Die Herausforderung

Die Abhängigkeit von Papierrechnungen erfordert oft zeitaufwendige manuelle Eingaben in Buchhaltungssysteme, was zu Produktivitätsverlusten führt und Fehleranfälligkeit erhöht. Ohne Automatisierung können Rechnungen unbearbeitet bleiben, was zu Zahlungsverzögerungen und möglicherweise zu versäumten Skonti oder Vertragsstrafen führen kann. Der Mangel an digitaler Dokumentation erschwert die Nachverfolgung des Zahlungsstatus und die Verwaltung der Finanzberichterstattung, was zu Transparenzproblemen führt. Physische Dokumente erfordern physischen Lagerplatz, was in größeren Unternehmen zu beträchtlichen Kosten für die Speicherung und das Management dieser Dokumente führen kann.

Digitaler Rechnungseingang - automatisiert & sicher

Für die meisten Unternehmen ist folgendes Szenario vermutlich kein fremdes Konzept: tagtäglich trudeln Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Quittungen per Mail ein – es gilt, all diese Dinge systematisch zu erfassen, zu ordnen, an die richtige Fachabteilung zu leiten und überprüfen zu lassen. Bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Genau aus diesem Grund gibt es zahlreiche Firmen, die ihre buchhalterischen Aufgaben extern erledigen lassen. Diese Lösung verursacht allerdings teilweise hohe Zusatzkosten, die dann wiederum an anderen Stellen eingespart werden müssen.

Eine einfache und schnell in den internen Geschäftsprozess zu integrierende Lösung liefert ELO Invoice, das digitale Rechnungsmanagementsystem. Es erfasst und erkennt eingehende Rechnungen, Belege sowie Quittungen automatisch und schickt sie per ELO-Workflow an die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Prüfung und Verarbeitung.

Dank dem übersichtlichen Rechnungszentrum behält der Nutzende jederzeit den Überblick über alle sich im Prozess befindlichen Rechnungen und sonstigen zu bearbeitenden Dokumente. Das integrierte Frühwarnsystem meldet sich mittels Benachrichtigungen, wenn Fälligkeitstermine und Fristen anstehen – somit können Rechnungen nicht mehr übersehen werden oder untergehen.

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