RECHTSKONFORM & TRANSPARENT

Digitales Vertragsmanagement
mit ELO Contract

Weniger Stress und Frustration durch digitales Vertragsmanagement.

Digitales Vertragsmanagement

Die Herausforderung


Die Verwaltung von Verträgen in Papierform bringt mehrere Probleme mit sich, die sowohl organisatorischer als auch praktischer Natur sind. Physische Verträge benötigen archivarischen Raum, der mit der Zeit und je nach Unternehmensgröße ein beträchtliches Ausmaß annehmen kann. Mit Papierverträgen ist es oft schwierig, schnell auf spezifische Informationen zuzugreifen, insbesondere wenn ein schneller Überblick über mehrere Verträge benötigt wird. Papierdokumente sind zudem anfällig für Schäden durch Feuer, Wasser, Schimmel oder einfach durch die Abnutzung im Laufe der Zeit. Und vor allem verlieren viele Unternehmen Geld durch das Verpassen von Fristen.


Doch wie sieht es bei Ihnen momentan aus? Sind Ihre Verträge noch in Papierform abgelegt und somit schwer auffindbar und unübersichtlich?

Digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement -
Was ist damit gemeint?


Vertrags- bzw. Contract-Management bezeichnet einen Geschäftsprozess, der die wichtigen Schritte bei der Abwicklung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens erfasst (einschließlich erster Verhandlungen). Das Abschließen von Verträgen gilt als Grundlage für das wirtschaftliche Handeln jedes Unternehmens und ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. Insbesondere Projekte bestehen oft aus zahlreichen zusammenhängenden Vereinbarungen, die verschiedene Aspekte eines Vorhabens betreffen. Die Überwachung der daraus resultierenden Pflichten, Chancen und Rechte obliegt dem Vertragsmanagement. Im Rahmen des Vertragsmanagements werden Informationen gesammelt, auf deren Basis eine Risikobewertung vorgenommen werden kann.

Webinar "Digitales Vertragsmanagement"

Webinar "Digitales Vertragsmanagement"

Entdecken Sie jetzt den innovativen Weg, Ihre Verträge effizient zu managen! In unserem exklusiven Webinar "ELO Contract - Digitales Vertragsmanagement" präsentieren wir Ihnen die einzigartigen Funktionen und Vorteile, die diese revolutionäre Lösung zu bieten hat.

Digitales Vertragsmanagement

Vertragsmanagement Software ELO Contract


Mit ELO Contract haben Sie die Möglichkeit eingehende und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg einfach zu verwalten und zu überwachen. Die Business Solution ELO Contract bietet standardisierte Vorgehensweisen für jede Phase eines Vertrags - von der Anforderung bis zum Abschluss und der späteren Archivierung. Dadurch erhalten Sie eine schnell einsatzbereite Lösung. Selbstverständlich lässt sich diese auch problemlos an Ihre individuellen Anforderungen anpassen oder erweitern."


Jederzeit den Überblick behalten im Kleingedruckten


  • Jederzeit alles im Blick: Alle Verträge, inklusive Konditionen und Fristen, sind zentral erfasst und mit einem einfachen Klick einsehbar.
  • Pünktlich erinnert werden: Erinnerungen und Wiedervorlagen helfen dabei, Leistungs- und Kündigungstermine rechtzeitig einzuhalten.
  • Rechtssicher erstellen: Rechtskonforme Textbausteine und Klauseln lassen sich zentral verwalten und in Vertragsvorlagen problemlos integrieren.
  • Sicher archivieren: Eine sichere Langzeitarchivierung erfolgt gemäß den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen.


Diese Vorteile bietet Ihnen die Vertragsmanagement Software

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung von Vertrags-managementprozessen reduziert sich der Zeitaufwand für die Vertragsbearbeitung. Digitale Werkzeuge ermöglichen schnelles Erstellen, Suchen, Zugreifen und Signieren von Verträgen.

