Windows 10 auf jedem Gerät mit Windows Virtual Desktop nutzen

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Es gibt dieser Tage zwei Herausforderungen, mit denen sich viele Unternehmen konfrontiert sehen:

  1. Die Covid-19-Pandemie ist längst noch nicht vorbei.
  2. Das Homeoffice wird zur alternativen Arbeitsumgebung.

Das bedeutet für Unternehmen und Anwender vor allem, dass ein Produktivumfeld erforderlich ist, das auf nahezu jedem Gerät funktioniert und sich möglichst einfach nutzen und einrichten lässt. Hierfür stellt Microsoft innerhalb der Azure-Umgebung einen Dienst bereit, der sich Windows Virtual Desktop nennt. Genau den wir haben uns ein wenig genauer angesehen.

Das Besondere an Windows Virtual Desktop: Diese virtuelle Arbeitsumgebung lässt sich direkt aus der Azure-Plattform heraus mithilfe des Azure Resource Manager für Windows-Anwender einrichten und konfigurieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob das nur für einzelne Benutzer oder einen ganzen „Pool“ an Windows-Usern geschieht. So kann zentral von der Azure-Plattform für jeden Anwender seine ganz persönliche Arbeitsumgebung eingerichtet werden, und das über Städte- und Ländergrenzen hinweg. Inklusive aller Features, die Microsoft Azure so zu bieten hat.

Windows Virtual Desktop ermöglicht personalisierte virtuelle Windows-Rechner

Sehr praktisch daran ist auch die Möglichkeit, eine personalisierte Windows-Arbeitsumgebung pro Anwender einzurichten. Denn nicht jeder Windows-Benutzer benötigt die volle Bandbreite an Office- oder anderen Applikationen. Das reduziert den virtuellen Arbeitsplatz auf die aktuell benötigten Anwendungen. Und falls einmal etwas fehlen sollte, lässt sich das per Mausklick nachträglich einrichten. Das geschieht alles ohne eine „richtige“ Installation der Microsoft-Apps und anderer Anwendungen, da diese virtualisiert auf einem Azure-Cloud-Server zur Verfügung stehen.

Windows Virtual Desktop bietet Multi-User-Umgebungen

Das Besondere an Windows Virtual Desktop ist aber auch seine Multi-User-Funktionaliät. Damit stellt der IT-Admin einer bestimmten Anzahl von Anwendern dieselbe virtuelle Arbeitsumgebung bereit, da die Benutzer beispielsweise nur Microsoft Word und Excel sowie Outlook benötigen. Das reduziert die Zahl an erforderlichen Cloud-Diensten ganz erheblich, da diese Benutzer alle innerhalb derselben virtuellen Umgebung arbeiten. Zudem erfolgt die Anmeldung am Benutzerkonto deutlich schneller, aber auch das Speichern von Daten gelingt recht verzögerungsfrei.

FSLogix sorgt für schnelle Anmeldungen und indizierte Inhalte

Geschuldet ist das einer Technik, die von FSLogix stammt. Diese Firma hat Microsoft 2018 übernommen und sorgt für oben genannte Vorteile. Aber auch die Indizierung von virtuellen Inhalten geschieht auf Basis der FSLogix-Technik deutlich schneller als auf herkömmlichen visualisierten Maschinen. Die FSLogix-Algorithmen kommen auch bei gespeicherten Daten innerhalb von OneDrive zum Einsatz. Damit landen benötigten Daten und Dokumente recht schnell auf dem eigenen virtuellen Rechner, selbst wenn man die Powerpoint- oder Excel-Datei zum ersten Mal auf den lokalen Client lädt.

Mit Swiftpoint die virtuelle Windows-Umgebung am iPad per Maus bedienen

Das Besondere an Windows Virtual Desktop und der Multi-Session-Funktion ist also die Möglichkeit, auf die gewohnte Windows-Umgebung mithilfe einer geeigneten Remote-Desktop-App zuzugreifen. Das gelingt also mit einem Android-Gerät genauso wie mit einem iPad. Mithilfe einer Swiftpoint-Maus lässt sich die virtuelle Windows-10-Umgebung auf dem Apple-Tablet sogar genauso nutzen wie auf einem Windows-Notebook.

