Mehr Effizienz und besserer Service für die Bürger
Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich ist mit rund 450 Arbeitsplätzen ein wichtiger Anlaufpunkt für die Menschen in der Region. Um den Service für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern und die täglichen Abläufe einfacher zu gestalten, hat die Verwaltung auf die Digitalisierung ihrer Dokumentenverwaltung gesetzt. Durch die Einführung der ELO E-Akte und n-komm E-Akte.Plus wurde eine moderne Arbeitsweise geschaffen, die den Alltag für die Be-schäftigten und Bürger gleichermaßen erleichtert.
Projektablauf und Umsetzung
Die Zielsetzung des Projekts war klar: Papierbasierte Arbeitsabläufe sollten weitgehend durch digitale Prozesse ersetzt werden, um Zeit und Kosten zu sparen. Die ELO E-Akte und n-komm E-Akte.Plus boten dafür die ideale Kombination. Diese Lösungen sind flexibel und ließen sich individuell auf die Anforderungen und Arbeitsabläufe der Kreisverwaltung anpassen. Im Zuge des Projekts wurden alle vorhandenen Papierdokumente digitalisiert und in die neue Software integriert. So stehen sämtliche Dokumente nun in einer sicheren, durchsuchbaren Datenbank zur Verfügung.
Um sicherzustellen, dass sich alle gut in das neue System einfinden, wurden umfangreiche Schulungen durchgeführt, in denen die Beschäftigten die Software in der Praxis ausprobieren und ihre Fragen direkt klären konnten. Die Schulungen stellten sicher, dass die Umstellung reibungslos verlief und alle Mitarbeitenden optimal auf die neuen digitalen Prozesse vorbereitet sind.
Kundenzitat
„Die digitale Transformation mit der ELO E-Akte und n-komm E-Akte.Plus hat unsere Arbeitsweise revolutioniert. Wir sind nun effizienter und können unseren Service für die Bürgerinnen und Bürger erheblich verbessern. Die Umstellung verlief dank der professionellen Unterstützung und der umfassenden Schulungen reibungslos, und wir sehen bereits jetzt deutliche Verbesserungen in unserer täglichen Arbeit.“
Frank Ben
Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich
Die Vorteile
Schnellerer Zugriff auf Dokumente: Mitarbeiter können jederzeit auf relevante Unterlagen zugreifen. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit und steigert die Zufriedenheit der Bürger, die ihre Anliegen schneller bearbeitet sehen.
Effiziente Arbeitsabläufe: Automatisierte Workflows und klare Prozesse verbessern die Effizienz in der Verwaltung erheblich. Durch die strukturierten Abläufe können sich die Mitarbeiter auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit: In der digitalen Akte ist jeder Bearbeitungsschritt nachvollziehbar. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge.
Gesetzeskonforme und sichere Datenverwaltung: Die Softwarelösungen ELO E-Akte und n-komm EAkte.Plus erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz und sorgen für eine sichere Datenaufbewahrung. So können sich sowohl die Mitarbeiter als auch die Bürger darauf verlassen, dass ihre Daten geschützt sind.
Ressourcenschonend und umweltfreundlich: Die digitale Aktenführung reduziert den Papierverbrauch erheblich. Dies spart nicht nur Kosten, sondern trägt auch aktiv zum Umweltschutz bei, indem der Verbrauch an Papier und Druckmaterialien verringert wird.
Fazit
Die erfolgreiche Einführung der ELO E-Akte und n-komm E-Akte.Plus bei der Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich zeigt, wie die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung den Arbeitsalltag effizienter und den Bürgerservice schneller machen kann. Durch die Kombination aus modernen Technologien und gezielter Schulung konnte das Projektteam eine stabile Grundlage für zukünftige digitale Entwicklungen schaffen. Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich ist damit ein Vorreiter in der Region und zeigt, wie digitale Prozesse den öffentlichen Dienst zukunftssicher und bürgerfreundlich gestalten können.
Die vollständige Referenzstory finden Sie hier: