Auf dem Blog haben wir bereits darüber berichtet, und am Dienstag, 7.12.021, hatten wir das Vergnügen, Manuel Mack von Tech Data, für ein Webinar gewinnen zu können. Darin beschrieb der Experte aus München im Detail, wie Microsoft 365 helfen kann, den Arbeitsplatz von heute bestmöglich und digital zu gestalten.
Im Einstieg beleuchtete Manuel zunächst die drei Säulen des Cloud Computing: Software-as-a-Service (SaaS), wozu das Thema des heutigen Webinars gehört, Platform-as-a-Service (PaaS; zB SQL-Datenbanken in der Azure-Cloud) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS), zu der vor allem virtuelle Maschinen in der Cloud zählen. Der größte Vorteil an SaaS ist zweifellos der Komplett-Service, den man damit „kauft“, da wie im Falle von Microsoft 365 der Cloud-Anbieter für den kompletten Service verantwortlich ist.
Der Arbeitsplatz der Zukunft wird sich maßgeblich ändern
Die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz haben sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Denn das typische 9to5-Arbeiten von Montag bis Freitag gibt es so nicht mehr bei allen Unternehmen, was auch Mitarbeiter:innen zunehmend erwarten. Gerade jüngere Uni-Absolvent:innen wollen und werden nicht bereit sein, an festen Orten zu bestimmten Zeiten arbeiten zu müssen. Das sollten Unternehmen bei dem Besetzen neuer Arbeitsplätze berücksichtigen.
Damit gehen vor allem vier erforderlichen Säulen für das passende Arbeitsumfeld einher: eine bestmögliche Produktivität, eine sichere E-Mail-Kommunikation, erforderliche datenschutzrechtliche Maßnahmen sowie weitere Security-Features. Aber auch das Thema BYOD (Bring your own device) spielt in diesem Kontext eine wichtige Rolle, also das Nutzen privater Gerätschaften im betrieblichen Umfeld.
Für diese und weitere Zwecke bietet Microsoft die passenden Lösungen, mit denen sich der moderne Arbeitsplatz einrichten und nutzen lässt. Dazu zählt vor allem die Office-365-Umgebung, zu der Office-Anwendungen genauso gehören wie der Online-Mail-Dienst Microsoft Exchange, der Cloud-Speicher OneDrive, Skype für die Videotelefonie, das Cloud-Dateisystem SharePoint und Microsoft Teams. Darüber hinaus bietet Microsoft seit April 2020 mit Microsoft 365 eine digitale Arbeitsumgebung für Unternehmen, die eine Cloud-Umgebung mit und ohne Anwendungen bietet. Dabei wird unterschieden zwischen den Pakten „Basic“, „Standard“ und „Premium“.
Diese Funktionen bietet Microsoft 365
Innerhalb der Microsoft 365-Umgebung lassen sich Daten nach Belieben klassifizieren, mit denen ihre Sensibilität bestimmt werden kann. Es handelt sich dabei meist um unternehmenskritische Daten und die Frage, wo sich die zugehörigen Datensätze befinden. Hierfür werden sie entsprechend markiert, damit klar ist, wer auf diese Daten zugreifen und sie bearbeiten darf. Oder diese Datensätze werden in andere, besser abgesicherte Speicherbereiche verschoben.
Darüber hinaus existiert eine Funktion, die sich Azure Rights Management nennt. Damit erteilt man per E-Mail Empfängern eine Zugriffserlaubnis auf bestimmte Dateien. Damit legt der IT-Admin fest, welche Benutzer welchen Datenoperationen durchführen dürfen.
Wesentliche Funktionen von Microsoft 365
Microsoft 365 bietet eine Vielzahl an Funktionen, von denen Marcel die folgenden exemplarisch vorgestellt hat:
Advanced Threat Protection steht ganz im Zeichen der Sicherheit. Hierfür werden auffällige E-Mails identifiziert und in eine sogenannte Sandbox verschoben, in der die digitalen Nachrichten auf eine mögliche Infektion hin untersucht werden. Stellt sich die E-Mail als verseucht heraus, wird sie automatisch gelöscht. Falls nicht, wird sie dem Empfänger zugestellt.
Mit dem Compliance Manager lassen sich Compliance-Anforderungen eines Unternehmens einfacher verwalten. Er ist Teil des Microsoft 364 Compliance Center.
Mit Microsoft Intune steht eine Mobile Device Management-Funktion bereit, mit der sich Windows-Gerätschaften verwalten lassen. Dazu gehören Funktionen wie Defender AV und MAM (Mobile Apps Management), also das Verwalten mobiler Anwendungen.
Mit Microsoft Teams lässt sich das Thema Kollaboration sehr gut abbilden. Denn Teams kann mit der vorhandenen Telefonanlage verbunden werden, die wiederum VoIP-Funktionen nutzen kann. Hierfür werden pro Anwender sogenannte Calling-Pläne oder Telco Calling Services bereitgestellt.
Die Auswahl der passenden Microsoft-365-Pläne
Das Gute an Microsoft 365 ist dessen Granuralität. Es lassen sich also die vorhandenen Microsoft-365-Pläne exakt anhand der verfügbaren Funktionen nutzen, und das sogar pro Benutzer. Damit kann man Microsoft-365-basierte Arbeitsplätze genauso gestalten, wie das für jeden einzelnen Anwender sinnvoll ist. Laut Marcel sollte man sich für das Identifizieren des passenden Pakets vorab 4 Fragen stellen:
- In welchem Umfang sollen die Sicherheitsfeatures vorhanden sein?
- Inwieweit benötigen die Benutzer die vorhandenen Anwendungen?
- Kommt Microsoft 365 für mehr oder weniger als 300 Benutzer in Betracht?
- Auf welchen Geräten arbeiten die Anwender hauptsächlich, ist also der Einsatz eines Terminal Servers erforderlich?
Die Antworten dieser vier Fragen führen in einem ersten Schritt zu einem möglichen Paket. Und in einem zweiten Schritt rufen Sie uns am besten an, damit wir Ihnen helfen können, die beste Microsoft 365-Version für Ihr Unternehmen und Ihre Anwender zu finden.