Innovatives & effizientes Rechnungsmanagement

Digitaler Rechnungseingang mit ELO Invoice

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsprozesse mit ELO Invoice! Erleben Sie schnellen digitalen Rechnungseingang, optimieren Sie den Workflow. Klicken & umstellen!

Digitales Rechnungsmanagement ELO Invoice

Die Herausforderung


Die Abhängigkeit von Papierrechnungen erfordert oft zeitaufwendige manuelle Eingaben in Buchhaltungssysteme, was zu Produktivitäts-verlusten führt und Fehleranfälligkeit erhöht. Ohne Automatisierung können Rechnungen unbearbeitet bleiben, was zu Zahlungsver-zögerungen und möglicherweise zu versäumten Skonti oder Vertragsstrafen führen kann. Der Mangel an digitaler Dokumentation erschwert die Nachverfolgung des Zahlungsstatus und die Verwaltung der Finanzberichterstattung, was zu Transparenzproblemen führt. Physische Dokumente erfordern physischen Lagerplatz, was in größeren Unternehmen zu beträchtlichen Kosten für die Speicherung und das Management dieser Dokumente führen kann.

12 Schritte zur Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses

Digitaler Rechnungseingang - automatisiert & sicher


Für die meisten Unternehmen ist folgendes Szenario vermutlich kein fremdes Konzept: tagtäglich trudeln Rechnungen, Auftrags-bestätigungen und Quittungen per Mail ein – es gilt, all diese Dinge systematisch zu erfassen, zu ordnen, an die richtige Fachabteilung zu leiten und über-prüfen zu lassen. Bis zur Freigabe und Bezahlung ist das ein zeitintensiver und oft auch fehleranfälliger Prozess. Genau aus diesem Grund gibt es zahlreiche Firmen, die ihre buchhalterischen Aufgaben extern erledigen lassen. Diese Lösung verursacht allerdings teilweise hohe Zusatz-kosten, die dann wiederum an anderen Stellen eingespart werden müssen.


Eine einfache und schnell in den internen Geschäftsprozess zu integrierende Lösung liefert ELO Invoice, das digitale Rechnungs-managementsystem. Es erfasst und erkennt eingehende Rechnungen, Belege sowie Quittungen automatisch und schickt sie per ELO-Workflow an die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Prüfung und Verarbeitung.


Dank dem übersichtlichen Rechnungszentrum behält der Nutzende jederzeit den Überblick über alle sich im Prozess befindlichen Rechnungen und sonstigen zu bearbeitenden Dokumente. Das integrierte Frühwarnsystem meldet sich mittels Benachrichtigungen, wenn Fälligkeitstermine und Fristen anstehen – somit können Rechnungen nicht mehr übersehen werden oder untergehen.

Die wichtigsten Workflows für den digitalen Rechnungseingang

Ob PDF per Mail, gescanntes Dokument, ZUGFeRD, XRechnung oder Fattura – die ELO-Invoice-Software erkennt sämtliche gängigen Formate und liest alle wichtigen Informationen heraus, die für den Rechnungseingang relevant sind.


Sobald Kreditor, Rechnungsbetrag, Kostenträger usw. an das System weitergegeben wurden, startet der Kontierungs- und Freigabeprozess – ganz automatisch. Gleichzeitig wird die Rechnung elektronisch und rechtskonform archiviert, damit auch später noch genau nachvollzogen werden kann, woher sie kam und wann sie beglichen wurde.


Auch kein Problem: Die Anbindung an Drittsysteme. Ob SAP oder Microsoft – ELO lässt sich einfach in bestehende Systeme integrieren und bietet den Anwender*innen dort Enterprise-Content-Management-Funktionen (ECM) an. Dies gilt sowohl für SAP NetWeaver und SAP S/4HANA, als auch für Microsoft Dynamics NAV und Microsoft Dynamics AX.

Hier die zentralen Workflows, die ELO Invoice beherrscht:

  • Rechnungseingang: Eingehende Rechnungen werden zentral in der ELO-Postbox gesammelt. Egal, welches Format, ELO weiß, was zu tun ist!
  • Rechnungsprüfung: ELO Invoice erfasst die Rechnungsdaten, klassifiziert sie dank intelligentem Erfassungsassistenten und legt den Beleg anschließend im System ab.
  • Rechnungsfreigabe: Der Rechnungsfreigabeprozess wird automatisch gestartet, sobald das System alles Nötige erfasst hat. Übrigens: Bei Sammelrechnungen berücksichtigt der Rechnungsworkflow auch Einzelpositionen, bei Klärungsbedarf mit Einbezug einer Clearingstelle.
  • Buchung: Ist die Freigabe erfolgt, werden die Rechnungsinformationen an das ERP-System übergeben, abgeglichen und der Beleg wird in ELO als „gebucht“ markiert.
  • Rechnungscontrolling: Dank des Rechnungszentrums sind Statistiken, Analysen und individuelle Visualisierungen einfach möglich.

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Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM Suite

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