Digitaler Posteingang – Post digitalisieren!

Unternehmen ohne digitalen Posteingang sind oft traditionell organisiert und haben Schwierigkeiten, mit dem Tempo der digitalen Transformation Schritt zu halten. Sie verlassen sich auf manuelle Prozesse zum Sortieren und Verarbeiten von Papierdokumenten, was ineffizient ist und das Risiko von Datenverlusten oder Sicherheitsverletzungen erhöht. Solche Firmen haben Probleme, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und zeitnah auf Kundenanfragen zu reagieren, was sich negativ auf ihr Image und ihre Wettbewerbsfähigkeit auswirken kann. Darüber hinaus sind sie oft weniger umweltfreundlich und flexibel, wenn es um moderne Arbeitsmethoden wie Remote-Arbeit geht.

Dabei befreit ein digitaler Posteingang Unternehmen von der Papierflut, der manuellen Bearbeitung und der zeitaufwändigen Suche nach Dokumenten und optimiert Prozesse von Unternehmen, die sonst wertvolle Zeit in Anspruch nimmt.

Digitaler Posteingang – Was ist das?

Ein digitaler Posteingang ermöglicht es Unternehmen, ihre physische Post in elektronische Formate umzuwandeln und somit den traditionellen Papierfluss zu digitalisieren. Anstatt Briefe und Rechnungen in Papierform zu empfangen, zu öffnen, zu sortieren und zu verteilen, werden sie mithilfe spezieller Software und Tools automatisch in digitale Dokumente umgewandelt und in die digitalen Workflows der Unternehmen integriert. Der E-Postscan wird dann in einem zentralen System verwaltet und an den zuständigen Mitarbeiter in dessen Posteingang weitergeleitet. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch die Kosten der Postbearbeitung.

Vorteile einer digitalen Posteingangslösung

Ein digitaler Posteingang revolutioniert die Verwaltung von eingehender Kommunikation und Dokumenten und bietet jedem Unternehmen erhebliche Vorteile. Einer der wichtigsten Vorteile ist die Effizienzsteigerung: Mitarbeiter können E-Mails, Rechnungen und andere wichtige Dokumente schnell filtern, sortieren und zuordnen, was Antwortzeiten verkürzt und Prozesse beschleunigt.

Gleichzeitig verbessert sich die Organisation und Auffindbarkeit von Dokumenten. Digital archivierte Dokumente können einfach durchsucht und ohne physischen Aufwand abgerufen werden, was die Produktivität steigert und Zeit spart. Zudem ermöglicht ein digitaler Posteingang eine bessere Zusammenarbeit im Team, da Dokumente einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Sicherheit. Digitale Posteingänge bieten häufig Verschlüsselung und sichere Authentifizierungsverfahren, wodurch sensible Daten besser geschützt sind. Auch unter Compliance-Gesichtspunkten bringen digitale Systeme Vorteile, denn sie erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, etwa durch automatische Archivierung.

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist die Umweltfreundlichkeit. Digitale Posteingänge reduzieren den Papierverbrauch, schonen Ressourcen und machen den Gang zur Post oder zum Briefkasten überflüssig. Nicht zuletzt unterstützt die digitale Postverwaltung die Umsetzung flexibler Arbeitsmodelle, da Mitarbeiter von beliebigen Orten aus auf ihren Posteingang zugreifen können.

Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?

Die digitale Postverteilung ist in mehrere Schritte unterteilt:

1. Posteingang: Die Briefpost wird wie gewohnt an der Adresse vom Unternehmen empfangen. Die Eingangspostverarbeitung übernimmt die Poststelle. Hier erfolgt das Scannen der Eingangspost, Rechnungen und anderer Briefe für die weitere, Postverteilung, Aufbereitung und Verarbeitung in digitale Dokumente.

2. Scannen der elektronischen Post: Die E-Mail-Post wird von der Software automatisch in das digitale Posteingangssystem eingespeist.

3. Automatische Verarbeitung: Die digitale Briefpost wird vollautomatisch klassifiziert, indexiert und über verschiedene Posteingangskanäle an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

4. Ablage und Speicherung: Die digitalen Dokumente und andere Briefpost werden nach erfolgreicher Verteilung und Bearbeitung revisionssicher abgelegt und archiviert.