 

„Digital Jetzt“ – Förderprogramm zur Digitalisierung

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Um weiter die Digitalisierung bei kleinen und mittleren Unternehmen voranzutreiben, bringt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ein neues Förderprogramm an den Start. „Digital Jetzt“ so nennt sich die Förderung zur Digitalisierung des Mittelstands.

Das neue Programm bietet finanzielle Zuschüsse, um folgende Investitionen in Unternehmen anzuregen:

  • Investitionen in digitale Technologien sowie
  • Investitionen in die Qualifizierung der Beschäftigten zu Digitalthemen.

Wer kann die Förderung beantragen?

Mittelständische Unternehmen

  • aus allen Branchen (inklusive Handwerksbetriebe und freie Berufe)
  • mit 3 bis 499 Beschäftigten,

die entsprechende Digitalisierungsvorhaben planen, zum Beispiel Investitionen in Soft-/Hardware und/oder in die Mitarbeiterqualifizierung.

Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 € pro Unternehmen. Um die wirtschaftlichen Auswirkungen der Corona-Pandemie zu begrenzen, gelten für alle bis zum 30.06.2021 eingehenden Anträge höhere Förderquoten. Danach, ab dem 01.07.2021, gelten die ursprünglich vorgesehenen Förderquoten (Werte in Klammern).

  • Bis 50 Beschäftigte: bis zu 50 (40) %
  • Bis 250 Beschäftigte: bis zu 45 (35) %
  • Bis 499 Beschäftigte: bis zu 40 (30) %.

Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ELO ECM digitalisieren? Wir unterstützen Sie dabei und auch bei der Beantragung von „Digital Jetzt“. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf: info@n-komm.de oder 0721 35460-0.

Mit ELO for DATEV Rechnungen KI-basiert erfassen und verarbeiten

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Unser umfangreiches Webinar-Angebot vom letzten Freitag bestand unter anderem aus dem Vortrag von Philipp Eyssele, seines Zeichens Bereichsleiter Partner & Projekte SÜD bei ELO Digital Office. Darin stellte er die Möglichkeiten von ELO for DATEV ausführlich vor.

Seine Ausführungen handelten primär von den digitalen Möglichkeiten, die ein DCM-System wie ELO ECM Suite bietet. Damit lässt sich ein vollständiger Rechnungswesen-Workflow realisieren. Das beginnt bei der automatischen Belegerkennung und -archivierung, wird über die Freigabe der Dokumente fortgesetzt und endet bei der Verarbeitung der Dokumente im DATEV-Rechnungswesensystem.

Am Anfang sollte man sich laut Philipp Eyssele vergegenwärtigen, welche Anforderungen an das digitale Rechnungswesen gestellt werden. Denn lange Durchlaufzeiten, Datenredundanzen und weitere Herausforderungen wie Intransparenzen erschweren in vielen Fällen das Bearbeiten von digitalen Rechnungen. Um das möglichst zu vermeiden, ist ein klar definierter Workflow zwingend erforderlich. Der beginnt mit dem Import möglicher Dokumente, von der klassischen Papierrechnung bis zur elektronischen Rechnung. Heraus kommen elektronisch erfasste Dokumente, die unter Zuhilfenahme einer KI-Logik automatisch analysiert und anschließend per Datenexportfunktion an das passende System oder in einen zugehörigen Workflow übergeben werden.

DocXtractor II Invoice : KI-Analyse von Eingangsrechnungen

Spannend dabei ist die Analysefunktion von Eingangsrechnungen, die von DocXtractor II Invoice zur Verfügung gestellt wird. Hiermit lassen sich die einzelnen Bereiche einer Rechnung nach relevanten Feldern untersuchen, anhand derer das digitale Pendant erstellt werden soll. Daraus ergibt sich die vollständige elektronische Rechnung mit sämtlichen relevanten Informationen wie Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechungspositionen und vieles mehr. Darüber hinaus werden im Hintergrund weitere Vorgänge durchgeführt wie das Berechnen mathematischer Abhängigkeiten und die Extraktion von Umsatzsteuer, Netto- und Bruttobeträgen.

