Darin unterscheiden sich ECM- und DMS-Anwendungen

Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden.

Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet Enterprise Content Management. Auf den ersten Blick scheint es so, dass beide Begriffe eigentlich dasselbe meinen. Beim genaueren Hinsehen fallen allerdings signifikante Unterschiede auf.

DMS: Dokumente verwalten, archivieren, aufspüren

Das Verwalten und Erstellen von Dokumenten aller Art, das beherrscht ein DMS ganz vortrefflich. Digitale Unterlagen lassen sich damit aber auch verteilen, ein- und ausgeben, archivieren sowie danach suchen. Daher kommen diese Dokumentenmanagementsysteme vielfältig zum Einsatz, zum Beispiel in Behörden, wo sie den gesamten Aktenaufwand digital abbilden können.

ELO Digital Office hat solch ein DMS im Programm, das sich ELOoffice nennt. Damit können vor allem kleinere Unternehmen sowie selbständige und freiberufliche Anwender ihre Dokumente verwalten und pflegen. Hierfür stehen bekannte Mechanismen wie das Archivieren, die Aktenanlage und Belegerfassung sowie die intelligente Suche zur Verfügung. Praktisch ist auch das Übertragen des Archivs auf mobile Endgeräte. Damit haben Anwender ihre Daten immer dort dabei, wo sie diese gerade benötigen.

ECM: Strategisches Verwalten und Analysieren sämtlicher Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu einem DMS geht ein Enterprise Content Management ein gutes Stück weiter. Denn anstatt sich nur auf das Verwalten und Organisieren von Dokumenten zu konzentrieren, beherrscht ein ECM-System eine Vielzahl an Dateiformaten wie strukturierte Inhalte (Rechnungen, Verträge, etc.), schwach strukturierte Daten (E-Mails, Fachartikel, etc.) und unstrukturierte Inhalte (Gesprächsnotizen, Bilder, etc.).

Zudem richten sich ECM-Plattformen meist an größere Unternehmen, wo viele Anwender auf das System zugreifen. Daher sind bestimmte Mechanismen wie die Zugriffssteuerung und Lese-/Schreibbeschränkungen unabdingbar. Daher legt ein Unternehmen mit der Anschaffung des passenden ECM-Systems die Art und Weise fest, wie Dokumente erfasst, bearbeitet, verwaltet, gespeichert und verwaltet werden. Damit werden sämtliche Prozesse und Strukturen auf Basis des ECM-Systems maßgeblich abgebildet.

ELO EMC Suite, der Alleskönner

Solch ein ECM-System kommt bei unseren Kunden häufig zum Einsatz und nennt sich ELO ECM Suite. Es richtet sich an mittelständische und größere Unternehmen und bietet eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen. Dazu zählen unter anderem:

  • das Aussteuern von kompletten Prozessketten (ELO Workflow)
  • das automatische Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten (ELO Archiv)
  • das rechtssichere Verwalten von Daten sowie deren intelligente Analyse (ELO Analytics)
  • das blitzschnelle Auffinden von benötigten Informationen (ELO Suche)
  • die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit aller Beteiligten (ELO Collaboration)

ELO ECM Suite: Alle Funktionen unter einer Oberfläche

Hierfür kommt eine einheitliche, webbasierte Benutzeroberfläche zum Einsatz, die den vollständigen Zugriff auf sämtliche Daten und Dokumente erlaubt. Zudem werden Dateien in der Dokumentenvorschau übersichtlich dargestellt, ohne jedes Mal die zugehörige Anwendungen öffnen zu müssen. Und mit dem ELO Feed steht allen Beteiligten der gemeinsame Zugriff auf Dateien zur Verfügung, was die Zusammenarbeit an Dokumenten deutlich erleichtert.

Darüber hinaus steht mit ELO Analytics ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der Cash-Flow bewerten lässt, laufende Verträge auf Schwachstellen hin untersucht werden können oder sonstige Zusammenhänge per Knopfdruck hergestellt werden können. Auch schick ist das Tool ELO Workflow. Es erlaubt die grafische Darstellung sowie Optimierung von Unternehmensprozessen. Das führt zu schnelleren Freigabeprozessen und zielführenden Entscheidungen.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM für den Mittelstand

Alexander Kühn


Geschäftsführer & Inhaber der n-komm GmbH.

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