Workflows“, „Belegerkennung“ und „Übergabe“ auf äußerst innovative Weise:


Automatisierte Ablage und Workflows

Im ersten Schritt werden die unterschiedlichen Belegtypen verarbeitet: Ob Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung, Gutschriften oder interne Buchungsbelege, ELO for DATEV ist ein Rechnungsmanagementtool, das all diese Typen bereits im Standard berücksichtigt und sie im richtigen Ordner ablegen kann. So landet zum Beispiel eine Rechnung direkt im richtigen Kreditorenordner und wird im Lieferantenordner, in dem alle weiteren vorgangsspezifischen Dokumente wie Schriftverkehr, E-Mails und Angebote zentral archiviert sind, ebenfalls angezeigt. Mit automatischer Belegerkennung werden sämtliche buchungsrelevanten Daten der Ein- und Ausgangsbelege ganz einfach übernommen, selbiges gilt auch für ZUGFeRD-Rechnungen. Nutzerinnen und Nutzer können den Beleg dann zur Freigabe an die zuständigen Personen schicken. Ein Buchungsvorschlag für die Rechnungswesen-Software wird ebenfalls automatisch erstellt und richtig katalogisiert. Auch Vertreterregelungen und Eskalationsmanagement finden ebenfalls Berücksichtigung. Jeder Arbeitsschritt wird währenddessen in einem einzigen Workflow-Prozess dokumentiert und ist damit jederzeit im ELO-Feed transparent nachvollziehbar (auch im Nachhinein noch!).


Intelligente Belegerkennung

Durch den Einsatz eines KI-Moduls von ELO werden digitale Belege oder auch eingescannte Dokumente noch schneller analysiert und ausgewertet. Dieser intelligente Erfassungsassistent extrahiert die notwendigen Informationen auf dem Beleg, liest die buchungsrelevanten Daten aus und gibt sie dann an das ELO-System weiter, ohne, dass es noch weiterer manueller Arbeitsschritte bedarf. Im System kann daraufhin der Freigabeprozess komfortabel begonnen werden.

Wird während der Bearbeitung festgestellt, dass ein Beleg fehlerhaft ist, kann er jederzeit einem Mitarbeiter oder der Gruppe Clearing weitergeleitet werden. Der Gruppe Clearing können wiederum beliebig viele verschiedene Mitarbeiter zugeordnet werden, die fehlerhafte Belege mit den Geschäftspartner*innen (z. B. Lieferanten und Kund*innen) besprechen und einen korrekten Beleg anfordern.


Komfortable Über- und Freigabe

ELO greift über die Schnittstelle auf die internen Stammdaten im DATEV-Rechnungswesen zu. Die buchungsrelevanten Daten werden dann als Buchungsvorschlag für die Software mit einem Beleglink bereitgestellt, wodurch alle nötigen Felder mit den dortigen Informationen validiert werden können.

Die Belege sind dann im digitalen Archiv des ECM-Systems abgelegt – in Verbindung mit der erstellten Verfahrensdokumentation können hier alle Dokumente, Belege und Buchungen revisionssicher liegen bleiben.

Video zu ELO for DATEV

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Weitere Informationen zu: ELO ECM


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Isabel Erlenwein Information & Kommunikation

Stadt Ettlingen

Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.

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Christoph Demuth Digitalisierungsbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Asbach

Bei der Firma n-komm aus Karlsruhe haben wir einen starken Partner gefunden zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Die E-Akte-Plus von nkomm wird unsere Papierakten ablösen und den Weg zu einer papierlosen Verwaltung sein. Auf weitere Module von ELO wie die digitale Personalakte sowie der Vertragsverwaltung freuen wir uns sehr. Wir haben bei der Firma n-komm eine Firma mit einem starken und kompetenten Team gefunden welches mit sehr hoher Kompetenz und Erfahrung zur Seite steht.

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Herr Joachim Ernst Geschäftsführer

Mailänder Consult

...ich möchte mich nochmals bei Ihnen für die sehr angenehme und inhaltlich sehr gute Admin-Schulung vergangene Woche bedanken. ELO ist enorm leistungsfähig und durch Ihre Schulung bin ich bestärkt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.

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Stefan Resch, unser Spezialist rund um das Thema ELO for DATEV

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