Ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung steht vor der Tür: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich auf elektronische Rechnungen umstellen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz, das im März 2024 vom Bundesrat verabschiedet wurde. Für Unternehmen bedeutet das eine grundlegende Anpassung der Rechnungsprozesse – doch mit dieser Veränderung kommt auch die Chance auf effizientere und nachhaltigere Abläufe.
E-Rechnungspflicht erklärt: Was genau ändert sich?
Die neue Regelung schreibt vor, dass alle inländischen B2B-Rechnungen in einem standardisierten, elektronischen Format übermittelt werden müssen. Die klassische Papier-rechnung und einfache PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig. Unternehmen müssen stattdessen strukturierte Datenformate wie die XRechnung nutzen, die alle umsatz-steuerlichen Pflichtangaben beinhalten und den europäischen Normen entsprechen.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Anforderungen:
Technische Ausstattung: Der europäische Standard EN 16931 ist Pflicht, um sicherzustellen, dass die Daten vollständig und einheitlich übermittelt werden. Dieser Standard setzt ein einheitliches Format für alle Beteiligten.
Anpassungen im Rechnungswesen: Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und Rechnungsprozesse umfassend modernisieren. Herkömmliche papierbasierte Abläufe reichen nicht mehr aus.
Sicherheitsmaßnahmen: Die Digitalisierung von Rechnungen bringt erhöhte Anforderungen an die Sicherheit mit sich. Da Rechnungen sensible Unter-nehmensinformationen enthalten, sind Maßnahmen zum Datenschutz nicht wegzudenken. Dazu gehören eine sichere Verschlüsselung der Daten und eine zuverlässige Speicherumgebung, die den Zugriff nur für autorisierte Personen ermöglicht.
Traditionelle Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind demnach aus-geschlossen. Die neue Pflicht verfolgt das Ziel, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, die Effizienz zu erhöhen, Kosten zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Wer ist betroffen?
Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen in Deutschland, die geschäft-lich tätig sind und Rechnungen im B2B-Bereich stellen oder empfangen – egal ob kleiner Familienbetrieb, großer Konzern, Selbstständige oder Freiberufler. Ausnahmen gibt es nur für bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr.1 bis 29 UStG.
Die Zukunft der Rechnungsstellung - die Vorteile
Weniger Aufwand und Kosten: Durch den Wegfall der Papierverwaltung und manuelle Bearbeitungsschritte werden Ressourcen geschont und Kosten gesenkt.
Bessere Datenqualität: Elektronische Rechnungen führen zu mehr Genauigkeit, da alle wichtigen Angaben digital und fehlerfrei übertragen werden.
Umweltschutz und Nachhaltigkeit: Die Umstellung reduziert den Papierverbrauch, spart Ressourcen und hilft, den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verkleinern.
ELO Invoice: Die perfekte Lösung für Ihre E-Rechnungs-pflicht
Für eine einfache Umstellung auf die E-Rechnungspflicht bietet die Software ELO Invoice ein maßgeschneidertes Ergebnis. Die innovative Softwarelösung wurde speziell entwickelt zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Sie automatisiert viele Prozesse, reduziert den manuellen Aufwand und erfüllt alle rechtlichen Vorgaben. ELO Invoice bietet:
Automatische Erkennung und Verarbeitung: Rechnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet. Das bedeutet, dass Daten wie Rechnungsbetrag, Datum, Kundennummer und andere relevante Informationen direkt ausgelesen und in die Buchhaltungsprozesse übernommen werden.
Integrierte Prüfmechanismen: Die Software prüft automatisch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben. Sie vergleicht dabei die Rechnungen mit den gesetzlichen Vorschriften und weist auf Abweichungen oder fehlenden Angaben.
Revisionssichere Archivierung: Alle erfassten Rechnungen werden in einem revisionssicheren Archiv gespeichert. Somit sind die Rechnungen unveränderbar und sicher aufbewahrt, damit sie bei Bedarf jederzeit nachvollzogen und überprüft werden können.
Integration mit bestehenden Systemen: Die Software lässt sich nahtlos in gängige ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Durch diese einfache Weiterverarbeitung der Daten wird viel Zeit gespart und der Rechnungsworkflow harmonisiert mit dem ganzen System.
Vorteile mit ELO Invoice
Kostensenkung durch effizientere Prozesse
Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
Erhöhung der Datengenauigkeit und -qualität
höhere Steuerkonformität
verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Rechnungsprozesse
Leitfaden zur Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht
Schritt für Schritt zur erfolgreichen Einführung
Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel, um die E-Rechnungspflicht erfolgreich umzu-setzen und mögliche Stolpersteine frühzeitig zu erkennen.
1. Systeme und Prozesse unter die Lupe nehmen: Schauen Sie sich Ihre bestehenden Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme genau an und prüfen Sie, ob sie bereit für die Verarbeitung von E-Rechnungen sind. Es geht darum, frühzeitig mögliche Lücken zu erkennen und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.
2. Die passende Software finden: Eine passende Softwarelösung wie ELO Invoice wird Ihnen helfen, die Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
3. Schulung Ihrer Mitarbeitenden: Eine gezielte Schulung hilft dabei, alle Beteiligten auf die Umstellung vorzubereiten. Die Mitarbeitenden sollten mit den neuen Abläufen vertraut sein und wissen, wie man E-Rechnungen korrekt erstellt.
4. Testlauf durchführen: Dann ist es an der Zeit Ihre angepassten Systeme und Prozesse auf Herz und Niere zu prüfen. Ein Pilotprojekt hilft Ihnen, Schwachstellen zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, bevor die Umstellung endgültig erfolgt.
5. Schritte dokumentieren und im Blick behalten: Eine gründliche Nachverfolgung sorgt dafür, dass Sie jederzeit einen klaren Überblick haben und alle Vorgaben lückenlos eingehalten werden. Eine gute Dokumentation aller Schritte ist das Fundament für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Bereit für die Zukunft mit n-komm!
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist für Unternehmen eine große Herausforderung. Diese Umstellung bringt Ihnen jedoch viel mehr als nur neue Anforderungen – sie eröffnet Chancen zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe und zur Reduzierung von Kosten. Mit dem richtigen Werkzeug, wie etwa der Softwarelösung ELO Invoice, sind Sie bestens gerüstet, um die neuen Standards nicht nur zu erfüllen, sondern auch daraus zu profitieren.
Unser Angebot: individuelle Beratung für Ihre Vorbereitung
Wir begleiten Sie Schritt für Schritt: Nutzen Sie die Zeit bis zum Stichtag, um Ihre Systeme anzupassen und Ihr Team optimal auf die neuen Prozesse einzustellen. Von der System-anpassung über die Mitarbeiterschulung bis hin zur kontinuierlichen Prozessoptimierung steht Ihnen ELO Invoice zur Seite. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.
Digitaler Rechnungseingang
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