Verbesserte Zugänglichkeit

Digitale Verträge können von überall aus aufgerufen werden, vorausgesetzt, der Nutzer hat eine Internetverbindung. Dies erleichtert die Zusammenarbeit, insbesondere für Teams, die remote oder an verschiedenen Standorten arbeiten.

Kosteneinsparungen

Durch die Reduktion des Papierverbrauchs sowie die Einsparungen bei Druck-, Kopier-, Post- und Archivierungskosten können Unternehmen ihre Ausgaben deutlich senken.

Bessere Übersicht und Kontrolle

Mit einer digitalen Vertragsdatenbank lassen sich Verträge einfacher kategorisieren und überwachen. Revisionssicherheit, Versionskontrollen und historische Datenaufzeichnungen sind ebenfalls einfacher zu handhaben.

Sicherheit

Digitale Verträge können mit fortgeschrittenen Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung und elektronischen Signaturen geschützt werden, was das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl verringert.

Compliance

Mit der Hilfe von digitaler Vertragsverwaltung kann die Einhaltung von internen Vorgaben und gesetzlichen Bestimmungen (z.B. GDPR) systematisch überwacht und durchgesetzt werden.

Umweltfreundlich

Die papierlose Verwaltung ist nicht nur wirtschaftlich, sondern auch umweltfreundlich, da sie den Papierverbrauch und damit den Bedarf an Ressourcen zur Papierherstellung reduziert.

Verbesserte Analysemöglichkeiten

Durch die digitale Erfassung der Vertragsdaten können Unternehmen wertvolle Einblicke durch die Auswertung der Vertragshistorie gewinnen, um zukünftige Vertragsverhandlungen und Partnerschaften zu optimieren.

Was bringt eine Vertragsmanagement Software für Unternehmen?


Ein digitales Vertragsmanagement bietet Unternehmen vielfältige Vorteile, die zur Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Risikominimierung beitragen können. Nachfolgend sind einige der wesentlichen Vorteile aufgeführt:

  1. Zentralisierung und Organisation: Digitale Vertragsmanagement-Systeme erlauben es, alle Unternehmensverträge an einer zentralen Stelle zu speichern. Dies vereinfacht den Zugriff und die Organisation und macht es möglich, dass verschiedene Abteilungen und berechtigte Mitarbeiter auf die erforderlichen Dokumente zugreifen können.
  1. Schneller Zugriff und Suche: Mitarbeitende können schnell und effizient nach Verträgen und spezifischen Vertragsinformationen suchen. Dies spart Zeit, die sonst für das manuelle Durchsuchen von Ordnern oder Datenbanken aufgewendet würde.
  1. Verbesserte Überwachung und Compliance: Digitales Vertragsmanagement ermöglicht es, die Einhaltung von Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu überwachen. Compliance-Anforderungen können in den Prozess eingebettet werden, um sicherzustellen, dass alle Verträge den geltenden Standards entsprechen.
  1. Automatische Erinnerungen und Warnungen: Systeme können so konfiguriert werden, dass sie automatische Benachrichtigungen bei wichtigen Ereignissen wie Vertragsabläufen, Fristen und Verlängerungsoptionen versenden. Dies hilft, kritische Fristen nicht zu verpassen.
  1. Effizienz in Vertragsprozessen: Die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und das Management von Verträgen werden durch Automatisierung vereinfacht. Workflow-Automatisierungen können Routineaufgaben beschleunigen und human error reduzieren.
  1. Datensicherheit und Datenschutz: Digitale Systeme bieten in der Regel erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, um vertrauliche Vertragsdaten zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugangskontrollen und sichere Backup-Lösungen.
  1. Versionierung und Audit-Trails: Ein digitales Vertragsmanagement ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und die Archivierung von Vertragsversionen. Dadurch wird ein klarer Audit-Trail geschaffen, der bei Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen hilfreich sein kann.
  1. Skalierbarkeit: Digitale Systeme können mit dem Wachstum eines Unternehmens skalieren. Im Gegensatz zu physischen Archiven gibt es bei digitalen Lösungen in der Regel keine physischen Grenzen, die das Vertragsvolumen beschränken.
  1. Integration mit anderen Systemen: Digitale Vertragsmanagement-Lösungen lassen sich oft in andere Geschäftsanwendungen integrieren, wie CRM-Software, Buchhaltungssysteme oder Einkaufsplattformen, was zu einer nahtlosen Datenabstimmung und Prozessabwicklung führen kann.
  1. Datenanalyse und Reporting: Mit fortschrittlichen Analysetools können Unternehmen Daten aus Verträgen extrahieren und analysieren, um Einblicke in Vertragspraktiken zu erhalten und strategische Entscheidungen zu treffen.
  1. Unterstützung von Umweltinitiativen: Durch die Verringerung des Bedarfs an physischen Dokumenten unterstützt digitales Vertragsmanagement auch das Ziel der Papierverringerung und trägt somit zu umweltfreundlicheren Betriebsabläufen bei.

