Digitale Verträge unterschreiben – ELO & DocuSign

ELO for DocuSign ist eine Erweiterung der ELO ECM Suite für das digitale Signieren von Dokumenten. Wichtig für Anwender: Die Signatur per DocuSign ist rechtssicher, auch die Finanzämter und weitere Behördern erkennen sie an. Das Signieren erfolgt direkt aus ELO heraus und ist manipulationssicher. Die Unterschrift wird anschließend digital versiegelt, was ihre Authentizität gewährleistet.

Vorteile von DocuSign:

Verantwortliche für das Remoting und digitale Führungskräfte erhalten die Möglichkeit zum rechtssicheren Signieren.

Die Signaturen sind von jedem Gerät und Ort der Welt aus möglich.

Der Datenschutz nach DSGVO und den Vorschriften anderer Staaten und Wirtschaftsbereiche bleibt gewährleistet.

Die Unterschrift ist manipulationssicher.

Signierprozess mit ELO for DocuSign

Unternehmen erhalten mit diesem Signierprozess eine komplette elektronische Dokumentenlösung: Ab der Dokumentenerstellung über die Bearbeitung bis zur digitalen Signaturfreigabe sorgt das Verfahren für vollständige Transparenz. Zunächst lassen sich damit Dokumente erstellen und genehmigen. Es handelt sich um diejenigen Dokumente, die Unterschriften erfordern.

Nach deren vollständiger Bearbeitung lassen sie sich per Knopfdruck versenden. Der Versand erfolgt zunächst an die Unterzeichner, wenn diese nicht die Bearbeiter sind, wie es überwiegend der Fall ist. Diese signieren nun das vorliegende Dokumente nach der Einsicht, wenn es zur Annahme bereit ist. Andernfalls können sie es auch ablehnen. Dann geht es an den Bearbeiter zurück, der es per automatisiertem Workflow nochmals zur Unterschrift vorlegen kann.

Integriert ist eine Unterzeichneraktion, die das Dokument automatisch aktualisiert, ihm also den jüngsten Zeitstempel gibt. Auch lassen sich Workflows initiieren oder automatisiert fortsetzen. Integriert sind ebenfalls leistungsstarke Analysetools für Statistiken und Visualisierungen. Letztere verschaffen den Bearbeitern und Unterzeichnern jederzeit eine transparente Sicht auf die bereits unterschriebenen und ebenso auf die abgelehnten Dokumente. All das läuft unter strikter Einhaltung des Datenschutzes ab.

Erleichterungen bei der Dokumentenerstellung

Digitale Verträge unterschreiben – ELO & DocuSign

Die Dokumente lassen sich mit vordefinierten Vorlagen generieren. Alternativ können die Bearbeiter sie auch vollkommen neu erstellen. Integriert sind zum Schutz der Privatsphäre ordnungsgemäße Versionskontrollen und Zugriffsberechtigungen für die Phasen der Erstellung und der Änderung von Dokumenten. Ebenso können Bearbeiter und Verantwortliche administrieren, wer das Dokument bearbeiten, signieren und einsehen darf.

Digitale Verträge unterschreiben – ELO & DocuSign

Die früher nötigen manuellen Schritte wie das Ausdrucken oder Einscannen, das Unterschreiben und das mehrmalige Ablegen (zur Wiedervorlage oder nach Abschluss des Vorgangs) sind mit ELO for DocuSign nicht mehr erforderlich. Das spart sehr viel Zeit und ist durch die digitale Verwaltung der ELO-Suite vor allem sehr sicher. Die Lösung eignet sich für alle Angebote, Verträge und sonstige Vereinbarungen.

Digitale Verträge unterschreiben – ELO & DocuSign

Die ELO-Software-Suite speichert fertige Dokumente automatisch ab und aktualisiert die Metadaten und Token on the fly. Damit wird das papierlose Büro zur Realität. Dies senkt nicht nur die Kosten. Ein wahrscheinlich noch größerer Vorteil ist die Absicherung gegen Dokumenten- und Datenverlust. Archive aus Papier, die unter anderem signierte (juristisch relevante) Dokumente enthalten, sind immer von Verlusten durch Wasser-, Schimmel- oder Brandschäden und auch durch Umzüge, Umräumen etc. bedroht.