Digitalisierung der Tagespost in Unternehmen

Die Digitalisierung des Posteingangs bietet Unternehmen im Vergleich zur manuellen Eingangspostverarbeitung eine Vielzahl an Vorteilen. Drei wesentliche Vorteile sind:

1. Effizienzsteigerung: Durch den Wegfall manueller Sortier- und Verteilprozesse wird die Bearbeitungszeit eingehender Dokumente und Nachrichten deutlich reduziert. Intelligente Suchfunktionen und automatisierte Workflows ermöglichen ein schnelleres Erfassen und Verarbeiten von Informationen und steigern so die Produktivität.

2. Kostenersparnisse: Digitale Postprozesse minimieren den Bedarf an Papier, Porto und Lagerraum und senken so die Kosten für Büromaterial und Lagerhaltung. Darüber hinaus können Arbeitskräfte effizienter eingesetzt werden, da zeitintensive administrative Aufgaben reduziert werden.

3. Erhöhte Sicherheit und Compliance: Digitale Dokumente können verschlüsselt, sicher gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Zudem erleichtert die Digitalisierung die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO, da Zugriffe und Änderungen protokolliert und sensible Daten passwortgeschützt verwaltet werden können.
   

Digitaler Posteingang für Unternehmen – die wichtigsten Funktionen

Der digitale Posteingang bietet insbesondere folgende Kernfunktionen:

1. Eingangsbearbeitung: Dokumente werden automatisch erfasst, kategorisiert und für die weitere Verarbeitung aufbereitet.
2. Intelligente Dokumentenerkennung: Mittels OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können eingehende Dokumente, ob gescannt oder digital, nach Text durchsucht und Informationen extrahiert werden.
3. Automatische Indizierung: Nach der Erkennung werden die Dokumente nach vordefinierten Kriterien verschlagwortet, sodass sie leicht gefunden und zugeordnet werden können.
4. Workflow-Integration: Ein modernes System wie die ELO ECM Suite ermöglicht die nahtlose Einbindung des Posteingangs in digitale Workflows, sodass Dokumente automatisch den richtigen Personen oder Prozessen zugeordnet werden.
5. Dokumentenverteilung: Die Lösung erlaubt die systematische Verteilung von Dokumenten an Sachbearbeiter, Abteilungen oder verschiedene Standorte.
6. Revisions- und Compliance-sichere Archivierung: Die Software stellt sicher, dass alle Vorgänge gemäß den gesetzlichen Anforderungen dokumentiert und aufbewahrt werden.
7. Zugriffsrechteverwaltung: Berechtigungen können detailliert eingestellt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf bestimmte Informationen haben.
8. Mobiler Zugriff: Die Möglichkeit, von verschiedenen Endgeräten auf den digitalen Posteingang zuzugreifen, sorgt für Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten.
9. Nahtlose Einbindung in bestehende Systeme: Das System sollte sich einfach in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen, um eine durchgängige Informationsverarbeitung zu gewährleisten.

Wie Sie Ihre E-Mails rechtssicher im digitalen Posteingang aufbewahren

Bei der Aufbewahrung von E-Mails im digitalen Posteingang müssen gesetzliche Bestimmungen berücksichtigt werden, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsdokumenten zu gewährleisten. Hier sind einige Schritte und Überlegungen, um Ihre E-Mails rechtssicher zu archivieren:

1. Kenntnis der gesetzlichen Anforderungen

• Handels- und steuerrechtliche Vorschriften: Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) müssen Geschäftsbriefe und relevante Dokumente, zu denen auch E-Mails gehören können, für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden.

• GoBD-Konformität: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) legen Standards fest, die bei der digitalen Archivierung berücksichtigt werden müssen.

2. Implementierung eines Archivierungssystems

• Rechtssicheres E-Mail-Archivierungssystem: Wählen Sie eine Lösung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und dabei hilft, den digitalen Posteingang ordnungsgemäß zu verwalten.

• Unveränderbarkeit sicherstellen: Achten Sie darauf, dass archivierte E-Mails nicht nachträglich verändert werden können (Immutable Storage).

3. Automatisierung des Archivierungsprozesses

Automatische Archivierung: Der Archivierungsprozess sollte idealerweise automatisiert sein, um menschliche Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.

4. Zugriffsrechte und Datenschutz

• Einhaltung der DSGVO: Sorgen Sie dafür, dass personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) behandelt werden.

