Das koreanische Staatsfernsehen bei n-komm

Als wir vor einigen Wochen die Nachricht erhielten, dass das südkoreanische Fernsehen die n-komm besuchen möchte, waren wir sehr überrascht. Es war für viele von uns das erste Mal ein Fernsehteam live bei der Arbeit zu sehen. In Südkorea gehen die meisten Schüler an eine Universität und machen dort Ihren Abschluss. Das deutsche Ausbildungssystem mit dem Wechsel zwischen schulische Bildung und betriebliche Ausbildung ist eine ganz neue Erfahrung.

Zuerst wurde die Geschäftsführung interviewt. Es standen Fragen zur Ausbildung und zum Standort Karlsruhe auf dem Skript. Danach wurden Videos unseres Auszbildenden Herrn Hornung gemacht, wie er mit seinem Mentor Frank Köhler ein Serverbetriebssystem installiert. Beide Mitarbeiter wurden im Anschluss noch interviewt. Eine tolle Erfahrung und eine Ehre für die n-komm!

Die Ausstrahlung des Filmmaterials wird im Dezember erfolgen.

E-Akte & IT-Sicherheit

Die E-Akte ist in aller Munde. Nur worauf ist zu achten wenn es um Datenschutz und die Sicherheit geht? Wir sagen es Ihnen. Eine Einführung der E-Akte kann nur erfolgen, wenn alle Beteiligten Ihre Einverständnis dazu erteilt haben. Zu berücksichtigen ist dabei auch, dass die Verarbeitung der Daten stets zweckgebunden erfolgen muss – die gesammelten Daten dürfen nicht freiweg für verschiedene Zwecke eingesetzt werden. Die Bestimmungen des Datenschutzes sind auch bei der E-Akte unbedingt zu berücksichtigen!

Daher ist es wichtig, den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens oder der Behörde von Anfang an in die Umsetzung des Vorhabens einzubinden. Dieser wird die sogenannte Schutzbedarfsfeststellung vornehmen und festlegen, welche Maßnahmen einzuhalten sind. Zusätzlich müssen die verwendeten Systeme gegen Ausfall geschützt werden, außerdem gegen Datenverlust sowie gegen unberechtigten Zugriff. Idealerweise wird ein Sicherheitskonzept erstellt, das verschiedene Szenarien beinhaltet und so dem „worst case“ vorbeugt.

Bitte beachten: Weitere Aspekte für die Einführung der E-Akte

Die Einführung der E-Akte ist mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden, der wiederum durch das gleichzeitige Bestehen von E-Akte und Papierakte gekennzeichnet ist. Teilweise müssen neue Lösungen und Abläufe gefunden werden bzw. werden bestehende Systeme angepasst. Dennoch ist der Zeitraum, in dem E-Akte und Papierakte nebeneinander geführt werden, meist recht lang. Damit dieses Hybridsystem funktioniert, müssen ganzheitliche Lösungen gefunden werden, die sich bestenfalls auf die gesamte Verwaltung beziehen und nicht als Insellösungen zum Einsatz kommen.

Problem Posteingang: E-Mails sollten in einem zentralen Posteingang landen und von dort aus an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden. Das gilt auch für Papierpost, die eingescannt und an die zuständige Organisationseinheit weitergeleitet wird. In dem Zuge muss auf die Vernichtung von Originalunterlagen hingewiesen werden, dazu sollte es eine interne Regelung geben. Bei der elektronischen Erfassung der Post werden beschreibende Merkmale erfasst, die als Metadaten bezeichnet werden. Sie sind für die weitere Bearbeitung unerlässlich und werden später durch zusätzliche Angaben ergänzt.

Problem Postausgang: Das Problem des Postausgangs ist etwas komplexer – hier sollte bereits zu Beginn der Einführung der E-Akte eine Regelung zu den nötigen Maßnahmen vorliegen, nach denen eine Dokumentation der Kommunikationspartner und –formen erstellt werden kann. Regelungen zum Postausgang müssen intern getroffen werden, in jedem Fall sollte er aber zentral zusammenlaufen.

Aktenplan: Synonym zu einem bekannten Aktenplan für Papierakten sollte auch eine elektronische Variante vorliegen, wenn mit der E-Akte gearbeitet wird. Darin enthalten sein müssen die Aufbewahrungsfristen. Zu Beginn des Projekts wird der Aktenplan nur grob erstellt, die weiteren Details werden nach und nach eingearbeitet. Der Aktenplan der Verwaltung kann für die elektronische Variante angepasst und ergänzt werden. Auf der Grundlage eines umfassenden Aktenplans lässt sich ein Dokumenten-Managementsystem einrichten, mit dem die Dateiablage erfolgt.

Speicherung über lange Zeit: Digitale Dokumente werden einer Langzeitspeicherung unterzogen, um die Daten vor Zerstörung und Änderung zu schützen. Wichtig ist dabei, dass die Echtheit der Unterlagen jederzeit nachgewiesen werden kann. Hierbei kann ein Archivierungssystem für E-Mails hilfreich sein: Es archiviert alle E-Mails, noch ehe sie an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet werden. Dieses Archiv kann nicht mehr verändert werden. Sind die Aufbewahrungsfristen verstrichen, erhält die Archivbehörde Akten und Dokumente zur weiteren Verarbeitung. Dort wird das Schriftgut gesichtet und weiterhin aufbewahrt. Wichtig: Die übermittelten Daten sollten in einem Format gespeichert werden, das nicht an eine bestimmte Technologie gebunden ist, denn neue Technologien werden die heute gängigen Varianten ablösen.

Akteneinsicht: Die Einsicht in eine E-Akte ist verständlicherweise deutlich einfacher möglich als bei der Papiervariante. Wird die Akte oder werden Auszüge daraus an Dritte übermittelt, muss auf eine sichere Übertragung geachtet werden. Auch über Identifizierungsmöglichkeiten des Empfängers muss hier nachgedacht werden, eine Autorisierung zum Abruf der Daten ist nötig.

Projektmarketing: Ebenfalls in die Vorüberlegungen kann das Marketing einbezogen werden. Dieses dreht sich um die E-Akte selbst, um deren Nutzen und um die Maßnahmen zur Einführung. Wird das Vorhaben in der Presse positiv dargestellt – und gibt es bereits tatsächlich positive Beispiele -, so motiviert dies auch die Mitarbeiter und überzeugt sie eher von dem Vorhaben. Der Bereich der Öffentlichkeitsarbeit darf hier nicht unterschätzt werden, denn er sorgt unternehmensintern und –extern dafür, dass die Behörde oder Einrichtung im Gespräch bleibt. Im positiven Sinne natürlich und als Vorreiter bei elektronischen Neuerungen. Im Hinblick auf Marketingmaßnahmen sei vor allem der Aspekt der Sicherheit hervorgehoben, denn auf diesen achten die Empfänger der Marketingaktionen besonders. Sie müssen davon überzeugt werden, dass die E-Akte nicht nur praktisch, sondern auch sicher ist.

Was Sie zum Thema elektronische Rechnung wissen müssen

Die allermeisten Rechnungen in Deutschland werden noch immer per Post verschickt. Dies dauert aber nicht nur länger, sondern ist auch mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. So kam eine Studie vor kurzem zu dem Ergebnis, dass alleine der deutsche Mittelstand durch die Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung jährlich 225 Milliarden Euro einsparen könnte. Der Gesetzgeber hat daher auch bereits reagiert, sodass bereits seit dem Jahr 2011 die elektronische Rechnung grundsätzlich der Papierrechnung gleichgestellt ist. Eine Richtlinie der Europäischen Union schreibt zu dem vor, dass bei öffentlichen Aufträgen elektronische Rechnungen angenommen werden müssen. Bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen sollten Sie allerdings einige Punkte beachten.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Schon in diesem Punkt kann es zu Unklarheiten kommen, weil es unterschiedliche rechtliche Vorgaben gibt:

  1. Das deutsche Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 erkennt alle Rechnungen, die auf elektronischem Wege versandt wurden, an. Dies kann sowohl per E-Mail erfolgen, als auch über ein Electronic Data Interchange – kurz: EDI – System erfolgen. Eine Ausnahme gibt es allerdings: Wird eine Rechnung vom Computer aus an ein Faxgerät verschickt, handelt es sich um eine Rechnung in Papierform.
  2. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU schreibt hingegen vor, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format – etwa EDI oder XML – ausgestellt werden müssen. Ein Bildscan im PDF-Format fällt damit nicht unter diese Regelung. Hybride Formate wie PDF/A sind hingegen explizit zulässig.

Welche Vorgaben müssen bei der elektronischen Rechnung beachtet werden?

