Was Sie zum Thema elektronische Rechnung wissen müssen

Die allermeisten Rechnungen in Deutschland werden noch immer per Post verschickt. Dies dauert aber nicht nur länger, sondern ist auch mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. So kam eine Studie vor kurzem zu dem Ergebnis, dass alleine der deutsche Mittelstand durch die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung jährlich 225 Milliarden Euro einsparen könnte. Der Gesetzgeber hat daher auch bereits reagiert, sodass bereits seit dem Jahr 2011 die elektronische Rechnung grundsätzlich der Papierrechnung gleichgestellt ist. Eine Richtlinie der Europäischen Union schreibt zu dem vor, dass bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen angenommen werden müssen. Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen sollten Sie allerdings einige Punkte beachten.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Schon in diesem Punkt kann es zu Unklarheiten kommen, weil es unterschiedliche rechtliche Vorgaben gibt:

  1. Das deutsche Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 erkennt alle Rechnungen, die auf elektronischem Wege versandt wurden, an. Dies kann sowohl per E-Mail erfolgen, als auch über ein Electronic Data Interchange – kurz: EDI – System erfolgen. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Wird eine Rechnung vom Computer aus an ein Faxgerät verschickt, handelt es sich um eine Rechnung in Papierform.
  2. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU schreibt hingegen vor, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format – etwa EDI oder XML – ausgestellt werden müssen. Ein Bildscan im PDF-Format fällt damit nicht unter diese Regelung. Hybride Formate wie PDF/A sind hingegen explizit zulässig.

Welche Vorgaben müssen bei der elektronischen Rechnung beachtet werden?

Hier können als Ansatzpunkt die Regelungen in §14 Abs. 4 des UStG gelten. Demnach gelten für elektronische Rechnungen folgende Vorgaben:

  1. Es müssen dieselben Pflichtangaben wie in einer konventionellen Rechnung gemacht werden.
  2. Rechnungsversender und Rechnungsempfänger müssen mit der elektronischen Form einverstanden sein. Diese Zustimmung kann allerdings auch implizit erfolgen. Verlangt ein Kunde allerdings ausdrücklich eine Rechnung in Papierform, muss diesem Wunsch nachgekommen werden. Ausnahmen kann es aber zukünftig bei staatlichen Institutionen geben.
  3. Die Echtheit und die Unversehrtheit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Sie muss sich also mit vorhandenen Dokumenten abgleichen lassen. Dies gilt grundsätzlich aber auch für Papierrechnungen.
  4. Alle Rechnungen – sowohl die verschickten als auch die erhaltenen – müssen zehn Jahre gespeichert werden. Dabei gilt: Die Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie verschickt wird. Eine elektronische Rechnung kann also nicht ausgedruckt und abgeheftet werden. Es empfiehlt sich zudem regelmäßig Sicherungskopien anzulegen, um darauf im Falle eines Softwareproblems zurückgreifen zu können.
  5. Die Rechnung muss revisionssicher sein. Es sollte also ein Format genutzt werden, an dem nicht ohne weiteres Veränderungen vorgenommen werden können. Grundsätzlich gilt zudem: Die elektronische Rechnung darf nur vom Aussteller verändert werden. Dies gilt auch, wenn die Rechnung unrichtige Angaben enthält. Andernfalls ist der Tatbestand der Urkundenfälschung erfüllt.

Welche Vorteile bringen elektronische Rechnungen mit sich?

Für Unternehmen und Privatleute bringt das elektronische Rechnungsverfahren eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich:

  1. Es fallen keine Druck- und Versandkosten an. Tatsächlich ist der papierbasierte Versand von Rechnungen etwa zehnmal so teuer wie die elektronische Variante.
  2. Der Zahlungseingang erfolgt schneller. Eine Studie der Helsinki-Aalto University kam zu dem Ergebnis, dass das Geld bei elektronischen Rechnungen im Schnitt zwei Tage früher eingeht.
  3. Eingehende Rechnungen können schneller bearbeitet werden. Das Bundesministerium des Inneren hat berechnet, dass für die Bearbeitung einer eingehenden Papierrechnung rund 27 Minuten benötigt werden. Bei der E-Rechnung sinkt dieser Aufwand auf nur noch etwa fünf Minuten.
  4. Die digitale Archivierung spart Platz.

Durch automatisierte Prozesse kommen einige dieser Vorteile zudem sogar noch stärker zum Tragen. So ist es beispielsweise möglich, dass Rechnungen in einem strukturierten Dateiformat direkt in das EPR-System des Empfängers übernommen werden. Dort kann die Rechnung dann beispielsweise automatisch mit den Bestelldaten und dem Wareneingang abgeglichen und das Geld sofort freigegeben werden.

Welche Voraussetzungen müssen für den Empfang von E-Rechnungen erfüllt werden?

Neben der bereits erwähnten digitalen Archivierung gibt es keine rechtlichen Vorgaben für den Empfang von E-Rechnungen. Um deren volles Potential zu nutzen, ist es aber sinnvoll einen elektronischen Rechnungseingang zu etablieren und eine standardisierte digitale Bearbeitung sicherzustellen. Welche Organisationsstruktur dabei am effizientesten ist, hängt nicht zuletzt von der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur ab. Außerdem ist klar: Je mehr digitale Rechnungen bei einem Unternehmen ankommen, desto leistungsstärker muss auch die digitale Verarbeitungsstruktur sein. Andernfalls können nicht alle Vorteile voll ausgenutzt werden.

Wer ist von der neuen EU-Richtlinie für E-Rechnungen betroffen?

Grundsätzlich nur Stellen des Bundes, der Länder und der Kommunen. Dazu gehören allerdings auch staatliche Sektorenauftraggeber und Konzesionsgeber. Um aus der EU-Richtlinie allerdings auch tatsächlich nationales Recht zu machen, ist jeweils noch ein eigenes Gesetzgebungsverfahren für Bund und Länder notwendig. Das ist aber noch nicht abgeschlossen. Insbesondere für Unternehmen, die viele Rechnungen an die öffentliche Hand stellen, kann es aber dennoch sinnvoll sein, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Die oben beschriebenen Vorteile, die eine elektronische Rechnung mit sich bringt, gelten zudem grundsätzlich für alle Firmen, Privatleute und Organisationen.