Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract

Sicher ist sicher: Mit ELO Contract das Vertragsmanagement transparent und rechtskonform abwickeln

Mit Vertrags- bzw. Contract -Management ist ein Geschäftsprozess gemeint, der wichtige Schritte der Vertragsabwicklung innerhalb eines Unternehmens erfasst (dies schließt bereits erste Vertragsverhandlungen mit ein). Verträge zu schließen gilt als Basis für das betriebswirtschaftliche Handeln eines jeden Betriebes. Es ist eines der wichtigsten Aufgabengebiete des Projektmanagements, zumal einzelne Projekte auf einer Vielzahl von zusammenhängenden Vereinbarungen bestehen können, die wiederum unterschiedliche Gesichtspunkte eines Projekts betreffen. Die aus diesen Verträgen resultierenden Verpflichtungen, Chancen und Rechte zu überwachen ist Aufgabe des Vertragsmanagements. In weiterer Folge werden innerhalb des Vertragsmanagements Informationen gesammelt, auf deren Grundlage eine Risikobewertung möglich ist.

Kurzum – es gibt zwei Kategorien, die zentral sind, wenn man sich mit dem Thema Vertragsmanagement beschäftigt:

  • Vertragsverwaltung (hier geht es hauptsächlich um die Vertragsausführung)
  • Vertragscontrolling (und hier hauptsächlich um Risikobewertung)

Vertragsmanagement ist ein Bestandteil des Management Risk Controllings (MRC) – eine zentrale Sicherheitsmaßnahme, die eine positive Entwicklung sämtlicher Unternehmensprojekte absichern soll. Als Teil des internen Kontrollsystems eines jeden Unternehmens ist das MRC notwendig, um gesetzliche und betriebswirtschaftliche Tasks erfolgreich zu meistern und finanzielle Risiken so gut wie möglich zu minimieren oder zumindest im Vorfeld bestmöglich abschätzen zu können.

 Da all diese Tätigkeitsfelder ineinander verschachtelt sind und einander bedingen, kann es ziemlich schnell ziemlich kompliziert werden – eine professionelle Vertragsmanagement-Software schafft dann Abhilfe. Tatsächlich ist es so, dass es ab einer gewissen Betriebsgröße mehr oder weniger unabdingbar wird, eine einzusetzen. Ohne läuft man schnell Gefahr, innerhalb der Prozessabwicklung fehleranfällig zu werden. Ein weiterer Aspekt, der für die Implementierung einer digitalen Vertragssoftware spricht, ist das hohe Einsparpotenzial: Hat das Unternehmen erstmal begonnen, zentrale Aufgaben des Vertragsmanagements quasi an eine Software „out zu sourcen“, bleiben wieder deutlich mehr Zeit und Kapazitäten für das Kerngeschäft frei.

Für welche Arten von Verträgen bietet sich der Einsatz einer Vertragsmanagement-Software in erster Linie an?

  • Mietverträge
  • Dienstleistungsverträge
  • Wartungsverträge
  • Supportverträge
  • Leasingverträge
  • Kooperationsverträge mit anderen Unternehmen
  • Kaufverträge

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ELO Contract - Es kann so einfach sein!

Welche Vertragsmanagement-Software ist jedoch die richtige? Das Angebot ist vielfältig. Eine hervorragende Lösung, mit der man über Termine, Laufzeiten und Fristen der Verträge stets den Überblick behalten und sämtliche Teilprozesse des Contract Managements transparent und rechtskonform organisieren kann, ist ELO Contract.

In einem Cockpit erhalten Nutzer und Nutzerinnen den Überblick über alle Vertragsinformationen, können Auswertungen vornehmen und das Controlling individuell gestalten. Ein integrierter Kalender stellt alle Termine zusätzlich dar und bietet mit verschiedenen Ansichten maximale Flexibilität und Transparenz. Die Verträge selbst liegen zentral und unter Einhaltung aller verbindlichen Richtlinien und Normen im ELO-System. Ein Workflow sorgt dabei für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen – schnell, digital, automatisiert und ohne Medienbrüche.