Digitale Verträge unterschreiben – ELO & DocuSign

Die digitale Aufbewahrung von Daten in der ELO-Cloud funktioniert hingegen durch die redundante Lagerung auf verschiedenen Servern über Jahrzehnte und wahrscheinlich sogar Jahrhunderte absolut sicher. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Bearbeiter und Unterzeichner weder an bestimmte Geräte noch an feste Arbeitsplätze gebunden sind. Das hat sich zuletzt in der Coronapandemie sehr stark bewährt, als ganze Belegschaften ins Homeoffice wechselten. Mit so einem Szenario hätte zuvor niemand gerechnet, doch nun erwies sich das digitalisierte, papierlose und ortsunabhängige Büro als wahrer Segen. Die DocuSign-Signatur-App kann unter Windows, iOS und Android genutzt werden.

Jederzeitige Einsicht in den Signierprozess von ELO for DocuSign

Der Signierprozess durchläuft wie geschildert mehrere Phasen. Nach der Dokumentenerstellung und -bearbeitung sieht der verantwortliche Unterzeichner zum ersten Mal das Dokument und kann es dann sofort per Signatur bewilligen und abzeichnen, jedoch auch zur erneuten Bearbeitung zurückgehen lassen.

Die Bearbeiter und möglicherweise mehrere Unterzeichner (mehrere Führungsebenen oder zwei Unterzeichner beim Vier-Augen-Prinzip) möchten zwischenzeitlich wissen, wie der Stand der Bearbeitung und Unterzeichnung aktuell ist. Volle Transparenz gewährleistet in dieser Hinsicht ELO for DocuSign durch automatisierte Benachrichtigungen an die Beteiligten zum aktuellen Stand des Signierprozesses. Ebenso sorgt die Erweiterung für die Nachvollziehbarkeit aller Unterschriften und die automatische Versionierung von Dokumenten.

Dabei arbeitet sie perfekt mit ELO Contract zusammen: Es lassen sich mit DocuSign sämtliche Arten von Verträgen unkompliziert digital unterzeichnen.

ELO for DocuSign: FAQ

Wie funktioniert der digitale Unterzeichnungsprozess?

Die Bearbeiter schicken ein zu unterschreibendes Dokument direkt aus der ELO-Suite mit dem Button „Digital signieren“ zur DocuSign-Erweiterung. Die unterzeichnende Person erhält eine E-Mail mit dem Link zum DocuSign-Portal, wo das Dokument für die digitale Signatur vorliegt. In diesem Moment ist es für andere Bearbeiter gesperrt. Die ELO-Suite prüft die Signatur automatisch. Wenn sie erfolgt ist, legt sie das digital unterzeichnete Dokument als eine neue Version ab. Damit können alle Beteiligten jederzeit nachvollziehen, wer wann unterzeichnet hat oder auch wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat.

Wie holt DocuSign die Unterschriften mehrerer Unterzeichner ein?

Wenn ein Dokument mehrere Unterschriften benötigt, holt das Programm diese der Reihe nach ein. Die Reihenfolge lässt sich vorab festlegen.

Muss das Dokument an einer ganz bestimmten Stelle signiert werden?

Nein. Die Signatur lässt sich an sämtlichen Stellen des Dokuments vornehmen.

Sind fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen möglich?

Ja. Die Erweiterung ermöglicht AES (Advanced Electronic Signature = fortgeschrittene elektronische Signatur) ebenso wie QES (Qualified Electronic Signature = qualifizierte elektronische Signatur). Für AES wird in das Dokument ein Datenpaket integriert. Das Verfahren stellt die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners sicher und verhindert Änderungen am Dokument nach der Unterzeichnung. Der Abgleich des Sicherheitsschlüssels sorgt für eine rechtskonforme Identifizierung des Unterzeichners. Den Zeitpunkt der Unterschrift weisen Datenlogs nach. Als noch sicherer gilt QES. Diese Variante verfügt über die Eigenschaften von AES und wird darüber hinaus mit einer SSEE (sichere Signaturerstellungseinheit) fälschungssicher erzeugt. Die SSEE funktioniert quasi wie eine Smartcard, jedoch kann diese der TSP (Trust Service Provider) im Auftrag eines Unterzeichners per Remoting verwalten. Das verhindert Manipulationen von physischen persönlichen Smartcards, die es schon gegeben hat. Das Ausstellungsverfahren für ein digitales Zertifikat startet erst nach der Authentifizierung des Unterzeichners.

Funktioniert die digitale Unterschrift für alle ELO-Dokumente?

Ja. Es lässt sich jedes beliebige Dokument signieren, nachdem es aus dem Repository übergeben wurde.

Benötigen alle Beteiligten den DocuSign-Account?

Nein. Den DocuSign-Account benötigt nur die Person, die eine Unterschrift via ELO anfordert. Die unterzeichnende Person hingegen benötigt weder einen DocuSign-Account eine ELO-Lizenz.

Weiteren Informationen zu ELO ECM finden Sie hier: ELO ECM


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