GoBD-Update 2025: Was sich jetzt bei der digitalen Buchführung ändert

Am 14. Juli 2025 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine aktualisierte Version der GoBD veröffentlicht – also der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die neue GoBD-Fassung 2025 bringt konkrete Änderungen mit sich, vor allem im Zusammenhang mit der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich, die seit dem 1. Januar 2025 gilt.

Für Unternehmen bedeutet das: digitale Buchführung und GoBD-konforme Archivierung werden noch technischer – und noch wichtiger für die steuerliche Sicherheit.

Was sind die GoBD eigentlich?

Die GoBD legen fest, wie steuerrelevante Unterlagen elektronisch geführt und archiviert werden müssen, damit sie bei Bedarf prüfbar, nachvollziehbar und unveränderbar sind. Sie gelten für alle Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital organisieren – unabhängig davon, welche Software oder Plattform sie nutzen.

Das ändert sich mit der GoBD-Version 2025

1. Fokus auf strukturierte Rechnungsformate (z. B. XML)

Strukturierte E-Rechnungen, wie etwa im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, stehen im Mittelpunkt der neuen Anforderungen.

Nur der strukturierte Datenanteil (z. B. XML-Datei) muss archiviert werden – eine zusätzliche Speicherung der PDF-Darstellung ist nicht notwendig, sofern keine steuerlich relevanten Zusatzinformationen enthalten sind.

2. Keine bildhafte Kopie mehr erforderlich

Wird eine E-Rechnung z. B. mit einem Fakturierungsprogramm erzeugt, muss keine separate PDF-Kopie mehr archiviert werden, solange jederzeit ein inhaltsgleiches Duplikat erzeugt werden kann.

Diese Änderung betrifft insbesondere hybride Rechnungsformate (XML + PDF), bei denen nun ausschließlich der strukturierte Teil ausreicht.

3. Archivierung im Originalformat

Dokumente müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden – z. B. XML, PDF oder CSV. Eine Formatkonvertierung ist nur dann erlaubt, wenn sie dokumentiert ist und keine steuerlich relevanten Informationen verloren gehen.

Beispiel: Wird ein XML-Dokument durch OCR in eine durchsuchbare PDF umgewandelt, müssen beide Datenversionen korrekt verknüpft und nachvollziehbar archiviert werden.

4. Maschinelle Auswertbarkeit für Prüfungen

Die Finanzbehörden haben weiterhin das Recht auf Datenzugriff – nun auch über den mittelbaren Datenzugriff:
Unternehmen müssen in der Lage sein, steuerrelevante Daten maschinell auswertbar bereitzustellen, entweder selbst oder durch einen Dienstleister.

Welche Systeme sind betroffen?

Die Anforderungen gelten für alle Unternehmen, die mit E-Rechnungen und digitaler Belegverarbeitung arbeiten – insbesondere in Kombination mit Archivierungs- oder ERP-Systemen.

Betroffen sind unter anderem Lösungen wie:

• ELO Invoice
• ELO for DATEV

Diese Systeme müssen sicherstellen, dass:

• der strukturierte Teil der E-Rechnung GoBD-konform archiviert wird,
• bei hybriden Rechnungen nur relevante Zusatzdokumente (PDF, Kommentare) gespeichert werden,
• die Dokumente unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar sind.

Warum es jetzt Handlungsbedarf gibt

Wer seine Prozesse nicht rechtzeitig anpasst, riskiert:

• Verstöße gegen steuerliche Aufbewahrungspflichten
• Verwarnungen oder Sanktionen bei Betriebsprüfungen
• Reputationsverluste durch unklare Dokumentationsprozesse

Besonders wichtig: Die GoBD gelten auch für Cloud-basierte Systeme und internationale Datenhaltung – hier sind zusätzliche Anforderungen z. B. an Standort, Zugriff und Datenschutz zu beachten.

Unser Fazit

Die GoBD-Änderung 2025 zeigt einmal mehr: Die Zukunft der Buchhaltung ist strukturiert, maschinenlesbar und digital. Wer bereits auf automatisierte Rechnungsverarbeitung und revisionssichere Archivierung setzt, ist im Vorteil. Für alle anderen gilt: Jetzt handeln – und GoBD-Konformität sicherstellen, bevor es zu spät ist.

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Quelle

Bundesministerium der Finanzen (BMF): „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ – Fassung vom 14. Juli 2025.
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025-07-14-GoBD-2-aenderung.pdf