Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei Geschäfts-transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern ausschließlich elektronische Rechnungen zu verwenden. Diese neue Regelung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die zur Förderung der Digitalisierung und Effizienzsteigerung beiträgt. Der Umstieg auf E-Rechnungen zielt darauf ab, interne Abläufe zu beschleunigen, Fehler zu minimieren und Unternehmen langfristig Kosten zu ersparen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen?
E-Rechnungen sind in einem strukturierten Datenformat verfasst, das die automatisierte Ver-arbeitung ohne manuelle Eingaben ermöglicht. Diese Neuerung bringt vielfältige Vorteile mit sich: Unternehmen können Druck- und Versandkosten einsparen, Bearbeitungszeiten ver-kürzen sich erheblich und die Fehlerquote verringert sich. Auch im Bereich der Nachhaltigkeit bringt der Umstieg Vorteile, da die Nutzung digitaler Rechnungen den Papierverbrauch deutlich senkt.
Ein weiterer Pluspunkt der E-Rechnungspflicht ist die Möglichkeit, das gesamte Rechnungs-management zu automatisieren. Softwarelösungen wie ELO Invoice bieten effiziente Work-flows und helfen, Rechnungen digital und rechtssicher zu archivieren. Das spart Platz und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung. Unternehmen, die Rechnungen digital aufbewahren, sparen wertvolle Ressourcen und können die Dokumente bei Bedarf jederzeit schnell finden.
Wie können Sie sich vorbereiten?
Damit Ihr Unternehmen den Umstieg problemlos bewältigen kann, empfiehlt es sich, schritt-weise vorzugehen. Beginnen Sie mit einer Analyse der bestehenden Prozesse, um eine passende Softwarelösung auszuwählen. Die Schulung der Mitarbeiter spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, um alle Beteiligten auf die neuen Abläufe vorzubereiten und eventuelle Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. Dabei sollten sie lernen, wie die Workflows funktionieren und wie sie die Rechnungen effizient digital archivieren und abrufen können. Ein gründlicher Testlauf, in dem alle Schritte simuliert und geprüft werden, stellt sicher, dass die Umstellung reibungslos verläuft, noch bevor die gesetzliche Frist eintritt.
Digitaler Rechnungseingang
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Video: E-Rechnungspflicht kurz erklärt - Ihre nächsten Schritte
Für eine detaillierte Erklärung und weitere Informationen zur E-Rechnungspflicht erklären wir Ihnen in unserem Video Schritt für Schritt, was Sie beachten müssen und wie Sie Ihr Unter-nehmen optimal vorbereiten können.
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