ELO Digitale Bauakte für die Baubranche
Effiziente Bauprojekte – im Büro und vor Ort
Bauprojekte bringen eine Vielzahl an Dokumenten mit sich – von Plänen, Berichten, Verträgen bis hin zu Rechnungen.
Eine papierbasierte Verwaltung führt schnell zu Unübersichtlichkeit und Zeitverlust.
Die digitale Bauakte von ELO erstellt für jedes Projekt eine zentrale, digitale Akte und ermöglicht sicheren Zugriff – im Büro, unterwegs oder direkt auf der Baustelle.
So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Bauprojekte.
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und Ihr Projekt auf das nächste Level bringen!
Leitfaden – 12 Schritte zur effektiven Nutzung der n-komm digitalen Bauakte
Ihr Weg zur effizienten Projektdokumentation Ihres Bauvorhabens – optimieren und digitalisieren Sie Ihre Bauprojekte. Schluss mit Verzögerungen! Erfahren Sie, wie Sie mit der digitalen Bauakte für ELO Ihre Bauprojekte effizienter gestalten. Verbessern Sie Transparenz, beschleunigen Sie Vorgänge und optimieren Sie die Zusammenarbeit im Team – sowohl im Office als auch vor Ort auf der Baustelle.
Unser Leitfaden zeigt Ihnen in 12 Schritten, wie Sie die Dokumentation Ihrer Projekte effizienter gestalten. Sichern Sie sich jetzt Ihren kostenlosen Leitfaden!
Ihre Vorteile der digitalen Bauakte für ELO
Standortunabhängiger Zugriff: Projektleiter und Mitarbeiter können über mobile Geräte von überall (Baustelle, Büro, Homeoffice) und jederzeit auf Daten zugreifen. Dies spart Zeit und Ressourcen.
Effizienz & Transparenz: Die zentrale Verwaltung der Daten mit dem Dokumentenmanagement von ELO eliminiert Akten in Papierform, beschleunigt den Zugriff auf Unterlagen sowie Freigabeprozesse und erhöht die Transparenz.
Zeitersparnis: Automatisierte Workflows erleichtern Freigaben und reduzieren den Aufwand für die Dokumentation.
Verbesserte Zusammenarbeit: Aktuelle Baupläne, Berichte, Bauanträge, Fotos, Protokolle, E-Mails und andere Dokumente können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Dies optimiert den Informationsfluss zwischen Baustelle und Backoffice und stärkt das Team.
Nachvollziehbarkeit: Die Versionierung von Dokumenten sorgt dafür, dass Änderungen transparent sind und nachvollzogen werden können.
Funktion: Die digitale Bauakte für ELO im Detail
ELO bietet maßgeschneiderte Lösungen, welche die spezifischen Pain-Points von Bauprozessen adressieren und sich optimal an den Unternehmensbedarf anpassen, um die Ergebniskontrolle zu verbessern. Die digitale Bauakte für ELO ist dabei mehr als eine zentrale Ablage – sie ist ein umfassendes Tool, das gezielt die Prozesse der Baubranche digitalisiert:
Dokumentenverwaltung:
Die ELO-Software ermöglicht eine vollumfängliche Automatisierung der Dokumentenverwaltung, die von der Erstellung der digitalen Bauakte bis zur digitalen Rechnungskürzung reicht.
Mobile Datenerfassung:
Von der Baustelle können mit mobilen Endgeräten Fotos und Videos zur Mängelerfassung und zum Baufortschritt aufgenommen und in der Bauakte abgelegt werden.
Digitales Bautagebuch:
Die Fortschritte des Projekts lassen sich vollständig papierlos im digitalen Bautagebuch dokumentieren.
Integriertes Rechnungsmanagement:
Muss eine Rechnung vom Bauleiter freigegeben werden, gelingt das auch auf der Baustelle über die App und ELO Invoice. Dies spart Zeit und Kosten.
Vertragsmanagement:
Von Bauverträgen über Lieferverträgen bis hin zu Arbeitsverträgen wird alles digital und projektbezogen in Vertragsmanagement ELO Contract abgelegt.
Digitaler Posteingang:
Die ELO Postbox digitalisiert eingehende Post (E-Mails und Briefe) und weist diese automatisch der entsprechende Projektakte und Abteilung zu.
Digitale Bauakte – Koordination zwischen Büro und Baustelle
Die Stärke der digitalen Bauakte für ELO liegt in der nahtlosen Vernetzung zwischen Büro und Baustelle. Projektleiter und Mitarbeiter können dank des standortunabhängigen Zugriffs über Tablets oder Handys von überall auf relevante Daten im ELO Dokumentenmanagement-System zugreifen. Dies eliminiert ein zeitraubendes Pendeln zwischen Büro und Baustelle und ermöglicht effizientere Planungsgespräche direkt vor Ort. Der reibungsloser Informationsfluss zwischen Baustelle und Backoffice gewährleistet den zentralen Zugriff auf Projektdaten und macht mobiles, flexibles Arbeiten möglich.
Mitarbeiter senden Dokumente schnell per ELO App, erfassen Mängel mit Fotos und dokumentieren Fortschritte papierlos im Bautagebuch. Zudem ist ein flexibler Zugriff auf alle Dokumente gesichert. Automatisierte Workflows erleichtern Freigaben, Rechnungen werden digital gekürzt und dank Versionierung sind Änderungen nachvollziehbar. Durch eine nahtlose Integration von Microsoft-Anwendungen (z. B. Teams, SharePoint, OneDrive), SAP oder Salesforce ist eine abteilungsübergreifende Bearbeitung problemlos möglich.
Benutzeroberfläche der digitalen Bauakte für ELO
Beispiel: Digitale Bauakte optimiert Bauprojekt-management
Ein mittelständisches Bauunternehmen verteilte bislang Unterlagen wie Baupläne, Genehmigungen, Protokolle und Berichte in verschiedenen Ordnern. Dies führte zu verzögerten Freigaben und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung von Entscheidungen, Projekten und Abnahmen. Das Unternehmen entschied sich für die digitale Bauakte von ELO für die Digitalisierung Ihrer Bauvorhaben.
Diese Schritte erledigt die digitale Bauakte der ELO-Software:
Bauakte anlegen und strukturieren:
Ein Projektleiter erhält den Auftrag für ein neues Wohnbauprojekt und legt eine digitale Bauakte an. Hier werden werden alle Initialdokumente wie Genehmigungen, Ausschreibungen, Verträge und Baupläne zentral mit Metadaten (Phase, Gewerk, Verantwortlicher) für schnelle Auffindbarkeit abgelegt.
Dokumentenzugriff von überall:
Der Bauleiter vor Ort benötigt dringend den neuesten Plan für die Elektroinstallation. Statt ins Office zu fahren oder nach Ausdrucken zu suchen, öffnet er die ELO App auf seinem Tablet und greift auf die aktuelle, versionierte Version zu und kann das Projekt besprechen.
Projektbasierte Zusammenarbeit und Kommunikation:
Während einer Begehung dokumentiert ein Ingenieur Mängel (z.B. an der Betonstütze) mit Fotos und Anmerkungen im Mängelordner der digitalen Bauakte. Der zuständige Architekt wird automatisch benachrichtigt, prüft den Mangel im System und kann direkt eine digitale Freigabe oder einen Änderungsauftrag erteilen, der für alle Beteiligten sichtbar ist.
Effizientes Rechnungs- und Vertragsmanagement:
Eingehende Rechnungen für Material können Bauleiter über die ELO Invoice in der App direkt auf der Baustelle prüfen, digital kürzen und freigeben. Zugehörige Liefer- und Bauverträge werden parallel zentral und projektbezogen in der digitalen Bauakte, auch über ELO Contract, abgelegt und sind jederzeit für Prüfzwecke verfügbar.
