ELO Meetings – Digitales Sitzungsmanagement

Das digitale Sitzungsmanagement: Unverzichtbar vor allem für Großbetriebe und Konzerne

Arbeiten Sie in einem kleinen Unternehmen mit zehn Mitarbeitern, setzen Sie sich für Ihre Besprechungen einfach im Pausenraum zusammen und besprechen alles Wichtige. Anders sieht es bei großen Unternehmen und Konzernen aus: Damit deren Arbeitsabläufe sinnvoll gestaltet werden und effizient sind, sind regelmäßige Besprechungen und Sitzungen notwendig. Diese sollten bestmöglich geplant werden. Ein digitales Sitzungsmanagement ist dabei hilfreich.


Die Vorteile eines digitalen Sitzungsmanagements wie dem ELO Meetings

Egal ob Mitarbeiterversammlung oder Betriebsratsitzung: Ein Meeting sollte gut geplant werden. Genau dafür wurde ELO Meetings ins Leben gerufen. Doch nicht nur das: Mit ELO Meetings können Sie Ihre Sitzungen und Besprechungen nicht nur planen. Auch hilft Ihnen das Programm bei der Durchführung und Nachbereitung. Das alles dient dazu, die Effizienz der Meetings und damit der gesamten Betriebs- und Arbeitsabläufe zu steigern.


ELO Meetings: Die Funktionen und Vorzüge

Möchten Sie auch komplexe Besprechungen optimal managen, bietet Ihnen das Programm die ideale Basis. Zahlreiche effektive Werkzeuge zur Vor- und Nachbereitung stehen Ihnen zur Verfügung. Dank ELO Meeting Premium können Sie schon vor Beginn der Sitzung mit den anderen Teilnehmern in Kontakt treten und Ihre Sitzung so bestmöglich planen. Nutzen Sie das System, um Tagesordnungspunkte vorher anzumelden oder wichtige Dokumente zusammenzutragen. Sie bestimmen selbst, welche Ihrer Mitarbeiter von wo aus Zugriff auf das Programm haben können. Das kann vom Büro aus ebenso möglich sein wie von unterwegs aus oder aus dem Homeoffice.

Dank des digitalen Sitzungsmanagements von ELO können Sie Ihre Besprechungen aber nicht nur ideal vorbereiten. Auch während der Sitzung können Sie Ihre Entscheidungen festhalten und sich so auf die wesentlichen Inhalte der Besprechung konzentrieren. Ist diese zu Ende, erstellen Sie dank ELO Meetings in kurzer Zeit ein Protokoll über das Meeting. Alle Informationen wie die Namen der Teilnehmer und die Aufgaben werden automatisch mit in das Protokoll übernommen. Dieses Protokoll wird nach der Sitzung automatisch an alle Empfänger verteilt, die zuvor festgelegt wurden.

Am hilfreichsten aber ist das Programm zur Vorbereitung von Sitzungen und Meetings. Neben einer integrierten Kalender App finden Sie unter anderem diverse Vorlagen für unterschiedliche Sitzungstypen. Legen Sie den Zeitraum für Ihre nächste Sitzung einfach interaktiv fest. So können Sie alle Teilnehmer unkompliziert einladen und auch die Themenplanung interaktiv gestalten. Der Agenda Planungsassistent hilft Ihnen ebenso wie die Vorab-Benachrichtigungsfunktionen für alle Teilnehmer. Natürlich können Sie mit Hilfe des Programms auch Ihre Sitzungsräume organisieren und deren Verfügbarkeit prüfen. Während der Sitzung haben Sie die Möglichkeit, die Zahl der Anwesenden zu erfassen und zu kontrollieren, Notizen in diversen Kategorien zu erstellen und Aufgaben zuweisen. Diese Aufgaben können sich auch an alle Mitarbeiter richten, die gerade nicht an der Besprechung teilnehmen. 


Für wen eignet sich das digitale Sitzungsmanagement?

Das Programm ELO Meetings ist umso hilfreicher, je größer Ihr Unternehmen ist. Sitzungen spielen vor allem auf Führungsebene eine große Rolle. Damit diese möglichst effizient abgehalten werden können, müssen sie bestmöglich geplant werden. Genau hier setzt das digitale Sitzungsmanagement an. Damit der reibungslose Ablauf einer Sitzung garantiert ist, unterstützt Sie das Programm sowohl bei der Vor- und Nachbereitung als auch bei der eigentlichen Sitzung selbst. Als Instrument der unternehmerischen Steuerung und Kontrolle ist das digitale Sitzungsmanagement unverzichtbar. 

Was aber unterscheidet das klassische von dem digitalen Sitzungsmanagement? Wichtigstes Kriterium ist sicher der Zeitfaktor: Anstatt alles akribisch auf Notizblöcken festzuhalten, nutzen Sie die zahlreichen Vorgaben des Managementprogramms. Neben hohen Zeitinvestitionen ist ein klassisches Sitzungsmanagement uneffektiv. Das digitale Sitzungsmanagement hingegen ermöglicht es Ihnen, Ihre Meetings modern und effizient zu planen. Digitales Sitzungsmanagement minimiert nicht nur den Aufwand für Sitzungen aller Art, sondern erhöht auch deren Nutzen. Nutzen Sie bisher E-Mails, um Ihre Mitarbeiter von einem Meeting in Kenntnis zu setzen? Bedenken Sie dabei das Sicherheitsrisiko, welches selbst interne Mails für Ihr Unternehmen darstellen können. Ein digitales Sitzungsmanagement ist sehr viel sicherer und noch dazu praktischer. Ein sogenanntes Board Portal hingegen erleichtert die interne Kommunikation ungemein. 

Fazit: Die Digitalisierung wird sowohl in kleinen Unternehmen als auch in großen Konzernen immer wichtiger. Diese macht auch vor Sitzungen nicht Halt. Hier ist das digitale Sitzungsmanagement wie das Programm ELO Meetings hilfreich. Übrigens kann dieses problemlos mit dem Programm ELO ECM Suite verknüpft werden und alle Daten sind jederzeit für die berechtigten Mitarbeiter abrufbar.

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