Hier können als Ansatzpunkt die Regelungen in §14 Abs. 4 des UStG gelten. Demnach gelten für elektronische Rechnungen folgende Vorgaben:

  1. Es müssen dieselben Pflichtangaben wie in einer konventionellen Rechnung gemacht werden.
  2. Rechnungsversender und Rechnungsempfänger müssen mit der elektronischen Form einverstanden sein. Diese Zustimmung kann allerdings auch implizit erfolgen. Verlangt ein Kunde allerdings ausdrücklich eine Rechnung in Papierform, muss diesem Wunsch nachgekommen werden. Ausnahmen kann es aber zukünftig bei staatlichen Institutionen geben.
  3. Die Echtheit und die Unversehrtheit der Rechnung müssen sichergestellt sein. Sie muss sich also mit vorhandenen Dokumenten abgleichen lassen. Dies gilt grundsätzlich aber auch für Papierrechnungen.
  4. Alle Rechnungen – sowohl die verschickten als auch die erhaltenen – müssen zehn Jahre gespeichert werden. Dabei gilt: Die Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie verschickt wird. Eine elektronische Rechnung kann also nicht ausgedruckt und abgeheftet werden. Es empfiehlt sich zudem regelmäßig Sicherungskopien anzulegen, um darauf im Falle eines Softwareproblems zurückgreifen zu können.
  5. Die Rechnung muss revisionssicher sein. Es sollte also ein Format genutzt werden, an dem nicht ohne weiteres Veränderungen vorgenommen werden können. Grundsätzlich gilt zudem: Die elektronische Rechnung darf nur vom Aussteller verändert werden. Dies gilt auch, wenn die Rechnung unrichtige Angaben enthält. Andernfalls ist der Tatbestand der Urkundenfälschung erfüllt.

Welche Vorteile bringen elektronische Rechnungen mit sich?

Für Unternehmen und Privatleute bringt das elektronische Rechnungsverfahren eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich:

  1. Es fallen keine Druck- und Versandkosten an. Tatsächlich ist der papierbasierte Versand von Rechnungen etwa zehnmal so teuer wie die elektronische Variante.
  2. Der Zahlungseingang erfolgt schneller. Eine Studie der Helsinki-Aalto University kam zu dem Ergebnis, dass das Geld bei elektronischen Rechnungen im Schnitt zwei Tage früher eingeht.
  3. Eingehende Rechnungen können schneller bearbeitet werden. Das Bundesministerium des Inneren hat berechnet, dass für die Bearbeitung einer eingehenden Papierrechnung rund 27 Minuten benötigt werden. Bei der E-Rechnung sinkt dieser Aufwand auf nur noch etwa fünf Minuten.
  4. Die digitale Archivierung spart Platz.

Durch automatisierte Prozesse kommen einige dieser Vorteile zudem sogar noch stärker zum Tragen. So ist es beispielsweise möglich, dass Rechnungen in einem strukturierten Dateiformat direkt in das EPR-System des Empfängers übernommen werden. Dort kann die Rechnung dann beispielsweise automatisch mit den Bestelldaten und dem Wareneingang abgeglichen und das Geld sofort freigegeben werden.

Welche Voraussetzungen müssen für den Empfang von E-Rechnungen erfüllt werden?

Neben der bereits erwähnten digitalen Archivierung gibt es keine rechtlichen Vorgaben für den Empfang von E-Rechnungen. Um deren volles Potential zu nutzen, ist es aber sinnvoll einen elektronischen Rechnungseingang zu etablieren und eine standardisierte digitale Bearbeitung sicherzustellen. Welche Organisationsstruktur dabei am effizientesten ist, hängt nicht zuletzt von der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur ab. Außerdem ist klar: Je mehr digitale Rechnungen bei einem Unternehmen ankommen, desto leistungsstärker muss auch die digitale Verarbeitungsstruktur sein. Andernfalls können nicht alle Vorteile voll ausgenutzt werden.

Wer ist von der neuen EU-Richtlinie für E-Rechnungen betroffen?

Grundsätzlich nur Stellen des Bundes, der Länder und der Kommunen. Dazu gehören allerdings auch staatliche Sektorenauftraggeber und Konzesionsgeber. Um aus der EU-Richtlinie allerdings auch tatsächlich nationales Recht zu machen, ist jeweils noch ein eigenes Gesetzgebungsverfahren für Bund und Länder notwendig. Das ist aber noch nicht abgeschlossen. Insbesondere für Unternehmen, die viele Rechnungen an die öffentliche Hand stellen, kann es aber dennoch sinnvoll sein, sich frühzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen. Die oben beschriebenen Vorteile, die eine elektronische Rechnung mit sich bringt, gelten zudem grundsätzlich für alle Firmen, Privatleute und Organisationen.