Warum sollten Sie Verträge digital verwalten?

Laut Bürgerlichem Gesetzbuch ist die Schriftform für einen rechtsgültigen Vertrag nicht zwingend erforderlich. Aber in der Geschäftswelt gehen wir selbstverständlich lieber auf Nummer sicher und halten uns an die Papierform. In einem Unternehmen kommen dabei schnell zahlreiche Verträge zusammen. Und die werden dann in einem der ebenfalls zahlreichen Aktenordner des Unternehmens abgeheftet.
Aber was geschieht, wenn ein Vertrag wieder hervorgeholt werden muss? Wissen Sie und Ihre Mitarbeiter immer genau, wo welcher Vertrag zu finden ist?
Langwieriges Suchen und Blättern in Ordnern kostet Zeit und Nerven. Das digitale Zeitalter hält bessere Lösungen bereit.

Vertragsvielfalt: Wie gelingt der nötige Überblick?

Vertrag ist nicht gleich Vertrag. Das BGB regelt gleich eine ganze Fülle verschiedener Vertragsarten für unterschiedliche Situationen:
  • Kaufverträge: Übertragung des Eigentums an einer Sache gegen einen Kaufpreis
  • Mietverträge: Nutzung einer Mietsache gegen ein Entgelt
  • Tauschverträge: Einigung über die Übertragung einer Tauschsache
  • Pachtverträge: Gebrauchs- und Fruchtgenussrecht an einer Pachtsache gegen ein Entgelt
  • Leihverträge: Einigung über die zeitweise unentgeltliche Nutzung einer Sache
  • Dienstverträge: Leistungserbringung eines Dienstleisters gegen Vergütung
  • Werkverträge: Erstellung oder Veränderung einer Sache gegen ein Entgelt
  • Geschäftsbesorgungsverträge: Erbringung einer selbstständigen, wirtschaftlichen Leistung im Interesse eines anderen gegen ein Entgelt
  • Gesellschaftsverträge: Einigung über die Förderung eines bestimmten gemeinsamen Zweckes durch die Vertragsparteien
  • Darlehensverträge: Zurverfügungstellung eines Geldbetrages mit Rückzahlungsverpflichtung und gegen Zinszahlungen
  • Sachdarlehensverträge: Überlassung einer Sache gegen Darlehensentgelt und mit Rückerstattungsverpflichtung einer Sache gleicher Art, Menge und Güte
  • Bürgschaftsverträge: Bürgschaft für die Erfüllung der Verbindlichkeit eines Dritten
Viele dieser Vertragsarten spielen im Unternehmensalltag immer wieder eine Rolle. Und meist werden sie nicht einfach nur erstellt, unterzeichnet und dann archiviert. Sie durchlaufen langwierige Prozesse, in denen sie geprüft, eingesehen, abgewickelt, vielleicht abgeändert, angepasst, verlängert oder gekündigt werden müssen. Dabei ist es alles andere als praktisch und effizient, wenn der jeweilige Ablageort erst langwierig erfragt, aufgesucht und abgesucht werden muss – erst recht im Zeitalter der Digitalisierung!

Digitale Vertragsverwaltung: zeitgemäß und effizient

Mit digitalem Vertragsmanagement endet das umständliche Suchen in verstaubten Aktenordnern. Mit der passenden Software liegen Verträge in elektronischer Form vor und können in den digitalen Workflow des Unternehmens integriert werden. Sämtliche Prozesse im Vertragszyklus werden dadurch automatisiert und optimiert.
Der Überblick über das Vertragsmanagement geht nicht verloren und alle Daten liegen flexibel abrufbereit vor. Das sorgt für schnellen, sicheren Zugriff und effiziente Bearbeitung, jederzeit und von überall aus.

Die Vorteile digitaler Vertragsverwaltung im Überblick:

  • Effiziente Verwaltungsabläufe: Alle Verträge liegen abrufbereit und sortiert in digitaler Form vor. Eine automatische Erinnerungsfunktion sichert die Einhaltung aller Fristen.
  • Zeitersparnis: Per Suchfunktion liegt jeder Vertrag sofort vor. Vertragsinhalte können schnell und gezielt nach bestimmten Information gescannt werden.
  • Materialersparnis: Kosten für Papier, Druck und manuelle Archivierung sinken. Davon profitiert auch die Umwelt.
  • Datensicherheit: Verträge können nicht verloren gehen, beschädigt werden oder in falsche Hände gelangen. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte können festgelegt werden und sind nachvollziehbar.
  • Flexible Nutzungsmöglichkeiten: Die Verwaltungssoftware kann an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden. Zugriff auf Vertragsdokumente ist unabhängig von Zeit und Ort möglich (z.B. im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen).

Nutzen Sie die Vorteile zeitgemäßer Verwaltungsmöglichkeiten und steigen Sie gleich auf digitales Vertragsmanagement um!


Alexander Kühn


Geschäftsführer & Inhaber der n-komm GmbH.

Weitere Beiträge:

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
>