Warum ist die Rechnungsverarbeitung auf elektronischem Weg die Zukunft?
Vor allem in jedem unternehmerischen Mittelstand belastet der Rechnungsprozess die Firmenkasse stark. Personalkosten, hoher Zeitaufwand für die Erfassung und Verarbeitung. Weiterhin benötigt es Platz für die Archive (Aufbewahrungsfristen).
Anderes gilt für die Rechnungsbearbeitung auf digitaler Basis. Nahezu kein Digitalisierungsbereich bewirkt höhere Einsparungen als diese Art der Rechnungsverarbeitung. Das heißt, es handelt sich um die effizienteste Umstellung von analog auf digital. Hinzu kommen geringere Fehlerquoten, die Einhaltung von Fristen sowie eine Archivierung, die jeder Revision standhält.
Bisheriger manueller Ablauf und Rechnungsverarbeitung auf digitaler Basis im Vergleich
Digitaler Rechnungseingang und analoge Rechnung - wie erreicht die Eingangsrechnung das Unternehmen und wie erhält sie Freigabeinformationen?
Beim manuellen Ablauf erreicht die Eingangsrechnung in Papierform das Unternehmen. Bei der Rechnungsverarbeitung auf digitaler Basis geschieht dies in digitaler Form. Im zweiten Schritt erhält die Papierrechnung Freigabeinformationen, während sich die elektronische Rechnung in das Dokumentenmanagementsystem integriert.
Digitaler Rechnungseingang und Rechnung in Papierform - wie erreicht die Rechnung die freigebenden Stellen und wie kommt sie zurück zur Kreditorenbuchhaltung?
Im nächsten Schritt erfolgt der Transport der Papierrechnung durch einen Mitarbeiter zu den freigebenden Stellen im Unternehmen. Die Rechnung mit den Freigabeinformationen bringt ein Mitarbeiter zurück in die Kreditorenbuchhaltung. Bei der digitalen Rechnungsbearbeitung erreicht die Rechnung diese Ziele über elektronische Wege in digitaler Form. Zurück gelangt die Rechnung bei der digitalen Rechnungsbearbeitung auf die gleiche Weise.
Digitaler Rechnungseingang und analoge Rechnung - die Überprüfung auf korrekte Freigabe
Bei der Papierrechnung erfolgt die Überprüfung auf korrekte Freigabe durch einen Mitarbeiter. Bei fehlerhaften Angaben geht die Rechnung zurück zur freigebenden Stelle. Bei der digitalen Rechnung erfolgt die Verknüpfung der Freigabeinformationen mit dem Dokument. Anschließend der elektronische Transport an die Kreditorenbuchhaltung.
Digitaler Rechnungseingang und analoge Rechnung - die notwendigen Informationen der Eingangsrechnung zuordnen und sie verbuchen
Bei der analogen Rechnungsverarbeitung gilt es jetzt, die notwendigen Informationen zur Eingangsrechnung der Rechnung zuzuordnen. Anschließend erfolgen die Verbuchung und die Ablage der Rechnung. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung geht dies auf elektronischem Wege und anschließend erfolgt die Verbuchung.
In der Praxis kostet der analoge Ablauf mehr Zeit, die bei Skontofristen oftmals fehlt. Vor allem entfallen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung Transportwege zwischen Buchhaltung und freigebenden Stellen.
Die Vorteile der Rechnungsverarbeitung auf digitaler Basis für den Mittelstand
- fehlerfreie Datenerfassung,
- deutlich verringerte Durchlaufzeiten von Rechnungen (Rechnungseingang bis Zahlungsfreigabe),
- die rechnerische Kontrolle erfolgt automatisch,
- automatischer Abgleich mit Lieferscheinen,
- automatische Prüfung von Stammdaten und Bankdaten,
- schnellere Verteilung der digitalen Rechnungen im Unternehmen,
- erlaubt die parallele Bearbeitung und Freigabe der Rechnungen,
- transparentere Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe,
- gewährleistet Einhaltung von Skonto- und Zahlungsterminen,
- kommt ohne kostspieliges Papierarchiv aus,
- automatische und revisionssichere Ablage (GoBD).
Die Chancen und Risiken der digitalen Rechnungsverarbeitung für den Mittelstand
Ein großes Risiko besteht in der Ablehnung des digitalen Ablaufs durch die Mitarbeiter. Für die Buchhalter stellt dies normalerweise kein Problem dar. Beteiligt neben Buchhaltern bei der Freigabe sind alle Mitarbeiter, die Bestellungen auslösen und Rechnungen prüfen.
Den Risiken gegenüber stehen vor allem die hohe Zeitersparnis durch die automatisierten Prozesse und dass Transportwege für Papierdokumente entfallen. Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt die digitale Ablage der elektronischen Eingangsrechnung.
Was passiert mit Rechnungen, die auf elektronischem Weg eingehen?
Diese Rechnungen durchlaufen grundsätzlich denselben Prozess. Mit der Ausnahme, dass die bereits in digitaler Form vorliegen und das Scannen entfällt.
Bei Rechnungen, die in digitaler Form eingehen, gilt die Verpflichtung des Unternehmens zur digitalen Aufbewahrung dieser. Nicht zulässig ist es, diese auszudrucken und die originale Datei zu löschen.
Weitere Informationen zum: digitalen Rechnungseingang mit ELO ECM.