info@n-komm.de
+49 721 35 46 00
Digitale Transformation & Automatisierung
Digitales Sitzungs-management
Eine umfassende, innovative Lösung bietet Ihnen ELO Meeting: Mit dieser Software kann das Sitzungsmanagement digital und in allen Phasen umgesetzt werden, von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung. Übersichtlich und einfach zu handeln!
Die Herausforderung
Das traditionelle Sitzungsmanagement ist oft ineffizient und fehleranfällig, geprägt von einer hohen Papierflut, zeitaufwendigen Vorbereitun-gen und manuellen Prozessen. Diese Methoden behindern die Transparenz und Nachvollziehbarkeit und erschweren die Einhaltung von Da-tenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Es besteht ein klarer Bedarf an einer digitalen Lösung, die Effizienz, Sicherheit und Transparenz im Sitzungsprozess gewährleistet.
Let´s get togehther: Mit ELO Meeting Sitzungen unkompliziert planen durchführen und nachbereiten
Sitzungen, Meetings, Besprechungen – sie alle gehören zum Büroalltag dazu, selbst wenn sie mittlerweile häufig auch virtuell bzw. remote stattfinden. Ob nun Außenstehende geladen sind oder es ein Treffen unter Angestellten ist, jedes Meeting muss im Vorfeld gut vorbereitet sein. Gesetzliche Vorgaben müssen un-bedingt eingehalten werden und das obligatorische Protokoll im Nachgang wird ebenfalls erwartet. Zu einer gut durchdachten Organisation gehören nicht nur das Zusammenstellen relevanter Dokumente wie beispielsweise (Tages-)Agenda und Teilnehmer-liste, sondern auch die Vorbereitungen für die Beschlusser-fassung sowie der Versand von Einladungen. Ergeben sich kurzfristig noch Änderungen, müssen alle Sitzungsteil-nehmer*innen natürlich direkt informiert werden. Jede Sitzung muss darüber hinaus sorgfältig dokumentiert sowie nachbereitet werden. Dass dies eine größere Menge Daten, Dokumente und Protokolle zur Folge hat, ist wohl keine Überraschung. Ebenso wenig die Tatsache, dass es mittlerweile zahlreiche Unternehmen gibt, die das komplette Sitzungs- sowie Planungsmanagement in diesem Bereich digital bewerkstelligen und dabei auf Software-Lösungen vertrauen. Dabei ist es nicht immer einfach, den Über-blick über die verschiedenen Optionen zu behalten.
ELO Meeting – Es kann so einfach sein!
Wenn Aufsichtsräte, Vorstände, Key-Account-Manager oder Gremien (aller Art) zusammenkommen, ist ein effizientes Sitzungsmanagement essenziell. Um sämtliche Aspekte, die hier dazugehören abzudecken, bietet die Lösung von ELO Unter-nehmen das sprichwörtliche „eierlegende Wollmilchschwein-chen“: Schon während der Vorbereitung kann man mit allen Teilnehmenden in Kontakt treten, um die Sitzung optimal zu planen, Änderungen direkt und lückenlos mitzuteilen und hinter-her eine ansprechende Nachbereitung durchzuführen. Tages-ordnungspunkte können von allen Teilnehmenden über das System angemeldet, während der Sitzung diskutiert und be-schlossen werden. Vorab werden alle relevanten Dokumente zusammengetragen und auch die Dokumentation erfolgt dank bearbeitbarer Beschlussvorlagen komfortabel und in Windeseile.
Organisation und Planung – vor der Besprechung
- Integrierte Kalender-App
- Vorlagen für Sitzungstypen, Beschlüsse und Entscheidungen
- Sitzungsmappen erstellen und versenden
- Agenda-Planungsassistent
- Automatisierte Einladungen und Erinnerungen
- TOP anmelden oder zurückziehen
Notizen, Votings und Beschlüsse – während der Sitzung
- Teilnehmer- und Anwesenheitsüberprüfung
- Persönliche, öffentliche oder protokollrelevante Notizen erstellen
- Votings durchführen
- Aufgaben an Teilnehmer zuweisen
- Beschlüsse fassen und Entscheidungen treffen
Nachbereitung und Protokoll – im Nachgang
- Zusammenführung der Notizen, Beschlüsse und Entscheidungen
- Genehmigungsprozesse für das Protokoll initiieren
- Beschlusslisten und Beschlussbuch erstellen
Die Vorteile von ELO Meeting
Die verschiedenen Boni von ELO Meeting lassen sich folgendermaßen einteilen:
Vor dem Meeting: Organisation und Planung
Nutzen Sie die in ELO Meeting integrierte Kalender-App, bereiten Sie im System Ihre Agenda vor, stellen Sie dort alle relevanten Dokumente zusammen und setzen Sie eine Teilnehmerliste auf. Auch Entscheidungs- und Beschlussvorlagen können vorbereitet und – wenn gewünscht – schon im Vorfeld mit den Meeting-Teilnehmer*innen besprochen werden. Die fristgerechte Einladung erfolgt ebenfalls komfortabel über ELO Meeting und jeder berechtigte Teilnehmende kann TOPs einreichen oder auch zurückziehen.
Nach dem Meeting: Nachbereitung und Protokoll
Selbst die Nachbereitung geht wunderbar einfach, dank ELO: Dokumentieren Sie alle Beschlüsse, erstellen und versenden Sie das Protokoll mit nur einem Mausklick – und archivieren Sie gleichzeitig alle Dokumente Ihrer Besprechung. Über Berechtigungen steuern Sie, wer die Entscheidungen einsehen kann.
Neugierig geworden?
Profitieren Sie von sämtlichen Vorzügen von ELO Meeting – dank dem übersichtlichen Kontrollzentrum haben Sie alle relevanten Themen im Blick, können für die anstehende Sitzung Teil-nehmer*innen ein- und gegebenenfalls wieder ausladen, Themenschwerpunkte festlegen und bereits im Vorfeld die Agenda bestimmen. Außerdem haben alle (berechtigten) Teil-nehmer ebenfalls die Möglichkeit, entscheidend bei der Planung mitzuwirken. Während dem Meeting können Notizen, Beschlüsse und Votings digital und unkompliziert erstellt und zentral abgelegt werden, sodass auch im Nachgang noch alle Punkte und Dokumente nachvollziehbar bleiben.
n-komm bietet Ihnen die Lösung!
Sie interessieren sich für ELO Meeting und möchten mehr über die verschiedenen Vorteile und Möglichkeiten erfahren? Dann melden Sie sich bei uns! Unsere erfahrenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zum Thema: ELO ECM Suite