• Zugriffsrechte: Regeln Sie die Zugriffsrechte auf das E-Mail-Archiv sorgfältig, um den Datenschutz und die Sicherheit der Informationen zu gewährleisten.

5. Regelmäßige Überprüfung und Wartung

• Auditierungen: Führen Sie regelmäßig interne oder externe Audits durch, um die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen zu überprüfen.

• Updates und Wartung: Halten Sie Ihr Archivierungssystem auf dem neuesten Stand und warten Sie es regelmäßig.

6. Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter

• Richtlinien entwickeln: Stellen Sie Richtlinien auf, die den Umgang mit der E-Mail-Kommunikation und den Archivierungsprozess bestimmen.

• Schulungen anbieten: Schulen Sie Mitarbeiter hinsichtlich der rechtlichen Anforderungen und des Umgangs mit dem Archivierungssystem.

Was versteht man unter „ePost“?

Der Begriff „ePost“ kann je nach Kontext unterschiedliche Bedeutungen haben. Im Allgemeinen bezieht er sich jedoch auf elektronische Postdienste oder -funktionen, die über das Internet bereitgestellt werden. Hier sind einige Definitionen des Begriffs:

ePost – Elektronische Post (allgemein):

Allgemein kann „ePost“ als Synonym für „E-Mail“ (elektronische Mail) verwendet werden. Darunter versteht man das Versenden von Nachrichten über elektronische Kommunikationssysteme. Im beruflichen und privaten Alltag haben sich E-Mails als Standardkommunikationsmittel etabliert.

De-Mail (in Deutschland):

Unter dem Begriff „De-Mail“ wurde in Deutschland ein staatlich regulierter Dienst für den verifizierten und rechtsverbindlichen Versand elektronischer Dokumente etabliert. Im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail bietet De-Mail durch die Identitätsfeststellung der Nutzer eine höhere Sicherheit, was insbesondere für den Austausch rechtlich relevanter Dokumente von Bedeutung ist.

ePost – Services der Deutsche Post AG:

Die Deutsche Post AG bietet unter der Bezeichnung „E-POST“ Dienstleistungen an, die den Versand von Briefpost in digitaler Form ermöglichen. Dazu gehört auch der E-POSTBRIEF, bei dem es sich um ein Hybridmodell handelt, bei dem der Kunde Briefpost online erstellen und versenden kann, der dann von der Poststelle der Deutschen Post ausgedruckt, kuvertiert und als physischer Brief zugestellt wird.

Elektronische Zustellungsdienste anderer Länder:

Weltweit bieten zahlreiche Postbetreiber ähnliche digitale Post an, die häufig unter dem Begriff „ePost“ zusammengefasst werden. Diese Dienste stellen ebenfalls eine sichere Form der Nachrichtenübermittlung dar, mit dem Ziel, die herkömmliche Briefpost zu digitalisieren und den digitalen Postverkehr zu vereinfachen.

In der digitalen Kommunikation spielen solche Dienste eine wichtige Rolle für die Sicherheit und Authentizität des Nachrichtenverkehrs, primär wenn es sich um amtliche oder rechtsverbindliche Dokumente handelt. Die jeweiligen Angebote, Software und rechtlichen Rahmenbedingungen für „ePost“ unterscheiden sich jedoch je nach Land und Anbieter.

Praktische Beispiele für die Nutzung eines digitalen Posteingangs

Ein Enterprise-Content-Management-System wie das eines digitalen Posteingangs ermöglicht es Unternehmen, Inhalte effektiv zu verwalten und zu nutzen. Hier finden Sie praktische Beispiele, wie ein digitaler Posteingang im Kontext eines ECM-Systems eingesetzt werden kann:

1. Dokumentenverteilung und -routing: Gehen Dokumente über den digitalen Posteingang ein, ordnet das ECM sie anhand vordefinierter Regeln bestimmten Prozessen zu. So werden z. B. Lieferantenrechnungen, Sendungen, Tagespost, Dateien oder Daten im Posteingang direkt an den Workflow der Finanzbuchhaltung weitergeleitet und beschleunigen so den Rechnungsbearbeitungsprozess.

2. Compliance-Management: ECM-Systeme ermöglichen die Erfassung, Kategorisierung und Speicherung aller eingehenden Dokumente gemäß gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen können den digitalen Posteingang nutzen, um Compliance sicherzustellen, indem sie sensible Daten entsprechend schützen und aufbewahren.