Projektabschluss und Wissenstransfer:
Nach Projektabschluss werden alle Dokumente für die Archivierung und zukünftige Referenzen systematisch abgelegt. Da Baupläne, Bautagebücher, die gesamte Kommunikation und Mängelberichte bereits digital in der digitalen Bauakte erfasst sind, ist der Abschluss effizient. Das gesammelte Know-how kann über das Wissensmanagement ELO Knowledgegesammelt und für Nachfolger zur Einarbeitung in Projekte bereitgestellt werden.
Analyse und Prozessoptimierung:
Mit den Analysefunktionen von ELO kann die Geschäftsleitung Mängelberichte, Freigabezeiten und Dokumentenaktivitäten einsehen. Dies hilft, Problembereiche wie häufige Mängelursachen oder Prozessverzögerungen zu identifizieren und interne Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
Wir bieten Ihnen die Lösung
Sie wünschen sich mehr Effizienz, Transparenz und eine lückenlose Dokumentation des Bauvorhabens?
Dann nutzen Sie die Vorteile der digitalen Bauakte für ELO und profitieren Sie von einer sicheren und zentralen Dokumentenverwaltung, beschleunigten Abläufen, verbesserter Zusammenarbeit, erhöhter Datensicherheit und einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit dank Versionskontrolle.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre Möglichkeiten mit der digitalen Bauakte besser kennenzulernen. Unsere Experten beraten Sie gerne.
Weitere Informationen zur ELO ECM Suite.
Erfolgsgeschichte: ELO-Lösung in der Praxis
Erfahren Sie, wie der Immobilienentwickler Massai mit der ELO ECM Suite auf nachhaltige Prozesse im Baugewerbe setzt. Dank ELO Contract und weiteren ELO-Anwendungen konnte für die End-to-End-Digitalisierung, die Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und Geschäftspartner einbezieht, mit ELO eine digitale Lösung gefunden werden. Lesen Sie jetzt den Referenzbericht.
FAQ’s
Wie unterstützt die digitale Bauakte Bauprojekte der Baubranche?
Durch den standortunabhängigen Zugriff auf wichtige Unterlagen des gesamten Bauvorhabens (Protokolle, Pläne, E-Mails, Berichte, Aufträge, Zeichnungen, Fotos) unterstützt die digitale Bauakte Bauprojekte maßgeblich. Durch die Digitalisierung der Bauakte und Vorgänge sorgt sie für eine optimale Vernetzung und Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle.
Welche Vorteile bietet die elektronische Bauakte mit ELO ECM?
Die elektronische Bauakte mit ELO ECM bietet flexiblen und standortunabhängigen Zugriff auf Daten, beseitigt Aktenberge, beschleunigt Vorgänge, fördert die Zusammenarbeit im Team und sorgt für mehr Transparenz durch die Nachverfolgung der Dokumente und deren Änderungen. Hierdurch entfallen unnötige Pendelfahrten zwischen Büro und Baustelle, was Zeit und wertvolle Ressourcen spart, während automatisierte Workflows – beispielsweise bei Rechnungsfreigaben und Abnahmen – die gesamte Projektkoordination optimieren und die Datengenauigkeit erhöhen.
Bietet ELO für die digitale Bauakte eine rechtssichere Datenverarbeitung?
Die digitale Bauakte für ELO legt alle Unterlagen inklusive eingehender E-Mails automatisiert und rechtskonform in der entsprechenden Projektakte ab.
Welche Funktionen hat die digitale Bauakte des ELO ECM?
Die digitale Bauakte bietet Funktionen wie Dokumentenverwaltung und -automatisierung (inkl. Rechnungskürzung), mobile Datenerfassung (Fotos/Videos), digitales Bautagebuch, integriertes Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement, digitalen Posteingang und E-Mail-Management.
Wie erleichtert die digitale Bauakte das Bauvorhaben im Büro und vor Ort?
Sie erleichtert durch standortunabhängigen Zugriff über mobile Geräte eine effizientere Umsetzung Ihrer Bauprojekte und präzisere Koordination aller Prozesse zwischen Backoffice und Baustelle. Die Nutzung der elektronischen Bauakte ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten, wie z.B. Bauamt, Behörden, Ingenieuren, Bauleitern und Mitarbeiten.
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