Insgesamt verbessert ein gut durchdachtes digitales Vertragsmanagement letztendlich die Vertragsgovernance und bietet eine solide Grundlage für die Vertragsstrategie eines Unternehmens.

Für welche Arten von Verträgen bietet sich der Einsatz einer digitalen Vertragsmanagement Software an?

Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract

Mietverträge

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Leasingverträge

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Dienstleistungsverträge

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Kooperationsverträge

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Wartungsverträge

Digitales Vertragsmanagement mit ELO Contract

Kaufverträge

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Supportverträge

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Vieles mehr...

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Digitales Vertragsmanagement ELO Contract

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Stellen Sie sich ein Büro ohne Papierstapel vor – wo Sicherheit, Effizienz und Ordnung herrschen. Es ist an der Zeit, die Zukunft Ihres Vertragsmanagements neu zu gestalten!


 Treten Sie ein in die Ära des Digitalen Vertragsmanagements!


Machen Sie Schluss mit überquellenden Aktenschränken, endlosen Suchzeiten und der Sorge um veraltete Dokumente.

 

Die wichtigsten Workflows

Im Kontrollzentrum stehen umfassende Beobachtungsoptionen zur Verfügung, mit deren Hilfe all die oben genannten Vorteile umsetzbar sind:


Sämtliche Vertragsdetails können auf einen Blick eingesehen werden, genauso die terminlichen Fristen – diese können mit Erinnerungen versehen werden, sodass nichts mehr vergessen wird. Zahlungspläne sind schnell eingerichtet und Finanzströme lassen sich einfach kontrollieren; detaillierte Berichte und Analysen sind mit wenigen Klicks erstellt und können problemlos geteilt werden.


Die übersichtliche Kalenderansicht sorgt dafür, dass alle Erinnerungs- und Kündigungstermine so abgebildet sind, dass man sie stets im Blick hat. Je nach persönlicher Präferenz kann zwischen Monats-, Wochen- und Tagesübersicht gewählt werden.

Erleben Sie die Zukunft des Vertragsmanagements mit ELO Contract

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Was Kunden über uns sagen...

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Warum n-komm?

  • Unsere Experten befassen sich seit über 25 Jahren mit dem Thema der elektronischen Aktenhaltung, wozu auch die Vertragsverwaltung gehört.
  • Kompetenzbündelung: Wir bieten ein breites Spektrum an IT-Dienstleistungen und technischem Know-how aus einer Hand, was den Beschaffungs- und Koordinationsaufwand mindert.
  • Individuelle Lösungen: Die Anpassung der Vertragsmanagement Software an Ihre spezifischen Anforderungen kann durch unser Entwicklerteam umgesetzt werden.
  • Compliance und Sicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) und hohe Sicherheitsstandards werden durch unsere Erfahrung und das Spezialwissen im Bereich digitaler Vertragsverwaltung gewährleistet.
  • Gemeinsam erfolgreich: 

    Wir sind Ihr ELO Partner!

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