Abgleich von Rechnungsdaten mit Stammdaten erhöht die Erkennungsrate

Interessant am zugrundeliegenden KI-System ist seine Arbeitsweise. So werden bei der OCR-Erkennung einer analogen Rechnung die Daten des Rechnungsstellers mit denen in der Datenbank vorhandenen Stammdaten abgeglichen. Hiermit lässt sich recht zuverlässig die Richtigkeit der Daten überprüfen, ohne das KI-System aufwändig trainieren zu müssen. Das sorgt für gute Ergebnisse von Anfang an.

Am Ende steht die Rechnungsfreigabe und -erfassung

Wurden alle Daten einer Rechnung richtig erfasst und erkannt, folgt der nächste Schritt, nämlich die Rechnungsfreigabe bzw. der Kontierungsprozess. Hierfür wird die Rechnung zunächst einer formellen Prüfung unterzogen. Dabei wird untersucht, ob die Rechnung formal korrekt ist, ob die richtige Umsatzsteuer vermerkt wurde und wer die Rechnung freigeben bzw. vorkontieren darf. Diese zuständige Person überprüft dann die zugehörige Lieferung und gleicht den Lieferschein mit dem Bestellschein ab. Abschließend wird dann die Rechnung kontiert und an das DATEV-System übergeben.

Das ELO-Dashboard erlaubt einen guten Rechnungsüberblick

Sehr praktisch und übersichtlich fungierte hierbei das ELO-Dashboard, das auf einen Blick wichtige Informationen zu aktuellen und abgeschlossen Rechnungen liefert. Das sind die Beträge der erfassten, in Prüfung befindlichen und freigegeben Rechnungen genauso wie die Top-5-Kreditoren sowie die Nettobeträge fälliger Rechnungen eines bestimmten Zeitraums.

Darum empfiehlt sich der Einsatz von IBM Flash-Storage-Systemen in Rechenzentren

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Gerade finden die IBM Storage Strategy Days statt, wie üblich dieser Tage rein digital. Wir meinen, das ist ein guter Anlass, die Vorzüge von flash-basierten Storage-Systemen etwas genauer zu beleuchten. Speziell die aus dem Hause IBM, die immer häufiger in Rechenzentren zum Einsatz kommen.

https://www.ibm.com/de-de/events/storage-strategy-days

Flash steht für Stromsparen, Sicherheit und schnelle Datentransfers

Die Vorteile von Flash-Speichersystemen sind schnell aufgezählt. So stehen Gründe wie die enormen Datenzugriffs- und -transferzeiten genauso wie die Datensicherheit und der deutlich geringere Stromverbrauch bei der Wahl solch eines Storage-Systems im Vordergrund. Das betrifft Rechenzentren umso mehr, da vor allem hier enorme Datenmengen gespeichert werden, was sich auf den Energiebedarf und damit auf die Stromrechnung auswirkt.

Doch welche Storage-Lösungen kommen im den Datenzentren der Welt bevorzugt zum Einsatz, also auch in unserem Rechenzentrum und in denen unserer Kunden? Hier spielen die Flash-Storage-Systeme von IBM eine wichtige Rolle, und das hat gute Gründe, von denen heute die Rede sein soll.

Von Highend- bis Einsteigerlösungen für den Mittelstand: IBM FlashSystems

Einer der wichtigsten Aspekte, auf IBM Flash-Speicherlösungen zu setzen, ist die Anfang diesen Jahres angekündigte überarbeitete IBM FlashSysteme-Familie, die die bekannte Storwize-Serie abgelöst hat. Dazu gehört beispielsweise IBM FlashSystem 9200R. Diese Storage-Rack-Lösung wurde laut IBM für größere Unternehmen konzipiert, in denen Geschäftsprozesse möglichst schnell ausgeführt werden sollen, was ja gerade für daten- und transaktionsintensive Rechenzentren ein zentrales Thema ist.