3. Fallmanagement: Im Gesundheits- oder Rechtswesen erleichtert der digitale Posteingang das Fallmanagement, indem Patientenakten oder rechtliche Dokumente automatisch den entsprechenden Fällen zugeordnet und den zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

4. Integration von Multichannel-Kommunikation: ECM-Systeme mit digitalen Posteingängen können E-Mails, Faxe, gescannte Briefe, Dateien und andere Dokumente aus verschiedenen Kommunikationskanälen bündeln und zentralisieren, um eine umfassende Sicht auf Kundenkommunikation, Eingangspost oder Geschäftsvorfälle zu gewähren.

5. Zugriffskontrolle und Sicherheit: Sensible Dokumente können durch ein ECM-System geschützt werden, indem nur autorisierten Benutzern Zugriff gewährt wird. So können Dokumente, die über den digitalen Posteingang eingehen, entsprechend den Sicherheitsrichtlinien behandelt werden.

6. Knowledge-Management: ECM-Systeme unterstützen das Wissensmanagement, indem sie den Mitarbeitern helfen, relevante Daten – wie Organisationen, Produkte, Adresse, Zusatzleistungen, Abteilungen oder Standorte – und Wissen aus dem digitalen Posteingang einfach zu extrahieren und für Entscheidungsprozesse nutzbar zu machen.

7. Reduktion von Papierkram und Förderung der Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung des Posteingangs oder der Briefpost reduziert den Bedarf an Papier und fördert umweltfreundliche Praktiken. ECM-Systeme erleichtern die Verwaltung digitaler Dokumente und helfen Unternehmen dabei, das papierbasierte Arbeiten zu minimieren.

8. Automatisches Backup und Disaster Recovery: Die automatische Sicherung eingehender Dokumente im ECM-System mindert das Risiko von Datenverlusten durch Katastrophen oder technische Ausfälle.

Ein digitaler Posteingang im Kontext mit ECM spielt eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, verbessert die organisatorische Effizienz und unterstützt die Compliance-Strategie eines Unternehmens.

Welche Softwarelösungen für den digitalen Posteingang gibt es?

Die Digitalisierung des Posteingangs ist ein wichtiger Schritt zur Effizienzsteigerung. Der n-komm Posteingang bietet Ihnen eine innovative Softwarelösung, die optimal auf die täglichen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist und die Verarbeitung von Post erheblich vereinfacht.

Was kostet ein digitaler Posteingang?

Der Preis für einen digitalen Posteingang richtet sich meistens nach der Anzahl der Arbeitsplätze, dem Funktionsumfang der Software, dem gewählten Betreibermodell und Anbieter. In der Regel fallen einmalige Kosten für die Implementierung der Software sowie monatliche Gebühren für die Nutzung an.

Fazit

Ein digitaler Posteingang ist eine lohnende Investition für jedes Unternehmen, das seine Workflows optimieren und Geld sparen möchte. Durch das Scannen der Briefpost direkt nach dem Empfangen, wird die Post in eine digitale Post umgewandelt, die dann über eine Software zur Eingangspostverarbeitung weitergeleitet wird.

Die Vorteile sind enorm: Die Postverteilung wird beschleunigt, die Nachvollziehbarkeit der Post wird verbessert und die Hardware-Anforderungen sind minimal. Darüber hinaus bietet die Software eine Option zur Integration in bestehende Organisationen und Systeme.

Die Post kann an verschiedene Standorte verteilt und sogar in Filialen empfangen werde. Über eine App kann der Posteingang jederzeit und überall abgerufen werden.

Die Eingangspostverarbeitung ermöglicht es den Unternehmen, den Weg der Post von der Quelle bis zur endgültigen Adresse zu verfolgen. Dies erhöht die Nachvollziehbarkeit und Effizienz der Postverteilung.

Neben all dieser Vorteile ist der Preis für eine Software und/oder App deutlich niedriger als der Preis, den Unternehmen zahlen müssen, wenn sie weiterhin die herkömmliche Postbearbeitung nutzen. Ein digitaler Posteingang ist daher eine optimale Lösung zur Reduzierung von Kosten im Unternehmen, die zusätzlich ihre Post effizienter verwalten möchten.