Digitaler Rechnungseingang mit ELO Invoice

Ein Organisationstalent par excellence: Mit ELO Invoice das interne Rechnungsmanagement aufpolieren

Für die meisten Unternehmen ist folgendes Szenario vermutlich kein fremdes Konzept: tagtäglich trudeln Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Quittungen via Mail ein – es gilt, all diese Dinge systematisch zu erfassen, zu ordnen, an die richtige Fachabteilung zu leiten und überprüfen zu lassen. Bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Genau aus diesem Grund gibt es zahlreiche Firmen, die ihre buchhalterischen Aufgaben extern erledigen lassen. Diese Lösung verursacht allerdings teilweise hohe Zusatzkosten, die dann wiederum an anderen Stellen eingespart werden müssen.

Eine einfache und schnell in den internen Geschäftsprozess zu implementierende Lösung liefert ELO Invoice, das digitale Rechnungsmanagementsystem. Es erfasst und erkennt eingehende Rechnungen, Belege sowie Quittungen automatisch und schickt sie per ELO-Workflow an die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Prüfung und Verarbeitung. Dank dem übersichtlichen Rechnungscockpit behält der Nutzer jederzeit den Überblick über alle sich im Prozess befindlichen Rechnungen und sonstigen zu bearbeitenden Dokumente. Das integrierte Frühwarnsystem meldet sich mittels Notifications, wenn Fälligkeitstermine und Fristen anstehen – somit können Rechnungen nicht mehr übersehen werden oder untergehen.

Diese Vorteile bietet Ihnen die Business Solution ELO Invoice:

  • Automatisierte Rechnungsverarbeitung – ganz ohne aufwendiges Suchen, Einbuchen, Verteilen
  • Mehr Transparenz in der Verwaltung – leichte Nachvollziehbarkeit der Workflows
  • Komfortable Rechnungsfreigabeprozesse – automatisiert und schnell implementieren
  • Rechnungseingangs-Cockpit – das Tool für eine perfekte Übersicht
  • Sichere Einhaltung von Zahlungszielen – es geht nichts mehr unter
  • Datenschutzrechtliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien werden erfüllt  gemäß § 14 UstG
  • Anbindung an ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme – nahtlos und unkompliziert
  • Einsparpotenzial durch Automatisierung und Digitalisierung

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Die wichtigsten Workflows für den digitalen Rechnungseingang

Ob PDF per Mail, gescanntes Dokument, ZUGFeRD, XRechnung oder Fattura – die ELO-Invoice-Software erkennt sämtliche gängigen Formate und liest alle wichtigen Informationen aus, die für den Rechnungseingang relevant sind.

Sobald Kreditor, Rechnungsbetrag, Kostenträger et cetera an das System weitergegeben, startet der Kontierungs- und Freigabeprozess – ganz automatisch. Gleichzeitig wird die Rechnung elektronisch und rechtskonform archiviert, damit auch später noch genau nachvollzogen werden kann, woher sie kam und wann sie beglichen wurde.

Auch kein Problem: Die Anbindung an Drittsysteme. Ob SAP oder Microsoft – ELO lässt sich einfach in bestehende Systeme integrieren und bietet den Anwendern dort ECM-Funktionen an Ort und Stelle. Dies gilt sowohl für SAP NetWeaver und SAP S/4HANA, als auch für Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX.


Hier die zentralen Workflows, die ELO Invoice beherrscht:

  • Rechnungseingang: Eingehende Rechnungen werden zentral in der ELO-Postbox gesammelt: egal, welches Format. ELO weiß, was zu tun ist!
  • Rechnungsprüfung: ELO Invoice erfasst die Rechnungsdaten, klassifiziert sie dank intelligentem Erfassungsassistenten und legt den Beleg anschließend im System ab.
  • Rechnungsfreigabe: Der Rechnungsfreigabeprozess wird automatisch gestartet, sobald das System alles Nötige erfasst hat. Übrigens: Bei Sammelrechnungen berücksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen, bei Klärungsbedarf mit Einbezug einer Clearingstelle.
  • Buchung: Ist die Freigabe erfolgt, werden die Rechnungsinformationen an das ERP-System übergeben, abgeglichen und der Beleg wird in ELO als „gebucht“ markiert.
  • Rechnungscontrolling: Dank des Rechnungscockpits sind Statistiken, Analysen und individuelle Visualisierungen einfach möglich.

Video zum digitalen Rechnungseingang mit ELO Invoice

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Profitieren Sie von der zentralen Ablage, den simplen Collaboration-Tools wie beispielsweise das Rechnungscockpit, der schnellen Dokumentensuche, der erhöhten Datensicherheit und den integrierten, übersichtlichen Workflows, die ELO mitbringt.

n-komm bietet Ihnen die Lösung!

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Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM Suite

Was Kunden über uns sagen...

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Marco Weber IT-Administrator

Kohlbecker Gesamtplan GmbH

Wir im Hause Kohlbecker Gesamtplan GmbH arbeiten bereits seit über einem Jahrzehnt sehr erfolgreich mit der Firma n-komm zusammen. Für uns liegen die Vorteile klar auf der Hand: mit n-komm haben wir einen zuverlässigen, kompetenten und gut erreichbaren Partner direkt vor unsere Haustüre. Wir freuen uns auf noch viele weitere Jahre erfolgreicher Zusammenarbeit.

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Isabel Erlenwein Information & Kommunikation

Stadt Ettlingen

Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.

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Herr Joachim Ernst Geschäftsführer

Mailänder Consult

...ich möchte mich nochmals bei Ihnen für die sehr angenehme und inhaltlich sehr gute Admin-Schulung vergangene Woche bedanken. ELO ist enorm leistungsfähig und durch Ihre Schulung bin ich bestärkt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.

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Christoph Demuth Digitalisierungsbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Asbach

Bei der Firma n-komm aus Karlsruhe haben wir einen starken Partner gefunden zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Die E-Akte-Plus von nkomm wird unsere Papierakten ablösen und den Weg zu einer papierlosen Verwaltung sein. Auf weitere Module von ELO wie die digitale Personalakte sowie der Vertragsverwaltung freuen wir uns sehr. Wir haben bei der Firma n-komm eine Firma mit einem starken und kompetenten Team gefunden welches mit sehr hoher Kompetenz und Erfahrung zur Seite steht.

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Günter Kern Amtsleiter

Gemeinde Lenningen

Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.

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