Die Herausforderung

Die Verwaltung von Verträgen in Papierform bringt mehrere Probleme mit sich, die sowohl organisatorischer als auch praktischer Natur sind. Physische Verträge benötigen archivarischen Raum, der mit der Zeit und je nach Unternehmensgröße ein beträchtliches Ausmaß annehmen kann. Mit Papierverträgen ist es oft schwierig, schnell auf spezifische Informationen zuzugreifen, insbesondere wenn ein schneller Überblick über mehrere Verträge benötigt wird. Papierdokumente sind zudem anfällig für Schäden durch Feuer, Wasser, Schimmel oder einfach durch die Abnutzung im Laufe der Zeit. Und vor allem verlieren viele Unternehmen Geld durch das Verpassen von Fristen.

Doch wie sieht es bei Ihnen momentan aus? Sind Ihre Verträge noch in Papierform abgelegt und somit schwer auffindbar und unübersichtlich?

Vertragsmanagement Software ELO Contract

Mit ELO Contract haben Sie die Möglichkeit eingehende und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg einfach zu verwalten und zu überwachen. Die Business Solution ELO Contract bietet standardisierte Vorgehensweisen für jede Phase eines Vertrags - von der Anforderung bis zum Abschluss und der späteren Archivierung. Dadurch erhalten Sie eine schnell einsatzbereite Lösung. Selbstverständlich lässt sich diese auch problemlos an Ihre individuellen Anforderungen anpassen oder erweitern."

Jederzeit den Überblick behalten im Kleingedruckten

• Jederzeit alles im Blick: Alle Verträge, inklusive Konditionen und Fristen, sind zentral erfasst und mit einem einfachen Klick einsehbar.
• Pünktlich erinnert werden: Erinnerungen und Wiedervorlagen helfen dabei, Leistungs- und Kündigungstermine rechtzeitig einzuhalten.
• Rechtssicher erstellen: Rechtskonforme Textbausteine und Klauseln lassen sich zentral verwalten und in Vertragsvorlagen problemlos integrieren.
• Sicher archivieren: Eine sichere Langzeitarchivierung erfolgt gemäß den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen.

Was bringt eine Vertragsmanagement Software für Unternehmen?

Ein digitales Vertragsmanagement bietet Unternehmen vielfältige Vorteile, die zur Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Risikominimierung beitragen können. Nachfolgend sind einige der wesentlichen Vorteile aufgeführt:

1. Zentralisierung und Organisation: Digitale Vertragsmanagement-Systeme erlauben es, alle Unternehmensverträge an einer zentralen Stelle zu speichern. Dies vereinfacht den Zugriff und die Organisation und macht es möglich, dass verschiedene Abteilungen und berechtigte Mitarbeiter auf die erforderlichen Dokumente zugreifen können.

2. Schneller Zugriff und Suche: Mitarbeitende können schnell und effizient nach Verträgen und spezifischen Vertragsinformationen suchen. Dies spart Zeit, die sonst für das manuelle Durchsuchen von Ordnern oder Datenbanken aufgewendet würde.

3. Verbesserte Überwachung und Compliance: Digitales Vertragsmanagement ermöglicht es, die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu überwachen. Compliance-Anforderungen können in den Prozess eingebettet werden, um sicherzustellen, dass alle Verträge den geltenden Standards entsprechen.

4. Automatische Erinnerungen und Warnungen: Systeme können so konfiguriert werden, dass sie automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen wie Vertragsabläufen, Fristen und Verlängerungsoptionen versenden. Dies hilft, kritische Fristen nicht zu verpassen.

5. Effizienz in Vertragsprozessen: Die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und das Management von Verträgen werden durch Automatisierung vereinfacht. Workflow-Automatisierungen können Routineaufgaben beschleunigen und human error reduzieren.

6. Datensicherheit und Datenschutz: Digitale Systeme bieten in der Regel erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, um vertrauliche Vertragsdaten zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugangskontrollen und sichere Backup-Lösungen.

7. Versionierung und Audit-Trails: Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und die Archivierung von Vertragsversionen. Dadurch wird ein klarer Audit-Trail geschaffen, der bei Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen hilfreich sein kann.

8. Skalierbarkeit: Digitale Systeme können mit dem Wachstum eines Unternehmens skalieren. Im Gegensatz zu physischen Archiven gibt es bei digitalen Lösungen in der Regel keine physischen Grenzen, die das Vertragsvolumen beschränken.

9. Integration mit anderen Systemen: Digitale Vertragsmanagement-Lösungen lassen sich oft in andere Geschäftsanwendungen integrieren, wie CRM-Software, Buchhaltungssysteme oder Einkaufsplattformen, was zu einer nahtlosen Datenabstimmung und Prozessabwicklung führen kann.

10. Datenanalyse und Reporting: Mit fortschrittlichen Analysetools können Unternehmen Daten aus Verträgen extrahieren und analysieren, um Einblicke in Vertragspraktiken zu erhalten und strategische Entscheidungen zu treffen.

11. Unterstützung von Umweltinitiativen: Durch die Verringerung des Bedarfs an physischen Dokumenten unterstützt digitales Vertragsmanagement auch das Ziel der Papierverringerung und trägt somit zu umweltfreundlicheren Betriebsabläufen bei.

Insgesamt verbessert ein gut durchdachtes digitales Vertragsmanagement letztendlich die Vertragsgovernance und bietet eine solide Grundlage für die Vertragsstrategie eines Unternehmens.

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