Aber auch das Speichern großer Datenmengen gelingt mithilfe des IBM FlashSystem 9200R besonders gut, da hierfür die Künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt, und das in Form von IBM Storage Insights. Diese Software-Lösung erhöht die Transparenz der gesamten Speicherlandschaft, womit die Komplexität abnimmt und das Verwalten großer Datenmengen vereinfacht wird.

IBM FlashSystem 5000-Serie für mittelständische Rechenzentren

Doch es geht auch eine Nummer kleiner, denn nicht für jeden Unternehmenseinsatz ist eine Highend-Storage-Maschine wie die IBM FlashSystem 9200R erforderlich. So setzen wir in unserem Rechenzentrum und auch teilweise bei unseren Kunden das IBM FlashSystem 5030 ein (das früher IBM Storwize V5030E hieß). Dabei handelt es sich sowohl um eine All-Flash- als auch um eine Hybrid-Flash-Speicherlösung, also je nach Anwendungsbereich und Budget. Die zugrunde liegende FlashSystem-Familie 5000 wurde ebenfalls Anfang des Jahres vorgestellt.

Unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis: IBM FlashSystem 5030

Was uns an der IBM FlashSystem 5030 besonders gut gefällt ist ihr unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis. Sie bietet für einen annehmbaren Preis im Grunde sämtliche Funktionen einer „großen“ Storage-Maschine, abgesehen von den möglichen Speicherkapazitäten. So kommen im IBM FlashSystem 5030 SSD-Speicherbausteine von bis zu 30 Terabyte zum Einsatz. Damit ist eine maximale Ausbaustufe von 24 Petabyte möglich. Im Vergleich dazu: Das IBM FlashSystem 9200R erlaubt eine Speicherkapazität von 92 Petabyte, basierend auf einer Vier-Cluster-Konfiguration mit 3.040 Flash-Bausteinen.

Sie planen, Ihr Rechenzentrum mit Flash-Storage-Systemen auszustatten? Dann sollten wir reden. Dazu rufen Sie uns am besten an oder schreiben uns eine E-Mail. Wir melden uns. 

Weitere Informationen: Modern Data Center

Darin unterscheiden sich ECM- und DMS-Anwendungen

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Zwei Kürzel, zwei Bedeutungen, diverse Gemeinsamkeiten. Doch was steckt hinter den sechs Buchstaben ECM und DMS und wer braucht das überhaupt? Diesen Fragen sind wir nachgegangen und haben zahlreiche Antworten gefunden.

Hinter den Abkürzungen DMS und ECM verbergen sich viel mehr als nur zwei häufig verwendete Akronyme. So steht DMS für Dokumentenmanagementsystem, ECM hingegen bedeutet Enterprise Content Management. Auf den ersten Blick scheint es so, dass beide Begriffe eigentlich dasselbe meinen. Beim genaueren Hinsehen fallen allerdings signifikante Unterschiede auf.

DMS: Dokumente verwalten, archivieren, aufspüren

Das Verwalten und Erstellen von Dokumenten aller Art, das beherrscht ein DMS ganz vortrefflich. Digitale Unterlagen lassen sich damit aber auch verteilen, ein- und ausgeben, archivieren sowie danach suchen. Daher kommen diese Dokumentenmanagementsysteme vielfältig zum Einsatz, zum Beispiel in Behörden, wo sie den gesamten Aktenaufwand digital abbilden können.

ELO Digital Office hat solch ein DMS im Programm, das sich ELOoffice nennt. Damit können vor allem kleinere Unternehmen sowie selbständige und freiberufliche Anwender ihre Dokumente verwalten und pflegen. Hierfür stehen bekannte Mechanismen wie das Archivieren, die Aktenanlage und Belegerfassung sowie die intelligente Suche zur Verfügung. Praktisch ist auch das Übertragen des Archivs auf mobile Endgeräte. Damit haben Anwender ihre Daten immer dort dabei, wo sie diese gerade benötigen.