Die Vorteile von ELO Contract als Vertragsmanagement

  • Übersichtliches Vertragsmanagement
  • Schnelle Bearbeitung und revisionssichere Verwaltung aller Verträge
  • Vertragscontrolling und Auswertungsoptionen
  • Berücksichtigung aller für den Vertrag relevanten Personen
  • Minimierung von Recherchezeiten
  • Einhaltung von Fristen und Vorschriften dank Übersichtsfunktion
  • Kurze Durchlaufzeiten
  • Schutz vertraulicher Inhalte
  • Auf Wunsch auch mobiler Zugriff via Smartphone & Tablet
  • Fremdwährungen werden ebenfalls berücksichtigt

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Die wichtigsten Workflows

Im Vertragsmanagement-Cockpit stehen umfassende Controlling-Optionen zur Verfügung, mit deren Hilfe all die oben genannten Vorteile umsetzbar sind: Sämtliche Vertragsdetails können auf einen Blick eingesehen werden, genauso die terminlichen Fristen – diese können mit Erinnerungen versehen werden, sodass nichts mehr untergehen kann. Zahlungspläne sind schnell eingerichtet und Finanzströme lassen sich einfach kontrollieren; detaillierte Berichte und Analysen sind mit wenigen Klicks erstellt und können problemlos geteilt werden.

Die übersichtliche Kalenderansicht sorgt dafür, dass alle Erinnerungs- und Kündigungstermine so abgebildet sind, dass man sie stets im Blick hat. Je nach persönlicher Präferenz kann zwischen Monats-, Wochen- und Tagesübersicht gewählt werden.

Hier noch einmal die zentralen Workflows, die ELO Contract beherrscht:

  • Vertragsanbahnung: Vertragsdokumente werden automatisch erstellt und es kann festgelegt werden, wer darauf zugreifen kann und ob der Freigabeprozess automatisiert ablaufen soll.
  • Vertragsverwaltung: Sämtliche Verträge liegen an einem zentralen Ort – somit sind alle wichtigen Informationen schnell erfasst; auch mobil, wenn gewünscht.
  • Vertragspflege: Vertragslaufzeiten konfigurieren, Verlängerungen oder Kündigungen automatisch ablaufen lassen und Verträge auf Wiedervorlage setzen – alles kein Problem mehr!
  • Vertragscontrolling: Im Cockpit werden alle Verträge überwacht, Fristen übersichtlich mittels einer Zeitleiste dargestellt und sogar Wechselkurse in den vorgegebenen Zahlungsplänen berücksichtigt.

Neugierig geworden?

Profitieren Sie von den zahlreichen Funktionen des Cockpits mit übersichtlichem Worktop und integriertem Kalender, der Liquiditäts- und Kostenplanfunktion sowie den automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozessen, die ELO mitbringt.


n-komm bietet Ihnen die Lösung!

Sie interessieren sich für ELO Contract und möchten mehr über seine Vorteile und Möglichkeiten erfahren? Dann melden Sie sich bei uns. Unsere erfahrenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beraten Sie gerne.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM Suite

Was Kunden über uns sagen...

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Isabel Erlenwein Information & Kommunikation

Stadt Ettlingen

Die n-komm GmbH ist für uns der Partner in den Bereichen Collaboration, DMS, E-Mail Security und Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Seit vielen Jahren werden wir von der n-komm kompetent betreut. Gerade im Bereich der individuellen Anpassungen unserer Lösungen können wir jederzeit auf unseren Partner zählen.

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Herr Joachim Ernst Geschäftsführer

Mailänder Consult

...ich möchte mich nochmals bei Ihnen für die sehr angenehme und inhaltlich sehr gute Admin-Schulung vergangene Woche bedanken. ELO ist enorm leistungsfähig und durch Ihre Schulung bin ich bestärkt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben.

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Christoph Demuth Digitalisierungsbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Asbach

Bei der Firma n-komm aus Karlsruhe haben wir einen starken Partner gefunden zur Digitalisierung unserer Verwaltung. Die E-Akte-Plus von nkomm wird unsere Papierakten ablösen und den Weg zu einer papierlosen Verwaltung sein. Auf weitere Module von ELO wie die digitale Personalakte sowie der Vertragsverwaltung freuen wir uns sehr. Wir haben bei der Firma n-komm eine Firma mit einem starken und kompetenten Team gefunden welches mit sehr hoher Kompetenz und Erfahrung zur Seite steht.

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Günter Kern Amtsleiter

Gemeinde Lenningen

Seit geraumer Zeit verwenden wir das Bürger- und Ratsinformationssystem komplett papierlos. Das spart uns sehr viel Zeit, Kosten und schont die Umwelt! Meeting.mobile hat unsere Gremienarbeit wesentlich verbessert und effektiver gemacht – und das mit gesunkenem laufenden Aufwand! Wir sind der n-komm GmbH sehr dankbar für Ihren Einsatz und Ihre kreativen Entwicklungsideen.

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