Digitale Zusammenarbeit im Unternehmen
Produktiver & vernetzter arbeiten mit Microsoft Teams
Seit Beginn der Corona Pandemie ist für viele Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen das Home Office eine attraktive Alternative zu den Büroräumen geworden. Wie funktioniert die Zusammenarbeit?
Sicheres und produktives Arbeiten von zu Hause aus, das war die Idee. Da dies allerdings die allgemeine Kommunikation sowie das klopfen und fragen im Büro erschwert, lässt sich mit einer Software aushelfen. Diese Software ist Microsoft Teams. Das Programm wurde bereits 2017 veröffentlich und ist mittlerweile auf fast jedem Rechner zu finden. Damit ist Microsoft mit Teams und seine Office Anwendungen zu einem großen Bestandteil des Home Office geworden.
Was ist Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist eine Plattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Sie kombiniert Funktionen wie Nachrichten schreiben, Anhänge versenden, Besprechungen starten und Notizen in einer Anwendung.
In Microsoft Teams können Sie verschiedene Teams erstellen und so Ihr Unternehmen in Arbeitsgruppen aufteilen. Das erleichtert nicht nur die Kommunikation, sondern auch die Arbeitsaufteilung und Zusammenarbeit. Wie Sie die Teams aufteilen, bleibt komplett Ihnen überlassen. Bewährt haben sich bereits folgende Gliederungen:
- Private Teams für vertrauliche Informationen
- Organisationsweite Teams
- Teams für bestimmte Projekte
- Teams für externe Partner
Inhalte der Microsoft Teams Plattform
Auf dem Dashboard befinden sich die verschiedenen Inhalte, die Microsoft Teams zu bieten hat: Aktivität, Chat, Teams, Kalender, Anrufe und Dateien.
Aktivitäten: Hier befinden sich verpasste Anrufe, Chatreaktionen oder Aufgabenzuteilungen
Chat: Chats mit Einzelpersonen sowie Anrufe oder Dateien
Teams: In den Teams sind die Kanäle zum Gruppenchatten, Meetings abhalten und Dateien austauschen mit mehreren Personen gleichzeitig möglich
Kalender: Geplante Besprechungen der aktuellen Woche sind unter dieser Ansicht zu finden
Anrufe: Hier stecken Ihre Kontakte und Anrufliste
Dateien: Zuletzt verwendete Dateien sind hier auf einem Blick zu finden. Dazu gehören alle Dokumente, die Sie selbst versendet oder angeschaut haben.
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Elemente von Teams
Microsoft ist nicht nur der Entwickler von Microsoft Teams, sondern auch von der beliebten Office-Anwendung, Office 365. In dieser Software sind Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook usw. enthalten. Da Microsoft Teams ebenfalls Teil der 365-Gruppe ist, gehören folgende Elemente in Ihr Teams: SharePoint Online, als digitale Dokumentenbibliothek, Exchange Online, ein verbundenes Postfach, OneNote, als Notizbuch und weitere Apps können mit Microsoft Teams verbunden werden.
Vorteile der Anwendung
Gestärkte Zusammenarbeit: Durch die Integration der verschiedenen Office-Anwendungen gelingt das Arbeiten in Teams noch besser. Sie können gleichzeitig Dokumente bearbeiten, digitale Meetings mit Präsentationen abhalten oder ein gemeinsames Wiki erstellen.
Bessere Kommunikation: Anstatt von Büro zu Büro zu laufen, ermöglicht Microsoft Teams die Kommunikation mit jeder/jedem im Unternehmen. So haben Sie die Möglichkeit innerhalb von wenigen Sekunden mit jemanden in Kontakt zu treten. Das erleichtert nicht nur die Person tatsächlich im Büro zu finden, sondern auch Dinge bequem und effizient zu klären.
Standortunabhängigkeit: Da Microsoft Teams über das Internet nutzbar ist, kann die Software von überall aus angewendet werden, solange eine Internetverbindung möglich ist. So können Sie auf der ganzen Welt mit Ihren Kolleg*innen kommunizieren und arbeiten. Dies ermöglicht völlig neue Möglichkeiten für Geschäftsreisen, größere Konferenzen oder das Home Office. Gleichzeitig bietet die Standortunabhängigkeit in gewissen Maßen eine Selbstbestimmung der Arbeitszeiten. Als Arbeitnehmer*in bleiben Sie so vernetzt und flexibel.
Freie Systemwahl: An den oberen Aspekt angeschlossen, ist die Nutzung von Microsoft Teams unabhängig von Ihrem Betriebssystem. Sie benötigen nicht einmal einen Computer, ein Smartphone reicht bereits völlig aus.
Strukturierte Übersicht: Dank der verschiedenen Teams gelangen wichtige Nachrichten da hin, wo sie hingehören. Im Gegensatz zu E-Mails oder direkten Gesprächen, sind die Informationen sortiert und nachlesbar. Die Einteilung von Teams in Arbeits- oder Projektgruppen ist dabei sehr hilfreich.
Dokumente bearbeiten: Mit der integrierten SharePoint-Anwendung können Sie mit Ihren Kolleg*innen gleichzeitig Dateien bearbeiten. So entgehen Sie dem Problem, dass jede/jeder eine andere Version hat.
Weitere Office-Anwendungen: Microsoft Teams ist keine einzige Lösung, sondern in Office 365 integriert. Damit profitieren Sie auch von den anderen Office-Anwendungen, wie SharePoint Online, PowerPoint, Word usw., die Ihnen die Zusammenarbeit noch einfacher gestalten.
Erweiterungen: Die Plattform kann jederzeit mit Apps erweitert werden, sogar von Drittanbietern. Dadurch befindet sich alles wichtige für Ihren Arbeitsalltag in einer Anwendung, anstatt den zehn Verschiedenen.
Externe: Mit einem Mausklick können auch externe Personen an einem Meeting teilnehmen. Dabei werden sie einfach als Gast hinzugefügt und schon kann es losgehen. Für z. B. Kundengespräche ist dies eine hilfreiche Funktion, um die Grenzen Ihres Unternehmens zu erweitern.
Digital Workplace: Microsoft Teams ist mittlerweile die Grundlagen für jeden digitalen Arbeitsplatz geworden. Die Werkzeuge zur Zusammenarbeit, die Teams zur Verfügung stellt, machen das moderne Arbeiten flexibler, produktiver und einfacher. Egal wo oder wann, kommunizieren Sie mit Ihren Kolleg*innen und bearbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten!
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