ECM: Strategisches Verwalten und Analysieren sämtlicher Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu einem DMS geht ein Enterprise Content Management ein gutes Stück weiter. Denn anstatt sich nur auf das Verwalten und Organisieren von Dokumenten zu konzentrieren, beherrscht ein ECM-System eine Vielzahl an Dateiformaten wie strukturierte Inhalte (Rechnungen, Verträge, etc.), schwach strukturierte Daten (E-Mails, Fachartikel, etc.) und unstrukturierte Inhalte (Gesprächsnotizen, Bilder, etc.).

Zudem richten sich ECM-Plattformen meist an größere Unternehmen, wo viele Anwender auf das System zugreifen. Daher sind bestimmte Mechanismen wie die Zugriffssteuerung und Lese-/Schreibbeschränkungen unabdingbar. Daher legt ein Unternehmen mit der Anschaffung des passenden ECM-Systems die Art und Weise fest, wie Dokumente erfasst, bearbeitet, verwaltet, gespeichert und verwaltet werden. Damit werden sämtliche Prozesse und Strukturen auf Basis des ECM-Systems maßgeblich abgebildet.

ELO EMC Suite, der Alleskönner

Solch ein ECM-System kommt bei unseren Kunden häufig zum Einsatz und nennt sich ELO ECM Suite. Es richtet sich an mittelständische und größere Unternehmen und bietet eine Vielzahl an leistungsfähigen Funktionen. Dazu zählen unter anderem:

  • das Aussteuern von kompletten Prozessketten (ELO Workflow)
  • das automatische Verarbeiten und Archivieren von Dokumenten (ELO Archiv)
  • das rechtssichere Verwalten von Daten sowie deren intelligente Analyse (ELO Analytics)
  • das blitzschnelle Auffinden von benötigten Informationen (ELO Suche)
  • die aufeinander abgestimmte Zusammenarbeit aller Beteiligten (ELO Collaboration)

ELO ECM Suite: Alle Funktionen unter einer Oberfläche

Hierfür kommt eine einheitliche, webbasierte Benutzeroberfläche zum Einsatz, die den vollständigen Zugriff auf sämtliche Daten und Dokumente erlaubt. Zudem werden Dateien in der Dokumentenvorschau übersichtlich dargestellt, ohne jedes Mal die zugehörige Anwendungen öffnen zu müssen. Und mit dem ELO Feed steht allen Beteiligten der gemeinsame Zugriff auf Dateien zur Verfügung, was die Zusammenarbeit an Dokumenten deutlich erleichtert.

Darüber hinaus steht mit ELO Analytics ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem sich der Cash-Flow bewerten lässt, laufende Verträge auf Schwachstellen hin untersucht werden können oder sonstige Zusammenhänge per Knopfdruck hergestellt werden können. Auch schick ist das Tool ELO Workflow. Es erlaubt die grafische Darstellung sowie Optimierung von Unternehmensprozessen. Das führt zu schnelleren Freigabeprozessen und zielführenden Entscheidungen.

Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM für den Mittelstand

ELO Service mit Gütesiegel – Trained by DATEV

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Wir investieren konstant in die Weiterbildung aller Mitarbeiter, um Ihnen als Kunden einen optimalen Service und Beratung nach dem aktuellsten Stand bieten zu können.

Wir freuen uns, dass wir nun auch offiziell das Siegel „Trained by DATEV“ führen dürfen. Dank einer mehrtägigen Weiterbildung bei ELO im Bereich ELO for DATEV sind unsere Consultants nun vorbereitet auf all Ihre Anfragen im Bereich DATEV im Zusammenhang mit ELO Dokumentenmanagementsystem.

Fragen Sie ELO for DATEV? BEsuchen Sie unser kostenfreies Webinar zum Thema: https://n-komm.de/webinar-elo-ecm-datev-digitaler-rechnungseingang/

Wenden Sie sich bei Anfragen direkt an unseren Vertrieb. (Vertrieb@n-komm.de)