Das Thema Robotic Process Automation (RPA) hat weniger mit Robotern im klassischen Sinn, sondern eher mit dem Automatisieren von Arbeitsschritten und -prozessen zu tun. Wie davon auch fertigende Unternehmen profitieren können und wie hier die n-komm GmbH ins Spiel kommt, davon handelt dieser Beitrag.
Vor allem fertigende Unternehmen sehen sich zunehmend von der Digitalisierung überfordert. Und zwar nicht nur, weil es an digitalen Prozessen und Arbeitsschritten mangelt, sondern gerade dann. Denn mit jeder Anwendung und mit jeder digitalen Aufgabe nimmt die Komplexität zu. Und das betrifft immer häufiger Bereiche, in denen das nicht unbedingt zu erwarten wäre.
Dabei weiß gerade das produzierende Gewerbe genau, wie sich Roboter sinnvoll einsetzen und damit Arbeitsschritte automatisieren lassen. Doch sobald es um Aufgaben geht, die weniger in der Produktion und mehr in der Verwaltung des Unternehmens anstehen, geraten Unternehmer und Verantwortliche ins Schlingern.
RPA hilft bei der Suche nach Mitarbeitern und Zulieferern
So jonglieren beispielsweise Personalabteilungen und deren Mitarbeiter täglich mit Personaldaten, sind mit dem Einstellen neuer Facharbeiter beschäftigt und vieles mehr. Gerade die zugehörigen Routinearbeiten wie das Überprüfen von Lebensläufen, die Terminplanung von Vorstellungsgesprächen und das Bearbeiten von Formalitäten nehmen viel Zeit in Anspruch. Dieser oft manuelle Aufwand lässt sich durch das Automatisieren von Prozessen erheblich reduzieren.
Doch auch diese Schritte erfordern einen enormen Arbeitsaufwand, da Experte nötig sind, um die einzelnen Schritte zu beobachten, Zusammenhänge zu analysieren und zu bewerten, und so fort. Am Ende soll daraus nämlich eine Abfolge von Befehlen programmiert werden, mit deren Hilfe sich die erforderlichen Arbeitsschritte automatisiert durchführen lassen.
Hyland RPA erlaubt das Automatisieren von Arbeitsschritten - und das mithilfe von KI
An dieser Stelle kommt eine Software ins Spiel, die sich Hyland RPA nennt. Wobei es eher eine komplette Software-Suite ist, denn Hyland RPA setzt sich aus vier eigenständigen Anwendungen zusammen, die eng miteinander verzahnt regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte analysieren, darstellen, automatisieren und bereitstellen können. Daraus entstehen Handbücher genauso wie exakte Beschreibungen der zugrunde liegenden Arbeitsschritte, was sich dann zu Einarbeitungszwecken oder anderen Dingen nutzen lässt.
Das Besondere an Software-Tools wie Hyland RPA ist die zum Einsatz kommende Künstliche Intelligenz. Damit lassen sich die Arbeitsprozesse in Echtzeit beobachten, analysieren und bewerten, also während diese ausgeführt werden. Damit steht am Ende einer solchen Bewertung von Prozessen eine Grundlage bereit, die für das Automatisieren erforderlich ist. Und das ohne eine einzige Zeile Programmieraufwand, da Hyland RPA die notwendigen Schritte selbstständig festhält und daraus eine Arbeitsprozessbeschreibung ableitet.
RPA hilft auch bei der elektronischen Kommunikation und anderen Aufgaben
Aber auch ganz einfache Aufgaben können damit vereinfacht werden. E-Mail-Korrespondenzen lassen sich auf diesem Weg genauso automatisieren wie das Bewerten und Auswählen benötigter Dienstleister, für die ein ähnliches Auswahlverfahren wie bei der Einstellung neuer Kollegen und Kolleginnen erforderlich ist.
Daneben ist die Bestandskontrolle ein Bereich, der von der Automatisierung profitiert. Damit lässt sich eine optimaler Lagerumschlag sehr viel besser kontrollieren und aufrecht erhalten. Folge: Bestellungen können zuverlässig ausgeliefert werden, da die Menge an produzierten Gütern im richtigen Verhältnis zu den verfügbaren Auslieferungsfahrzeugen steht.
Mithilfe eines RPA-Tools Arbeitsprozesse in der Fertigung automatisieren
Bei diesen und weiteren Prozessen im Arbeitsalltag von fertigenden Betrieben ist der Einsatz von RPA-Tools also eine sinnvolle Investition. Denn allzu selten liefern standardisierte Anwendungen die passende Grundlage für das Erfassen und Verwerten von Daten, die bei der Produktion anfallen. Daher wird gerade dort noch an vielen Stellen mit einer Kombination aus Excel, ERP- und anderen Systemen gearbeitet, aus denen am Ende die notwendigen Daten extrahiert werden sollen. Ein enorm fehleranfälliger Prozess.
Das betrifft genauso das Übertragen von ERP-Daten in CAD-Systeme. Auch hier können RPA-basierte Assistenten einen echten Mehrwert bieten. Ganz zu Schweigen von der automatisierten Überwachung von Kundennachfragen, Produktionskapazitäten und Lagerbeständen, und das in Echtzeit mithilfe eines RPA-Tools wie Hyland RPA.
Hyland RPA auf einen Blick
Die Software-Suite von Hyland setzt sich aus vier eigenständigen Software-Modulen zusammen, die - eng verzahnt - folgende Aufgaben übernehmen:
RPA Analyst: Hier werden die Arbeitsschritten in Echzeit analysiert, woraus eine verwertbare Prozesslogik entsteht.
RPA Designer: Auf Basis der Daten des RPA Analyst entstehen per Drag & Drop digitale Assistenten (Bots), womit sich automatisierte Arbeitsabläufe ableiten lassen.
RPA Conductor: Sämtliche digitale Assistenten werden vom RPA Conductor überwacht und ausgesteuert. Damit lässt sich die Bot-Farm bestmöglich nutzen.
RPA Manager: Hiermit werden die digitalen Assistenten in Echtzeit überwacht und ihre Prozessautomatisierung permanent verbessert und angepasst.
Erleben Sie die Prozessautomatisierung mit Hyland RPA während des n-komm Digital Day 2021
Am 5. Mai 2021 ab 9 Uhr findet unser virtueller Fachkongress für ECM & E-Akte statt. In diesem Rahmen zeigen Florian Körber und Benedikt Thudium von Hyland Software Germany ab 11 Uhr den Einsatz ihres RPA-Tools und wie sich damit Prozesse automatisieren und der Wert von Unternehmensanwendungen steigern lässt.